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1、食品有限公司 编号: HR-01-003 行政专员（内务）岗位说明书岗位名称行政专员（内务）岗位编号ZC-AD-003所在部门行政办公室岗位定员1人薪级范围H1G8职系行政后勤直接上级办公室主任晋升方向行政主管/经理助理直接下级食堂、保洁、宿舍、门卫岗位分析日期2018年10月本职：负责公司资质证件文档、合同、信息保密管理；组织策划公司会议、年会；负责公司行政易耗品仓库的管理以及各部门办公用品、劳保用品的申购与领用；负责公司食品安全台账和安全生产台账的管理；负责公司公务接待管理。职责与工作任务职责一职责表述：协助办公室主任保证公司内部管理体系的完整和平稳运行工作任务协助制定和完善公司内部的管理
2、体系和各项管理制度。协助督促管理制度的有效执行，协助评估和监督公司内部管理的规范性和有效性。职责二职责表述：公司资质、文档的管理工作任务公司文档、合同、证照的日常管理工作，包括新建、编号、录入、审核、归档、外借、查阅、销毁等工作。公文的草拟、呈批、发布等工作；公司制度的发布、更新管理。公司大事记资料录入、整理、归档；公共类信息的审核和发布（包括通讯录、网页等）。公司荣誉奖牌、证书管理，并对其进行录入登记、保管、复制、维护等工作。职责三职责表述：负责公司会议组织、福利活动的筹备工作任务公司年度、月度经营会议以及部门内部会议的组织、筹备工作。公司年会、外训、拓展训练、旅游、团建活动的筹备和组织。职
3、责四职责表述：行政易耗品仓库的管理和公司各类行政类固定资产管理工作任务做好行政易耗品仓库的日常管理工作，包括入库、领用和出库手续。对行政易耗品仓库做好出入明细账册，设置安全库存警戒线，对低于安全库存的物品进行申购。每月对行政易耗品仓库做好盘点工作，做到账实相符。负责公司行政类固定资产的管理，包括登记、台账、盘点、报修、报废等。职责五职责表述：公司食品安全台账和安全生产台账的管理工作任务根据上级主管行政单位的要求制作和完善相应食品安全和安全生产台账。在上级行政单位进行检查的时候负责接待并配合检查工作，以及沟通协调和结果反馈等相关工作。职责六职责表述：公务接待管理工作任务公司间的员工交流活动、客人
4、来访、公务接待等工作，为其安排食宿、行程及票务办理等。工商行政管理部门的业务联系、联谊，维系政府行政部门关系。职责七职责表述：辅助完成公司各类项目申报工作执行工作任务整理公司项目申报计划，对项目进行可行性分析及前期准备，参与项目的立项，撰写相关的报告。及时了解行业动态及相关部门的政策查找、搜集公司各类产品的项目申报信息收集项目申报、批复文件等相关数据，并进行文字汇总、编写申报材料。负责申报材料打印、装订及报送工作。与政府部门、第三方检验或者代理机构的协调、沟通配合工作。跟踪项目进展，负责验收资料的准备、送审和验收。负责项目申报资料以及相关档案归档和管理工作。积极参加科技部门及政府部门开展的项目
5、资源申报培训工作。保持与项目相关的各主管部门的联系和沟通，争取政府的有力支持。及时了解行业动态及相关部门的政策，并搜集有价值的行业信息及政策信息职责八职责表述：辅助公司党支部和工会工作组织管理以及印章管理工作任务协助办公室主任主持公司党支部和工作的日常工作。按照公司党政工作计划定期开展工作，充分发挥党支部和工会作用。组织职工开展积极健康向上的文化、体育活动，丰富职工文化生活，提高职工队伍整体素质，增强企业凝聚力。负责公司合同章和工会章的管理。职责九职责表述：员工食堂、宿舍、公共卫生管理工作任务监管员工食堂厨师等工作人员的工作，确保食品卫生及员工用餐环境卫生。提升员工用餐质量，合理控制成本。 负
6、责宿舍的管理，及时办理员工住宿与退宿手续，定期检查并督促住宿员工清扫与整理，确保用水用电安全。管理保洁员的卫生清理工作，保证员工良好的工作环境。职责十职责表述：办公室日常事务以及办公室主任交办的其他工作权限：审核权：公司资质、证件借用、复制等的审核权；分析建议权：分析各部门办公用品量，制定合理的库存；对所管辖工作的分析建议权；监督检查权：对全公司5S落实情况的监督检查权，以及对会议决议的执行情况的监督检察权；对下级工作的检查、管理、考核权及对相关人员岗位调整、任命、奖惩的权力；活动组织权以及其他由行政办公室主任直接授予的权限。工作协作关系：内部协调关系公司各部门，办公室主任外部协调关系上级主管
7、行政单位；任职资格：教育水平大学专科以上专业行政管理、企业管理、财务管理、法律或相关专业经验1年以上相关工作经验知识具有相应的行政管理、企业管理、财务、法律知识和与媒体接触的技巧技能技巧熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识，良好的文书处理能力个人素质具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力与组织协调能力、语言文字能力其它：使用工具设备电脑、一般办公设备（扫描仪、打印机、传真机、Internet网络）工作环境办公场所，无高风险操作，不频繁出差工作时间特征正常工作时间，根据需要加班所需记录文档通知、简报、汇报文件或报告、总结等考核指标：1、项目申报资料管理有序，各项工作开
