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1、XX民爆系统科技有限公司行政事务管理制度 XX民爆系统科技有限公司行政事务管理制度（一）、办公管理规定（二）、办公用品管理规定（三）、收发传真管理规定（四）、公文、信函的管理规定（五）、内部资料备份的规定（六）、传阅文件的管理规定（七）、保密管理规定（八）、网站信息发布的管理规定（九）、公用设备借用管理规定（十）、员工购买办公电脑的管理规定（十一）、印章、证照使用规定（十二）、书籍管理规定（十三）、其他行政事务管理规定（一）办公管理规定第一章总则第一条为了培养公司员工健康向上的工作观、道德观和价值观，提高每位员工的综合素质，塑造良好的企业形象，特制定本制度。 第二条本制度包括职业规范、安全防范
2、、待客规范、办公环境管理和一般行为管理。 第二章具体管理办法第三条职业规范 一、员工必须严格遵守国家颁发的各项法律、法规； 二、员工必须遵守公司各项规章制度及保密制度，按照要求完成本职工作任务； 三、员工应恪尽职守，尽职尽责，高效率、高质量地完成各项工作； 四、员工必须爱护公司财产，爱惜各种办公设备及物品； 五、员工有义务献计献策，提出合理化建议，为公司的发展做出贡献； 六、员工在外出办事（出差、谈判、培训、服务等）过程中，要举止得体、不卑不亢，充分体现良好的企业形象和公司员工的精神面貌； 七、员工在公司内应建立良好的人际关系，在工作中要相互配合，相互支持，相互理解，发扬团队合作精神。 第四条
3、安全规范 一、员工不得泄露或传播公司商业机密及相关文件，如有因个人利益出卖或泄露公司机密者，一经查实立即辞退，情节严重的将追究当事人法律责任； 二、员工下班前必须关闭本部门门窗及电源；为预防火灾，电脑上禁止放纸张；员工禁止在公共办公区内、库房、机房等重地吸烟。 吸烟者不得随意乱扔烟头,如果因员工个人过失，引起失窃或火灾发生，当事人应承担经济损失；此外，部门经理要负渎职的连带责任，给予一定的经济处罚； 三、员工不得使用公司证照、场地、电话、文件等进行经营活动；未经公司批准的,员工不得擅自携带公司财物外出，如有违反者给予相应的经济处罚，情节严重的追究其法律责任； 四、员工应妥善保管好自己的重要资料
4、及公司配备笔记本电脑、台式电脑、U盘、移动硬盘、手机、刻录机等物品，如有丢失损坏，由个人承担相关赔偿责任。 第五条待客规范 一、接待来访 1、客人来访时，接待人员要主动热情地打招呼，使用“您好”、“欢迎您”等礼貌用语，问清访客所访部门，客人到会客室等候并敬茶； 2、与客人谈话时必须大方得体、举止文明、谈吐文雅； 3、访客结束访问时，被访问人应送客人到门口； 4、公司专职接待员应做好相关的接待工作，服务热情周到，保证客户的满意； 5、公司在接待客户时，应充分体现和树立公司的良好企业形象。 二、接听电话 1、公司所有员工在接听电话时，必须以“您好，XX公司！”开始，如需要转接的以“请稍等”给予准确
5、转接，挂机时，要说“再见”结束； 2、如果对方所找的人不在，一定要问清对方的姓名、单位及联系方式，并代为转达； 3、员工在接听业务热线电话或服务热线电话时，应做好记录，并及时转告相关部门； 4、与客户电话交流或技术服务时，要热情，不能生硬或不耐烦。 三、交往礼仪 1、员工遇到客人时要主动友好示意，与客人同行时，应让客人先行； 2、员工对上级必须称呼职位；员工间也应称呼姓名或尊称，不得使用其他称呼（例如“哥”、“姐”等）； 3、公司员工之间在楼道或办公区及其他场所，应相互主动打招呼，相互问候； 4、进入其他办公室时，必须先敲门听到“请进”后再进入，不能私自进入他人办公室。 第六条办公环境管理 一
