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1、文件号 QP420100QP740100版 次 1.0编写日期 2001-03-1001-04-29共13页 第13页文件和资料控制采购作业程序编写: 审核: 批准: 日期: 日期: 日期: 1.目的建立采购控制程序评审选择合格供应商，确保采购的物资符合规定要求。2.范围适用于提供原辅材料、检测/试验设备、备品备件或服务的供应商及相应物资的采购。3.定义(无)4.职责4.1 供应商评审小组负责：评审新供应商；供应商的平时考核。4.2 管理部负责：提供供应商来货交货期及质量表现；保持合格供应商名单并及时更新。需要时，要求供应商对供货质量改进；对供应厂商基本情况及产品类型进行评审。4.3 品管部负
2、责：对供应商的技术/专业能力、质量保证能力/专业经营资格的评审；向管理部提供来货检验情况。4.4 生产部负责：对供应商的服务/设备能力进行评审。4.5 总经理或其授权代表负责：对供应商评审结果的最终确认。4.16 生管采购组负责：4.1.1 寻找能提供物资或服务的供应商，并对供应商进行调查审核。4.16.21 采购计划的制订；依需求采购，确定“采购合同（购销合同/传真/电话等）”内容，并明确产品要求。4.16.32 协调品管部在供应商处验货。4.16.43 与供应商沟通，落实供货、退货、改进及采购条款，需要时，要求供应商对产品质量的改进。4.27 总经理或其授权代表负责原材料采购合同的批准；生
3、管采购组主管负责对五金配件采购的批准。5.工作程序供应商评审要求5.1 总则5.5.1.1 管理部应对生产所需的材料供应商按照本程序的要求进行评审（5.1.2所出现的情况可除外），并进行持续的监督，确保采购的产品符合公司规定的要求。5.1.2 特殊的供应商可不经评审直接列为合格供应商。A. 国家法定的部门或机构：如计量部门、海关、商检等。B. 独家经营的供应商； 客户指定的供应商。C. 取得质量体系认证或产品认证（仅购买该产品时使用）的公司。 D. 海外或市外供应商，经样品承认合格而能提供出货质量保证者。5.2 成立供应商评审小组5.2.1 供应商评审小组由总经理或授权代表、管理部、品管部和生
4、产部组成。5.2.2 供应商评审小组运作：A. 由管理部主管负责按需要定期、不定期召开会议，对新供应商评审。B. 由管理部主管负责在每年年底组织一次对合格供应商进行复审。C. 按需要及供货质量情况，复审会议可经常进行。D. 评审小组可以因供货质量随时召开复审会议。E. 评审/复审方式可以是召集评审小组成员开会讨论，也可以是以文件传递，由各评审成员根据资料对供应商评审。5.3 供应商评审程序：5.3.1 由管理部主管负责收集新供应商的资料：A. 收集资料方法可以是查询、问卷、实地到访、公司小册、商业登记、业绩报告，第三者资料或委托验证等；B. 评审之前，管理部提供“供应商调查评审表”作为供应商评
5、审的基本资料和供应商质量体系保证依据。5.3.2 评审由供应商评审小组依据“供应商调查评审表”对供应商的供货能力，技术能力，产品质量，质量保证能力进行评审。5.3.3 供应商须经“评审小组”确认通过，方可列为合格供应商，评审结果有以下几种：A. 通过 新供应商列入合格供应商名单；B. 不通过 新供应商除非作出改善及再提交评审，否则不被采用；C. 待决定 资料不足，证据有猜疑，改善观察中，必要时，待决定可交由总经理或其授权代表作最终审批。5.3.4 管理部负责登录及更新“合格供应商名单”。5.4 供应商持续监察5.4.1 供应商评审小组应持续对供应商供货质量进行监察，每年依据管理部提供的有关交货
6、质量和交货期方面的资料，组织一次对供应商的复审，监察的目的是确保供货质量，若有异常时，应提出相应的纠正改善要求。5.4.2 考核评分：每年由管理部根据供应商交货质量情况，依据供应商交货期对供应商进行考核评分，计算如下：A. 每年依据供应商交货期表现由采购人员对供应商进行核算评分，交货期评分按照下列方法计算： 交货期得分100累计扣分 交 货 情 况 延迟供货1至3天 延迟供货4至5天 延迟供货6天以上 评 分 标 准 每延迟一天扣0.5分 每延迟一天扣1分 每延迟一天扣1.5分注：由于本公司的原因和不可抗拒的原因导致延迟的除外。B. 管理部依据供应商每年的交货质量情况，对供应商供货质量进行核算
7、评分，计算方法如下：到货质量得分(一次检验合格率200)100C. 综合考核评分：综合考核得分到货质量得分60交货期得分40D. 根据考核评分及总体评定,供应商评审小组可按照下表作出决定。分供方级别分 数评 价复 审 结 论95很 好增加采购不须附加条件80-95好采购不须附加条件65-80良好限量采购，须督导改善50-65差仅紧急时采购，须另择供应商50不接受不采购，取消供应商资格，选择新的供应商5.4.3 评审结果A. 对评价为良好（含良好）以上供应商继续选用，名单保留于合格供应商名单中；B. 对需改进供应商，管理部主管负责对供应商提出改善要求，供应商名单保留于合格供应商名单；C. 对多次
