项目管理-IO7-01提出改进方案

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1、1 第七步 提出改进进方案 改进阶进阶 段 2 改进阶 段概述 针对分析阶段找出的影响过程发生变异的 关键少数 变量 KPIV 产生 优化和实 施相应的改进方案 并对实施后的结果进行 验证 工具工具 提出和优化改进方案 头脑风暴 风险评估和风 险管理 标准测试和X Y矩阵 流程改进 DOE 实施并验证改进方案 分布图 趋势图 盒子 图统计比较等 3 改进阶 段 定义 测量 分析 改进 控制 一 提出改进方案 1 提出多种改进方案 2 选择改进方案 3 优化改进方案 二 验证改进结果 1 试验改进方案 2 实施改进方案 3 对改进结果进行验证 4 目 录 一 提出多种改进方案 二 选择和优化改进

2、方案 5 第一部分 提出多种改进方案 6 提出多种改进方案 在这一步中 要充分考虑各种改进方 案 需要完成四个任务 1 确认改进目标 2 确定改进策略 3 确定解决问题的标准 4 产生可供选择的改进方案 7 提出多种改进方案 采用的主要工具 头脑风暴 注意 头脑风暴在任何领域 任何项目 任何阶段都可以使用 在改进阶段头脑风暴尤为重要 集思广益 三个臭皮 匠 顶一个诸葛亮 8 回顾我们的总体目标是什么 D阶段已确立Y的目标 要解决什么问题 分析阶段的输出 关键X 解决后的状况怎么样 较之改进前 有多大程度的改变 1 确认X的改进目标 9 如何评价我们的目标 目标的SMART原则 Specific

3、 明确的 Measurable 可测量的 Achievable 可实现的 Relevant 相关的 Time bound 时间限制的 1 确认X的改进目标 10 2 确定改进策略 1 改进层次 战略的 VS 战术的 2 改进方式 激进式 VS 渐进式 3 因子间的关系 因子间有无相互作用 对于较容易解决 无相互作用的KPIV 可以直接提出 改进方案或者运用一些简单的工具 对于较复杂 可能有相互作用的KPIV 可以引入DOE等 其他较复杂的工具 11 3 确定解决问题的标准 在解决问题时必须面临的一些约束条件 比 如 资金 人力 范围 顾客反应等 也可以包含一些 最好是 的一些条件 12 3 确

4、定解决问题的标准 质量 时间进度目标范围 资源需求 要便宜 要快 要好 1 资源的约束 项目要素三角形 13 3 确定解决问题的标准 2 信息的约束 TIT FOR TAT 1 1 8 0 0 8 5 5 抵赖 坦白 坦白抵赖 囚徒甲 囚徒乙 信息的充分和对称才能得到最优化方案 改进措施 必须使各方的利益最大化 14 3 确定解决问题的标准 3 客户的反应 再次确认改进是否符合客户的心声 VOC 顾客的信息很容易被误解 必须一些行动 高质量 的访谈或问卷调查 以充分了解顾客的信息 15 最有可能解决问题的行动是什么 所有的方案都考虑了吗 甚至那些和基本约束不一致 的 陈旧的 太危险的 出格的

5、愚蠢的 不可能的 方案 4 产生可供选择的改进方案 1 团队的作用 多元化 团队应该包括客户和供应商 2 企业文化的重要性 企业文化无处不在 大道而无形 16 案例 降低GSM合同不完全发货 成本 不完全发货成本 延迟关闭 分批发货 生产缺料 排产计划不合理 流程不完善 ERP操作错误 非正常合同与 机号未及时转正 排产员 经过分析阶段的筛选 确定导致GSM合同不完全发 货成本高的关键因素如下 17 减少缺料 提高计划预测准确率 缩短采购供应周期 减少料单图纸错误和更改 加强来料质量控制 提前备库准备 加强物料分配合理性 案例 降低GSM合同不完全发货 成本 多种改进方案1 18 合理制订排产

