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1、深圳市中海建筑工程公司ZD.XZ-001 行政管理制度 A/0 40/53行政管理制度修改记录表文件名称序号文件编号状态改变页码修改内容修改人审批人日期备注索 引 目 的.3 范 围.3 参考资料.3 定 义.3 内 容1 资质管理.42 公文管理.5 3 印章管理.11 4 会议管理.125 写字楼管理.156 地盘/项目部管理.167 自有物资管理.178 通讯设备管理.19 9 复印机及打印机管理.21 10 电脑及网络管理.2211 办公用品管理.27 12 车辆管理.29 13 交通管理.31 14 食堂和伙食费用管理.32 15 新闻、广告发布管理.35 16 公关活动管理.36
2、附件XZ-FJ01 文件样式.39XZ-FJ02 拟稿纸.40附表 XZ-FB01 借用证件、资料及书籍记录表.38 XZ-FB02 会议签到表. .41XZ-FB03 固定资产/耐用品使用登记表. .42XZ-FB04 固定资产配置申请表.43XZ-FB05 固定资产管理卡片.44XZ-FB06 资产调拨表.45XZ-FB07 固定资产/耐用品清理申请表.46XZ-FB08 员工移动通讯补贴审批表.47XZ-FB09 电脑设备询价单.48XZ-FB10 设备维修单.49XZ-FB11 电脑应用检查记录表.50XZ-FB12 电脑消耗用品汇总表.51XZ-FB13 用车申请表.52XZ-FB1
3、4 车辆维修申请表.53 目 的：为适应公司业务发展需要，使公司的办公系统更加规范化、制度化、科学化。 范 围：适用于深圳市中海建筑工程公司各部门、各地盘。 定 义：行政管理是公司办公承上启下、对内协调、对外联络的纽带与桥梁，是为领导决策提供可靠依据，发挥参谋与助手作用和后勤保障服务的重要手段。 1资质管理11 公司执业资质管理111 深圳市中海建筑工程公司的执业许可证及资质等级证书由行政公关部负责保管。112 行政公关部和市场经营部负责办理公司有关经营资质的申报 、定级、年审、变更等有关事宜，并负责保存有关文件。113 公司其他人员因公务须借用公司资质证书或其它有关文件， 须经主管副总经理、
4、行政公关部经理批准后，办理借用手续（见附表XZ-FB01）。2公文管理21 公文种类：211 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。212 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。213 通知适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工职务任免和聘用。214 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。215 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。216 请示适用于向上级机关请求指示、批准。217 批复适用于答复下级单位请示事项。218 函使用于不相隶属
5、单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。219 会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。22 公文格式公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。221 文字号，包括单位代字、年份、序号。凡以“深圳中海建”名义制发的公文 ，其发文号统一由行政公关部编排。222 文秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密” ，其中“绝密”、“机密”、“秘密”公文应标明份数、序号。223 紧急文件应当标明“特急”、“急件”。224 标题应准确简要地概括文件的主要内容 ，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般
6、不用标点符号。225 公文如有附件，应当在正文之后 ，成文时间之前注明附件顺序和名称。226 公文除会议纪要外 ，应加盖印章。印章加盖应骑年压月。227 公文的成文时间，以领导人签发的日期为准。228 文字从左至右横写、横排。发文统一用简体字。229 公文用纸统一采用国际A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。以深圳市中海建筑工程公司名义发文，要采用相应的公司信笺纸，并加盖相应的印章(见附件XZ-FJ01)。23 行文规则231 单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。232 下级单位的重要行文，应当同时抄报直接主管领导。233 “请示”应当一文一事 ，一般只写一个主送机
7、关，切勿多头主送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。234 “报告”中不得夹带请示事项。235 受双重领导的单位向上级机关请示 ，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。236 向上级机关的行文，一般应主报一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“并报”或“抄报”形式。一般情况下，下级机关不得越级行文请示问题，也不得越级抄报文件。因特殊情况必须越级行文时，应抄报被越级的上级机关。237 草拟公文应当做到：A情况属实，观点明确 ，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；B人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先
8、引标题 ，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日；C 结构层次序数 ，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“”；D 用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称；E 草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名。草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔。不得在文稿装订线外书写；F 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码；G 属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文。部门的发文，一般只需报送分管领导和有关行政部门，避免滥送；H 各平
9、行公司和不相隶属公司之间告知事项、联系工作、商洽业务，使用函件相互行文。24 公文办理241 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递 、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。242 收到上级机关及深圳市政府各部门及有关单位的公文后，均应由行政公关部进行编号登记并及时送阅处理。原件存行政公关部。243 凡以公司名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经拟稿部门经理核签，并交行政公关部复核（如与其他部门业务有关文件，还应进行会签）。行政公关部负责确定发文范围、印发份数和缓急程度，呈公司主管总经理签发。244 经公司总经理或分管领导签发的文件底稿 ，应退回行政公关部进行登记、编号、打印、用印和发出。245 凡以公司名义制发的公文 ，其发文字号为：深中海建（直属部门）代字（年份）第（序号）号。 直属部门代字：人力资源部 “人” 行政公关部 “行” 市场经营部 “经” 工程管理部 “工” 合约商务部 “合” 财务资金部 “财” 编号中“序号”为部门发文的流水号，以三位数表示，例如财务资金部2003年所发第一份文，编号为“深中海建财字(20
