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1、商务写作2导入2课程目标2站点地图320 分钟掌握精华5导师简介5学习6了解基本信息6开始10组织材料14撰写初稿18确定段落结构20风格编辑25起草电子邮件29练习32情景模拟32知识检测35问题 135问题 235问题 336问题 436问题 537问题 637问题 738问题 838问题 939问题 1039应用40应用步骤40应用工具44拓展44哈佛商业评论文章44推荐书目45哈佛商学在线推荐资源45参考文献45商务写作导入如果是您，您会怎么做？辛迪的同事对她的工作一直鼎力支持，但最近他们好像不太买辛迪的账了。辛迪不知道到底发生了什么事。两周前，她将会议纪要用电子邮件发给团队成员，并在
2、邮件中注明，周五上午召开团队会议。然而到了周五那天，只有两个人到会。一周后，辛迪再次向每个人发了份电子邮件，这次是关于月度报告的事宜。在邮件里，她注明将有高层管理人员参加他们的员工会议。可是，当销售副总裁出现在下一次会议上时，她的团队却表现得措手不及。是她的团队成员不把她当回事吗？还是因为她没有与他们做好沟通？如果是您，您会怎么做？电子邮件是最近的一种科技创新，但要用好它，辛迪需要倒退一步，运用亘古不变的好信件原则。辛迪可能试图在电子邮件中传递大量信息，以致没有真正实现与同事之间的沟通。通常情况下，每封邮件只应包含一个主题。如果邮件涉及多个主题，内容冗长繁琐，阅读者往往会抓不住主要内容，甚至没
3、有耐心读完整封邮件。辛迪的电子邮件应该写得简短精练，这符合大家的利益。辛迪还应该使邮件目的一目了然，在邮件主题行和正文开头，都应该清晰地说明邮件的目的。您的信件能否达到想要的结果？课程目标本课程提供相关信息，帮助您完成以下各项工作： 根据阅读者的需要组织邮件内容 运用各种写作策略完成写作任务 利用编辑和设计原则提高邮件内容的影响力站点地图 导入o 课程目标o 站点地图o 20 分钟掌握精华o 导师简介 学习o 了解基本信息o 讲清楚您的目的o 界定主题范围o 核心概念:采取“以读者为中心”的方法o 清楚表达关键信息o 让信息简明扼要o 思考传达信息的策略o 高管视角:就是要不断重复你的信息o
4、开始o 预测读者的问题o 拟一份传统式提纲o 使用头脑风暴式提纲o 尝试自由写作o 互动练习:如何开始写作？o 组织材料o 核心概念:选择组织方法o 重要性排序法o 时序法o 过程和程序法o 空间排列法o 比较和对比法o 具体到一般法或一般到具体法o 分析法o 互动练习:组织o 撰写初稿o 核心概念:粗略写完o 从让您感觉最容易下笔的地方开始o 按“类别”写作o 技术文档的特殊注意事项o 确定段落结构o 聚焦段落o 自然过渡o 互动练习:评估段落o 内容编辑o 核心概念:让您的信息重点明确o 有策略地排列关键信息o 回答读者的问题：“为什么？”o 高管视角:传达战略o 风格编辑o 为您的初稿注
5、入视觉冲击力o 核心概念:让语气贴近受众o 检查文档是否简明扼要o 高管视角:不要过分追求细节o 使用主动语态o 检查精确度o 起草电子邮件o 了解常见问题o 从主题行开始o 每封邮件只涵盖一个主题，并迅速说明您的意图。o 简明扼要，并使用附件o 谨记受众的需求o 采用简单的格式o 回顾公司的电子邮件政策o 知道什么时候不能发送电子邮件o 互动练习:恰当使用电子邮件 练习o 情景模拟o 知识检测 应用o 应用步骤o 规划写作任务的步骤o 内容编辑的步骤o 风格编辑的步骤o 应用技巧o 重要性排序法的运用技巧o 比较和对比法的运用技巧o 电子邮件的写作技巧o 商务备忘录的写作技巧o 商业信件的写
6、作技巧o 提案的写作技巧o 应用工具o Focus sheet（焦点工作表）o 文档组织指南o 视觉冲击力设计参考指南o “做自己的编辑”检查表 拓展o 哈佛商业评论文章o 推荐书目o 哈佛商学在线推荐资源o 参考文献20 分钟掌握精华 核心概念:采取“以读者为中心”的方法 预测读者的问题 核心概念:选择组织方法 核心概念:粗略写完 聚焦段落 核心概念:让您的信息重点明确 核心概念:让语气贴近受众 了解常见问题 规划写作任务的步骤 电子邮件的写作技巧 Focus sheet（焦点工作表）导师简介黛博拉杜梅因(Deborah Dumaine)黛博拉杜梅因是BetterCommunications
7、公司的创始人兼总裁。这家公司主要从事商务、领导才能、技术、财务及销售方面的写作培训，其培训课程得到全世界的认可。自1978年以来，已有86,000名学员参加了BetterCommunications的研修班。杜梅因女士是Writeto the Top:Writing forCorporate Success（写往顶峰：为公司成功而写作）一书的作者，该书最近刚由RandomHouse修订再版发行。杜梅因女士还著有TheInstant-AnswerGuidetoBusinessWriting（商务写作速问速答指南）一书，由iUniverse出版。她还为世界图书百科全书编写了有关商务写作的章节。杜梅
