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1、会 计 档 案 管 理 会计档案是各机关 团体 企事业单 位或其他经济组织在经济管理和会计核算 活动中形成的会计核算材料 它是各单位 档案的重要种类之一 也是国家全部档案 的重要组成部分 它不仅仅是开展财务分 析 会计监督和改善机关 企事业单位经 营管理等工作的重要依据 而且是研究经 济活动的真实历史记录 第一节 会计档案与会计档案工作概述 会计档案是指会计凭证 会计账簿 财务报告等会 计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史 料和证据 它包含两层含义 1 会计档案是会计核算的产物 注意事项 会计档案仅指会计活动中形成的会计核 算材料 即会计凭证 会计账簿和财务报告等 财务会 计管理活
2、动中形成的文件材料 如会计工作政策法规 制度办法 预算 财务计划 总结等则不属于会计档案 的范畴 而是属于文书档案的范畴 2 会计档案是重要的凭证和史料 会计档案是一种原始记录 它以丰富的数据信息记 载着各单位经济活动 具有很强的凭证性 是各单位经 济业务活动的重要依据 一 会计档案 一 会计档案的概念 1 会计档案形成范围的普遍性 凡具备单独会计 核算的单位 都会形成会计档案 2 会计核算材料之间的连续性 原始凭证 会计 凭证 会计账簿 会计报表 财务报告 3 会计档案类别的稳定性 基本内容成分 会计 凭证 会计账簿 财务报告 4 会计档案外在形式的多样性 会计账簿 订本式 如总账 明细账等
3、 活页 式 如现金日记账 银行存款日记账等 卡片式 固 定资产卡片等 财务报告 表格 文字 数据等 纸张有8开 16 开 A4 会计电算化输出的会计核算材料 二 会计计档案的特点 1 产生领域不同 会计档案产生于各独立核算单位的生产 经营资金活动或预算资金活动领域 文书档案产生于各单位 党务政务管理及专业管理或经营管理领域 2 形式不同 会计档案主要以凭证 账簿 报表等三种形 式出现 三者具有密不可分的内在联系 文书档案较多地公 文形式出现 具有相对独立性 3 立卷方式不同 会计档案主要以时间 形式特征进行整 理立卷 文书档案则按年度结合问题 或机构 立卷或以件 为单位进行分类整理 4 归档时
4、间不同 会计档案应在会计年度终了 由会计机 构整理归档并可自行保管一年 期满后 应由会计机构编制 移交清册 移交本单位档案机构统一保管 文书档案则应在 次年第一季度前完成上一年度文件材料的立卷归档 三 会计档案与文书档案区别 会计档案是各单位在各项会计核算活动 中直接形成的 具有保存价值的历史记录 会计资料是各单位为学习通过收集或购 买的各种公开或内部的会计出版物及复制 品 四 会计档案与会计资料区别 五 会计档案作用 1 为经济管理提供依据 2 是打击经济犯罪活动的有力工具 3 是研究经济发展和财政历史的可靠史料 一 会计档案工作的内容 会计档案工作主要包括会计档案的收集 整理 分类 组卷
5、排序 编目 鉴定 保管 利用 统 计 移交等方面工作 二 会计档案工作原则 1 统一领导 分级管理 2 维护会计档案的完整与安全 3 便于社会各方面对会计档案的利用 二 会计档案工作 三 会计档案工作体制 会计档案管理办法 第三条规定 各级人民 政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档 案工作的指导 监督和检查 四 会计档案管理制度 v1 中华人民共和国档案法 与 中华人民共 和国会计法 v2 会计档案管理办法 财会字 1998 32号 v3 会计档案案卷格式 DAT39 2008 二 会计档案工作 第二节 会计档案的收集归档 一 会计档案收集的要求 会计档案的收集工作 是指通过归档制度
