【精编】水利工程建设项目档案管理实务课件

《【精编】水利工程建设项目档案管理实务课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《【精编】水利工程建设项目档案管理实务课件（72页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、水利工程建设项目档案管理实务 全省水利重点工程建设项目 档案培训试卷解答 一 填空 1 水利工程建设项目档案是指在水利 工程建设 管理过程中形成的 具 有 历史记录 档案的定义 n 档案法 本法所称的档案 是指过 去和现在的国家机构 社会组织以及个 人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家 和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 科学技术档案定义 n 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2000 企事业单位和国家机构 社会组织 及个人从事生产 科研 基建及管理活 动形成的对国家和社会具有保存价值的 应当归档保存的科技文件材料 水利

2、工程档案的定义 n 水利工程建设项目档案管理规定 水办 2005 480号 水利工程档案是指水利工程在前期 实 施 竣工验收等各建设阶段过程中形成 的 具有保存价值的文字 图表 声像 等不同形式的历史记录 水利项目档案的定义 n 江苏省水利厅水利基本建设项目 工程 档案资料管理规定 苏水办 2003 1号 水利项目档案是指经过鉴定 整理 归档 后的项目文件 项目档案的定义 n 国家重大建设项目文件归档要求与档 案整理规范 DA T28 2002 项目档案 指经过鉴定 整理并归档的 项目文件 项目文件是项目档案的前身 项目档案是项目文件的归宿 n n 项目文件的定义 项目文件的定义 指建设项目在

3、立项 审批 招投标 勘察 设指建设项目在立项 审批 招投标 勘察 设 计 施工 监理及竣工验收全过程中形成的文计 施工 监理及竣工验收全过程中形成的文 字 图表 声像等形式的全部文件 字 图表 声像等形式的全部文件 项目文件包括 项目前期文件 项目竣工文件项目文件包括 项目前期文件 项目竣工文件 和项目竣工验收文件 和项目竣工验收文件 1 1 项目前期文件 项目前期文件 开工以前在立项 审批 开工以前在立项 审批 招投标 勘察 设计以及工程准备过程中形成招投标 勘察 设计以及工程准备过程中形成 的文件 的文件 2 2 项目竣工文件 项目竣工文件 由施工文件 竣工图 监由施工文件 竣工图 监 理

4、文件组成 理文件组成 n n 项目施工文件 项目施工过程中形成的反映项项目施工文件 项目施工过程中形成的反映项 目建筑 安装情况的文件目建筑 安装情况的文件 n n 项目竣工图 项目竣工后按照工程实际情况所项目竣工图 项目竣工后按照工程实际情况所 绘制的图纸 绘制的图纸 n n 项目监理文件 监理单位对项目工程质量 进项目监理文件 监理单位对项目工程质量 进 度和建设资金使用等进行控制的文件 度和建设资金使用等进行控制的文件 3 3 项目竣工验收文件 项目竣工验收文件 项目竣工后试运行中项目竣工后试运行中 以及项目竣工验收时形成的文件 以及项目竣工验收时形成的文件 n n 一套完整的项目档案组

5、成 一套完整的项目档案组成 项目前期文件项目前期文件 项目施工文件项目施工文件 竣工图竣工图 项项 目监理文件目监理文件 项目竣工验收文件项目竣工验收文件 n答案 1 水利工程建设项目档案是指在水利工 程建设 管理过程中形成的 具有保存 价值的各种载体形式的历史记录 n答案 2 档案工作保障体系包括 组织保障 制度保障 经费保障 设备保障 各项 管理制度或措施的落实情况 见水办 2008 366号 评分标准 n答案 3 项目法人应制定档案接收 保管 利 用 安全及统计等内部工作制度 见水办 2008 366号 评分标准 n答案 4 项目法人应落实档案工作所需经费 保障档案工作的正常开展 档案业

6、务工 作经费应列入工程总概算或年度预算 见水办 2008 366号 评分标准 n答案 5 项目法人在与设计 施工及监理单位 签订有关合同协议时 同时提出归档要 求 设立专门条款 明确规定有关单位 提交相应项目档案的归档责任和档案的 套数 见水办 2008 366号 评分标准 n答案 6 项目法人应按期上报 建设项目档案 资料管理情况登记表 省水利重点建 设项目的建设单位应于开工 6 个月内按 期向省水利厅档案室报送 所有未验收 的项目 每年12月30日前均需再次向有 关单位报送 建设项目档案资料管理情 况登记表 n答案 7 文件材料收集 整理 按照 谁形成 谁收集 谁整理 的原则 项目文件的形

