《机关办公制度范文》由会员分享，可在线阅读，更多相关《机关办公制度范文（8页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、机关办公制度范文 京朝档发xx5号北京市朝阳区档案局关于印发北京市朝阳区示范性数字档案室建设标准(试行)的通知各街道办事处、地区办事处（乡政府），区委、区政府各部委办局，各人民团体，各公司和有关单位为贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见和北京市机关档案工作规范的精神，加强和规范朝阳区数字档案室建设，推动我区档案事业可持续发展，根据北京市电子文件归档与管理暂行规定的有关规定并结合我区实际，制定北京市朝阳区示范性数字档案室建设标准，印发给你们，请认真贯彻执行。 附件北京市朝阳区示范性数字档案室建设标准2北京市朝阳区档案局xx年9月15日附件北京市朝阳区示范性数字
2、档案室建设标准第一章总则第一条为贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见和北京市机关档案工作规范的精神，加强和规范朝阳区数字档案室建设，加快机关档案信息化进程，推动我区档案事业可持续发展，根据北京市电子文件归档与管理暂行规定的有关规定并结合我区实际，特制定本办法。 第二条本办法所称数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各4类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。 机关数字档案室建设应以档案目录数据库和全文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电子文件归档管
3、理的一体化为重点，以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为目标。 第三条各机关应高度重视档案信息化建设，把档案信息化建设纳入机关信息化建设总体规划，积极为推进数字档案室建设创造条件。 第二章基础设施建设第四条基础设施建设包括硬件设施建设、软件系统建设和网络系统建设。 各机关应本着满足现阶段需要并适当超前的原则，充分估算所需档案存储数据容量、数据操作强度和网络访问量，在选用硬件设备、软件系统和建立网络架构时，适当为今后设备扩充、系统升级和网络扩建留有一定余地。 第五条硬件设施建设 (一)终端机。 用户用于访问服务器或进行档案数字化处理的终端设备，一般为可满足日常档案管理工
4、作要求的个人计算机。 (二)扫描仪。 用于纸质、照片档案的数字化。 各单位应根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置不同规格的扫描仪。 对于工程、产品设计单位，一般应配备大型扫描仪；需要批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张质量较差或珍贵的档案，一般应采用平6板扫描仪，以保护档案原件。 (三)磁盘、光盘、磁带等备份设备。 用于纸质、数码照片、多媒体档案数字化的备份。 (四)UPS（不间断）电源。 用于终端机和服务器等数字设备的断电保护，使数字设备在断电之后仍能正常运行，提升系统运行的稳定性、可靠性。 (五)打印机。 用于各类档案目录和图文的输出
5、。 第六条软件系统建设 (一)操作系统。 选择运行稳定、安全可靠、与硬件选型相匹配的主流操作系统。 (二)扫描软件。 使用扫描仪自带或其他扫描软件，并根据需要采用Photoshop等图像处理软件进行后期处理。 (三)档案管理应用平台。 使用统一的北京市朝阳区档案局（馆）数字化管理软件对本单位电子档案、电子文件进行管理。 第七条网络系统建设档案数据网络配备高性能的符合信息安全要求的网络设备和设施，建设档案数据网络进行档案数据加工和存储管理。 档案数据网络应相对独立，与外部网络实现物理或逻辑隔离。 第三章档案数字化建设第八条机关档案室使用北京市朝阳区档案数字化管理软件对全部室藏档案的档案目录数据、
6、归档电子文件数据统一管理，集中存储并有效利用数字档案数据信息。 采取相应的技术手段和管理措施，逐步实现电子文件形成、处理、积累、归档的一体化管理，确保各种类型电子文件完整归档。 归档电子文件数据8应与其目录数据进行有效挂接。 归档电子文件的数据格式为XML、RTF、TXT、PDF格式归档。 Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。 图像型电子文件采用TIFF或JPEG格式；音频型电子文件采用MP3或WAV格式；视频型电子文件采用MPEG或AVI格式；CAD文件建议采用DXF、DWF格式。 其他类型的电子文件采
7、用相关标准或通用格式。 第九条机关档案室应有计划地采用成熟的数字化技术，对室藏各类传统载体档案进行数字化加工。 纸质档案按照纸质档案数字化技术规范（DA/T31-xx）和朝阳区档案局关于规范档案室纸质档案数字化工作的意见（京朝档发xx4号）规定进行数字化加工。 数字化原文存储结构文件夹的层级及命名规则应与对应传统载体档案的档号结构保持一致。 第十条除会议记录及涉密文件外，自xx年起,保管期限为永久的室藏文书档案，均须全部进行数字化。 第四章数据管理和利用第十一条各机关应加强数字档案室建设的安全管理，指定专人负责档案数据的安全工作。 一、数据入库。 电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效
8、性鉴定，确认达到相应技术要求后，才能入库保管。 二、数据修改。 入库后的档案数据一般不能修改。 入库数据有错误确需修改的，应形成书面报告，按相关制度规定的程序进行批准后方能修改。 10 三、数据备份。 电子档案及目录数据至少应制作三套，一套脱机备份，一套封存，一套提供利用，并定期进行更新备份。 四、数据删除。 入库数据不能随意删除。 经鉴定确无保存价值的档案数据，按相关制度规定的程序审批通过后，按要求删除数据。 删除数据操作应形成纸质记录并存档。 五、数据移交。 属于区档案馆接收范围的电子档案，按照区档案馆的规定进行移交。 条件允许的情况下可在归档后实时向区档案馆移交。 对于有特殊要求的电子档
9、案，可以适当延长移交时间。 电子档案的移交可采用在线或离线方式进行。 采用离线方式的，应使用专用的移动硬盘作为数据存储介质。 涉密电子档案不可进行网上移交。 第十二条在本机关局域网络、专用网络或其它安全网络内应实现非涉密数字化档案信息在线查询利用；根据需要提供电子邮件或其他通讯方式的非在线查询利用。 第十三条应通过日志等手段建立网上查询利用记录，对档案查询利用进行全程监督。 第十四条编制提供本机关基础数字、重要工作和重大事件等电子编研成果，通过办公网络提供档案信息服务。 第五章制度建设第十五条各机关应建立健全本机关的数字档案室管理制度，具体包括电子档案归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安
10、全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度等部分。 第十六条电子文件归档与管理办法。 明确电子文件归档范12围、责任、格式、程序、方法和质量要求等。 第十七条档案数字化技术标准。 明确本机关各种门类、载体档案进行数字化的具体要求，针对不同载体形式的档案逐一制定，具体应包括需要数字化的档案门类、数字化的范围、技术标准等。 第十八条档案安全保密制度。 明确规定电子档案安全管理职责要求、措施方法，网上利用权限的划分标准以及档案阅读使用范围等。 第十九条档案数据管理维护制度。 明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。 第二十条电子档案鉴定销毁制度。 明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。 第二十一条本标准由北京市朝阳区档案局负责解释。 第二十二条本标准自印发之日起施行。 14朝阳区档案局办公室xx年9月15日印发。 内容仅供参考
