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1、辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 第十三章 会计档案管理 第一节第一节 会计档案概述会计档案概述 一 会计档案的定义一 会计档案的定义 1 1 定义 定义 会计档案的定义可以表述为 会计档案是各种社会实会计档案的定义可以表述为 会计档案是各种社会实 践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的 会计文件 不论其记录方式和载体如何 会计文件 不论其记录方式和载体如何 2 2 含义 含义 1 1 指明会计档案的形成者 指明会计档案的形成者 各种社会实践的主体 各种社会实践的主体 2 2 指明会计档案的特定领域 指明会计档案的特定领域 会
2、计核算专业活动 会计核算专业活动 3 3 指明会计档案的价值属性特征 指明会计档案的价值属性特征 具有一定的保存具有一定的保存 价值 价值 4 4 指明会计档案的本质属性 指明会计档案的本质属性 会计核算专业活动的会计核算专业活动的 原始记录 原始记录 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 二 会计档案的属性和特征二 会计档案的属性和特征 一 突出的专业属性 一 突出的专业属性 其一 会计档案是各个单位在会计核算活动中逐渐其一 会计档案是各个单位在会计核算活动中逐渐 形成的经济活动的原始凭证 是专业经济活动的有机组形成的经济活动的原始凭证 是专业经济活
3、动的有机组 成部分 其二 无论是手工产生的凭证 帐薄 记录 成部分 其二 无论是手工产生的凭证 帐薄 记录 还是电算化会计产生的电子文档 都具有反映和记录会还是电算化会计产生的电子文档 都具有反映和记录会 计核算活动及其结构的特点 计核算活动及其结构的特点 二 形成过程的序时性 二 形成过程的序时性 会计档案是按照会计年度形成的 具有一定的时间会计档案是按照会计年度形成的 具有一定的时间 连续性的特点 连续性的特点 三 承载信息内容的严肃性 三 承载信息内容的严肃性 会计档案是社会经济活动的原始记录 其所承载的会计档案是社会经济活动的原始记录 其所承载的 信息内容必须按照国家的有关法律 制度和
4、规范来操作信息内容必须按照国家的有关法律 制度和规范来操作 关系到社会基础的稳定性 关系到社会基础的稳定性 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 四 数据记录的平衡性 四 数据记录的平衡性 会计档案的三种主要存在形式会计凭证 会计账薄会计档案的三种主要存在形式会计凭证 会计账薄 和会计报告反映或记录的同一项经济活动或财政开支必和会计报告反映或记录的同一项经济活动或财政开支必 须相符 须相符 五 会计记录与会计文件格式的规范性 五 会计记录与会计文件格式的规范性 无论是手工操作还是电算化会计所产生的会计文件无论是手工操作还是电算化会计所产生的会计文件 的格式必须相同 保证会计档案基本格式的规范
5、 的格式必须相同 保证会计档案基本格式的规范 电算化会计所产生的档案特点表现为 电算化会计所产生的档案特点表现为 1 1 会计信息的存储范围和领域的扩大化 会计信息的存储范围和领域的扩大化 2 2 会计信息对软硬件环境的依赖性 会计信息对软硬件环境的依赖性 3 3 存储介质的多样性 存储介质的多样性 4 4 会计信息的易复制性和易更改性 会计信息的易复制性和易更改性 5 5 电算化会计档案的现代化管理要求更高 电算化会计档案的现代化管理要求更高 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 三 会计档案的价值 功能和作用三 会计档案的价值 功能和作用 一 会计档案的价值概念及其构成 一 会计档案的价
6、值概念及其构成 会计档案的价值 是指会计档案对人类社会的现实实会计档案的价值 是指会计档案对人类社会的现实实 践活动和长远的历史文化建设所具有的积极意义 践活动和长远的历史文化建设所具有的积极意义 会计档案的价值构成 会计档案的价值构成 1 1 会计档案是制定财务计划的重要数据源 会计档案是制定财务计划的重要数据源 2 2 会计档案是进行科学经济决策的信息源 会计档案是进行科学经济决策的信息源 3 3 会计档案是维护正常经济 工作秩序的法定书证 会计档案是维护正常经济 工作秩序的法定书证 4 4 会计档案是研究社会经济文化存在与发展规律的会计档案是研究社会经济文化存在与发展规律的 重要文献源