6、计划 实施齐套分析和控制 制订排产标准 加强培训 增加月度计划控制 增加人手 实施轮岗 完善考核制度 按合同关闭分配物料 多种改进方案2 案例 降低GSM合同不完全发货 成本 19 练 习 1 每个小组针对各自的项目提出多种改进方案 2 重新选择项目负责人 3 完成后负责人介绍本组方案 4 时间 15分钟 20 第二部分 选择和优化改进方案 21 选择 和优化改进方案 我们已找到多种解决问题的方案 哪一个方案更 适合我们 如何选择和评估 如何进一步优化 哪一种 方案既能满足顾客的需求 又能最大限度降低风险 争 取最大的利益呢 22 评估改进方案 回答下列问题有助于评估选定的改进方案 1 已经确

7、定的改进方案 其优劣势如何 2 方案是否符合已经建立的标准 3 有无其它可能的选择 4 对结果而言 什么方案是最优 5 方案可执行吗 23 什么是风险评估 风险管理 风险评估是一种确定潜在风险 判断风险发生的可 能性及其所产生的影响的工具 采用的主要工具 头脑风暴 风险评估 风险管理计划 风险评估 风险管理 24 风险评估 风险管理 好处是什么 它是一种有组织的方法 用于 鉴别问题 归档和确定优先级别 制定缓解问题的行动计划 向管理层清楚地传达风险 跟踪缓解计划的进度 在程序初始阶段就确定问题 并加以缓解 25 第1步 识别风险 第2步 分析和评定风险 第3步 制定风险缓解方案 第4步 实施计

8、划并跟踪状态 风险评估步骤与评定 26 制定风险 管理计划 例 1 识别和确认风险 列出可能的风险 比如 技术风险 需求改变 资源不足 部门之间配合困难 环境变化 法律 机构重组 27 将每项风险的严重程度分级 1 3级 风险编号 潜在影响 发生的可能性 检测的难度 总体威胁 1技术风险 3 1 2 6 2资源风险 2 2 1 5 制定风险 管理计划 例 2 分析和评定风险 方法一 按三个方面评分 求和计算 此时 总体威胁 潜在影响 发生可能性 检测的难度 28 制定风险 管理计划 例 2 分析和评定风险 续 方法二 按可能性和影响力两个个方面评分 求积计算 二维矩阵 此时 风险 影响力 发生

9、可能性 1 3 5 影响力 低 高 高 5 实施前解决 显示停止 谨慎进行 R Y G 15 255 3 15 351 9 可能性 低 1 3 29 风险评定指导 30 制定风险 管理计划 例 3 制定风险缓解方案 风险编号 预防行动 应变行动 触发原因 触发执行人 提前对现 有的供应 商的加工 能力进行 重新评估 设计变更 造成加工 的风险 选择新的 供方 现有的供应 商的加工能 力不够 材料技术部 和结构系统 部 31 制定风险 管理计划 例 4 实施计划并跟踪状态 降低成本 降低成本可以提高产品在市场上的竞争力 但是也有可能导致加工的精度不够 产品质量不高 的风险 提高A R周转率 降低

10、对客户的赊帐期 提高信用条 件 可以提高我们的应收帐款周转率 从而降低坏帐 的风险 但同时也可能丧失一部分对信用条件比较敏 感的客户 加大了丧失销售机会的风险 制订风险缓解方案必须考虑 该方案在降低A风险的同 时 是否提高或产生B风险 32 干系人会审 在评定项目风险并认为项目可行后 邀请发起人和 利益相关人员评审计划 参加人员包括核心团队 发起人 相关经理 客户 用户 家庭 只有项目经理才能对计划进行修改 优化改进方案 33 标准测试 与X Y矩阵 标准测试的作用 标准测试的作用 对多种改进方案和已经建立的 标准进行对比 评估 以确认最优改进方案 X YX Y矩阵矩阵的作用的作用如果几个方案

11、在 希望的标准 这一 项上得分相同 则可运用X Y矩阵对希望满足的标 准的评分 以确定确定一个最终的解决方案 34 标准测试 与X Y矩阵 标准测试步骤 标准测试步骤 1 必须满足的标准是不能有折衷或妥协的 要么可以 要么不 可以 2 希望满足的标准指那些必须满足的标准之外的额外要求 对 这些标准的评估可以采用打分的方式来看解决方案对它的适 应性 一般采用5分制 对每一个方案进行评估 如果有一个必须满足的标准不符合 这个方案可以被立即排除 35 标准测试 Criteria Test 标准测试步骤标准测试步骤 续续 3 每个人对希望满足的标准进行打分 最后取总分或平均数 4 如果有几个方案同时满

