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1、第7章 数据的排序 筛选和分类汇总 n数据的排序 n筛选数据 n数据的分类汇总 7 1 数据的排序 n数字 升序排列按从最小的负数到最大的正数进行排序 降序排列相反 n文本 升序排列按照特殊字符 数字 0 9 小写英文 字母 a z 大写英文字母 A Z 汉字 以拼音排 序 排序 降序排列相反 n逻辑值 升序排列时FALSE排在TRUE之前 降序排列时 相反 n错误值 排序时所有错误值 如 NUM 和 REF 的优 先级相同 n空白单元格 升序排列时总是放在最后 降序排列时相反 各类型的数据排序规则如下 7 1 1 排序规则 实训1 简单排序 对文本进行升序排序 1 打开素材工作簿 然后单击
2、销售员 列中任意单元格 再单击 数据 选项卡 上 排序和筛选 组中的 升序 按钮 如果要排序的列中所包含的数字既有作为数字存储的 又有作为文本 存储的 则需要将所有数字均设置为文本格式 否则 作为数字存储的 数字将排在作为文本存储的数字前面 对数字进行降序排序 2 单击选中 实际销售额 列中任意 单元格 然后单击 数据 选项卡上 排序和筛选 组中的 降序 按钮 如果排序结果不正确 可能是因为该列中包含存储为文本的数字 例如 从某些 财务系统导入的负数或者使用前导 撇号 输入的数字被存储为文本 此时需要 将存储为文本的数字转换为数字 对日期进行升序排序 3 单击选中 结款日期 列中任意单 元格
3、然后单击 数据 选项卡上 排 序和筛选 组中的 升序 按钮 如果日期没有正确排序 可能是因为该列中包含存储为文本的日期或时间 此 外 不管是按列或按行排序 当数据表中的单元格引用了其他单元格内的数据时 有可能因排序的关系 使公式的引用地址错误 从而使数据表中的数据发生错误 按行排序 若要按行排列数据 可先选中要排列行中的任意单元格 然后单 击 数据 选项卡上 排序和筛选 组中的 排序 按钮 在打开的 排序 对话框中单击 选项 按钮 再在打开的 排序选项 对话框中 勾选 按行排序 单选钮 并连续单击 确定 按钮即可 实训2 多关键字排序 设置 主要关键字 条件 1 单击选中 销售员 列中的任意单
4、 元格 然后单击 数据 选项卡上 排序和筛选 组中的 排序 按钮 2 在打开的 排序 对话框中 主要关键字 下拉列表中选择 销售员 选项 在 次序 下 拉列表中选择 降序 选项 设置 次要关键字 条件 3 单击 排序 对话框中的 添加条件 按钮 添加一 个次要条件 在 次要关键字 下拉列表中选择 结款 日期 选项 在 次序 下拉列表中选择 升序 选项 排序结果 4 设置好 主要关键字 条件和 次要关键字 条 件后 单击 确定 按钮 即可得到排序结果 名字按照降序排列 对于名字相同的按照 结款日期 进行升序排 列 实训3 自定义排序 选择 自定义序列 选项 1 打开素材工作簿 选中 折扣 列中
5、任意单元格 然后单击 数据 选项卡 上 排序和筛选 组中的 排序 按钮 2 在打开的 排序 对话框的 主要关键字 下拉列表中选择 所属部门 选项 在 次序 下 拉列表中选择 自定义序列 选 项 输入新的序列值 3 在打开的 自定义序列 对话框 中选中左侧 自定义序列 列表中 的 新序列 选项 此时光标自动 在右侧的 输入序列 框内闪烁 4 输入新序列 李萧 肖斌 王莉 洪祥 东 孔繁希 张涛 刘川 李娜 每个序 列之间要用英文逗号分隔 或者每输 入一个序列就按下 Enter 键换行 添加自定义的序列 5 单击 添加 按钮即可将 序列放入 自定义序列 中 6 单击 确定 按钮返回 排序 对话框
