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1、企业外库管理信息系统一、 综述目前，许多企业采用了一种基于外库的企业物流模式。采用这种物流模式，企业基于以下几个原因：1企业不需要建设大量仓库，节省大量的财务费用。比如某大型企业现在建有2万平方米的仓库，光建筑成本、装修费用、货架、叉车、托盘等每平方米的成本最少要3000元。相当于投入了6千万元的固定资产成本，就算把这个固定资产抵押到银行贷款，每年的利息都需要480万元左右。因此如果不建设仓库，节省了管理仓库的工人工资，还多了大量的流动资金，加快了企业的发展速度，降低了企业的经营风险；2企业的原材料与产成品如果放在外库，则在淡季时，可以节省物流人员的劳动力成本，仓库租金不需要支付，设备不再闲置
2、，节省大量的成本；3由于外库的物流管理相比较企业的物流管理更专业、更高效、更安全，因此企业的物流管理相当于上了一个台阶。企业采用基于外库的企业物流模式，对于外库有较高的物流管理要求。一是要有一定的仓储能力。企业的原材料与产成品如果放在多个外库，无论从物流的成本角度，还是从各外库的物流协调角度，企业都将是不堪重负；二是要有一定的物流设施，如企业与外库之间的短驳设施是必不可少的；三是信息技术的应用，应该具有与企业信息管理系统无缝链接的能力。由于企业外库这种项目的投资较大，因此必须加强物流管理水平，才能取得企业的信任，吸引众多企业使用外库作为企业物流模式之一，才能逐步收回投资，达到预期的盈利水平。正
3、是在这个背景下，企业外库具有了建立管理信息系统的需求，使企业外库能够高效运作，尽量避免物流的呆滞甚至出错，服务好企业，同时为自己创造良好的盈利。二、 系统功能企业外库管理信息系统（以下简称系统）除了一般物流系统所具有的功能外，还需要具有与企业无缝链接的功能，这就是其特殊性。与通常意义的物流管理有所区别的是：外库只需完成企业内库相同功能，对运输而言也就需要一些短驳。因此外库的仓库管理制度与企业内库基本相同，区别是外库不需要对仓储货物本身进行仓储货物的金额核算；1系统服务。指一些常用信息的预先定义，便于在其它功能内快键选择输入。1.1仓储对象（货物）基本定义。由于外库的仓储对象（货物）会涉及到各个
4、不同类型的企业，因此货物的基本要素定义既要能够唯一识别管理对象，又要满足与企业信息管理系统无缝链接的信息需求；1.2客户定义。指对外库所涉及到的所有客户要素的定义。一般意义上客户即为仓储货物的所有者，为满足与企业信息管理系统无缝链接的信息需求，也可提供其他客户要素进行定义；1.3项目定义。对系统常用的一些项目定义。例如，货物的类别，仓库的名称等项目，便于快键选择输入；1.4货位定义。大型仓储的货物纵横交错，为便于识别，往往给予货位名称，一般用数字及英文字母混合构成。货位也可以按照企业信息管理系统的要求定义；1.5产地定义。为满足与企业信息管理系统无缝链接的信息需求，要定义货物的产地，便于输入时
5、选择；2入库管理。入库包括客户货物入库，库位调整，入库的各种查询、统计。2.1入库单管理。根据仓储货物的所有者即企业方的指令，仓储管理人员进行货物入库的作业，同时根据入库货物的原始资料进行入库单的制作。入库单可以是电子文档的形式或者纸质凭证形式给予企业方认可，并且可以通过系统接口传递给企业方的企业信息管理系统进行处理；入库单一旦确认，系统自动将入库货物转为增加库存，以进行相应的库存管理；2.2入库库位管理。货物入库后，由于货物入库的人工作业关系，不一定能够马上确定货位，因此需要对入库的库位调整处理；2.3入库查询管理。系统可以按各种方式进行入库综合查询及明细查询，包括分时间段、分库位、分品种、
6、分客户等；3出库管理。出库包括客户货物出库，出库的各种查询、统计。3.1出库单管理。根据仓储货物的所有者即企业方的指令，仓储管理人员进行货物出库的作业，同时根据出库货物的原始资料进行出库单的制作。出库单可以是电子文档的形式或者纸质凭证形式给予企业方认可，并且可以通过系统接口传递给企业方的企业信息管理系统进行处理；出库时按系统提供的库存及先进先出等出库方式选择出库货物，并由系统提示库位，方便人工出库作业；出库单一旦确认，系统自动将出库货物转为减少库存，以进行相应的库存管理；3.2出库查询管理。系统可以按各种方式进行出库综合查询及明细查询，包括分时间段、分库位、分品种、分客户等；4库存管理。库存包
