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1、第12章 项目采购管理 项目采购管理 12 1 项目采购管理概述 12 2 项目采购计划 12 3 编制询价计划 12 4 询价 12 5 供方选择 12 6 合同管理及合同收尾 1212 本章考纲要点 采购管理的相关概念 用于采购计划编制的技术和工具 常见的询价文件 招标与供方选择 合同收尾 对应中级教材第十四章 P382 对应高级教材第十三章 P293 12 1 项目采购管理概述 项目采购是指从执行组织外部购买或获得完成工作所 需的产品 服务或成果 项目采购的相关人主要是买方和卖方 有时也有可能 会出现作为项目监理的第三方 买方决定采购后会和卖方签订合同 根据商业规则 合同的甲方为买方 乙
2、方为卖方 因此又将采购中的买方 称为甲方 卖方称为乙方 12 1 项目采购管理概述 采购 一词被广泛用于政府行为中 许多企业喜欢 使用 购买 而IT行业经常使用的是 外包 这个词 在IT企业中 项目外包则通常是指将IT项目中的工 作内容转移给别的组织或个人来完成 如果只是部分工 作内容发生转移称为部分外包 如果全部工作内容都转 移出去则称为整体外包 在IT项目中 外包多发生在软件项目这种有关人的 工作量比较密集的项目中 12 1 项目采购管理概述 采购与外包的作用 采购方要进行IT项目的采购或外包 不管是什么原 因 将进行项目的采购和外包至少有如下作用 有利于专注于核心业务 得到技能和技术 提
3、高效益 规避项目风险 降低企业长期营运成本 12 1 项目采购管理概述 采购的基本原则 1 成本效益原则 2 质量原则 3 进度配合原则 4 公平竞争原则 12 1 项目采购管理概述 项目采购过程 采购规划 决定采购的内容和在什么时侯采购 编制询价计划 拟订所需产品的相关文件和识别潜在的供应商 询 价 采购方和潜在的供应商进行交互的过程 供方选择 采购方从潜在的供应商中进行选择 合同管理 对合同进行管理 确保合同条款的完成 合同收尾 对项目基本完工的确认与验收 项目采购管理 12 1 项目采购管理概述 12 2 项目采购计划 12 3 编制询价计划 12 4 询价 12 5 供方选择 12 6
4、 合同及合同收尾 1212 12 2 项目采购计划 12 2 项目采购计划 进行采购以前 应该对采购作出规划 以确定哪些项 目需求可以通过采购产品 服务或成果 通过采购来平衡项目中的各种资源 以使项目走向成 功 采购规划过程需要解决的问题是 是否需要采购 如何采购 采购什么 采购多少 何时采购 12 2 项目采购计划 项目采购的依据 1 事业环境因素 包括市场条件 从市场可获得的产品 服务和成果 按照何种条件 和条款从何处获得 2 组织过程资产 需考虑的正式和非正式的与采购相关的政策 程序 指导原则和管 理体现 3 项目范围说明书 描述与项目范围有关的项目边界 要求 制约因素和假设条件 12
5、2 项目采购计划 4 工作分解结构 WBS 项目各组件之间及其与项目可交付成果之间的关系 5 工作分解结构词汇表 工作的详细说明 包括可交付成果的识别 以及工作描述 6 项目管理计划 考虑有哪些计划成果可利用 12 2 项目采购计划 项目采购规划成果 1 工作说明书 足够详细地描述工作的内容 以便让潜在 的供应商理解并决定是否能提供所需的产品 服务 并能估 算出一个适当的价格 2 采购管理计划 描述如何管理从采购文件到合同收尾的 采购过程 主要包括如下的内容 项目合同中规定的可交付成果的进度 自制还是外购的建议 比较合适的潜在供应商的评价标准和优选的初步建议 提出项目团队的采购工作分工与行动计
