【精编】档案学概论

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1、档案学概论 复习大纲 第一章 档案概念与档案现象 第一节 走进档案馆 第二节 档案的定义及其分析 第三节 档案与相关事物的关系 第四节 档案的种类 第一节 走进档案馆 一 认识档案室 馆 类型与任务 1 档案室类型与任务 类型 普通档案室 科技档案室 音像档案室 人事档案室 综合档案 室 联合档案室 档案信息中心 任务 集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案 为本机关各项工作服务 并为党和国家积累档案史料 对本机关文书 部门或业务部门文件材料归档工作进行指导和监督 负责管理本单位全 部档案和相关资料 并积极组织提供利用 定期把具有长远保存价值的 档案向档案馆移交 2 档案馆类

2、型与任务 类型 国家档案馆 国家综合档案馆和专门档案馆 部门档案馆 部 门综合档案馆和专门档案馆 企业事业及其他组织档案馆 任务 收集 保管和利用档案 维护档案的完整与安全 维护历史的真 实 服务于现实和未来 二 档案工作基础设施 1 档案库房 阅览室 办公室三分开 2 档案箱柜 密集架 底图柜等 3 照相机 录音机 录像机 复印机 计算机 打印机 装订机 档案缝纫机等 4 空调 去湿机 温湿度计 5 安装防盗门窗 配备灭火器等设施 三 档案室应标识的工作 制度 1 档案工作人员岗位职责 2 文件材料归档制度 3 档案保管制度 4 档案阅览制度 5 档案鉴定与销毁制度 6 档案保密制度 7 安

3、全防火制度 认 识 档 案 室 馆 四 档案室的防护措施 1 要在明显处标识 严禁烟火 警示牌 2 照明灯具选用40W或60W乳白色白炽灯 禁 止使用日光灯 并加装防爆罩 3 灭火器材要方便取放 不放在档案库房内 4 档案室要配备手电筒 以备停电时使用 严 禁明火照明 5 档案室温度一般在14 24 相对湿度为 50 65 6 档案库房窗户要有红黑两色窗帘 避免阳光 直射档案 7 档案橱柜摆放应与窗户垂直 8 档案室要安装防盗窗 防盗门 要安全保管 钥匙 认 识 档 案 室 馆 五 档案人员应具备的素质 1 政治素质 忠诚于档案事业 恪守本职 遵纪守 法 勤奋工作 2 专业素质 熟悉档案工作的

4、法律 法规和规章制 度 掌握档案工作的一般规律 学习 掌握档案工作 专业知识 不断提高档案业务技能 善于解决档案工 作实际问题 3 相关素质 广泛了解与档案工作相邻 相关的专 业知识 努力提高科学 文化 历史和现代化管理等 知识水平和开拓创新能力 了解档案工作人员 六 档案工作人员岗位职责 1 热爱档案工作 为档案事业尽职尽责 2 努力钻研业务 掌握各门类档案材料的分类 组卷和 管理 信息开发利用等知识技术 3 努力使归档的文件材料收集齐全 保管科学 查找方 便 保证有较高的案卷质量 实现档案管理标准化 规范化 4 做好本机关档案材料的立卷归档和本系统档案业务指 导工作 5 坚持原则 保守机密

5、 坚守岗位 不得把档案资料擅 自带离岗位或给无关人员抄阅 不随便谈机密事宜 做到不 丢密 不泄密 6 热情接待档案利用人员 做到迅速 准确提供档案资 料 7 加强综合档案室的日常管理工作 定期检查 保证档 案完整无缺 保持档案室整齐清洁 8 做好档案资料的统计工作 了解档案工作人员 七 档案专业基础职务任职条件 1 管理员 高职高专 中职毕业 见习一年期满 初 步掌握档案专业基本知识 对档案工作有关规章制度有一 定的了解 并初步掌握档案工作的基本方法和技能 2 助理馆员 大学本科毕业见习一年期满 高职高专 毕业担任管理员职务二年以上 中职毕业担任管理员职务 四年以上 比较系统地掌握档案专业基础

