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1、1行政部规范化管理全攻略2目 录第一章 行政部组织结构与责权一、行政部组织结构图二、行政部职责三、行政部权力四、行政总监岗位职责五、行政经理岗位职责第二章 前台接待管理一、接待主管岗位职责二、接待专员岗位职责三、客人来访登记表1公司前台来访客人登记表2前台接待来访记录表3物业公司前台来客登记表四、前台接待日志表五、函件收发登记表1信函与快件签收登记表2信函与快件寄送登记表六、前台接待管理流程1预约客人来访接待工作流程2来电转接流程七、收发文件管理流程1信函收发工作流程2接收信函、快件工作流程3寄送信函、快件工作流程4传真发文工作流程5传真收文工作流程6收文背签流程3八、前台接待流程九、来电处理
2、流程第三章 办公事务管理一、办公事务主管岗位职责二、办公事务专员岗位职责三、行政办公秘书岗位职责四、办公用品订购审批单五、办公用品台账六、报废物品清单七、办公用品领用表八、办公设备登记表九、办公文书会签单1文件会签单2行文单3目录表十、印章使用登记表印章使用审批表印章使用登记表十一、文书档案借阅审批表十二、办公用品管理流程1办公用品购买流程办公用品领用流程十三、办公设备购买流程办公设备购买审批流程办公设备询价流程办公设备比价流程办公设备采购流程十四、文书档案管理流程发文管理流程42收文管理流程3档案归档流程4档案借阅归还流程5档案销毁流程十五、往来信件管理流程十六、公司印章管理流程1制刻申请流
3、程2使用流程十七、公司证照管理流程第四章 行政人事管理一、行政主管岗位职责二、行政人事管理专员职责三、费用报销标准四、员工考勤登记表五、年度考勤汇总表六、员工请假申请单七、员工加班申请表八、员工出差申请表九、差旅费报销清单十、公司会议记录表1公司会议记录表一2公司会议记录表二十一、提案管理记录表十二、员工提案评定表十三、员工奖惩记录表十四、员工违纪处理表十五、会议管理流程十六、出差管理流程十七、提案管理流程5十八、会议工作评估表第五章 安全保密管理一、安全主管岗位职责二、安全专员岗位职责三、电梯设备巡视记录表四、电梯维修保养记录1电梯月维修保养记录2电梯季维修保养记录3电梯年维修保养记录五、值
4、班登记日志表六、保安执勤日志表七、外出员工登记表八、来宾出入登记表九、安全状况检查表十、防火设施检查表十一、安全事故报告书十二、突发事故报告表十三、事故统计汇总表十四、人员出入管理流程十五、消防安全管理流程十六、安全检查管理流程十七、突发事件处理流程第六章 车辆管理一、车辆主管岗位职责二、司机岗位职责三、车辆登记表四、车辆检查表1车辆检查日志2车辆检点表6五、车辆请修表六、保养记录表七、车辆加油表1车辆加油申请表2车辆加油记录表八、用车申请表1用车申请表2车辆使用申请表九、派车记录单十、车辆事故单1车辆事故现场记录单2车辆事故报告单十一、用车记录表1司机用车记录表2车辆使用日志表3车辆使用状况
5、月报表十二、车辆费用表1车辆费用报销单2车辆费用月度统计表十三、事故处理流程十四、车辆管理流程1车辆使用流程2车辆加油管理流程3车辆安全管理流程十五、肇事处理流程图十六、车辆费用额度控制程序图第七章 总务后勤管理一、总务后勤主管岗位职责二、总务后勤专员岗位职责7三、宿舍管理专员岗位职责四、食堂管理专员岗位职责五、保洁人员岗位职责六、绿化人员岗位职责七、食堂卫生检查表八、住宿人员管理表1住宿申请表2住宿人员资料卡3宿舍分配申请表4住宿登记表5宿舍检查登记表6宿舍物品借用卡九、清洁卫生管理表1卫生区域划计划表2清洁工作安排表3卫生状况检查表4清洁卫生评分表十、员工宿舍管理流程1宿舍管理方案制定流程
6、2员工入住宿舍管理流程十一、员工食堂管理流程十二、清洁卫生管理流程十三、企业绿化管理流程第八章 公关事务管理一、公关事务主管岗位职责二、公关事务专员岗位职责三、商务接待安排表四、公务接待审批表五、公关活动策划表8六、危机预警处理表七、危机记录分析表八、重要接待流程九、危机处理流程十、媒体宣传流程十一、接待规格表十二、例外事项工作安排表9第一章 行政部组织结构与责权10一、行政部组织结构图行政总监行政经理安全保密主管人事行政主管2办公事务主管安全专员办公专员专员秘书后勤总务主管行政专员后勤专员宿管专员食堂 管理专员保洁人员绿化人员接待专员公关专员司机前台接待主管公关事务主管车辆主管11二、行政部
7、职责职责 1 根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究职责 3 公司会议组织、记录及记录归档工作职责 4 员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作职责 5 负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作职责 6 负责公司日常安全保卫及消防管理工作职责 7 负责公司车辆调动管理工作职责 8 负责公司总务后勤管理工作职责 9 负责公司对外宣传、公关工作职责 10 牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案职责 11 完成公司高层临时交办的工作职责 2 负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作12三、行政部权力职责 1 根据公司总体战略规划，对公司经营计划
8、有建议权职责 3 依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权职责 4 依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责 5 依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力职责 6 部门内部员工聘任、解聘的建议权职责 2 依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力四、行政总监岗位职责职责 1 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度职责 3 根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施职责 4 组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责 5 负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责 6 负