6、划等 12 2 项目采购计划 项目自制外购分析 根据成本分析项目是自行开发还是外购 有时也需要考虑一些其它的因素 如某些企业对 数据保密性 系统安全性 软件的可靠性要求较 高 当自己有足够的人力资源保障 就应当考虑 自行研发 IT项目技术性比较强 在项目采购规划过程 中 咨询内部或外部的专业技术专家的意见是非 常必要的 12 2 项目采购计划 自制外购 生产成本低外购成本低 无合适的供应商有合适的供应商 保证充足的供应保留供应商的承诺 利用过剩的劳动力获得技术或管理能力 排除供应商之间的勾结生产能力不足 关键部件 自身有能力降低存货成本 保护专利设计 保证质量保证供应的灵活性和可替代性 确保供
7、应稳定产品受到专利保护 不符合实施组织的战略规划 项目采购管理 12 1 项目采购管理概述 12 2 项目采购计划 12 3 编制询价计划 12 4 询价 12 5 供方选择 12 6 合同管理及合同收尾 1212 12 3 编制询价计划 12 3 编制询价计划 编制询价计划 询价 选择供应商这些过程称为 招投 标 这些过程都需要采购方 供应方参与 需要获得产 品 服务或成果的一方称为采购方 提供产品 服务或成 果的一方称为供应方 作为软件开发商极有可能成为采购方也有可能成为供 应方 当他们为需方开发软件产品时为供应方 当他们将 负责开发的软件外包时就成为了采购方 在供应关系没有确立之前 可能
8、有多家供应方参与投 标 这些供应方统称为潜在的供应方 12 3 编制询价计划 编制询价计划 n编制询价计划的过程中要准备询价所需的文件和确定合同 签订的评判标准 此过程中产生的文件有招标书 征求建 议书 询价书 招标通知 洽谈邀请函等 其中最为常用 的是招标书 n采购方常将招标书发送给潜在的供应商 以征求潜在的供 应商的产品 服务解决方案和报价 得到潜在的供应商的 进一步情况 以利于询价乃至于作出供应商选择 12 3 编制询价计划 招投标文件类型 投标标邀请书请书 IFB 邀请请潜在的供应应商投标标的文件 询询价邀请书请书 RFQ 用于征求潜在卖卖方报报价或标书标书 的文件 建议议邀请书请书
9、RFP 邀请请供应应商提供方案的文件 12 3 编制询价计划 编制询价计划 1 撰写一份好的招标书是项目采购管理中的关键步骤之一 2 然而写出一份好的招标书并非易事 需要编写人员既站在采购 方的立场也要为潜在的供应商考虑 3 评价标准的制定 例如 技术手段30 管理方法30 历史绩效20 价格因素20 项目采购管理 12 1 项目采购管理概述 12 2 项目采购计划 12 3 编制询价计划 12 4 询价 12 5 招标 12 6 合同管理及合同收尾 1212 12 4 询价 12 4 询价 询价就是从潜在的供应商处获得项目建议书或标 书 在这个过程中潜在的供应商将要做大部分的工作 采购方潜在
10、的供应商需要不断的进行沟通 包括召开 招投标会议来回答潜在的供应商的问题 在大多数情况下 会有多家潜在供应商提供采购 方所需要的产品或服务 并能收到多份标书 这时采 购方可以利用这种竞争性的环境 以更低的价格获得 更好的服务 12 4 询价 选择供应商 在收到潜在的供应商提供的建议书 或标书 后 采购方就要选择一家供应商或取消采购 选择供应商的过程包括评估投标者的建议书 选择 一个最佳的投标者 进行合同谈判 签订合同等过程 价格或费用可能是选择供应商的主要因素 但如果 供应商并不能及时或保质保量地交付产品 服务或成果 则供应商的声称的最低价格未必就真的具有足够的竞 争力 12 4 询价 选择供
11、应商 建议书 或标书 通常分成技术 方案 和商务 价格 两部分 有时还要求加入项目管理部分 选择供应商是一个费时而又繁琐的过程 询价和 评估过程有可能要反复地进行 谈判也会是这样 需 要细心而又耐心地面对 12 4 询价 选择供应商 投标书 建议书 评价样表 12 4 询价 选择供应商 供应商评价样表 项目采购管理 12 1 项目采购管理概述 12 2 项目采购计划 12 3 编制询价计划 12 4 询价 12 5 供方选择 12 6 合同管理及合同收尾 1212 12 5 供方选择 12 5 供方选择 招标方式 工程建设项目施工招标投标办法 从世界各国的情况看 招标主要有公开招标和邀请招标等