6、、严格执行公司钥匙管理规定，相关负责人应做好开门、锁门的日常登记和管理工作，保障公司财物安全； 二、前台接待区、办公室、会议室、会客室、楼道等场所要保持整洁，员工要自觉维护公用空间的整洁； 三、办公区内要保持无烟头、无积水，不乱堆放杂物；个人物品（如衣物、背包等）不得随意摆放，应放于指定区域； 四、所有员工的办公桌面要求文件摆放整齐，不能堆放杂物和与工作无关的用品； 五、所有员工禁止在非吸烟区内吸烟，吸烟时不能随意弹烟灰和乱扔烟头； 六、各部门经理负责每日对本部门电源、门窗及办公环境卫生进行监督检查。 第七条一般行为管理 一、仪表规范 1、员工工作时间必须穿着正装，不得穿着休闲类服装或奇装异服
7、，着装整洁大方，有特殊活动应按要求着装；（女员工不许穿拖鞋、无袖衫、吊带装、超短裙；男员工不允许穿短裤、背心、圆领衫、拖鞋、凉鞋）； 2、员工要注重仪容、仪表，不得留怪发及浓妆； 3、员工工作时间必须按照公司要求佩带员工胸卡； 4、员工平时要坐立端正，不得前仰后合或依靠他物； 5、员工应注意自己的言谈，不说脏话、怪话； 6、员工要保证良好的精神面貌，保持良好的工作热情。 二、电话管理 1、员工在上班时间打私人电话要简短，不可电话闲聊； 2、员工不得用办公电话私自拨号上网或拨打娱乐、声讯等服务台； 3、员工因工作需要拨打长途电话的，按照公司统一要求，使用时应当尽量简短谈话时间、简明扼要，如违反规
8、定的，所产生相关费用由个人承担； 4、电话通讯录由行政部门前台负责随时登记和更新，及时传送各个部门，并公布在网站上，以便查找和联络。 三、办公纪律 1、员工必须遵守公司考勤制度，不迟到、不早退、不旷工； 2、员工外出办事、出差必须按照公司规定办理手续； 3、工作时间员工不得随意离岗、串岗、聊天； 4、工作时间不允许看与工作无关的读物、玩电脑游戏、睡觉、或做与工作无关的事情； 5、员工未经允许不得随意进入其它办公室，更不得随意翻阅他人桌上的文件资料； 6、员工在工作时间禁止饮酒，禁止上班时间在办公区域内吃零食； 7、在办公区域及楼道内不得高声喧哗、嬉戏打闹，工作时间不得擅自播放音乐； 8、接待来
9、访客户、业务洽谈或个人亲朋时，应在会议室或接待室进行，未经允许不得进入办公区域内； 9、员工饮水应自备水杯，尽量不要使用公司一次性纸杯，一次性纸杯只提供客户使用。 第八条例行检查和处罚规定 一、由行政部组织不定期的例行检查每月至少一次对违反者按规定给予处罚； 二、处罚规定违反以上管理规定者一次通报批评、两次以上每次将给予50元罚款处理； 三、部门员工有违反规定的，部门经理负有管理责任，并纳入其考核项目中。 （二）办公用品管理规定 一、办公用品的采购、发放 1、公司行政部前台文秘汇总各部门提交的办公用品需求申请单，根据办公用品需求及人员增加情况进行审核，预算范围内的由部门经理审批可以购买； 2、
10、行政部根据各类办公用品采购明细，首先对市场价格进行询价、比价，质量、价格控制在合理范围内，部门经理审批后进行采购，费用控制在预算范围内； 3、办公用品采购后首先办理入库和检验手续，包括品名、型号、单价、数量等内容，并将入库单、购买发票及明细单一并提交行政部和财务审核签字后，按照费用审批规定审批后，办理报销； 4、各部门员工领用办公用品时，必须填写办公用品领用单，到行政部前台文秘处领取； 5、公司各地服务站购买办公用品，根据实际工作需要和各地预算费用额度在当地进行购买，购买后将发票、物品明细一并邮寄公司，由行政部进行审核后提交财务报销； 6、员工培训需要大宗领用办公用品的，需要在每月5日前填写本
