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1、会议制度140102 1.2.适用范围本制度适用于单位内部会议及单位牵头组织的会议。 1.3.名词解释1.3.1.主持人对会议的进程进行整体控制，保证会议目标实现；1.3.2.汇报使参会人员了解某项工作的状况，并就有关问题进行讨论和决策1.3.3.汇报人对会议议题的内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论；1.3.4.通报使参会人员了解公司某项工作的状况，一般不涉及决策和讨论1.3.5.研讨参会人员就某一主题畅所欲言，目的在于碰撞出更多的思路和火花1.3.6.参会人员对会议议程参与讨论和决策1.3.7.列席人列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策；1.3.8.与会人员参会人员、汇报人员、列
2、席人员和主持人等参加会议人员的总称；2.会议程序2.1.流程图在单位内召开的会议2部门时序领导组织部门相关部门备注会前会间会后确定参会人员、时间范畴、内容N审批修改Y下发准备工作会间服务审批N下发结束资料Y开始确定时间、地点、人员拟定通知修改接收反馈3在单位外召开的会议部门时序领导组织部门相关部门备注4会前Y N确认议题及参会人员范围选址及确定起草会议通知会议预算人员确认（住宿，交通）设备准备预定会议室，房间，用餐，娱乐车辆安排起草会务通知议程PPT制作食品采买指导服务员工作场所布置与熟悉开始5会中会后3.会议议程3.1.会议议程应保证与会人员会前了解会议内容。 3.2.根据会议内容的不同，会
3、议可分为汇报、通报、研讨等内容(参见名词解释)3.3.会议议程的第一项是主持人清点参会人员名单,通报此次会议的会议目的，接受会议的具体议程、注意事项、会议纪律。 3.4.每项会议议程应该列出时间段议题、具体地点、本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；3.5.会议议程格式见附件。 4.会议预算4.1.会议应本着高效，节约的原则进行。 4.2.会议预算应报领导审批；4.3.会议预算应包括会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。 会议室、汇报人员、用餐、娱乐、住宿保障工作人员离会车辆安排退房设备结帐返回公司设备归还报销会务总结结束64.4.会议
4、预算应在会议通知前，经领导批复。 4.5.会议预算格式见附件。 5.参会人员5.1.组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会。 5.2.主持人、参会领导、汇报人、翻译等属于重点确定内容。 5.3.参会人员范围应在会议通知前，经领导批复，特别是嘉宾范围。 5.4.确定参会人员名单会议前一天应确定参会人员名单，如有住宿，还需确认住宿，交通（往返）情况。 注意姓名、职务、工作单位、联系方法的准确性。
5、5.5.制作参会人员清单，在会议前下发。 5.6.参会人员清单格式见附件。 6.会议通知6.1.会议通知应该包括以下几项内容6.1.1.会议目的明确说明举行此次会议要达到的效果，6.1.2.会议时间应包括会议的开始时间和结束时间.会议开始时间一般定为工作开始时间后半小时。 为保证会议效率和质量，会议时间一般应控制在2小时以内。 6.1.3.会议地点会议地点应该明确标出，如果会议地点在与会人员不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图。 6.1.4.会议议程（详见下述）6.1.5.会议要求6.1.5.1.着装要求如有特殊着装要求需要明确指出；6.1.5.2.保密要求会议组织者根据会议的性质和内容确定
6、会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。 例如参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。 除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。 会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相应的登记手续，等等。 6.1.5.3.请假要求。 明确参会人员如果因特殊原因无法参会，又无替代参会人员是，需向会议组织部门请假。 6.1.5.4.纪律要求与会人员应按时参会，迟到而没有事先请假要罚款10元/分钟；会议期间避免随意走动，对通讯设备做消音处理；与会人员如果因特殊原因需要在会议中途离开会场。 需要向会议主持人请假并得到允许；6.1.5.5.文件要求汇
7、报人应准备文本或PPT汇报材料。 对文本数量或PPT格式做出要求。 6.2.会议通知发出时间会议组织部门应该提前发出会议通知；，以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备；例会类提前2个工作日，大型会议应提前10个工作日。 6.3.会议通知回执需提前一天确认参会人员名单及联系方法。 6.4.会议通知及回执格式见附件。 7.会议文件7.1.议程PPT为方便主持工作，会议组织部门应制作议程PPT，包括本次议程的时间安7排和会议注意事项；会议议程PPT格式见附件。 7.2.汇报/讨论文件会议组织人员根据会议的目的、规模的等内容确定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊求也
8、要一并通知汇报人。 如为PPT文件，应该使用单位标准模版，有单位logo。 为保证投影效果清楚，应注意色彩的搭配；7.3.会议记录会议现场会议记录。 会议记录格式见附件。 7.4.会议纪要会议结束之后的1个工作日之内，会议组织部门应该撰写出会议纪要并发给相关人员；会议纪要应该准确、真实地反映会议的结论；会议纪要格式见附件。 8.会议保障8.1.会务准备会和总结会8.1.1.会前，组织部门应进行会务分工会和进度沟通会。 分工明确，各司其职。 总协调要把各个岗位的职责分工明确，并且做好培训工作，每个岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，各岗位准时到岗，不准中途离开岗位8.1.2.会后，组织部门应进