12、方式 公开招标 是指招标人在指定的报刊 电子网络或其他媒体上发 布招标公告 吸引众多的企业单位参加投标竞争 招标人从中择优 选择中标单位的招标方式 邀请招标 也称选择性招标 由招标人根据潜在供应商的资信和 业绩 选择一定数目的法人或其他组织 向其发出投标邀请书 邀 请他们参加投标竞争 政府采购采用以下方式 一 公开招标 二 邀请招标 三 竞争性谈判 四 单一来源采购 五 询价 六 国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式 12 5 供方选择 政府采购采用以下方式 一 公开招标 二 邀请招标 三 竞争性谈判 四 单一来源采购 五 询价 六 国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式 12
13、5 供方选择 供应商选择的工具和技术 1 合同谈判 2 加权系统 3 筛选系统 4 独立估算 12 5 供方选择 招投标管理法律法规 项目的招投标有明确的法律法规 它们对招标人 投 标人 评标人 中标人的资格 必须遵守的规则和纪律进行 了严格的规定 我国政府颁布的 中华人民共和国招标投标法 是一 部法律文件 对项目的招投标过程进行了详细的规定 公开招标的流程 组建招标班子 编制招标文件和标底 发布招标公告 投标者资格预审 文件答疑 开标 询标 评标 决标 授标 签约 12 5 供方选择 12 5 供方选择 投标 12 5 供方选择 开标 12 5 供方选择 评标 12 5 供方选择 中标 项目
14、采购管理 12 1 项目采购管理概述 12 2 项目采购计划 12 3 编制询价计划 12 4 询价 12 5 供方选择 12 6 合同管理合同收尾 1212 合同包括哪些内容 当事人的名称或者姓名和住所 标的 数量 质量 价款或者报酬 履行期限 地点和方式 违约责任 解决争议的方法 12 6 合同管理及合同收尾 12 6 合同管理及合同收尾 12 6 合同管理及合同收尾 合同管理要点 对于使用来自多个供应商提供的产品 服 务或成果的大型项目来说 合同管理的关键是 管理买卖方间的接口 以及多个卖方间的接口 12 6 合同管理及合同收尾 合同分类 按照合同计价方式 固定价和总价合同 单价合同 成
15、本加酬金合同 12 6 合同管理及合同收尾 12 6 合同管理及合同收尾 12 6 合同管理及合同收尾 12 6 合同管理及合同收尾 名称 缩写 特点 对买方 风险适合场景 固定总价FP 一口价 不 容易改变范 围 最小 产品范围很明确 时 成本 补偿 合同 成本加成CPPC 花的多 给 的多 买方 参与多 最大 范围不明确 买 方较强项目管理 能力 成本加固定奖 励 CPFF奖金不变 范围不明确时 成本加奖励CPIF 奖励节约 反对浪费 范围不明确 有 明确的惩罚奖励 条件 时间材料合同 单价合同 T M 单位时间 固定价格 谈判快 范围不明确 缺 乏项目管理能力 合同收尾 12 6 合同及合同收尾 合同收尾 产品验证 所有的工作是否都已经完成 是否正确 客户是否满意 管理收尾 分析项目中的经验与教训 将所有的项目文档归档 为将来的项目提供参考 12 6 合同收尾 采购审计和档案管理系统 从编制采购管理计划一直到合同收尾过程的整个 采购过程中 采购审计都对采购的完整过程进行系统的 审查 采购审计的目标是找出本次采购的成功和失败之 处 以供项目执行组织内的其他项目借鉴 合同档案管理系统是一种自动的工具系统 项目 经理使用它来管理合同和记录合同执行情况 谢 谢
