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1、 XXXXXX有限公司员工关系管理手册人力资源部2016年11月第 1 页 共 2 页目录一、员工入（离）职及劳动合同管理1（一）员工入职管理1（二）员工离职管理1（三）劳动合同管理1二、社会保险1（一）社会保险登记、开户流程1（二）社会保险网上申报流程1（三）社会保险申报错误情形的处理1（四）养老保险1（五）生育保险1（六）医疗保险1（七）工伤保险1（八）失业保险1（九）退休1（十）其他（非经常性事务）1三、住房公积金1（一）住房公积金账户设立1（二）住房公积金申报缴纳1（三）住房公积金账户转移合并（同行、跨行）1（四）住房公积金支取1（四）住房公积金联名卡办理1（五）其他1四、档案1（一）
2、档案转入1（二）档案在省人才内部的转移1（三）档案转出1（四）档案借阅：1（五）存档证明的开具1（六）党组织关系1（七）往届毕业生二次派遣1（八）转正定级1（九）初级职称确认1（十）招用人员（招工手续办理）所需材料1五、户籍1（一）应届毕业生落户1（二）引进人才落户1（三）其他落户情形1（四）户籍卡借用须知126一、员工入（离）职及劳动合同管理（一）员工入职管理1、新员工入职前各项准备（1）人力资源专员安排新员工做入职体检。（2）人力资源专员与新员工预约入职时间，提醒新员工入职当天带齐相关证件并注意着装规范。材料具体如下：证书（毕业证、学位证、资格职称证等）原件及复印件、身份证原件及复印件、养
3、老保险手册、原单位离职证明、电子版照片（生活照、证件照均可）。（3）人力资源专员与用人部门协调，为新员工准备工作位、日常办公用品（文件筐、笔筒、中性笔、笔记本）；与办公室协调安装电脑、电话等。（4）准备入职所需文件:员工登记表（见“附件1”）劳动合同员工保密协议（见“附件2”）及保密协议附加条款（见“附件3”）员工手册山东华伟集团关于新员工人事档案调入问题的说明（见“附件4”）注：1.实习生签订“实习协议”（见“附件10”），取得毕业证书后签订正式劳动合同。（5）录用审批流程和培养考察计划流程在新员工入职前，由人力资源专员发起“新员工录用审批流程”流程。录用审批流程需添加附件，包括应聘人员登记
4、表、面试评估表、简历、证书的复印件。2、入职手续办理（1）人力资源专员将上述“1-（3）”中所准备资料交至新员工手中，并解释有关合同签订、社会保险和住房公积金缴纳（缴纳时间、养老保险手册、医保卡、关系转移等）、档案转入、党组织关系转移、着装规范要求等问题。（2）待新员工填完相关资料后，人力资源专员需就有关OA账号使用、办公用品申领、工资卡开户、就餐、费用报销（仅指电话费用报销）等日常工作须知予以介绍，并带领新员工到办公室采集签到指纹。（3）同事介绍：人力资源专员带新员工到各个部门进行介绍。介绍完毕带新员工到用人部门，由用人部门领导安排后续事宜。4、入职后相关材料整理人力资源专员根据新员工提交资
5、料，完善员工资料表、新员工入职记录表、劳动合同签订表、社保公积金表、通讯录、生日名单等电子信息。根据员工手册等文件规定，汇总其所提交资料，对须补充资料需及时告知新员工补充。根据职位要求，通知办公室为新员工制作名片。5、入职谈话新员工入职后的1个月内进行新员工入职谈话，并由人力资源部根据谈话内容和新员工入职工作情况填写新员工谈话沟通表（见“附件11）。”6、试用期考核新员工试用期结束前2周左右人力资源专员通知新员工撰写转正工作总结，提前一周发起“新员工试用期考核”流程，填写有关“姓名、岗位、所属部门、入司时间”等信息之后交由部门经理进行考核评估，人力资源专员核算考核成绩。（二）员工离职管理1、员