7、重要文献源 5 5 会计档案是开展历史研究的记忆库 会计档案是开展历史研究的记忆库 6 6 会计档案储备会计工作经验 技术 智慧和教训会计档案储备会计工作经验 技术 智慧和教训 的知识库 的知识库 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 二 会计档案的功能 二 会计档案的功能 会计档案的功能就是指它对其形成单位或社会的经济管会计档案的功能就是指它对其形成单位或社会的经济管 理活动和历史文化建设等所具有的作用能力 理活动和历史文化建设等所具有的作用能力 在潜在的条件下 会计档案的功能是中性的 但在显现在潜在的条件下 会计档案的功能是中性的 但在显现 的条件下 会计档案的功能是具有偏向性的 的条件
8、下 会计档案的功能是具有偏向性的 1 1 原始凭证功能 原始凭证功能 2 2 历史查考功能 历史查考功能 3 3 历史记忆功能 历史记忆功能 4 4 维护经济秩序功能 维护经济秩序功能 三 会计档案的作用形式 三 会计档案的作用形式 会计档案的作用是会计档案功能的具体体现 会计档案的作用是会计档案功能的具体体现 1 1 信息保障作用 信息保障作用 2 2 维系管理作用 维系管理作用 3 3 监督检查作用 监督检查作用 4 4 经济 历史研究作用 经济 历史研究作用 5 5 凭证 查考作用 凭证 查考作用 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 一 会计档案人员对现行会计文件监督与控制工作的依据
9、 一 理论依据 会计信息的运动生命周期分为会计信息的产生与形成 阶段 会计信息的暂时保存阶段和会计信息的销毁或长期 保存阶段 文档一体化理论是会计档案人员对会计文件和 会计记录等会计信息实施有效管理控制的重要理论依据 二 实践依据 会计档案人员不仅要对会计档案信息实施后台控制 而且要进行前台具体操作 三 法规制度依据 实施有效的前端控制 必须按照国家的相关法律制度 为依据 中华人民共和国会计法 第二节 会计档案人员对现行会计文件 会 计信息的监督与控制 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 二 电算化环境条件下的会计文件信息的有效前端控制 在电算化条件下 传统的会计档案管理理论和方法已经 显
10、现出一定的不适应性 为此 我们必须认真了解和掌握电 算化条件下会计档案信息及其管理的新特点 及时对会计档 案的管理理论和方法进行补充和完善 才能使会计档案的管 理理论具有实践的品格 才能使其发挥对会计档案管理实践 的指导作用 一 电算化会计档案信息系统的特点 1 电算化会计档案信息系统缺乏交易处理痕迹 2 内部控制的程序化使得内部控制具有一定的依赖性 同时也增加了会计档案信息系统差错反复发生的可能性 3 电算化会计档案信息系统的交易授权及其执行与手工 会计系统存在差异 4 电算化条件下的会计档案信息的控制范围扩大了 5 电算化会计档案信息系统镇南关会计信息存储数字化 6 网络技术的发展及其在会
11、计活动中的应用 带来了许 多新问题 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 二 电算化会计档案信息系统的一般控制 1 组织与管理控制 2 应用系统开发 建立和维护控制 3 系统软件控制 4 系统操作控制 5 数据和程序控制 6 网络的安全控制 三 会计电算化系统的应用控制 1 输入控制采用的控制方法 2 计算机处理与数据文件控制所采用的控制措施 3 输出控制可采取的控制措施 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 第三节第三节 会计档案的收集会计档案的收集 会计档案的收集 就是按照国家有关法律 法规和制会计档案的收集 就是按照国家有关法律 法规和制 度的要求 将具有一定保存价值的会计档案整理立