11、月的办公用品领用单，并附上具体的领用明细和具体领用站点名称，经部门经理审批后，由行政经理审核，提前购买，及时给予发放； 7、新上岗员工办公用品领用，由行政部根据新上岗人员的名单，负责为其配齐，以保证新员工的正常使用； 8、行政部负责建立办公用品的管理台账，办好入库、领用手续； 9、办公用品管理人员必须做到品种齐全、库存合理，开支适当、用品保管好，注意安全、防火、防盗，严格按照规定发放，合理控制，杜绝浪费； 10、行政部定期检查物品采购、库存、发放的使用情况，如发现物品丢失或未按照管理规定办理的由保管人员承担相关责任； 11、公司离职员工必须归回领用的办公用品(耐用品)，由行政部验收并签字确认，
12、如有损坏和丢失的应该照价给予赔偿。 二、办公用品具体领用规定 1、消耗品（笔、本、橡皮、大头针、曲别针、口曲纸、订书针、纸杯、胶带等）要节省控制，杜绝浪费； 2、为了节约办公费用，各部门使用联网打印机和传真机时，尽可能用纸背面打印，打印前必须检查好排版，复印时要自觉作好登记，杜绝打印和复印的纸张浪费； 3、耐用品（计算器、订书器、电话机、剪刀、裁纸刀、文具尺、文件夹、文件架、支票夹等）曾经领用过的一律不再给予发放，丢失由个人赔偿，损坏的以旧换新；员工因工作调换或离职后耐用办公用品必须办理交接手续，由行政部负责交接领用的办公用品，验收后入库保管； 4、圆珠笔、签字笔要求每2个月只许领用一次、只限
13、每人一支，记事本每3个月只许领用一次，只限每人一本，如工作需要大宗领用的，要提前申报经各部门经理、行政部审批后方可领用； 5、光盘按各部门实际使用数量给予发放，如有大宗领用的必须经部门经理审核、行政部审批后，给予购买和发放；（三）收发传真管理规定为了进一步规范管理收发传真文件，并进行统 一、严格管理，特制订本制度第一条收发传真的管理 1、公司的收发传真统一由行政部前台文秘办理，并严格按照管理规定执行。 2、对于收发的传真件必须进行存档，并按照公司文书档案规定，进行分类、编号、存档。 3、无法确定收件人的，统一交于行政部经理处理。 第二条发送传真规定 1、各部门对外发送传真时，由公司起草的传真文
14、件的，应使用公司统一标准传真格式，并填写清楚完整。 2、发送传真时，必须由本人填写登记单后，由前台文秘发送。 3、前台文秘需及时准确的发送传真，传真发出后应即时与对方进行确认，同时通知发件部门的发件人。 4、工作时间以外，各部门有急需发出的传真件，由本人进行登记后发送，次日必须及时补办审批手续。 第三条接收传真规定 1、接收外部传真后，应仔细检查传真的内容、页数和接收部门或人员，如果不清楚或是不完整的，及时与对方联系进行确认。 2、前台文秘对接收传真件的内容进行分类，必须登记并留复印件编号、存档，并及时通知相关部门，由收件人签收后领取。 3、前台文秘必须保证传真登记单完整无遗漏，并妥善保管随时提供查阅。 第四条发送传真的审批规定 1、一般的范本文件、空白定单、开票信息、汇款信息、确认函、经审批后盖有合同章合同、盖有公章的文件等传真件，可以由前台文秘直接发送。 2、其他一般业务如租房协议、备品备件、客户回访、信息核对单等由部门主管或经理审批可以发送。 3、各部门对外重要文件如有关客户问题答复、技术解决方案等，由部门经理审核，副总或总经理审批后，可以发送。 4、公司所有的机密文件如各类存档合同、报表、工作计划、总结、会议纪要、人事档案等，必须由部门经理、主管副总审核，总经理审批，可以发送。 第五条各部门员工必须严格执行本规定
