【精编】会计档案概述

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1、第九章 财务报告 主讲人 刘家明 12012年中级会计师培训 中级财务会计 第一节 会计档案概述 一 会计档案的概念 会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务会 计报告等会计核算专业材料 它是记录和 反映单位经济业务的重要史料和证据 22012年中级会计师培训 中级财务会计 各单位 包括国家机关 社会团体 企业 事业单位 按规定应当建账的个体工商户 和其他组织 必须根据 会计档案管理办 法 的规定 加强对会计档案管理工作的 领导 建立会计档案的立卷 归档 保管 查阅和销毁等管理制度 保证会计档案 保管 有序存放 方便查阅 严防毁损 散失和泄密 各级人民政府财政部门和档 案行政管理部门共同负责会计档

2、案工作的 指导 监督和检查 32012年中级会计师培训 中级财务会计 二 会计档案的内容 会计档案的具体包括 1 会计凭证类 包括原始凭证 记账凭证 汇总 凭证 其他会计凭证 2 会计账簿类 包括总账 明细账 日记账 固 定资产卡片 辅助账簿 其他会计账簿 3 财务会计报告类 包括月度 季度 半年度 年度财务会计报告 包括会计报表 附表 附 注及文字说明 其他财务报告 42012年中级会计师培训 中级财务会计 4 其他会计资料类 包括 银行存款余额调节表 银行对账单 会计档案移交清册 会计档案 保管清册 会计档案销毁清册以及其他应当保 存的会计核算专业资料 需要注意的是 预算 计划 制度等文件

3、材料 不属于会计档案 应当作为文书档案进行管理 采用电子计算机进行会计核算的单位 应当保存 打印出的纸质会计档案 具备采用磁介质保存 会计档案条件的单位 应将保存在磁介质上的 会计数据 程序文件及其他会计核算资料视同 会计档案一并管理 52012年中级会计师培训 中级财务会计 三 会计档案的种类及分类方法 1 会计档案的种类 会计档案是会计活动中形成的客观记录 是 一种有专业性的档案 可以按不同的标准 进行分类 1 按会计工作性质可分为 公司 企业 会计档案 预算会计档案和银行会计档案 62012年中级会计师培训 中级财务会计 2 按管理期限可分为 永久会计档案和 定期会计档案 72012年中

4、级会计师培训 中级财务会计 2 会计档案的分类方法 会计档案的分类要遵循会计档案的形成规律 和本身固有的特点 从本单位会计档案的 实际出发 可选择以下分类方法 82012年中级会计师培训 中级财务会计 1 年度 形成分类法 即把一个年度内形成 的会计档案分为凭证 账簿 财务报告和其他 四大类 然后分别组成若干保管单位 卷 这一方法适用于企业 事业单位 2 年度 机构分类法 即把一个年度内形成 的会计档案按机构分开 然后在机构内再按凭 证 账簿 财务报告和其他四类分别组成保管 单位 这种方法一般适用于各级财政 税务等 部门和所属单位较多的大型企业 92012年中级会计师培训 中级财务会计 第二节

5、 会计档案保管 一 会计档案的归档 一 会计档案的归档和保管要求 根据财政部 国家档案局联合发布的 会计 档案管理办法 各单位对会计档案的归 档和保管应做到 1 各单位每年形成的会计档案 都应由会 计机构按照归档的要求 负责整理立卷 装订成册 编制会计档案保管清册 102012年中级会计师培训 中级财务会计 2 当年形成的会计档案 在会计年度终了 后 可暂由本单位会计机构保管1年 期 满之后 应由会计机构编制移交清册 移 交本单位的档案机构统一保管 3 移交本单位档案机构保管的会计档案 原则上应当保持原卷册的封装 不得随意 拆封 个别需要拆封重新整理的 档案机 构应当会同会计机构和经办人员共同