12、卷 定度的要求 将具有一定保存价值的会计档案整理立卷 定 期移交给档案机构集中管理的一项档案业务活动 期移交给档案机构集中管理的一项档案业务活动 一 会计档案收集的一般要求一 会计档案收集的一般要求 1 1 会计档案收集必须贯彻执行 会计档案收集必须贯彻执行 统一领导 分级管统一领导 分级管 理理 的基本原则 的基本原则 2 2 会计档案的收集活动必须自觉地遵循会计档案的 会计档案的收集活动必须自觉地遵循会计档案的 形成规律 即档案信息的活跃期 半活跃期 保存期或死形成规律 即档案信息的活跃期 半活跃期 保存期或死 亡期 亡期 3 3 会计档案的收集工作必须保证会计档案的齐全完 会计档案的收集
13、工作必须保证会计档案的齐全完 整 信息准确 整 信息准确 4 4 会计档案的收集工作要注意质量优化 成分充实 会计档案的收集工作要注意质量优化 成分充实 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 二 会计文件的归档制度 会计文件的归档制度是确保一个立档单位会计档案的 系统积累和质量的一项重要的业务制度 一 会计文件归档制度的一般内容设计 1 归档范围 会计档案的归档范围 主要包括本单位形成的会计凭 证 会计账簿 财务报告等会计核算专业材料及银行存款 余额调节表 银行对账单 会计档案移交清册 会计档案 销毁清册 会计档案保管清册 实行会计电算化单位存储 在磁性介质上的会计数据 程序文件以及其他会计
14、核算资 料 会计档案的不归档范围 主要包括本单位的经费预算 财务收支计划 调资定级 财务制度 财务政策管理文 件材料 纳入文书档案立卷 不纳入会计档案归档范围 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 2 2 归档时间 归档时间 年终立卷 可暂时保管一年 移交本档案机构统一保 管 企业可根据自己情况在会计机构专柜保管 3 3 归档要求 归档要求 1 移交清册要真实准确 密封处理 加经手章 2 齐全完整 保持卷册的封装 3 责任人由会计人员 档案员担当 档案室存放 4 出纳人员不得兼任档案保管 5 档案处理要有多机构专业人员共同参加 6 所有财务账薄等都需归档保存 以备查询 7 所有会计文档必须经
15、过审核鉴定 8 所有财务文件必须按照国家规定规范整理 9 所有材料必须符合档案安全保护需要 10 必须将所有材料转交档案管理部门 11 档案管理部门必须全面接受移交的会计档案 12 必须做好档案材料的安全备份工作 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 4 4 归档份数 归档份数 指归档的会计文件 会计记录的实际分数 一般情况指归档的会计文件 会计记录的实际分数 一般情况 下只归档一份即可 但特殊情况下可留有安全副本或备份下只归档一份即可 但特殊情况下可留有安全副本或备份 副本 副本 5 5 归档手续 归档手续 会计档案形成后应在原单位保存一年 然后由保管单会计档案形成后应在原单位保存一年 然
16、后由保管单 位形成移交清册 由专门人员负责 位形成移交清册 由专门人员负责 单位名称 档案年度 保管年限 年 月 日 第 页 编编号档案题题名册数页页数档案装具 柜 箱 架 号保管期限备备注 移交单位 经手人 接收单位 经手人 移交清册 辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础 二 会计文件归档制度的保证措施设计 二 会计文件归档制度的保证措施设计 会计文件归档制度的保证措施的设计 是为了有效地保证会计文件归档制度的保证措施的设计 是为了有效地保证 上述各项规定事项能够得到切实的贯彻施行 上述各项规定事项能够得到切实的贯彻施行 根据单位的具体情况 设计规定各种会计档案材料有专人根据单位的具体情况 设计规定各种会计档案材料有专人 分别负有管理责任 分别负有管理责任 三 会计电算化系统会计档案收集管理制度 三 会计电算化系统会计档案收集管理制度 现金记账凭证及日记账的输出及保管 现金收付业务要做到当日业务当日清 现金记账凭证一律 由审核员审核无误后 当日输入计算机并打印出现金日记账页 交现金出纳人员核对现金库存 相符后出纳员及主管负责人在 账页上盖章 按月装订成册加盖封印 年终将各月现金日记