6、会 发现自定义的序列出现在 次序 框中 单 击 确定 按钮后 即可得到排序结果 排序结果 7 单击 确定 按钮后 即可得到排序结果 7 2 筛选数据 实训4 自动筛选 单击 筛选 按钮 1 打开素材工作簿 然后选中工作表 中的任意非空单元格 单击 数据 选 项卡上 排序和筛选 组中的 筛选 按 钮 此时 工作表标题行中的每 个单元格右侧会显示 筛选 按钮 设置数字筛选条件 2 单击 销售额 列右侧的 筛选 按钮 在展开的列表中选 择 数字筛选 大于 选项 在打开的 自定义自动筛选方式 对话框中 大于 右侧的编辑 框中输入 200000 单击 确 定 按钮后 即可得到筛选结果 筛选标记 进行筛选
7、操作后 筛选 按钮的图标由 变为 形状 此时单击该按钮 在展开的列表中选中 全选 复选框 然后单击 确定 按钮 可重新显示所有数据 设置文字筛选条件 3 单击 所属部门 列右侧的 筛 选 按钮 在展开的列表中 选择 文本筛选 等于 选项 4 在打开的 自定义自动筛 选方式 对话框 等于 右侧 编辑框中输入 销售二部 筛选结果 5 单击 确定 按钮后 即可得到筛选结果 实训5 多条件筛选 输入筛选条件并单击 高级 按钮 1 打开素材工作簿 在工作表中输入 列标签与筛选条件 单击要进行筛选 操作工作表中的任 意非空单元格 然 后单击 排序和筛 选 组中的 高级 按钮 选择筛选条件 2 在打开的 高
8、级筛选 对话框中选 中 将筛选结果复制到其他位置 单 选钮 在 列表区域 编辑框中确认 筛选区域是否正确 如果不正确 可单击 列表区域 右侧的 压缩 对话框 按钮 在工作表中重新 选择筛选区域 然后单击 条件区 域 右侧的 压缩对话框 按钮 3 在工作表中选 择包含筛选条件 的单元格区域 选择放置结果的位置 4 单击 展开对话框 按钮 返回 高级筛选 对话框 然后单击 复制到 右侧的 压缩对话框 按钮 5 在工作表中选择 要放置结果区域的 左上角单元格 满足多条件的筛选结果 6 单击 展开对话框 按钮 返回 高级筛选 对话框 并单击 确定 按钮 即可在指 定位置得到满足多个条件的筛选结果 实训
9、6 多选一条件筛选 输入筛选条件 在进行多选一条件筛 选时 应在不同的行 中输入筛选条件 1 打开素材工作簿 在 工作表中输入列标签与 筛选条件 然后单击要 进行筛选操作工作表中 的任意非空单元格 再 单击 高级 按钮 选择筛选条件 2 选中 将筛选结果复制到 其他位置 单选钮 确认 列 表区域 中的筛选数据区域 并单击 条件区域 右侧的 压缩对话框 按钮 3 在工作表中选择包含 筛选条件的单元格区域 满足其中一个条件的筛选结果 4 单击 展开对话框 按钮 返回 高级筛 选 对话框 单击 确定 按钮 即可在指定 位置得到满足其中一个条件的筛选结果 取消所有筛选 若要取消在数据表中进行的所有筛选
10、 可单击 数 据 选项卡上 排序和筛选 组中的 清除 按钮 此时筛选标记消失 所有数据都会显示出来 若要 删除数据表中的三角筛选按钮 只需单击 数据 选项卡上 排序和筛选 组中的 筛选 按钮 即可 7 3 数据的分类汇总 实训7 简单分类汇总 对 销售员 列进行降序排列 1 打开素材工作簿 然后选中 销 售员 列中的任意非空单元格 并 单击 数据 选项卡上 排序和筛选 组中的 降序 按钮 设置分类汇总选项 2 单击 数据 选项卡上 分级显 示 组中的 分类汇总 按钮 3 打开 分类汇总 对话框 在 分类字段 下拉列 表中选择 销售员 在 汇总方式 下拉列表中选 择 求和 在 选定汇总项 列表中