12、足必须的标准 以 希望的标准 得分 最高的方案为准 5 如果几个方案在 希望的标准 这一项上得分相同 则可运用 X Y矩阵对必须希望的标准的评分 以确定一个最终的解决方 案 36 标准测试 Criteria Test 标准 方案 必须满足希望满足 123456 1 532 2 352 3 243 4 545 5 333 红线表示该方案被淘汰红线表示该方案被淘汰 但是但是 有三个方案通过有三个方案通过 而且有两个方案而且有两个方案 得分相同得分相同 如何选择如何选择 37 X Y矩阵 前提条件 必须满足的标准全部符合 有几个方案在标准测试时 希望的标准 这一项上得分相同 规则 各项必须满足的标准

13、根据重要程度评价 分值可以不一样 1 10分 各解决方案的必须满足标准的总分计算规则与X Y矩阵记分规则一致 必须满足标准的总分最高的解决方案 为最优方案 38 在对所有改进方案进行筛选 寻找最优方案之前 必须预先建立 测试标准 必须满足的 1 提高合同履约率 即按时齐套发货 2 缩短周期时间 整个合同执行周期必须缩短 3 减少差错 不能只要速度不讲质量 必须有助于减少各类错误 希望满足的 1 不增加人手 目前总体人力效率偏低 应减少 无效 人力 2 快速见效 能在短期内迅速降低不完全发货成本 3 MIS化管理 工作质量控制 数据采集 过程控制等由MIS完成 同时MIS系统具有一些智能功能 建

14、立测试标准建立测试标准 案例 降低GSM合同不完全发货成本 39 案例 降低GSM合同不完全发货 成本 1 1 用标准测试表对各改进方案进行评估 用标准测试表对各改进方案进行评估 标准 方案 40 必须满足的标准有任一条不能满足的方案剔除 然后根据希 望满足的标准得分情况筛选最优方案 减少缺料 提前备库准备 提高计划预测准确率 缩短采购供应周期 减少料单图纸错误和更改 加强来料质量控制 加强物料分配合理性 市场体系单独立项解决 业务范围之外 短期无法改变 质量部单独立项解决 研发流程正在整理 准备单独立项 不符合公司JIT原则 会增加库存 属于排产计划合理性的一部分 2 2 最优方案 最优方案

15、1 1 案例 降低GSM合同不完全发货 成本 41 合理制订排产计划 完善考核制度 实施齐套分析和控制 增加月度计划控制 按合同关闭分配物料 增加人手 实施轮岗 制订排产标准 加强培训 不现实 关键要提高技能 可能影响及时发货 可以作为排产标 准的组成部分 3 最优方案2 案例 降低GSM合同不完全发货 成本 42 案例 降低GSM合同不完全发货 成本 对筛选出的最优方案进行整合 确定最终方案 提高排产合理性 减少ERP操作错误 完善非正常 合同管理 流程优化 职责重定 量化考核 完善E化生产系统 建立排产工作 标准 加强培训 建立非正常合同档案 按期跟踪清理 定期核查并考核 降低不完全发货成

16、本 减少缺料影响 4 确定最终方案 43 练 习 1 每个小组针对各自的项目选择最优方案 2 重新选择项目负责人 3 完成后负责人介绍选择的最优方案 4 时间 15分钟 44 对于在分析阶段确定的关键因素 X 我们 往往很难确定其如何影响Y 而且这些X之间可 能还存在交互作用 这时要确定X对Y影响的程 度和方向是很困难的 此时需要引入实验设计 DOE的方法 实验设计可以帮助我们确定X对Y的影响 找到可以优化过程 满足Y的规范要求的X的最 优设置 实验设计DOE 45 实验设计 DOE 经过设计的实验用于经过设计的实验用于 确定哪些自变量 X 对因变量 Y 的影响最大 量化自变量 X 对因变量 Y 的影响 证明你认为重要的自变量会对过程真正产生影响 实验结果可以用于实验结果可以用于 1 改变均值 例如 加工温度越高越可能增强硬度 并使其等于规范的 中间值 2 减少偏差 例如 对接线员进行两星期的培训可能比进行一个星期的 培训效果更好 因此 可能会减少不同应答中心应答时间的差异 3 改变均值 同时减少变差 例如 清洗剂高浓度设置 可能使整 个清洗系统的各部位更清洁 其清洁度前后会更一致 4