6、拆封 整理 112012年中级会计师培训 中级财务会计 4 交接会计档案时交接双方应当办理交接 手续 1 移交会计档案的单位 应当编制会计 档案移交清册 122012年中级会计师培训 中级财务会计 2 交接会计档案时 交接双方应当按照 会计档案移交清册所列内容逐项交接 并 由交接双方的单位负责人监交 3 交接完毕后 交接双方经办人员和监 交人员应在会计档案移交清册上签名或盖 章 132012年中级会计师培训 中级财务会计 5 未设立档案机构的单位 会计档案应当 在会计机构内部指定专人保管 但出纳人 员不得兼任会计档案的保管工作 6 对会计档案应当科学管理 做到妥善保 管 存放有序 查找方便 同

7、时 严格执 行安全和保密制度 不得随意堆放 严防 毁损 散失和泄密 7 采用电子计算机进行会计核算的单位 应当保存打印的纸质会计档案 142012年中级会计师培训 中级财务会计 8 单位变更以后的会计档案应视不同情况 进行归档保管 1 单位终止 单位因撤销 解散 破产 或者其他原因而终止的 在终止和办理注 销登记手续之前形成的会计档案 应当由 终止单位的业务主管部门或者财产所有者 代管或者移交有关档案馆代管 152012年中级会计师培训 中级财务会计 2 单位分立 单位分立后原单位存续的 其会计档 案应当由分立后的存续方统一保管 其他方可查阅 复 制与其业务相关的会计档案 单位分立后原单位解散

8、 的 其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或者 移交档案馆代管 各方可以查阅 复制与其相关的会计 档案 单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭 证 应当单独抽出由业务相关方保存 单位因业务移 交其他单位办理所涉及的会计档案 应当由原单位保管 承接业务单位可以查阅 复制与其业务相关的会计档 案 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 应当 单独抽出由业务承接单位保存 并按照规定办理交接手 续 162012年中级会计师培训 中级财务会计 3 单位合并 单位合并后原单位解散 或者一方存续其他方解散的 原各单位的 会计档案应当由合并后的单位 存续方 统一保管 单位合并后原各单位仍然存 续的 其会

9、计档案仍应当由原各单位保管 172012年中级会计师培训 中级财务会计 例l0 4 各单位每年形成的会计档案 应当由会计机构负责整理立卷 装订成册 并编制会计档案保管清册 182012年中级会计师培训 中级财务会计 例l0 5 为了加强会计档案的管理 企 业当年形成的会计档案也必须有专门的档 案管理机构 而不能由会计机构暂行管理 192012年中级会计师培训 中级财务会计 例l0 6 单位会计机构对会计档案立卷 归档之后 在保管 期满后移交单 位的会计档案管理机构 A 3个月 B 半年 C 1年 D 2 年 202012年中级会计师培训 中级财务会计 二 会计档案的归档程序 根据 会计档案管理

10、办法 各单位当年形 成的会计档案 应由会计机构按照归档的 要求 负责整理立卷 装订成册 编制会 计档案保管清册 212012年中级会计师培训 中级财务会计 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由本单位财务会计部门保管一年 期 满之后 应由财务会计部门编制移交清册 移交本单位的档案机构统一保管 未设 立档案机构的 应当在会计机构内部指定 专人保管 但出纳人员不得兼管会计档案 222012年中级会计师培训 中级财务会计 移交本单位档案机构保管的会计档案 原则 上应当保持原卷册的封装 一般不得拆封 个别需要拆封重新整理的 档案机构应 当会同会计机构和经办人员共同拆封整理 以分清责任 23201

11、2年中级会计师培训 中级财务会计 二 会计档案的保管期限 会计档案的重要程度不同 其保管期限也有所不 同 各种会计档案的保管期限 根据其特点 分为永 久 定期两类 永久档案即长期保管 不可以 销毁的档案 定期档案根据保管期限分为3年 5年 10年 15年 25年五种 各类会计 档案的保管原则上应当按照表9 1和表9 2所 列期限执行 表中会计保管期限为最低保管期 限 会计档案的保管期限 从会计年度终了后 的第一天算起 242012年中级会计师培训 中级财务会计 会计档案管理办法 规定了我国企业和其他组 织 预算单位等会计档案的保管期限 该办法 规定的会计档案的保管期限为最低保管期限 具体可以分