8、因女士在美国史密斯学院获文学学士及文学硕士学位。若想了解更多信息，请访问她的网站：。学习了解基本信息讲清楚您的目的在着手撰写商务文档时，您首先应该做的就是问自己：“我为什么要写这份文档？”商务写作的目的有很多，例如： 对行为进行解释或辩护：“由于现有供应商给我们的出价都太高，因此我们决定拒绝他们并寻找其他供应商。” 传达信息：“管理层想让所有员工都知道新产品的季度销售额超出了预期。” 影响读者：“工程团队一定能够如期完工。” 发布好消息或坏消息：“不幸的是，你们报告的引擎起火事件发生在保修期过后的第二天。” 要求采取行动：“设计团队应该在5月1日之前完成并提交产品规格。” 在开始写作的时候应牢
9、记自己写作的目的。在从事文档撰写这样的普通任务时，许多撰文者都会偏离自己的目的。为了帮助您始终牢记自己的目的，您可以将写作目的略记在草稿的开头以作为提醒，并在写作过程中回顾和参考。起草完毕之后，应检查您的草稿，以确保初衷得以实现。界定主题范围界定主题范围意味着确定主题的广度与深度，这个范围可宽可窄。例如，假设您需要汇报公司在营销职能方面的不足，全面铺开的阐述可以包括下列内容： 营销对实现公司目标有什么作用 公司营销部门的发展历程 营销方面的人力资源 出现具体绩效问题的领域 潜在的解决方案 若只在浅窄范围内讨论此主题，只需强调一到两个方面，可能包括的内容有： 绩效低下的两大领域：经销商支持与促销
10、 建议的补救措施 如何界定书面文档的合适范围？靠目的引导。就上述营销报告的例子而言，如果您的目的是向负责研究营销部门和潜在解决方案的工作组提供信息，则可能需要全面铺开。因为受众将希望尽可能多地了解该部门的情况。另一方面，如果是向高层管理人员汇报该工作组的实际调查结果，则应收窄范围。因为在这种情况下，受众最感兴趣的可能只是了解您所确定的问题细节以及建议的解决方案。核心概念:采取“以读者为中心”的方法核心概念一个公司如果没有考虑到客户的需求和态度，就无法与客户沟通，同样，如果您不理解读者，不了解他们的所思所想和偏好的信息接收方式，也就无法与他们沟通。从读者的角度对文档进行构思、起草、组织和编辑，能
11、够提高文档的明确性并促使读者付诸行动。如果读者能够理解您想要传达的信息以及他们下一步应该做些什么，他们的工作就更容易开展。采用以读者为中心的方法为什么重要？下面是一个真实的故事，有家公司想通过明信片宣布地址变更一事，这看似简单，但公司在写明信片的时候却没有对受众进行分析。由于没有站在读者的角度考虑，公司忘了写出最重要的信息之一：搬迁日期。客户们知道了公司将搬到什么地方，但却不知道应该从什么时候开始使用这个新地址。想要读者明白你的意思？那就先要了解他们。清楚表达关键信息难的不是如何影响读者，而是如何完全按照你的意愿去影响他们。 罗伯特路易斯斯蒂文森(Robert Louis Stevenson)
12、确定了文档的写作目的并从受众的角度进行了考虑之后，下一个任务就是提炼出您想让读者记住的关键信息。该信息应该简明清晰，通常只有一两句话。例如：“为了遵守客户的交付期限，我们必须在5月1日之前完成产品设计。”在很多情况下，关键信息应该在文档开头或接近开头的地方阐明，文档的其他地方则用于描述细节，回答“为什么”或“我的提议有哪些含义”。每份文档集中讲述一个主题，以使文档尽量清楚明确。如果您发现有两个彼此无关的关键信息要写，则应分别撰写两份不同的文档。让信息简明扼要忙碌的读者喜欢简练的文档。事实上，在能传达必要信息的前提下，文档越短越好。简短的文档可以确保突出关键信息。简练的文字还可以节省读者宝贵的时
13、间。请看下面的示例：应老板的建议，在公司法律顾问的帮助下，琼向五位心存不满、威胁要提起诉讼的客户写了封道歉信。作为撰文者，您面临的挑战在于如何让语句表达出最佳效果。就上述例句而言，对受众的了解能提供有效指导。是否有必要让读者知道这封信是琼的老板建议写的，而且公司的法律顾问参与了这封信的撰写？是有五位客户感到不满还是他们威胁要提起诉讼的事实与此披露内容相关？如果没有必要透露这些信息，则可以考虑将其删除。这样一来，句子就变成：琼向心存不满的客户写了封道歉信。思考传达信息的策略懂得有效写作的人知道，即便文档写的不错，如果未能以合适人选的名义在合适的时间以合适的形式传递，其效果也会受到影响。在开始写作
14、之前，考虑应该以谁的名义传达信息。您自己？您的上司？整个团队？不同的选择必定会对读者有不同的影响。同时还要考虑文档的撰写时间是否太早或太晚。如果写得太早，时机尚未成熟，读者就不会关注您提出的问题。如果写得太晚，您就丢失了提出建议或防范问题的机会。最后，传递形式也会影响文档的效果。在选择传递形式时，应考虑写作目的、受众以及您想要传达的信息。例如，如果要分发客户满意度调查结果，可以用电子邮件向全公司发送该报告的总结，并提供有关如何获取完整报告的详细信息。您也可以邀请管理层和其他关键人员观看一次调查结果演示。理想的沟通形式需要深思熟虑才能决定。就算您决定使用书面形式，您也会发现用口头交流的方式作为补充有助于将影响力扩大。高管视角:就是要不断重复你的信息高管视角当今世界，沟通是领导者务必要做好的一件事。不但要有效进行内部沟通，在很多情况下，更要做好外部沟通。这是领导者的主要职责之一，要做好这件事，领导者要做到以下几点：简化信息、保证信息清楚统一，还有最难做到的一点，那就是认识到自己必须无休止地重复这些信息。不能因为说过一两次、写在手册中、发过电子邮件，或者就在战略文档中，就想当然地认为人们已经理解或牢牢记住了这些信息，即使他们曾听到或
