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1、总务助理职位说明书岗位名称总务助理岗位编号所在部门总经理工作部岗位定员1人直接上级总务主管工资等级直接下级无薪酬类型所辖人员无岗位分析日期2002年10月职责概述：协助总务主管制定公司后勤工作管理制度协助总务主管开展公司的行政后勤事务协助总务主管进行公司档案整理、保管和使用的工作协助总务主管开展公司证照管理工作职责与工作任务：职责一职责表述：协助总务主管制定公司后勤工作管理制度工作结果分送单位工作任务协助总务主管制定公司后勤工作管理制度，包括车辆管理、办公用品采购、办公用品领用、档案管理等制度后勤工作管理制度总务主管协助总务主管对已经制定的后勤管理制度进行修改、完善职责二职责表述：协助总务主管
2、开展公司的行政后勤事务工作结果分送单位工作任务协助总务主管进行公司办公用品等物品的采购、日常管理工作办公用品采购及领用纪录FJ127本部门协助总务主管进行公司固定资产管理、办公设备的采购、日常维护等工作固定资产台帐FJ128本部门协助总务主管核算公司各部门的电话费，建立登记台账，办理各项手续；协助总务主管进行通讯设备的交费、维修、更换和使用管理电话费及其它费用台帐FJ129总务主管协助总务主管进行公司票务管理、定餐管理、公务车管理、礼品采购和分发等工作协助总务主管开展出国组团协调工作，包括确定出国时间、出国人数、联系国外机构的接洽事宜、办理出国手续等工作协助总务主管执行、落实公司各项实物福利工
3、作协助总务主管进行公司的公共事务安排、集团活动安排等工作公共事务安排、集团活动安排总务主管协助总务主管与集团有关部门和机构保持联络，建立良好的合作关系协助总务主管开展公司的其它后勤事务，包括办公环境管理、保安、防火等工作职责三职责表述：协助总务主管进行公司档案整理、保管和使用的工作工作结果分送单位工作任务协助总务主管按照档案管理制度的规定对文件材料进行收集、登记、归档，并对所接收的文件资料进行分类、编号、组卷、复印副本、确定密级并办理入库手续协助总务主管进行入库档案的保管、整理工作，完成对档案的入库验收、登记、检索卡编制、档案上架、保管和统计等工作，建立健全档案数据库，及时更新数据档案检索卡F
4、J130、档案数据库本部门协助总务主管开展档案的使用管理工作，包括办理档案的借阅手续，定期催还档案；按规定进行档案的复制、调拨和外来文件的处理，以及提供档案借阅和使用咨询等档案借阅纪录FJ131本部门协助总务主管进行档案柜的管理，即定期清点库藏档案，保证帐、物、卡相符；及时修复破损档案；定期参加档案鉴定，对应销毁档案进行监销，以及维护档案库房的清洁、卫生和安全工作等职责四职责表述：协助总务主管开展公司证照管理工作工作结果分送单位工作任务协助总务主管进行公司营业执照的年检协助总务主管进行公司煤炭经营许可证的年检协助总务主管进行煤炭经营许可证的变更工作协助总务主管进行公司其它证照的管理工作职责五职
5、责表述：完成上级交办的其他任务权力：人事权无财务权无业务权业务信息知情权和业务建议权工作协作关系：外部协调关系集团各相关部门任职资格：教育水平大学专科及以上学历专业行政管理及相关专业培训经历培训内容导训时间培训内容导训时间计算机应用技术培训两周以上人际关系培训两周以上经济法律法规培训两周以上经验1年以上相关工作经验个人素质较高的工作热情和工作主动性；较高的职业道德水平；较强的组织协调能力、沟通能力、人际交往能力、计划和执行能力知识具备企业行政管理知识，了解法律知识技能技巧熟练使用计算机办公软件其它：使用工具/设备电话、传真机、计算机、打印机、Internet/Intranet网络工作环境办公室备注 / 3