12、为 1 需要永久保存的会计档案有 会计档案保管清 册 会计档案销毁清册 年度财务报告 财政 总预算 行政单位和事业单位决算 税收年报 决算 2 保管期限为25年的会计档案有 现金和银行 存款日记账 税收日记账 总账 和税收票证 分类出纳账 252012年中级会计师培训 中级财务会计 3 保管期限为15年的会计档案有 会计凭证类 总账 明细账 日记账 不包括现金和银行 存款日记账 和辅助账簿 会计移交清册 行 政单位和事业单位的各种会计凭证 各种完税 凭证和缴 退库凭证 财政总预算拨款凭证及 其他会计凭证 农牧业税结算凭证 4 保管期限为10年的会计档案有 国家金库编 送的各种报表及缴库退库凭证

13、 各收入机关编 送的报表 财政总预算保管行政单位和事业单 位决算 税收年报 国家金库年报 基本建设 拨贷款年报 税收会计报表 包括票证报表 262012年中级会计师培训 中级财务会计 5 保管期限为5年的会计档案有 固定资 产卡片于固定资产报废清理后保管5年 银行存款余额调节表 银行对账单 财政 总预算会计月 季度报表 行政单位和事 业单位会计月 季度报表 6 保管期限为3年的会计档案有 月 季 度财务报告 财政总预算会计旬报 272012年中级会计师培训 中级财务会计 三 会计档案的查阅和复制 会计档案的查阅和复制 各单位应建立健全会计档案的查阅 复制登记制 度 各单位保存的会计档案不得借出

14、 如有特殊需要 经本单位负责人批准 可以提供查阅或者复 制 并办理登记手续 查阅或者复制会计档案的人员 严禁在会计档案 上涂画 拆封或抽换 借出的会计档案 会计档案管理人员要按期如数 收回 并办理注销借阅手续 282012年中级会计师培训 中级财务会计 四 会计档案的销毁 会计档案保管期满需要销毁的 可以按照以 下程序销毁 1 由本单位档案机构提出销毁意见 编 制会计档案销毁清册 列明 销毁会计档 案的名称 卷号 册数 起止年度和档案 编号 应保管期限 已保管期限 销毁时 间等内容 2 单位负责人在会计档案销毁清册上签 署意见 292012年中级会计师培训 中级财务会计 3 销毁会计档案时 应

15、当由单位档案机构和会 计机构共同派员监销 国家机关销毁会计档案 时 应当由同级财政部门 审计部门派员参加 监销 财政部门销毁会计档案时 应当由同级 审计部门派员参加监销 4 监销人在销毁会计档案前 应当按照会计档 案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计 档案 销毁后 应当在会计档案销毁清册上签 名盖章 并将监销情况报告本单位负责人 302012年中级会计师培训 中级财务会计 对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证 以及涉及到其他未了事项的原始凭证 不 得销毁 应单独抽出 另行立卷 由档案 部门保管到未了事项完结时为止 单独抽 出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清 册和会计档案保管清册中列明

16、312012年中级会计师培训 中级财务会计 正在项目建设期间的建设单位 其保管期满 的会计档案不得销毁 提示 会计档案的销毁是一项严肃的工作 各单位必须严格按照 会计法 和 会计 档案管理办法 的规定进行 故意销毁依 法应当保存的会计凭证 会计账簿 财务 会计报告的行为 以及授意 指使 强令 会计机构 会计人员及其他人员故意销毁 依法应当保存的会计凭证 会计账簿 财 务会计报告的行为 都是违法行为 322012年中级会计师培训 中级财务会计 例题1 单选题 会计档案的保管期限 应 从 A 移交档案管理部门之日算起 B 会计年度终了后的第一天算起 C 年度会计报表签发日算起 D 下一会计年度首月末之日算起 332012年中级会计师培训 中级财务会计 例题2 单选题 根据 会计档案管理办法 各种明细账 日记账的保管期限为 A 5年 B 10年 C 15年 D 25年 342012年中级会计师培训 中级财务会计 例题3 单选题 根据 会计档案管理办 法 规定 保管期限为25年的账簿是 A 现金日记账 B 现金总账 C 应收账款总账 D 固定资产总账 352012年中级会计师培训 中级财务会计