6、将 分散于财务部门和会计个人手中的会计核算专业材 料集中起来 实现统一管理 它是会计档案工作的 起点 也是保证会计档案齐全完整的关键环节 一 实行 集中统一管理 二 遵循会计核算材料的形成规律 三 确保会计档案收集的齐全 完整 准确 四 适时做好补充收集工作 会计档案归档是指财会部门将办理完毕且具有 保存价值的会计核算材料经系统整理后移交档案 室或档案馆保存的过程 为保证会计档案收集的 齐全 完整与准确 必须建立严格的会计档案归 档制度 包括 归档范围 归档时间 归档要求 等三个方面的内容 二 会计档案的归档 一 会计档案的归档范围 1 会计凭证 记录经济业务 明确经济责任的书面证明 是登记账
7、 簿的重要依据 按填写程序和用途可分为 原始凭证 记账凭证 汇 总记账凭证和其他会计凭证 2 会计账簿 以会计凭证为依据 连续系统地记录和反映各项经 济活动过程和结果的簿籍 是编制财务报告的重要依据 按用途可分 为 总账 明细账 日记账 固定资产账 辅助账 也称备查账 及 其他会计账簿等 其外形一般有 订本式 活页式和卡片式三种 3 财务报告 根据日常会计核算材料定期编制的书面报告 由会 计报表 会计报表附注和财务情况说明书组成 是综合反映一定时期 的资产负债和所有者权益状况 以及某一特定时期经营成果和现金流 动情况的书面会计报告 其种类较多 按时间分有月报 季报 年报 按内容分有资产负债表
8、利润表 资金活动情况表等 按编制单位 分有单位报表 汇总报表 按服务对象分有内部报表和外部报表 4 其他核算材料 包括银行存款余额调节表 银行对账单等及会 计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册等 二 会计档案的归档时间 会计档案归档时间 是指会计机构将 会计核算材料整理后 向本单位档案机构 移交的时间 会计档案管理办法 第六 条第二款规定 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由会计机构保管 一年 期满之后 应当由会计机构编制移 交清册 移交本单位档案机构统一保管 未设立档案机构的 应在会计机构内部 指定专人保管 出纳不得兼管会计档案 三 会计档案的归档要求 1 收集 整理应
9、符合规范 应归档的会计核算材料要求齐全 完整 准确 且分类清楚 组卷合理 排序科学 编目清晰 2 保持原封装 移交归档的会计档案 原则上应保持原卷册的 封装 特殊情况需拆封 重新整理的 应由档案机构和会计机构 经办人员共同拆封整理 以分清责任 3 签章要完整 会计凭证封面 账簿封面及启用页 报表封面 等需由经手人员 会计主管人员 单位负责人签字盖章的 应当 要完整齐全 4 严格办理交接手续 移交会计档案时 会计机构和档案机构 有关人员必须逐卷认真清点核实 并由交接双方按规定在会计档 案移交清册上注明交接人 时间 数量等 签名盖章后双方各执 一份 四 会计电算化核算材料的归档 1 归档范围 1
10、存储在磁介质或光盘上的会计核算数据 2 打印输出的纸质载体的会计核算材料 3 会计核算软件的全套文字资料以及会计核算软件程序 2 归档要求 1 归档的会计软件应符合1994年财政部关于 会计核算软件 基本功能规范 的要求 2 归档的会计核算数据应按电子文件 归档的要求将会计核算数据存储到耐久性载体上 一式三套 3 应对会计电算化核算材料的形成 收集 积累 鉴定 归档及 电子档案的保管 利用实行全过程管理与监控 确保其不失真 不损毁 不丢失 4 打印输出的纸质会计核算材料必须有经办 人和会计主管的签字或盖章 以保障其真实 准确 5 使用电 子计算机进行会计核算产生的会计核算材料必须符合国家统一的
11、 会计制度规定 第三节 会计档案的整理 一 会计档案整理的职责与要求 会计档案整理就是将零散和需要进一步条理化的会计核算材 料 通过科学的分类 组卷 排列 编目 组成一个有序体系 的过程 一 会计档案整理的职责 会计档案整理要坚持由会计 机构负责整理的制度 会计人员对会计核算材料的真实准确负 有法律责任 二 会计档案整理的要求 会计核算材料的整理必须遵 循会计档案形成的自然规律及其本身固有的特点 保持每一类 核算材料相互之间的有机联系 区分其类别和不同的保管期限 进行科学系统的整理 使其规范化 标准化 便于管理和利 用 二 常见的会计档案分类方法 一 会计年度分类法 即以会计年度时间为标准 对
