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1、公文处理基础知识与常见问题一、公文处理基础知识（一）公文定义党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文有两大显著特征：一是特定效力，二是规范体式。特定效力意味着公文是党和国家执政和行政的具体体现，具有法律层面上的要求；规范体式要求公文按照一定的书写和印制方式去表现。特定效力就要求公文在写作时要严肃、严谨、不能出差错，体现权威性；规范体式则要求公文的排布和标志要素统一规范，要标准化。（二）公文种类党政机关公文处理工作条例第八条规定的15个
2、文种：1决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10报告。适用于
3、向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11请示。适用于向上级机关请求指示、批准。12批复。适用于答复下级机关请示事项。13议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。与旧的条例和国家行政机关公文处理办法对比，在国家行政机关原来使用的13个文种（命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、会议纪要、函、意见）基础上，增加了“决议” 和“公报” 2个文种；“会议纪要”统一改为“纪要”；党的机关
4、原来使用的“指示”、“条例”、“规定”3个文种不再使用。非法定公文文种计划类文件：规划、计划、工作要点、工作方案。会议类文件：领导讲话、主持词、开幕词、闭幕词、会议发言材料、经验交流材料、会议总结总结和史志类文件：工作总结、调研报告、工作简报和政务信息、大事记、白皮书法规类文件：规定、办法、规则、细则、规程、章程、守则、公约竞争述职类文件：竞选演讲、竞争上岗演说词、思想工作总结、就职演说、施政报告、述职报告礼仪类文书：慰问信、贺信、贺电、感谢信、欢迎词、祝酒词、答谢词法定例行文件党的代表大会和全委会议：党代表大会报告、纪律检查委员会工作报告、党的全会工作报告人民代表大会：政府工作报告、人大常委
5、会工作报告、人民法院工作报告、人民检察院工作报告、财政预决算工作报告、国民经济社会发展计划报告政协全会：政协常委会工作报告群团会议：工会代表大会工作报告、共青团代表大会工作报告、妇联代表大会工作报告及其他社会团体的工作报告常用的按照行文方向的分类上行文：报告、请示、意见下行文：决议、决定、命令（令）、通知、通报、批复、意见、函平行文：函（三）公文格式公文用纸幅面尺寸及版面要求为保证我国党政机关公文纸型的一致性，将党的机关和行政机关公文用纸的幅面尺寸统一规定为A4型纸，是条例的一项重要规定。公文用纸：采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm297mm。页边与版心尺寸：公文
6、上白边为37mm，下白边为35mm，左白边为28mm，右白边为26mm，版心尺寸为156mm225mm。字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号方正仿宋-GBK字体，特定情况可以作适当调整。但一些要素明确规定使用其他字体和字号，如密级和保密期限、紧急程度使用3号方正黑体-GBK，签发人姓名使用3号方正楷体-GBK，标题使用2号方正小标宋-GBK，版记中的要素使用4号方正仿宋-GBK。行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整（当公文排版后所剩空白不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，从而使正文和印章处于同一页上）
7、。字标示公文中横向距离的长度单位。一字指一个汉字宽度的距离。行标示公文中纵向距离的长度单位。一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。撑满版心是公文第一行字顶格编排在版心左上角，公文最后一行字必须沉底到版心下边缘。文字颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色（除发文机关标志、版头中的分隔线、发文机关印章和签发人签名章为红色外，其余文字部分均为黑色）。公文格式各要素编排规则党政机关公文处理工作条例第九条：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码
8、等组成。（18要素）公文各要素的划分：将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分（共18个要素）。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头（份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人）；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体（标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件）；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记（抄送机关、印发机关、印发日期）。页码位于版心外。版头份号：如需标注份号（秘密、机密和绝密的公文才需要标注份号），一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。密级和保密期限
9、：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标示。一般密级和保密期限之间可用“”分隔，如“秘密1年”“绝密10年”“绝密”、“机密”或“秘密”两字间不空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”字也不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”或“秘密”两字之间空1字。绝密是最重要的国家秘密、泄露会使国家的安全和利益受到特别严重的损害；机密是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号方正黑体-GBK，顶格编排在版主左上角，根据紧急程度，紧
10、急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。具体编排在第几行，有下面3种情况：1如果只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度就编排在版心左上角第二行；2如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程序，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列；3如果既没有份号、又没有密级和保密期限，紧急程度则编排在版心左上角第一行。需要强调的是：如果同时标注密级和保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间不空格，即应标注为“特急”；如果只标注密级或紧急程度，不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间应空1字，即应标注为“特 急”。发文机关标志：由发文机
11、关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用方正小标宋-GBK（48号字体，行距固定值为55磅），文字少的情况下要尽量拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当使主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。需要注意的是：与99版国家标准相比，发文机关标志的位置有了明显变化，发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离统一为35mm。平下行文
12、的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离由25mm改为35mm，上行文不在保留80mm的空白区域，发文机关标志上边缘至版心上边缘也是35mm。也就是说，平下行文、上行文的发文机关标志的位置统一，都是距版心上边缘35mm，以后不用印制2种不同的红头纸。35mm就是3行多的距离，正好可以标志份号、密级和保密期限以及紧急程度。发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置（行距固定值为25磅），下行文发文字号居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人
13、姓名处在同一行。注意：发文顺序号是一个发文机关一年内制发文件的统一流水号，一般建议以不同发文形式分别进行统一编号。发文字号才有3号方正仿宋-GBK，置于发文机关标志下空二行的位置。如果是下行文，居中排布；如果是上行文，则居左排布，并左空一字，此时右侧对称位置标注签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。联合行文时，应使用主办机关的发文字号。签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号方正仿宋-GBK字体，签发人姓名用3号方正楷体-GBK字体。具体编排方式如下：单一机关或两个机关联合上行文，签发人编排在发文字号的右侧，与
14、发文字号处在同一行，右空一字。如有多个签发人，签发人标注的方法是：“签发人”三字和全角冒号与首行签发人姓名编排在发文机关标志下空二行位置，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，两个签发人姓名中间空1字。回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。为与三个字的人名对齐，两个字的人名中间要空1字。联合行文时，所有联合发文机关的负责人都称为签发人，并都需要标注签发人姓名，主办机关签发人应放在第一位。版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。增加红色分隔线居中排布的要求。主体标题：一般用2号方正小标宋-GBK，编排于红色分隔线下空二行位
15、置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。在实际工作中，标题中确有除书名号之外的其他标点符号存在，如顿号、括号、引号、破折号。标题中使用标点符号应注意2点：法律、法规、规章名称全称应加书名号；如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。文字叙述变化，编排方式不变。注意：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。对于上行文，原则上只能有一个主送机关。主送机关的顺序一般按照重要程度排列。各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个主送机关之后标全角冒号。有些公文可能没有主送机关。如选用公告、通告文种的公文，一般通过报纸、电视、网络、广播电台向国内外公开发布和传播，所以没有特定的主送机关。正文：正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号方正仿宋-GBK字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，自然段之间不