6、理论和专业知识 基本了解党和国家有关档案工作的方针 政策和档案工 作的规章制度 初步掌握一门外语或基本掌握古汉语 3 馆员 大学本科毕业担任助理馆员职务四年以上 高职高专毕业担任助理馆员职务五年以上 系统地掌握档 案专业的基础理论和专业知识 熟悉党和国家有关档案工 作的方针 政策和档案工作法规 能起草本地区 本系统 本部门有关规章制度 掌握一门外语或古汉语 了解档案工作人员 第二节 档案的定义及其分析 一 对已有档案定义的剖析 定义有数百种之多 直观描述型 抽象揭示型 二 档案的本质及其定义描述 本质特征 原始记录性 二 档案的本质及其定义描述 档案定义 档案是社会组织或个人在以往的 社会发展

7、实践活动中直接形成的具有 清晰 确定的原始记录作用的固化信 息 二 档案的本质及其定义描述 档案定义及其要素 档案来源 从形成者看来源 机构 组织 个人 档案形成 三个条件 办理完毕的文件 具有一定参考利用价值的文献 按照一定规律保存起来的文件 三 对档案定义的理解 社会性 人类社会活动中形成的 历史性 已经形成的 确定性 所记录内容是清清楚楚的 原始记录性 本质特征 四 档案的实存形态及其形成过程 实存形态 以公务文书为代表的文字记录材料站主 导 非文书的信息记录物 如录音 录象 照片等需辅以相应文字说明 四 档案的实存形态及其形成过程 形成过程 在制作时就是档案 人事档案 会计凭 证等 在

8、其被制作时并不是档案 公务文书 私人信函 公式 有意无意地制作 有意的处理保存 第三节 档案与相关事物的关系 档案与图书 档案与信息 档案与情报 档案与文书 档案与文物 第四节 档案的种类 公务档案与私人档案 历史档案与现行档案 文书档案 科技档案与专门档案 建国后档案 革命历史方案 旧政权档 案 档案的基本分类 1 按产生领域分 文书档案 科技档案及专门档 案 如会计档案 诉讼档案 2 按制成材料分 甲骨 竹简 缣帛 纸质 胶 片 磁带 光盘 实物档案等 3 按单位性质分 党政机关档案 事业单位档案 企业档案 军队档案 农村档案等 4 按形成时期分 建国前档案 包括革命历史档 案和旧政权档案

9、 建国后档案 前者常称为历史档 案 后者常称为现实档案 工业企业档案的分类 党群工作类 经营管理类 生产技术管理类 产品类 科学技术研究类 基本建设类 设备仪器类 会计档案类 干部职工档案类 第二章 档案的源流 第一节 档案的起源 第二节 档案形态的演变 第一节 档案的起源 一 档案起源与演变 档案起源诸说 文字说 文字 国家说 原始记事方法说 档案的产生 发展经历了漫长的历史过程 二 中国档案起源 中国是世界文明的发祥地之一 原始文字记 录的产生时间可能距今已有5000多年 也可以认为是 中国古代档案的大致起源时间 国家形成以后 国家管理的需要 文书记录 被比较系统地保存起来 形成了数量可观

10、的古代王朝 档案 三 外国档案起源 古埃及 两河流域 幼发拉底河 底格里斯河流域 古代东方奴隶制国家是人类 文明的发祥地 也是最早产生档 案和档案工作的地方 第二节 档案形态的演变 一 纸张使用之前的中国古代档案 甲骨档案 金石档案 简牍档案 缣帛档案 二 纸张使用之前的外国古代档案 三 纸质档案 音像档案和电子档 案 纸质档案 经济实用 书写方便 音像档案 直观性强 不能直接阅读 电子文件 电子档案 数量日益增长 法 律地位不明确 四 档案的词源 档案 一词明末清初已被使用 语义学角度 档 是横木框档 案 是几属 小桌子一类的东西 殷商时期 典 册 西周时期 中 治中 汉魏时期 文案 文书

11、唐宋以后 案卷 文卷 案牍 第三章 档案的价值与作用 第一节 档案价值与作用概述 第二节 档案的价值形态 第三节 档案的作用 第四节 实现档案价值的规律与条件 第一节 档案的价值与作用概述 档案价值是指对国家 社会或个人的有 用性 是基于哲学的价值概念 档案价值是档案学中的重要理论问题 是理解档案和档案管理活动的前提 第二节 档案的价值形态 不同的角度有不同的价值 凭证价值和情报价值 根据档案实现领 域和效果不同 现实价值和长远价值 根据档案实现时 间不同 对于形成者价值和对于社会的价值 根 据档案价值主体的不同 一 凭证价值和情报价值 凭证价值 1 从档案的形成过程分析 档案是从当时直接使用