8、展顺利及时；2、公司各项资质证件管理良好，无过期、遗失等人为疏忽；3、行政易耗品仓库管理良好，库存合理，入库、领用、出库手续准确、齐备；4、安全生产、食品安全台账按照进度完成；5、各类报表、数据统计上交及时、准确；7、与本部门及其他部门同事沟通良好无障碍。素质能力：沟通能力1、表达时能用言简意赅的语言，清晰的阐明观点，便于对方理解；2、沟通中能注意倾听别人讲话，不随意打断别人；3、能够使用恰当的表情和肢体语言，构建一个和谐的沟通氛围；4、能够根据环境、对象的不同，采取不同的沟通方式与策略。服务意识1、以客户为中心，工作计划及流程按照客户需求进行调整；2、对客户提出的需求能主动的协调各方面资源予
9、以满足；3、将为客户创造价值作为工作的最终目标和努力方向。分析、解决问题1、能从多个维度去分析问题，从而迅速的理清思路、抓住关键；2、在问题发生时，能够尽可能的征求各方的意见和解决方案；3、能从问题的表象分析深层次的原因，举一反三从而制订相应的措施杜绝隐患，并保证同类问题不再发生。主动性1、在完成职责范围内的工作的前提下，主动提出承担新的工作任务；2、在别人需要帮助时，能主动提供力所能及的帮助；3、工作中敢于打破固有模式，用新办法、新思路对原有工作进行创新；4、发现问题后，能主动向上级或相关部门反馈，并提供解决方案；5、经常就其他部门、岗位的工作提出合理化改进建议。责任心1、在工作中能够以身作
10、则，即使在没有监管的情况下，也能严格按制度、流程操作；2、热爱自己的工作，即使在出现困难、挫折时，不抱怨、不推诿、不妥协，坚持按高标准完成工作；3、经常对自身工作进行总结和反思，尝试用新的办法、行动，不断提高效率和效果。应注意避免的工作失误1、工作对接、沟通协调时态度生硬；2、工作不能持之以恒，半途而废，有执行没有结果；3、出现问题不能及时发现和解决，出现后果首先推卸责任，不首先想着补救。职业生涯发展方向行政主管、经理助理、行政办经理、总经理助理、行政副总经理、总经理工作日程表：每日工作1、8：00办公室环境卫生检查，督促所有人整理好办公桌面和各自的工作区域，未按要求执行5S扣绩效1分/次；2
11、、8：15食堂、保洁、门卫工作巡查，报修记录查看，快递文件收集，重要文件带回集中处理，食堂卫生安全日常检查，编制表格；3、9：00跟踪督促安环工作，辅助完成安全环保工作（曾军比较忙）；4、9：30检查前一日行政办公室每人工作日志记录情况和未完成事项（未记录工作日志扣绩效2分/次，工作事项未完成无正当理由扣绩效1分/次）；4、10：00前一日下发通知、公告以及外来文件整理存档，前一日入库单据检查审核完成情况；5、14：00行政后勤用各类用品（纯净水、洗洁精、酒精、劳保用品等）库存量检查，低于预警库存及时申购；6、16：00整理当日采购明细，确保当天入库单和出库单全部录入系统；7、16.30汇总当
12、日工作服领用更换情况汇总，登记表格；8、17：00下班前安全检查，办公室设备切断电源，锁好门窗。9、做好公司其他部门的后勤保障支持服务10、完成上级交付的其他工作每周工作1、每周一上午组织部门例会，形成书面会议记录，要求相关责任人签字确认；2、每周五根据各部门汇总申购单进行审核，申报采购计划；3、每周各类通知、公告、外来文件整理汇总并归档；4、每周按照计划完善食品安全台账与安全生产台账资料；5、每周出门证统计、每周各类行政后勤费用统计、每周部门考勤、各类周报表数据及时上交办公室主任。6、每周后勤工作检查，督促行政办公室主任完成各项既定每周工作计划。7、负责监督办公室主任工作计划完成进度8、完成
13、上级交付的其他工作每月工作1、每月1日汇总统计门卫处仓库开出的出门证，并核对交至财务2、每月3日前将工作服的签字表送到车间签字核对3、每月3日前完成行政后勤人员考勤表和出门证统计交办公室主任；4、每月4日前将宿舍电费扣费记录表与其住宿人员核对签字核对5、每月5日前将上月行政收支费用分析表交给办公室主任；6、每月5日前完成行政办公室人员考核统计，汇总考核表；7、每月5日通知各相关人员参加月度经营例会；8、每月10日前汇总上月水、电、气、电话费用缴纳情况，各易耗品、劳保用品供应商费用结算情况；9、每月10日前检查公司各项资质、证件、专利有效期，及时上报办公室主任，需要续展和缴费的及时申报办理；10
14、、每月10日前检查公司各项资质、证件、专利有效期，及时上报办公室主任，需要续展和缴费的及时申报办理11、每月25日前整理完毕当月新签订合同和过期合同，形成书面记录上报办公室主任；12、每月30日或31日汇同成本会计对行政易耗品仓库进行盘点，保证账实相符；13、每月30日或31日汇同现金会计查抄宿舍电表，汇总电费。14、完成上级交付的其他工作写在最后1、责任心固然重要，但工作的效率也很重要，所以时刻准备挑战工作出现的难题，想问题要全面；2、学历并不代表能力，要适当地改造自己。一开始的形象有好有坏，你可以多问下别人的看法，试着改变自己；3、寻求晋升空间，行政工作不是你最终想要的，积累了一定的经验，可以设法让自己能够胜任更重要的职位，让老板赏识你；4、制定工作和学习计划，规划自己的人生；及时充电，你喜欢什么想学什么，那就马上行动，买些书或者报名一些培训或考试，这对自己是有百益而无一害！5、天下无不散之筵席，如果是个人能力得到极大的提升跳槽寻求更好的平台发展，我祝贺你，真心为你高兴。如果是客观原因不得不离职，我理解你，并且祝你一帆风顺。如果承认失败或者由于负面情绪，团队也感谢你，因为团队因此而得到提升。 6 / 6
