《公文写作课件》由会员分享,可在线阅读,更多相关《公文写作课件(118页珍藏版)》请在金锄头文库上搜索。
1、公文写作,如何写好应用文,应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体,是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具,有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展,人们在工作和生活中的交往越来越频繁,事情也越来越复杂,因此应用文的功能也就越来越多了。 所谓应用文是人们在生活、学习、工作中为处理实际事物而写作,有着实用性特点,并形成惯用格式的文章。,应用文的定义,关于“应用文”的概念,目前并无统一严格的定义,也不可能会有这样的定义,不同的学者和书籍往往有不同的归纳和概括。学习者可从以下几个方面把握其本质特征: 1.写作目的明确 应用文是为实现特定目的服务的,因此其写作动因与目的十分明确。 2.
2、语言表达规范 应用文主要使用规范的现代汉语,适当采用一些古语词汇,文章的语言庄重、简洁、严密,这一点和文学作品形成了鲜明的差异。 3.格式体例稳定 大多数应用文已经形成了稳定的通用格式和体例,这体现了其规范性和严肃性,撰写者在拟文时必须遵守格式体例的要求。 4.时间要素明确 应用文其所针对的事务一般是在一定时期内存在的,因此执行时间、有效期和成文日期等时间要素非常明确。 综上所述,可以这样定义应用文:应用文是各类企事业单位、机关团体和个人在工作、学习和日常生活等社会活动中,用以处理各种公私事务、传递交流信息、解决实际问题所使用的具有直接实用价值、格式规范、语言简约的多种文体的统称,应用文的种类
3、及用途,? (一)按照不同的用途,可以分为两大类:一类是行政机关、团体和企事业单位用来处理公务的; 一类是个人或集体用来处理私事的。 (二)按照不同的性质,可以分为以下三类:一般性应用文,这类应用文有人认为应包括以下几种:书信、启事、会议记录、读书笔记、说明书等。 公文性应用文,这是以党和国家机关、社会团体、企事业单位的名义发出的文件类应用文。如:布告、通告、批复、指示、决定、命令、请示、公函等。这类应用文往往庄重严肃,适用于特定的场合。 事务性应用文,事务性应用文一般包括请柬、调查报告、规章制度及各种鉴定等,这是在处理日常事务时所使用的一种应用文。为了统一安排本书的体例,同时根据各种日常应用
4、文本身的特点,这里将日常应用文分为以下几类。 (三)这些应用文的主要用途是: 1.传递信息 2.处理事务 3.交流感情 4.用作凭证,应用文的特点,一、实用性强 应用文在内容上十分重视实用性。它是用来办事、解决实际问题的,具有很强的实用性。 二、真实性强 “真实”是文章的生命,一切文章都要求具有真实性。对于这一点,各类文章要求不同。它反映的情况、问题,叙述的事实 是客观存在的,发布、传达上级指示精神是确有的,不能经过任何艺术加工。 三、针对性强 它根据不同的领域、不同的具体业务、不同的行文目的,选用不同的文种。 四、时效性强 应用文在传递信息、解决实际问题方面取得好的效果,必须注意时间、效率,
5、讲究时效性。一般来说,应用文往往是在特定的时间来处理特定的问题,尽快的传递相关信息,因此时效性很强。不及时发文,拖拖拉拉,或时过境迁再放马后炮,使信息失败,就会失去其实用价值。 五、格式化比较固定 应用文有其惯用的外观体式和主体风格。有不少体式 是社会长期约定俗成的,也有一些体式由国家统一规定,如公文。还有一些应用文格式比较简单。不论体式如何,都是为了提高办事效率,更好地发挥它的工具作用。,应用文的语言特征,应用文作为一种实用性文体,语言上与其他文体相比较,主要表现出“朴实、沿习、多元、明确、简练、生动”等特征。 一、朴实开门见山、自然质朴文学作品属形象思维范畴,主要用场景渲染、人物描写、心理
6、刻画等手法塑造出活生生的艺术形象来感染读者,即“以情动人”。语言上特别重视积极的修辞手法,特别讲究动词、形容词的锤练。论文写作属逻辑思维范畴,以对事理的解剖分析、综合归纳、逻辑推论“以理服人”,语言上特别重视语法、逻辑和专业术语的准确。 应用文是一种处理公私事务的工具,是用来说明事实、解决实际问题的,侧重于“以事告人”。所以语言要求朴实无华、开门见山。例如在述职报告中就写“该干什么、干了什么、干得怎么样”,直陈直述,不展开论述,不夸张、不掩饰、更不能虚构。大多数的应用文中不宜用比喻、比拟、借代、夸张等修辞手法。叶圣陶先生在谈公文写作时说:“公文必须写得一清二楚、十分明确,句稳词妥,通体通顺,让