12、的文件转化而来的 并非事后为使用而另行 编制的 是当时社会活动的原始记录 因此 比较客观地记录和反映了 当时人们的思想和活动过程 是一种另人信服的历史证据 这种证据 性的价值 往往只是在事件本身成为历史陈迹后才会显现出来 2 从档案的物质形态 形式特征 上分析 从档案的物质形态上分析 我们可以发现档案文件上有着真实的 历史标记 有当事人行为的痕迹 如有亲笔签字 批注 手稿 有个 人或机关的印章 有照片 录音 录象等 这些都是历史的真迹 所 以 档案能成为一中确凿的原始记录和历史证据 具有无可辩驳的权 威性 一 凭证价值和情报价值 情报价值 档案是事实 知识和经验的记录 具有可靠的 广 泛的 可

13、资参考的特征 档案不仅记录了人们社会实践活动的成就 而且记 录了人们获得成就的过程 记录了人们在各种活动中思想 的发展过程 记录了物质生产活动和精神生产活动中的经 验和教训 对于人们研究有关事物的发展规律 继承丰富 的历史遗产 具有很高的情报性价值 也就是参考价值 情报价值的具体体现 1 材料的原始性和权威性 不同于报纸 杂志等的情报价值 2 材料来源和内容的广泛性 文字 图象 声音等都可以转化为档案 3 材料的不可替代性 档案一般不以复本形式存在 一旦损毁 很难 有其他弥补办法 二 现实价值和长远价值 现实价值又称现行价值 是指档案对现 实的社会实践活动所具有的有用性 档案的长远价值 是指档

14、案的时效性可 以扩展到遥远的未来 在相当长的时间中 能够满足社会各方面利用者需要的性质 三 对于形成者的价值和对社会的价值 档案对于形成者所具有的价值 其主体 是档案形成者 对于社会所形成的价值 主体是非档案形成者 在我国 档案对于形成者价值的实现一 般是在档案室阶段 而对于形成者之外的 社会价值的实现主要是在档案馆阶段 不同种类的档案在从对于形成者的价值 向对社会的价值的过渡时具有不同的特点 第三节 档案的作用 行政作用 业务作用 文化作用 法律作用 也是政治斗争的工具 教育作用 宣传教育的重要素材 一 行政作用 档案是机关过去活动的记录 人们为了熟 悉情况 总结经验 制定计划 处理问题 常

15、常需要从档案中查考以往的历史记录 如 果没有档案 往往会使一些问题难以解决 在一个单位内部 机关档案工作是否健全 将直接影响到这个单位的行政效率 因此 行政作用就是行政管理的凭据 二 业务作用 自然界有一定的发展规律 档案中记载了我们祖 先在世世代代生产活动中积累起来的丰富的经验 和教训 如水位 水流 气象的测量记录 地质 变化 矿藏探测的记录 各种建筑工程 生产工 程的记录等都为我们留下了宝贵的材料 在现代 化的生产管理和技术管理中 档案的作用显得尤 为重要 因此 充分利用有关的档案 对于进行 正常的生产活动 提高经济管理水平 促进社会 生产力的发展都具有极其重要的作用 因此 业务作用就是生

16、产活动的依据 三 文化作用 档案是人类所创造的一种宝贵的精神 文化财富 与文化紧密相连 档案是民族文化的集中体现 档案是历史文化的积累 档案是历史文化传承的手段 档案是文化创新的基础 四 法律作用 档案的法律作用是指档案在解决争端 处理案件等活动中所发挥的证据作用 也 是其凭证价值的重要体现 档案是政治斗争的工具 档案是维护合法权益的依据 五 教育作用 由于档案是人类丰富的社会实践活动 的原始记录 因此 利用档案撰写回忆录 著书立说 进行文艺创作 举办各种展览 往往富于说服力和感染力 多年来 在宣传 教育方面 档案发挥了广泛的作用 收到了 显著的效果 第三节 实现档案价值的规律与条件 一 档案价值的扩展律 由于档案的原始记录性 孤本的稀有性 内容的典 型性 独一性等特点 档案的作用可以扩大和发展 且 具有一定的规律 由于价值主体扩展而导致的档案价值扩 展 第一 档案作用从形成机关扩展到全社会 第二 档案机密程度的递减 由于档案作用性质的变化而导致价值扩 展 第三节 实现档案价值的规律与条件 二 档案价值的时效律 档案与利用需求之间关系的时效性 档案价值鉴定就是认识和确定档案价值的时效期