8、要求改善而没答复、没行动、没有改善的供应商，评审小组可将此供应商从合格供应商名单中删除，管理部主管负责更新合格供应商名单。D. 否决现有供应商时应考虑：同类行业所能提供的产品质量、市场供求情况及对公司所带来负担：合同约束、物资政策、需货情况、转换时间/成本、质量成本等。6.采购要求56.1 采购作业：65.1.1 生管采购组根据产品生产的工艺要求、客户的订货情况以及仓库的库存情况，制订原材料、辅助材料的采购计划。65.1.2 采购计划的批准：生管采购组所制订的采购计划经总经理或其授权代表批准后实施采购。.65.1.3 供应商的选择，按照“供应商评审程序（QP740200）”进行。5.1.4 采
9、购合同的签订：采购人员在采购计划经总经理或其授权代表批准后负责与供应商签订采购合同（采购合同可以是“合同、订单、传真、信函、电话”等），采购合同应说明采购产品的名称、型号/规格、数量、交货期、质量要求/技术要求，所有原材料、辅助材料的采购合同应经总经理或其授权代表批准。56.1.54 生管采购组采购原辅材料或服务时应遵循以下原则：A.优先采用合格供应商。B.采购人员已明确产品的需求（包括产品名称、型号/规格、数量、交货期、质量要求/技术要求或服务）。C.若以电话形式通知供应商,则应说明“品名、型号/规格、数量、交货期以及质量要求或服务”，并记录于电话记录中。65.1.65 由于产品技术要求更改
10、，计划更改或供货履行备用条款更改，导致已被采购产品要求或需求更改，生管采购组主管负责与供应商沟通及落实采购条款的更改。65.1.76 采购人员应将供应商到货日期及质量检验结果填写于“供应商供货质量记录表”。56.2 采购资料：65.2.1 品管部负责向生管采购组提供相关原料的技术标准或检验标准（如图纸或样品），并确认检验标准及技术标准的有效性；65.2.2 若提供与质量或质量体系有关的文件也应明确说明文件的有效版本；65.2.3 如果供应商需要，生管采购组负责提供给供应商的技术标准、检验标准等受控文件的分发，并控制其有效性，确保本公司提供给供应商的技术标准、检验标准在有效范围。 65.3 采购
11、验证：65.3.1 若有需要在供应商处对供货进行验证，生管采购组负责与供应商协调并在相应的订货合同上或以文件方式向供应商说明验证要求及接收条件。65.3.2 合同要求时，生管采购组主管负责协调客户在供应商处对供货的验证。65.3.3 客户在对供应商物料的验证，不能免除公司提供合格产品的责任，即不可免除来料接收检验，也不能排除以后客户的拒收。65.4 对于服务性行业（如运输、维修服务等）对本公司提供的有偿服务，也应遵照相应的采购条款。5.5 设备所需的备品备件按照“备品备件管理办法”执行。5.6 非生产性材料按照“办公用品采购办法”进行。67 .参考资料6.1 供应商评审程序(QP740200)
12、6.2 搬运、贮存、防护及交付程序(QP750500) 6.3 质量记录控制程序(QP420200)6.4 检验和试验控制程序(QP820300)7.报告和记录7.1 供应商调查评审表(FM740101)7.2 合格供应商名单(FM740102) 7.3 供应商交货质量记录(FM740103)7.14 采购计划（FM7401014）7.25 采购合同（FM7401025）7.36 电话记录(FM7201026)7.47 物料质量保证资料/证明7.58 供应商供货质量记录(FM74021037)1.目的建立公司文件和资料审核、分发及更新程序，使公司文件均能得到有效控制。2.范围适用于涉及文件(含
13、资料)编写、审核、批准、发放、回收及更新的部门主管及个人。3.定义3.1 质量体系所产生的受控文件共3类：3.1.1 质量手册；3.1.2 程序文件；3.1.3 工作文件，包括如下：A.岗位职责；B.相关部门制订的图纸、工艺卡片、检验标准、操作规程和管理规定等。3.2 外来文件：非本公司制订的但用于本公司质量体系的文件，如法律、法规、标准、国际公约、惯例和顾客提供的文件等。4.职责4.1 质量手册：4.1.1 ISO推行小组负责编写质量手册及其更新版本； 4.1.2 管理者代表负责审核质量手册的内容。4.1.3 董事长批准质量手册。 4.1.4 办公室负责：质量手册的分发、原稿的存档及作废版本
14、处理。注：质量手册的分发参照质量手册控制分发名单。4.2 程序文件： 4.2.1 各部门主管负责编写与本部门相关的程序文件及其更新版本；4.2.3 管理者代表负责审核程序文件。4.2.4 董事长负责批准程序文件。4.2.5 办公室负责：分发程序文件；原稿的存档及处理作废版本。注：程序文件的分发参照附录“文件分发名单控制表”，程序文件涉及的班组依实际情况进行颁发控制。4.3 工作文件：4.3.1 相关部门主管负责组织编写本部门的“工作文件”及更新版本；4.3.2 公司管理者代表负责审核“的工作文件”内容。4.3.3 董事长负责批准工作文件；4.3.4 办公室负责工作文件及更新版本的分发和原稿的存档及处理作废版本。注：工作文件的分发参照附录“文件分发名单控制表”，工作文件涉及的班组依实际情况进行颁发控制。4.4 外来文件： 4.4.1 办公室负责：控制、分发外来文件及更新版本和处理作废版本；存档外来文件。4.4.2 各部门主管负责存档本部门使用的外来文件。5.要求5.1 总则受控文件的编写、审核、批准、更改、发行、存档、作废等，按本程序职责说明执行。5.2 受控文件分发