7、成 1 1 文件的规范性 文件的规范性 n n 形文程序要规范 程序 拟稿 核稿 会签 形文程序要规范 程序 拟稿 核稿 会签 办公室核稿 领导签发 发文稿纸要归档 办公室核稿 领导签发 发文稿纸要归档 n n 文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘 察 设计 施工 监理等方面的技术规范 标察 设计 施工 监理等方面的技术规范 标 准和规程 准和规程 项目文件的形成 2 文件的原始性 n归档的文件应为原件 原则上不得出现 复印件 n原件的份数满足归档需要 项目文件的形成 3 文件的有效性 n文件内容应真实 准确 填写完整 数据可靠 文件中数据不得随意涂

8、改 字迹清楚 图样 清晰 页面整洁 签字盖章手续完备 n时间真实 不能提前或滞后 不要作假 n不得使用 复印件 电子签名和电子图章 项目文件的形成 4 文件载体的质量 n纸张材料 纸张的强度 厚度及规格符合要求 文字 材料规格为A4 图纸标准图幅 蓝 白 n书写材料 文件的书写 绘图和签字要用耐久性强的 书写材料 禁止用红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复 写纸 铅笔等 打印 复印文件及照片的字迹 线条 和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求 n特殊材料 电子 录音 录像文件的材质及存储格式 应符合国家标准要求 并保证载体的有效性 长期存 储的电子文件应使用不可擦除型光盘 项目文件的收集 项

9、目文件的收集工作是项目档案管 理的重要组成部分 它是档案形成管理 的首要环节 即是由文件材料转变为档 案的起始点 n答案 8 建设项目文件的收集范围 凡是反映 与项目有关的重要职能活动 具有查考 利用价值的各种载体的文件 应收集齐 全 归入建设项目档案 参见苏水办 2003 1号 DA T28 2002 n答案 9 建设项目档案必须要有重要阶段 重 大事件和事故完整的声像材料 见水办 2008 366号 评分标准 收集方法 1 依据归档范围表 对照查找收集 各种载体 2 根据文件材料性质收集 n按文件的前后联系查找 n根据工程项目划分表 按单位 分部 单元工程或按专业 划分来进行收集 n按文件

10、材料的编号查找 n原材料进场报验与出厂证明 合格证 试验报告 台帐 使用清单 n用装箱清单来收集设备文件材料 n用图纸目录对照检查图纸是否齐全 n监理通知与反馈 监理月报是否连续 3 实行文件登记 对文件流程进行控制 n答案 10 文件材料的准确性 反映同一问题 的不同文件材料内容应一致 见水办 2008 366号 评分标准 n答案 11 竣工图是工程的实际反映 是水利 工程档案的重要组成部分 必须做到图 物相符 竣工图图章签字手续要完备 监理单位按要规定履行审核手续 n答案 12 竣工图章使用不褪色红印泥 盖在 图内标题栏附近空白处 竣工图编制和整理 n施工单位编制 总平面图与综合管线竣 工

11、图由项目法人编制 监理审核 n不论是新出的竣工图还是用施工图 新 作为竣工图的都要逐张加盖竣工图章 n签署竣工图章后进行扫描 n图纸可不装订 规范折叠成A4幅面装入 档案盒 每张图纸加盖 档号章 每张图 纸必须著录清楚 卷盒封面填写完整 n答案 13 组卷要遵循项目文件的形成规律和 成套性特点 保持卷内文件的有机联系 1 1 什么叫案卷 什么叫案卷 n n 案卷案卷 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管由互有联系的若干文件组合而成的档案保管 单位 单位 2 2 什么叫组卷 什么叫组卷 n n 组卷组卷 组织案卷 是指在分类的基础上把具有共 组织案卷 是指在分类的基础上把具有共 同特点或密切联

