档案管理总制度范文

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1、档案管理总制度范文 档案管理制度 一、总则 1、为加强对本公司各类档案的规范管理，确保档案保管和使用的安全，提高利用效率，充分发挥档案的作用，更好地为公司经营、日常管理工作服务，现结合公司实际情况，特制定本制度。 2、本制度所称的档案是指公司成立以来，在建司、经营、管理工作和活动中形成的具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸图表、技术资料，影像、实物等不同形式的历史记录。 3、档案工作的基本原则集中统一的管理公司档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。 4、根据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须由公司相应职能部门负责

2、制定这几类专项档案的具体管理办法，档案中心具有监督和指导的责任。 二、档案管理的工作操作模式 1、公司档案管理模式采用集中形式和网点形式的结合，公司科技、文书档案由档案室集中统一管理。 人事档案、会计档案、资金档案由专业部门保管。 2、各部门办理公司证照、工程项目批准等重要事项完毕后，随时将办理过程组卷材料及结论性文件随时移交档案室，其中重要结论性文件按收到数量如实移交，如需使用办理借阅手续。 3、公司工程项目资料自项目开工接收资料起每月月底将接受、发放（不含借阅）记录（含原始交接手续复印件）、现有资料目录总结存档。 4、公司工程项目档案于竣工验收后综合存档。 零星项目于竣工验收后10天内完成

3、。 重大建设项目于竣工验收后一个月内完成。 工程预结算资料可待办理完成后完成。 5、工程项目发放使用中除给施工单位按合同规定图纸套数并按规定收回竣工图外，其他我方人员、监理方使用后必须完整交回。 三、档案室管理档案的分类与范围、要求、移交（一）档案的分类按记述的内容不同分为科技档案、文书档案和专门档案按照文件形式分为文字记载、图纸图表档案等;按照载体形态分为纸质、电子、声像、实物档案等。 （二）归档范围工程档案 1、基本建设项目设计档案设计依据性文件工程设计原是基础材料工程设计开工报告技术设计文件施工图设计文件(施工图、设计说明书、预算书)施工现场服务文件（设计变更单、现场修改、补充文件等）工

4、程会议纪要和工程重大事记工程设计总结设计单位招投标文件等。 2、基本建设项目施工档案施工准备工作文件（施工承包合同招标文件、中标单位标书）施工方案、开工报告、图纸会审记录、施工预算书。 施工文件设计变更及工程联系单、施工日志何施工大事记等。 施工验收总结文件检查验收记录、工程质量检查评定及缺陷处理文件、交工验收证明、施工技术总结等。 3、基本建设项目竣工档案开工执照竣工工程一览表（单个单项工程的名称、名称、面积、层数等地质勘察资料工程竣工图、工程设计变更记录、施工变更洽商记录工程竣工验收报告、验收证明文件其它需要施工单位移交的文件和实物照片。 4、工程预决算资料 5、项目开工资料及工程使用、管

5、理。 维护、改扩建中形成的资料。 文书档案 1、有关公司历史的法律文件单独归类保管，如公司章程、设立、变更授权书等此类文件不管任何部门保存收集必须随时统一移交档案室归档。 特殊情况只有一份原件对外使用后，必须移交复印件或扫描件。 2、房产、土地所有权和使用权的文件材料和其它工程项目方面有效许可证、执照、资质证、资格证等及其审批管理文件材料等，各部门收到后及时移交档案室存档。 3、各级政府机关发送我公司各类文件、通知和有关我公司重要事物的请示、批复、函、会议纪要等 4、公司对外重要事务的申请、函等的红头文件及对外的公告、决定、通知等；公司工程项目对外报送的审批材料；临时文件的请示；各部门对外的请

6、示如收到批复必须及时交到档案室。 5、公司对外签订的合同、协议，合同协议依法签订后，签订人员必须在七日内将合同正本交档案室存档，合同副本留合同承办人备用。 各部门必须完整留存本部门拟定合同复印件。 归档合同一般不外借，特殊情况只借复印件，不得借阅原件。 6、公司各部门的大事记、一般通知等发文。 7、公司召开重要会议、周调会会议纪要、部门各种会议纪要等。 8、声像、实物产生后及时归档（三）归档要求 1、归档的文件、记述资料必须齐全、系统、完整。 2、归档文件必须是原件，正式文件应同发文审批单一起归档。 3、收文应将处理结果注明在文件处理单上，与来文一起归档。 4、会议通知应和会议材料一起归档。

7、5、电子档案必须与相应的纸质档案一起归档，保证电子档案的安全。 （四）档案的移交 1、档案对外移交要求按照政府规定办理档案对外移交时，需上报领导审批，凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，档案室必须留存复印件备查。 2、本部门内部档案移交要求 （1）档案室接收档案时，应根据移交目录与移交人共同逐页点清，双方在每一页都要签名确认，对重要机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。 （2）全部移交手续办理完毕后，移交部门和档案管理员均应填写档案移交登记表，档案移交工作视为完成，移交的所有记录均需存档。 （3）对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有档案室

8、的签字，部门不得办理调离手续。 四、档案保管与利用（一）档案保管 1、档案室应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防毒、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风。 2、档案室内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾。 3、定期对档案进行全面检查，发现问题及时采取措施。 4、接收档案办理移交手续，登记资料移交登记表（附表1）（二）档案的利用 1、借阅档案规定及办理借阅手续1. 1、借阅档案事项规定 （1）凡本公司职工因工作需要，借本职工作范围内的档案，必须办理借阅登记手续，填写查借阅登记表，借阅非本职工作档案需填写借阅单(附表2)，经

9、领导批准后方可借阅。 （2）档案一般只许在阅档室内查阅。 若确因工作需要借出档案室，应经上级领导批准，机密档案一般不准借出档案室。 （3）外单位借阅或索取档案材料，需凭介绍信，经主管领导批准，才可在档案室阅览，未经批准不得摘录案卷内容1. 2、借阅手续 （1）借阅档案材料者，需办理借阅登记手续。 （2）借阅档案材料需当天归还，一般不得超过一周时间。 延长节约时间需办理续借手续。 (3）借阅人对所借档案材料要妥善保管，不准污损、拆散、抽换、圈点、划线、涂改、或做其它任何标记、转借。 (4)严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密 （5）档案材料借出和归还时，必须严格履行检查手续，当面

10、核对清楚。 （6）借阅者如离职、工作调动及出差，应将所借档案全部归还档案室。 2、印章、证照的使用2. 1、使用公司印章，应填写用印使用审批卡（附表3），经公司总经理签批后方可使用，并在印鉴使用登记表上登记。 （1）公司印章原则上不允许带出公司，如确因工作需要，需审签批准后，由印章保管人员携带印章办理。 (2)申请加盖印章的合同、协议、介绍信等文件，主要内容必须填写完整，严禁在空白文件上盖章。 2. 2、使用公司证照，应填写公司证照使用审批卡（附表4），经总经理签字后方可使用。 五、档案的销毁 1、对公司有长远利用价值的档案应永久保存，在一定时期内有保存价值的档案按长期保存或短期保存。 2、档案的销毁需经鉴定小组鉴定。 经鉴定无需继续保存的档案，制定销毁方案，上报上级领导，对准备销毁的档案要编制档案销毁清册一式三份，有鉴定小组人负责签字盖章。 3、档案销毁后要写出监销报告 4、各部门的经部门领导同意，在失效后进行销毁。 内容仅供参考