9、责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施职责 7 组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况职责 8 负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议职责 9 负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作职责 2 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案13五、行政经理岗位职责职责 1 在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境和保卫等工作职责 3 负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划职责 4 本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作职责 5 组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各
10、部门之间相关的业务工作职责 6 做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络职责 7 负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况职责 8 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合职责 9 负责召集本部门的有关工作会议职责 10 负责组织编写公司年度大事记职责 11 负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理职责 2 行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度14第二章 前台接待管理15一、接待主管岗位职责职责 1 制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批职责 3 对前台接待专员进行有效的培训和指导，提
11、高其业务水平和服务素质职责 4 协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况职责 5 主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦职责 6 参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施职责 7 受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理职责 8 与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等职责 9 督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率职责 10 负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核职责 11 负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作职责 2 协助制定前台接待处
12、的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行职责 12 正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决职责 13 协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系职责 14 负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理16二、接待专员岗位职责职责 1 服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务职责 3 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息职责 4 负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档职责 5 负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存职责 6 配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作职责 7 负责
13、管理前台办公用品及办公设备的清洁保养职责 8 维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养职责 9 执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡职责 10 负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记职责 11 对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见职责 2 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理职责 12 完成领导交办的其他或临时工作17三、客人来访登记表1公司前台来访客人登记表年 月 日被访人 时间序号姓名 所在单位来访人数是否预约 姓名 部门事由到达 离开备注12345编制： 审核：2前
14、台接待来访记录表来访人姓 名来访人单 位来访时间接待人接待内容简况处理意见：处理结果：编制： 审核：183物业公司前台来客登记表年 月 日时间序号姓名所在单位来访人数联系方式是否预约被访单位及被访人姓名来访事由 进入 离开备注12345编制： 审核：19四、前台接待日志表日期 年 月 日 记录人姓名 签到时间 姓名 签到时间考勤记录收发记录接待记录电话记录备注编制： 审核：20五、函件收发登记表1 信函与快件签收登记表日期 来件单位 编号 数量 密（速）级 接受部门 签收人（签字）编制： 填表人：2 信函与快件寄送登记表日期 送寄部门 编号 数量 密（速）级 送达单位 接收人 送寄人（签字）编制： 填表人：21六、前台接待管理流程1预约客人来访接待工作流程整理当天预约记录告知来访者情况开始结束前台接待主管 前台接待专员 客人 各职能部门确认与提醒访问事宜来访来访登记通知被访者 客人等待接待来访客人确认来访告知相关事宜准备接待来访客人引领会见配合送走客户来访信息录入， 记录汇总审核存档222来电转接流程开始拨通电话结束前台接待专员 外部单位人员 各部门或员工听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否 处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录23七、收发文件管理流程1信函收发工作流程开始接收信函审核 登 记审核分 信接 收回 信寄