6、工个人主动离职的需提交辞职信（附有个人签名和日期）。2、离职员工发起“普通员工离职会签”流程，由财务部、办公室、人力资源部等部门逐步审批。3、离职流程结束离职材料准备（1）解除（终止）劳动合同证明书（见“附件12”）三份，员工一份，公司留存两份；注：保险所属单位与合同签定单位不一致时，需打印合同签定单位“解除（终止）劳动合同证明书”三份，保险所属单位两份。（2）养老保险手册等。3、离职手续办理（1）离职会签：离职会签单经相关用人部门负责人和分管领导会签完毕后方可办理离职手续。（2）离职谈话：离职会签单签字流程结束后，人力资源部和用人部门安排对离职员工进行离职谈话，了解员工离职动向和相关情况。根
7、据谈话内容填写员工离职面谈记录表（见“附件13”）注：需告知有关档案、保险、公积金转出等事宜。（3）将“解除（终止）劳动合同证明书”、养老保险手册等材料交予离职员工，并要求其签收。4、离职信息整理（1）社保（离职当天立即办理）、公积金减员；（2）员工资料表、签订劳动合同表、社保公积金表、生日福利表、通讯录等除名。（三）劳动合同管理1、劳动合同（聘用协议）首次签订按照有关法律规定及现行操作惯例，新员工入职后须签订劳动合同，劳动合同期限3年，试用期3个月。新员工签订劳动合同后，若入职时间为当月6日前，试用期满转正后按期为该员工缴纳社会保险；若6日后，则延至下月缴纳。若入职时间为每月15日前，试用期
8、满转正后按期为该员工缴纳住房公积金；若15日后，则延至下月缴纳。2、劳动合同（聘用协议）续订（1）提前一个月发起“劳动合同续订考核”流程；（2）提前一周提醒部门经理考核流程的问题；（3）提前一天通知被考核人续签劳动合同（或聘用协议，见“附件15”）。3、有关劳动合同文本填写问题的说明（1）用人单位信息全部填写；（2）新员工填写：姓名、性别、现居住地址、户籍所在地、户籍类型、身份证号码、证件号、联系电话；（3）工作内容：一般为“管理、财务、行政、生产、司机”等；（4）工作地点：山东；（5）工作时间：执行“标准工时工作制”；（6）劳动合同报酬：执行“按照甲方依法制定的工资分配制度确定”，试用期工资
9、不填，每月15日前支付工资；（7）社保福利和其他事项均不填写。注：待新员工签字、加盖单位公章、人名章后，由新员工签收（包括员工保密协议及附加条款等），双方各执一份。二、社会保险（一）社会保险登记、开户流程1、准备营业执照（副本）的原件及复印件、组织机构代码证（副本）的原件及复印件、法人身份证原件及复印件；2、人力资源专员填写“银行账户信息对外提供申请表”，审批通过后由资金管理部门提供“开户银行、户名、银行基本户”等信息。3、到社保经办机构“登记、开户”柜台服务窗口领取社会保险登记表、济南市社会保险费网上申报协议书和社会保险费网上缴纳协议书，填写相应信息后由办公室审核盖章，完成后前往相应社会保险
10、办事处办理社保登记、开户、网上申报和自动扣款事宜。（二）社会保险网上申报流程1、每月6日打印20XX年X月社保变更清册，报集团领导（以下简称“领导”）处审批。2、领导审批后，7日网上申报。网上申报流程如下：登陆“济南社会劳动保险网”“社会保险网上申报系统”（输入单位编号、密码、验证码）“申报管理-增（减）员申报”“申报管理-工资申报”“数据传输-提交申报”如需现场缴纳，需携带相关文件：“综合管理-申报打印”（输入年月-查询-打印，注：社会保险费申报表一式2份；缴费单位增员表一式2份；缴费单位减员表一式2份”）“综合管理-综合查询-代扣代缴”（输入年月-打印）。备注：“增、减员申报”程序增员申报