7、括客户货物库存调整，移库管理，库存的各种查询、统计。4.1库存调整。当有各种原因造成库存错误时，系统自动进行库存调整，使库存保证正确。外库是不存在盘盈与盘亏的，如果是企业的原因造成库存实物与账面数有差异，则通过入库来调整相应货物的库存，如果是外库的原因造成库存实物与账面数有差异，则经过企业同意后，也通过入库来调整相应货物的库存；4.2移库管理。为确保外库的仓储容量有效使用，需要适当调整库位，系统是通过移库管理来实现。移库可以是电子文档的形式或者纸质凭证形式给予企业方认可，并且可以通过系统接口传递给企业方的企业信息管理系统进行处理；移库处理不对已入库货位与已出库货位产生影响；4.3库存查询管理。
8、系统可以按各种方式进行进出存综合查询及明细查询，包括分时间段、分库位、分品种、分客户等；进出存明细即可视为外库与企业的仓库明细数量账。5费用结算。费用包括仓储费、运输费、力资、拆箱费等各种费用。费用的各种查询、统计。5.1费用统计。根据入库单、出库单等原始数据，以及库存数据，进行仓储库存数量、短驳车辆出车车次、装卸货数量、集装箱拆箱等统计，以核算仓储费、运输费、力资、拆箱费等各种费用；费用是按日核算、按月统计；5.2费用查询管理。系统可以按各种方式进行费用综合查询及明细查询，包括分时间段、分客户等；6客户接口管理。满足与企业信息管理系统无缝链接的信息需求；6.1企业方的入库指令导入。根据企业方
9、的入库指令导入，可以直接生成入库单；6.2企业方的出库指令导入。根据企业方的出库指令导入，可以直接生成出库单；6.3外库库存数据导出。根据企业方的数据要求，将外库库存数据导出给企业；系统每一种数据的操作，都包含数据的添加、修改、删除、打印、查询等基本功能。根据外库的特点，数据的设置不仅仅满足外库自身的管理，也包含了企业对其货物（原料、产成品）的追踪与管理，因此系统提供了货物（原料、产成品）的批号或序列号等标识管理；在库存计量单位上，不但使用货物的基本单位，同时使用货物的包装单位，既满足外库核算的需要，又满足企业物流的需要；系统可使用条形码管理货物的入库、出库、库存盘点等操作，支持一维条形码及二
10、维条形码的处理，支持条码枪的数据下载与上传；三、 系统实施效果前已所述，企业外库作为一种企业物流的模式，企业与外库双方默契、高效、安全无误的运作，就能体现出其优越性；1系统在实施后，企业可将外库视同企业内库，直接向外库发出入库与出库指令，由外库进行信息处理，根据系统信息管理平台提供的入库、出库信息及相关库位信息，仓库管理人员有条不紊的进行货物入库、出库等作业，强化了仓库管理执行力。2系统在实施后，货物储存空间的管理可以根据其库存物品的不同，而具有其个性的管理原则，特别是可以按企业要求，依据先进先出的原则。由于一般大型仓库的库位较多，而且往往按三维空间划分，因此提高库位效率、保证货物安全是系统实
11、施目标。系统在实施后，库位与货物间关系相对人工较容易定位，不但可以按货物品种分类管理，甚至可以按货物的批次（批号）管理，方便企业对其货物单品的跟踪追索；3系统有关入库、出库、库存等信息都是互相制约，因此相对保证了信息的正确性；有关货物批号等数据可自动生成，减少了出错的可能性；4企业的货物在外库入库或出库后，在外库入库或出库凭证等资料送达企业前，可通过电子文档或其它实时通讯手段及时给企业预确认，避免由于信息的延迟而提高了错误纠正的成本费用。5外库的货位存储的货物是动态的，存储周期相对外库是不可控的。因此，需要经常根据系统提供的货位信息进行内部移库操作，使得有限的仓库容量高效的利用，货位优化管理同时为外库的货物盘点提供方便；6一旦使用条形码（无论是一维还是二维条形码）对货物进行管理，将极大的提高仓库管理效率，降低仓库管理成本，提高仓库管理信息的正确性、及时性、完整性，特别是企业的货物本身具有条形码的状态下；以上是我们在多家外库企业实施系统后的一点认识，有兴趣的企业管理者可以通过QQ：2510722471进行探讨或商榷软件开发与实施
