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1、单击此处编辑母版标题样 式 单击此处编辑母版副标题样式 1 1 第十四章 信息沟通与信息管理 目的要求 1 准确把握信息沟通的含义及构成 了解信息沟通的作用 明确正式沟通和非正式沟通的含义和具体形式 2 掌握信息沟通的主要方法及应用 认识信息沟通的障 碍 明确信息沟通的原则和要求 3 理解信息的 含义和基本属性 信息的分类 了解信息在管 理中的作 用 4 理解管理信息系统的含义和特征 了解管理信息系统的结 构形式和功能 5 掌握设计管理信息系统的基本原则 6 掌握建立管理信息系统的三个阶段及各阶段应完成的工作 任务 2 2 单击此处编辑母版标题样 式 单击此处编辑母版副标题样式 3 3 第一节
2、 信息沟通及其作用和形式 一 信息沟通的含义和过程 Communication 一 信息沟通是指在两个或更多人之间发生的关 于事实 思想 意见 情感和态度等方面的交流过 程 简单的说 就是人与人之间传递 交换信息的 过程 1 媒介 语言 文字 符号 形体语言等 2 内容 主观信息 情感 人际关系等 客观信息 工作 技术等 3 信息通道 信息交流所经由的路径 包括技术 通道和心理通道 心有灵犀一点通 4 目的 通过信息沟通以影响双方行为 趋向组织 目标 二 信息沟通的过程 消息 信号 信号加噪音 消息 信源 编码 信道 译码 信宿 1 信源 信息的发送者 2 编码 将消息编成机器可以识别的语言
3、即数字化处理 3 信道 信息经由的通道 4 译码 将机器语言再转换成人可以识别 的语言 5 信宿 信息的接受者 4 4 二 信息沟通的障碍 1 媒介 语言不通等 通天塔 文化背景 英语阅读 等 2 内容 超载 堵塞 失真 失实 不明确 不 清晰 3 信息通道 技术通道 太长衰减 与量的匹配 心理通道 地位 共鸣条件等 代沟 自然 通道 鞭长莫及 山高皇帝远 信息鉴别困难 导 致沟通障碍 4 目的 双方影响力不同 对行为影响不同 沟通 效率不同 5 5 三 如何化解信息沟通中的障碍 1 媒介一致 2 真实 明确 无歧义 与技术水平相适 应 不超载 3 借助于技术通道 降低心理通道的障碍 4 上级
4、正式权力 个人权力 提高上级影 响力 6 6 四 人际沟通的目的与作用 1 人际沟通的目的是促进变革 即对有助于组 织利益的活动施加影响 由于信息沟通把各项 管理职能联成一体 所以它对组织内部职能的 行使是必不可少的 2 人际沟通的主要作用在于 1 为正确决策提供良好的群众基础 2 统一组织成员思想和行动的手段 3 建立良好的人际关系的必要条件 7 7 五 人际沟通的形式 1 按沟通的组织系统分 可以分为正式沟通和 非正式沟通 正式沟通指通过组织明文规定的渠 道进行的人际沟通 非正式沟通是把通过正式组 织之外的途径进行的人际沟通 正式沟通的具体形式包括 链式沟通 环式沟通 Y式沟通 轮式沟通
5、全通道式沟通 2 按沟通信息的流动方向分 可分为上行沟通 下行沟通和横向交叉的沟通 3 按沟通的方法分 可以分为书面沟通 口头 沟通和非语言沟通 4 按沟通方向的可逆性可分为单向沟通和双向 沟通 5 快速处置人员和联络人员 8 8 第二节 信息沟通的方法 原则和要求 一 信息沟通的方法 1 发布指示 指示是上级给予下级的指令 具有强 制性 指示的具体形式可以是一般的或具体的 可以 是书面的或口头的 可以是正式的或非正式的 2 会议制度 会议是组织成员互通信息 交流思想 感情 统一认识的场所和机会 具有很重要的作用 会议有工作汇报会 专题讨论会 各种座谈会等多种 类型 3 个别交谈 这是指领导者
6、用正式或非正式的形式 与下属或同级人员进行的个别交谈 个别交谈建立 在相互尊重 相互信任基础上 对统一思想 了解下 属人员思想状态很有好处 9 9 三 信息沟通的原则 有效进行信息沟通应遵循 明确性原则 完整性 原则 及时性原则 战略上使用非正式组织的原 则 四 信息沟通的要求 顺利而有效地进行信息沟通 应符合以下要求 1 明确角色定位 适当调整角色状态 2 准备要认真充分 要有明确目的 3 沟通内容要确切 表达方式要恰当 4 沟通双方要相互信任和尊重 尽可能直接面 对面沟通 5 设计固定沟通渠道 形成沟通常规 1010 第三节 信息的概念和作用 一 信息的概念和属性 Information
7、信息是运动事物特征描绘与刻画 表示系统不 确定性的减少 从管理的角度来理解信息 它是指根据一定需 要而收集起来的 经过加工整理后具有一定使 用价值的资料的总称 信息不同于一般的数据 凭证 文字等资料 信息有以下基本属性 事实性和等级性 时效 性和系统性 可传输性和共享性 贮存性和可 处理性 1111 二 信息的分类 1 按信息的来源可划分为内部信息和外部信息 2 按组织不同层次的要求可分为计划信息 控 制信息和作业信息 3 按信息的稳定性可分为流动信息和固定信息 三 信息在管理中的作用 信息是组织生存和发展的重要资源 在管理中 具有以下作用 1 信息是决策与预测的基础 2 信息是协调和控制组织
8、活动的依据 3 信息是组织与外部环境保持联系的媒介 4 信息可以提高组织的经济效益 1212 第四节 管理信息系统 一 管理信息系统的特征 Management Information System MIS 管理信息系统是一种由人 机等要素构成 收集 处理与组织管理有关的信息 并及时向组织各级 管理层或职能部门提供所需信息的一种组织管理 系统 管理信息系统具有结构复杂 处理信息量大 综 合性强等特征 二 管理信息系统的结构 管理信息系统的结构是指信息系统的组织形式 管理信息系统有职能结构 横向结构 纵向结构 综合结构等形式 1313 三 管理信息系统的功能 管理信息系统的功能在于 1 确定信息
9、需要 2 收集和整理信息 3 为决策者提供适用信息 四 管理信息系统设计原则 1 设计管理信息系统要遵循系统性原则 2 效益性原则 3 统一性原则 4 适应性和可靠性原则 5 逐步发展 完善的原则 1414 四 建立管理信息系统的步骤 一个组织建立管理信息系统要经过三个阶段 1 系统分析 该阶段主要任务是确定管理信息 系统的目标和需要 解决该系统应当 做什么 的 问题 工作内容包括 初步调查 可行性分析 建立模 型 提出议案 2 系统设计 该阶段的任务是把系统分析阶段 提出的总体方案转化为具体的实施方案 解决该 系统 如何做 的问题 其工作可分为基本设计和详细设计两部分 1515 3 系统实施 该阶段是对管理信 息系统进行程序调试和评价 包括对系统的工作情况作出必要的 统计 对系统的运转和效能作出评 价 考查管理信息系统是否适用和 完善 1616