11、：“申报管理-增员申报-增加一行-填写信息-保存（若还需增员则按相同步骤操作）”。减员申报类同增员申报，离职原因一般选择“在职人员统筹范围内转出”。3、查询申报情况，待审核通过后打印申报表，并填写“付款申请单”，交部门经理处审核签字，待计划财务部会计审核签字后再交至部门经理处；同时，通知资金管理中心出纳在公司账户内存足金额。注：缴费结束后将本月社保变更清册交至部门经理处。4、9日网上查询缴费情况，具体操作如下：登陆“济南社会劳动保险网”“社会保险网上申报系统”“综合管理-综合查询-缴费查询”。若显示“未缴满”，须及时与分管出纳联系，10日下午17点前解决。5、社保缴费结束后整理信息表，并通知需
12、办理医保卡的员工做好医保卡信息采集工作。注：历城办事处：集团、盈地注：每年申报两次，16月份的6月份申报，712月的12月份申报，现场缴费除外。（三）社会保险申报错误情形的处理将社保数据提交，并经系统审核通过后，若出现提交数据错误，或是漏提现象，可于当月9日前填写“删除申报数据申请”，并到社保经办机构办理撤销手续，社保经办机构审核通过后，需在社保网重复操作“数据同步”，继而重新申报。注：从“撤销数据”到“再次申报”时间间隔约为4小时。（四）养老保险1、职工养老保险手册丢失补办须知（1）公司已为员工缴纳养老保险；（2）登报挂失（生活日报-王晓燕-0531-88927282-QQ：80421904
13、9）；（3）人力资源部专职人员携带挂失报纸、挂失人身份证原复件、新建养老保险手册到缴纳地社保机构补办。注：职工养老保险手册填写说明：“工作单位”：填写原单位名称（经社保机构查阅后再填）“工作单位变更”：第一行填写现单位名称第二行填写登报版次，例：生活日报2011年4月13日B13版。2、养老保险个人权益记录单济南市年度城镇职工社会保险个人权益记录单于次年5月份开始免费寄送。用人单位凭网上申报用户口令登录（http:/60.216.99.136:8080/siopac）权益记录单邮寄地址采集入口，按要求如实准确登记相关信息。3、养老保险补缴（1）补缴额公式计算：补缴金额补缴时上年度社会职工平均工
14、资应补年度的欠缴指数缴费比例补缴系数应补缴年度的欠缴指数=当年欠缴基数总额/当年社会平均工资补缴系数起点为1.1，补缴的时间每提前一年系数增加0.1。逐年计算。（2）补缴所需材料：补缴基本养老保险费申请表（见“附件16”）；养老保险补缴说明（见“附件17”）；劳动合同（原件、复印件第一页与本人签名页）；所有补缴年月的财务记账凭证（工资发放表）（全公司）。财务记账凭证中有每月工资的汇总表,社保办需要出示个人工资明细,需要根据汇总表整理很出明细表。注意应发工资、扣除社保、公积金、个税、扣款后，与实发工资一致。且各列汇总数值与汇总表一致。（3）携带补缴材料到社保机构审核，待审核通过后填写付款申请单，经集团领导签字后缴纳。注：从申报到付款周期为1个月。现一般可申请网上补缴，手续更加容易。4、城镇企业职工基本养老保险关系转移接续（1）转出申请出具基本养老保险参保缴费凭证缴费职工于缴费单位解除（终止）劳动关系后，可以由本人或缴费单位携带以下材料到所在社会保险经办机构申请开具基本养老保险参保缴费凭证：填写申请基本养老保险参保缴费凭证缴费职工户口簿或户籍证明、身份证原件及复印件缴费职工委托他人代为办理的，提供委托书及代办人的身份证原件及复印件职工养老保险手册缴费职工的参加工作时间、视同缴费年限等相关信息需要认定的，需出据缴费职