12、系的文件组合成案卷的过程 同特点或密切联系的文件组合成案卷的过程 3 3 什么叫立卷 什么叫立卷 n n 立卷立卷 按照一定的原则和方法 将有保存价值的文按照一定的原则和方法 将有保存价值的文 件分门别类整理成案卷 件分门别类整理成案卷 分类 n建设单位根据本工程项目的内容性质 档案的形成特点 以及数量的多少 把 项目档案划分成不同的类别层次 从而 形成一个具有内在从属关系和平行关系 的不同层次的有机整体 常常 州州 钟钟 楼楼 防防 洪洪 控控 制制 工工 程程 5 35 3 前期依据性档案前期依据性档案 勘察设计档案勘察设计档案 施工档案施工档案 监理档案监理档案 竣工验收档案竣工验收档案

13、 单位工程单位工程0101 单位工程单位工程0202 单位工程单位工程0303 项目管理档案项目管理档案 张张 家家 港港 枢枢 纽纽 工工 程程 53 1 253 1 2 1 1建设管理类建设管理类 2 2施工类施工类 3 3监理类监理类 1 1 施工单位施工单位1 1 3 3 施工单位施工单位3 3 2 2 施工单位施工单位2 2 某某 项项 目目 档档 案案 建设管理综合建设管理综合 单位工程单位工程0101 单位工程单位工程0202 单位工程单位工程0303 施工档案施工档案0101 监理档案监理档案0101 分类方案 n走马塘拓浚延伸工程张家港枢纽工程档 案分类方案 n走马塘拓浚延伸

14、 无锡段 工程档案分 类方案 n走马塘拓浚延伸 张家港段 工程建设 项目档案分类方案 组卷 n n 组卷原则 组卷原则 要遵循项目文件的形成规律和成套要遵循项目文件的形成规律和成套 性特点 保持卷内文件的有机联系 分性特点 保持卷内文件的有机联系 分 类科学 组卷合理 法律性文件手续齐类科学 组卷合理 法律性文件手续齐 备 符合档案管理要求 备 符合档案管理要求 组卷 组卷合理 n案卷必须是一组具有有机联系的文件 n案卷内文件的数量要适度 n案卷内文件的保存价值和密级应基本一致 n案卷的厚薄要适中 n便于利用和保管 组卷 n n 组卷方法 组卷方法 1 1 按结构组卷 按结构组卷 2 2 按单

15、位 单项 工程组卷 按单位 单项 工程组卷 3 3 按工序或阶段组卷 按工序或阶段组卷 4 4 按专业组卷 按专业组卷 5 5 按问题组卷 按问题组卷 6 6 按名称或文件性质组卷 按名称或文件性质组卷 7 7 按地区组卷 按地区组卷 8 8 按时间组卷 按时间组卷 组卷 n管理性文件按问题 时间或项目依据性 基础性 竣工 验收文件组卷 n施工文件按单项 单位工程或装置 阶段 结构 专业 组卷 n原材料试验按单项工程 单位工程组卷 n竣工图按建筑 结构 水电 暖通 电梯 消防 环保 等顺序组卷 n监理文件按文种 n设备文件按专业 台件等组卷 n案卷及卷内文件不重份 同一卷内有不同保管期限的文

16、件 该卷保管期限从长 排列 n管理性文件按问题 时间或重要程度排列 n施工文件按管理 依据 建筑 安装 检测实验 记录 评定 验收排列 n设备文件按依据性 开箱验收 随机图样 安装 调试和运行维修等顺序排列 n竣工图按专业 图号排列 n卷内文件 批复在前 请示在后 正本在前 定 稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复印 件在后 转发文在前 被转发文在后 文字在前 图样在后 译文在前 原文在后 重要的在前 次要的在后 n答案 16 管理性文件按问题结合时间 阶段 或重要程度排列 一般应印件在前 定 稿在后 批复在前 请示在后 正文在 前 附件在后 案卷编目 n案卷编目流程 1 编页码 2 填写卷内目录和备考表 3 填写案卷封面 n答案 17 编写案卷页号时 单面书写的文字 材料在右上角编写页号 双面书写的文 字材料 正面在右上角 背面在左上角 编写页号 n答案 18 卷内目录由序号 文件编号 责任 者 文件材料题名 日期 页号和备注 组成 填写案卷封面 n案卷题名 应简明 准确地揭示卷内科技文件材料的 内容 主要包括项目名称及其结构 阶段的名 称和文件材料名称 案卷题名 项目名称 内容