9、行会务总结工作。 8.1.3.会务分工和总结格式见附件。 8.2.注意事项8.2.1.会务人员随时携带通讯录、多份会务指南，以便工作。 8.2.2.全程会议要至少保证有2辆会议用车。 8.2.3.会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应较为固定。 8.2.4.会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的原因并尽快解决。 8.2.5.提取备用金，分配至各会务人员。 8.3.会议指南8.3.1.在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草会议指南8.3.2.内容应包括会议时间、地点、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会
10、议注意事项及会址路线图（注要包含会议通知的所有内容）、与会人员通讯录（可在确定后，会前下发）。 8.3.3.会议指南要求在会前四天完成，经领导审批。 8.3.4.会务通知要求在会前三天发给参会人员。 8.4.会议场所、设备、用品、食品8.4.1.会议场所预定8.4.1.1.内部会议应提前预定，且具有足够空间和投影条件（如果需要的话）。 8.4.1.2.外部会议应提前预定，且外部环境幽雅，适宜散步；内部设施齐备（会议室的布局合理，设备（投影、话筒、白板）、光线明暗，灯光，音响，空调）等；娱乐设施齐全（乒乓球，保龄，游泳等）；住宿、餐饮、娱乐的距离适宜；费用符合预算要求等条件。 8.4.2.外部会
11、议会场布置应提前一天确认，具体细节如下8.5.外部会议会场需携带设备及用品应提前一天进行检测，设备和用品应有备份，会议用品可以用收纳箱（如药箱）收纳，以免遗漏。 设备和用品需在会前1小时摆放并调试完毕。 在送走所有参会人员后，进行设备和物品收纳、归位工作。 8.5.1.依据外部会议的长短，确定是否采购食品。 如需，应在会前30分钟摆放完毕。 88.6.车辆安排8.6.1.依据会议议程确定车辆往返的安排。 要求明确发车时间，地点，路线，并将安排情况通知公司车辆管理员。 8.6.2.车辆于会前10分钟到达会场。 8.6.3.路线安排应以所送汇报人员的出发地为主。 8.6.4.会议结束后，做好参会人
12、数返回车辆安排工作。 8.6.5.会议结束后可以单独安排车次运送设备，可在会后1小时由会场出发。 8.6.6.车辆安排表格式见附件。 8.7.食宿安排8.7.1.会务组设专人负责开房间，统计房间数与嘉宾入住人数，入住房间一定要写清楚嘉宾的详细信息，保证工作人员及时找到客户。 会务组提前预估到会人数，与酒店预留最低房间数所有需要住宿的人员抵达宾馆时，要及时提供相应房间的钥匙、通知餐饮安排。 8.7.2.在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。 8.7.3.叫早并通知早饭时间。 8.7.4.在会议最后一天的中午宾馆结账时间前一小时，将所有住宿房间的钥匙收齐后，办理退房手续。 将所有房间的钥匙收齐。
13、8.7.5.在确认所有会议项目均结束后，结帐并开具发票。 8.7.6.在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。 8.8.嘉宾接待8.8.1.重要领导与嘉宾需要专门人员接待，嘉宾房间提前开好，嘉宾到后直接入住。 会前、把客户从签到台引领到会场合适的座位上，尽量让客户前排就坐。 8.8.2.会议当天会务组开出嘉宾房间，嘉宾到后直接入住8.9.签到8.9.1.会前装好会议资料，按类分好，布置好签到台。 8.9.2.签到前把已经报名的名单打印4份，以保证报名人数集中时能分批签到，节约时间，空白的报名表多打印些，分成几份，分批签到。 8.9.3.签到人员要及时签到名单，统计人数。 8.9.4
14、.开收据、收钱、给资料的人员分工明确.8.9.5.收取会务费的人员要写明交费人的单位与姓名，以便查找。 8.9.6.餐劵如果中、晚餐券种类多，一定要清楚的送给客户，不要造成客户午餐时拿的是晚餐券。 8.9.7.如果有旅游项目，及时统计好旅游人数与名单，方便与旅行社核对人数与账目。 8.9.8.会中，及时把签到表好，打印成册，会后发给与会者。 8.10.会场服务8.10.1.会议现场服务8.10.1.1.确保会议场所服务人员及时到位。 8.10.1.2.确保会议室设备提前1小时调试完毕。 关注设备、灯光、室温、音响等情况。 8.10.1.3.确保会议室内的茶水会前10分钟开始冲泡；确保会议期间每
15、15分钟续茶，活动期间有饮用水。 98.10.1.4.通知汇报人员于汇报前5分钟就座并准备好汇报资料。 协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作。 8.10.1.5.根据会议的进展情况，及时通知外部会务人员调整安排。 8.10.2.会议外部服务8.10.2.1.与会议现场服务人员及时联系，确保餐饮时间、数量、空间8.10.2.1.1.凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上火。 8.10.2.1.2.如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。 8.10.2.2.与会议现场服务人员及时联系，确保车辆。 8.10.2.3.与会议现场服务人员及时联系，确保其它会场外的服务到位。 附件1.会议议程格式2.会议预算格式3.会务工作核查表4.参会人员清单格式5.会议通知及