11、取消勾选 结 款日期 复选框 然后选中 实际销售额 复选框 简单分类汇总结果 4 设置好汇总选项后单击 确 定 按钮 即可得到汇总结果 实训8 多重分类汇总 对 所属部门 列进行降序排列 1 打开素材工作簿 然后选中 所属部门 列中的任意非空单元 格 并单击 数据 选项卡上 排 序和筛选 组中的 降序 按钮 设置第一次汇总选项 2 单击 数据 选项卡上 分级显示 组中的 分类汇总 按 钮 打开 分类汇总 对话框 在 分类字段 下拉列表 中选择 所属部门 在 汇总方式 下拉列表中选择 求和 在 选定汇总项 列表中取消勾选 结款日期 复选框 然后选中 实际销售额 复选框 然后单击 确定 按钮 多重
12、分类汇总结果 3 再次单击 分类汇总 按钮 打开 分类汇总 对话框 设置 分类字段 为 所属部门 汇总方式 为 平均值 选定汇总项 为 实际销售额 并取消勾选 替换当前分类 汇总 复选框 单击 确定 按钮 即可得到多重分类汇总结 果 实训9 嵌套分类汇总 设置 主要关键字 条件 1 打开素材工作簿 单击任意非空单元格 然后单击 数据 选项卡上 排序和筛选 组中的 排序 按钮 在打开的 排序 对话框中 主要关键 字 下拉列表中选择 所属部门 选项 在 次序 下拉列表中选择 降序 选 项 设置 次要关键字 条件 2 单击 排序 对话框中的 添加条件 按钮 添加一个次要 条件 在 次要关键字 下拉列
13、表中选择 销售员 选项 在 次序 下拉列表中选择 升序 选项 然后单击 确定 按钮 在建立嵌套分类汇总前同样要先对工作表中需要进行分类汇总的 字段进行排序 排序的主要关键字应该是第1级汇总关键字 排序 的次要关键字应该是第2级汇总关键字 其他的依次类推 设置第一次分类汇总 3 单击 数据 选项卡上 分级显示 组中的 分类汇总 按钮 打开 分类汇总 对话框 在 分类字段 下拉列表中选择 所属部 门 在 汇总方式 下拉列表中选择 平均值 在 选定汇总项 列表中选择 实际销售额 复选框 然后单击 确定 按钮 对工作表进行嵌套分类汇总 4 再次单击 分类汇总 按钮 打开 分类汇总 对话框 在 分类字段
14、 下拉列表 中选择 销售员 在 汇总方式 下拉列表中选择 求和 在 选定汇总项 列表中选 择 实际销售额 复选框 并取消勾选 替换当前分类汇总 复选框 然后单击 确定 按钮 有几套分类汇总就需要进行几次分类汇总操作 第2次汇总是在第1次汇总的 结果上进行操作的 第3次汇总操作是在第2次汇总的结果上进行的 依次类推 实训10 分级显示数据 显示或隐藏明细数据 1 打开素材工作簿 单击工作表左侧的折叠按 钮 可以根据需要隐藏原始数据 此时该按钮 变为 单击该按钮显示组中的原始数据 隐藏级别 2 在工作表窗口左上方单击级别数字按钮后 较低级别的明细数据会隐藏起来 例如单击数 字按钮 即可隐藏第三级别而显示其他级别 取消部分行的分级显示 3 选择要取消分级显示的行 然后单击 数据 选项卡上 分级显示 组中的 取消组合 清除分级显示 选项 可取消部分分级显示 要取消全部分级显示 可单击分类汇总后的任意单元格 然后单击 数据 选项 卡上 分级显示 组中的 取消组合 清除分级显示 选项即可 实训11 取消分类汇总 单击 分类汇总 按钮 1 打开素材工作簿 单击任意单元格 然后单击 数据 选项卡上 分级显示 组中的 分类汇总 按钮 取消分类汇总 2 在打开的 分类汇总 对话框中单击 全部 删除 按钮 即可取消工作表中的分类汇总