12、会计 档案进行分类的方法 二 会计形式分类法 即以会计凭证 会计账簿 财务报 告 其他会计核算材料等会计档案形式为标准 对会计档案进 行分类的方法 三 会计类型分类法 即以会计类型为标准 对会计档案 进行分类的方法 如税收会计 经费会计 单位预算会计等 四 会计机构分类法 即以会计核算组织机构为标准 对 会计档案进行分类的方法 五 会计档案保管期限分类法 即以会计档案保管期限为 标准 对会计档案进行分类的方法 实际操作中 往往是采用 复式结构分类法 即将上述两种 或两种以上的分类方法结合使用 如 年度 类别 保管期限 类别 年度 保管期限 三 会计核算材料组卷方法与要求 会计核算材料的组卷 首
13、先应按会计档案的分类方法 法 把会计核算材料按不同类别分开 其次 在每一类别 材料中区分不同的保管期限 第三 按形成的时间顺利 结合材料形成数量多少 组成若班干保管单位 一 会计凭证的组卷 会计凭证需按月分开组卷 并根据每月凭证的多少 组成一卷或数卷 不同月份产生的凭证不能组在同一案卷 内 组卷顺序 检查 原始凭证真伪 记帐凭证编号顺序 有无需要单独抽出的凭证等 拆除金属物 修补破损 装订 厚度不宜超过2公分 包角盖骑缝章 填写凭 证封面 单位名称 凭证名称 时间 册数 册次 记账 凭证起止号 附件数 本册凭证合计总数 会计主管 装 订人 装订时间 备注 装盒 一卷一盒 二 会计账簿的组卷 会
14、计账簿组卷时要按账簿形成的特点区分会计年度 不同种类的账簿分别组卷 v 1 各类账簿的首页的启用表 账户目录应逐项填写完 整 规范 有关人员签章 v 2 订本式账簿应保持原样 空白页不能拆 但须在记 录账页的最后一行画一斜线 以示结束使用 并在卷末备 考表写明使用账页和空白账页的页数 在账页封面盖上含 有年度 保管期限 案卷号内容的章 v 3 活页式或卡片式账簿换上标准封面 抽出空页 编 页码 v 4 跨年使用的固定资产账 归最后一年立卷 并在封 面注明 年至 年 每本厚度不超过2公分 三 财务报告的组卷 财务报告组卷时按会计年度结合保管期限组卷 会计报表组卷时要注意以下事项 月报 季报 年报
15、分开 本 单位报表与下属单位报表分开 不同年度 不同保管期限的报表分开 会计报表整理类同文书档案 即需编页码 抄写卷内目录 月 季报卷内目录可从简 填写备考表 拟写案卷标题 四 其他会计核算材料的组卷 按其内容结合保管期限分别组卷 如银行存款余额调节表与银行 对账单是两种用途不同的会计核算材料 应分别组卷 五 会计电算化纸质核算材料的立卷 其输出的纸质会计核算材料按上述纸质会计档案要求整理立卷 为便于档案统计 保管和查找利用 必须对所有的会 计档案进行编号 会计档案的编号有两种形式 一 年度编号法 会计档案数量较少的单位 一年形成的会计档案按类 别结合保管期限进行排列 编一个案卷流水号 二 类
16、别编号法 会计档案数量较多的单位 各类别会计档案分别按每 一会计年度结合保管期限 分别进行排列 每一类别编一 个案卷流水号 四 会计档案编号 1 会计档案作为单位档案的一个重要组成部分 其档号的编制应纳入单位档案的整个编号系统 2 会计档案档号由全宗号 分类号 目录号 案卷 号组成 全宗号 档案馆指定给立档单位的代号 CY2 分类号 单位档案分类的类别号 一般有大类代号和 属类代号 大类代号以英文字母或汉语拼音字母表示 如 会计档案可用KJ表示 属类代号以数字表示 如 1代表 会计凭证 2代表会计账簿 3代表财务报表 4代表其他 kJ1 1 本部 KJ1 2成都处 KJ1 3雅安处 KJ1 4 是安路处 目录号 案卷目录的代号 一般按会计档案类别或 会计年度编制 一本案卷目录编一个目录号 一个全 宗内目录号不可重复 案卷号 每一案卷在所在目录中的顺序号 同一目 录号内案卷号不可重复 常见的排列方法 一 年度 形式 名称 保管期限 把一个单位形成的会计档案 首先按会计年度分开 其次在一个会计年度内再按会计凭证 会计账簿 财务报 告 其他等形式分开排列 第三 在每一种形式内按规定 的保管期