7、人家不折不扣地了解你说的是什么”。例如我国的现金管理条例第一条是:“为了改善现金管理,促进商品生产和流通,加强对社会经济活动的监督制定本条例。”直接了断地回答了为什么制定此条例。 朴实特征还表现在多用庄重典雅的书面语,少用或不用口语词、方言词、土俗俚语、歇后语。例如某财务大检查通知中写道:“费用错误列支的,务必纠正。今年的要纠正,去年的也不要放过。今后不论超产奖还是什么乱七八糟的这个奖那个奖,统统都得在利润中支付。”这段文字里的“不要放过”、“乱七八糟的这个奖那个奖”、“统统”等词语口头表述尚可,但不宜用于应用文中。,二、沿习文有定型、约定俗成。,一般说“文无定法”,但写作应用文应当遵循“惯例
8、”。应当符合相对稳定的格式、表述规定的内容、使用习惯的语言。标题、开头、结尾、转折过渡采用习惯的用语。例如,公文中的“指示”是要求受文者干什么的,通常结构安排是:“为什么”“干什么”“怎么干”“希望和要求”四段式。“请示”的正文为“请示起因、请示事项和请示结尾”三段,而且把“请示起因”确定为行文重点。法律文书结构一般为“断事析”三段,即第一段写根据事实得出诉讼请求和结论。第二段写引起法律纠纷的事实,第三段写以某种法律条文为依据,对所述事实进行透彻分析。以上说明应用文的结构是相对稳定的。再如公文标题语95%以上运用“关于”介宾短语;报告的结尾多用“特此报告”;复函的引语常用“来函收悉”等等,不同
9、的行文者沿习约定俗成的格式、内容和用语,有助于提高行文速度,也有利于受文者的阅读理解,提高办事效率。,三、多元文字数据、表格图形。,一般文章多用文字表述,应用文除了用文字表述外,还可以用数据、表格、图形来说明事理,可谓“语出多门”。特别是财经类应用文则大量采用数据、表格、统计图形。例如:“某银行储蓄网点1999年储蓄存款新增1650万元,员工人数15人,人均存款增量110万元;1998年储蓄存款增量为1200万元,员工人数12人,人均存款增量100万元。1999年比1998年人均存款增量增长了10%。”以上文字也可以下表格方式来表述: 银行储蓄点人均存款增量表 项 目年份 单位19981999
10、1999比上年%储蓄存款增量万元1200165037.50%员工人数人121525%人均存款增量万元10011010%以上表格表述更为简洁、清晰。如果我们要深入分析,就会从直观的表格中发现:该储蓄网点的员工增长幅度高于人均增量的上升幅度。又如某城市调查酒类销售情况的一篇调查报告中写到:“今年夏季酒类销售与去年同期比较,啤酒上升1.8倍,葡萄酒上升90%,白酒下降19%”,以上数据可以说明该城市酒类销售的趋势是从烈性酒向低度酒转变。再例如,管理会计中在揭示业务量、销售收入、销售成本和利润之间的关系时,可用量本利图形来表示。 成本 收入 收入线 万元 总成本线 (保本点) 固定成本 业务量 (A)
11、 万元 图形中收入与总成本交叉点相对应的业务量(A)是保本业务量,少于此业务量则亏损。这样说明事实比较用文字表述更为直观、形象。,四、明确确切无误、明白通晓。,文学创作讲“文贵曲”,而应用文有很强的政策性、实用性。要求语言明确,使人一看就懂,一懂就可执行、答复或办理,不能模棱两可,不能有再创造的余地。明确特征要求,不用或少用比喻,不用或少用具有描写性和感性色彩的词语。例如中华人民共和国宪法第二章第45条:“国家和社会保障残废军人的生活,抚恤烈士家属,优待军人家属。”该条中的“保障”“抚恤”“优待”表现出对三种人明确不同的政策。周恩来总理1954年4月28日在日内瓦会议上分析当时的形势时说:“我
12、们认为,美国这些侵略行为应该被制止,亚洲的和平应该得到保证,亚洲各国的独立和主权应该得到尊重,亚洲人民的民主权利和自由应该得到保障,对亚洲各国的内政干涉应该停止,在亚洲各国的外国军事基地应该撤除,驻在亚洲各地的军队应该撤退,日本军国主义的复活应该防止,一切经济封锁和限制应该取消。”这段讲话,诸如“制止”“保证”“保障”“撤除”“撤退”等等一系列动词准确、庄重。 我国对台问题的一贯提法是“世界上只有一个中国,台湾是中国的一部分,中国的主权和领土完整不容分割”。2002年3月8日,总理在政府工作报告中的提法是:“世界上只有一个中国,大陆和台湾同属一个中国,中国的主权和领土完整不容分割。”几个字的改
13、动强调了两岸都是中国人,消除了“中共大、台湾小”的疑虑,有利于平等协商。 各行各业的应用文中要用到许多专业术语,作者应顾及受文对象,如果面对社会公众行文必须用明白通晓,读者能够看懂的语言诠释专业名词。例如在中国金融一篇“信用是扩大积累的有力杠杆”的文章中,是用如下语言解释财政资金与信贷资金的区别的:“从财政学的观点来说,财政的钱只能一个顶一个用决不能把拔给张三的钱交给李四支配,反之亦同。信贷资金则不同,张三把一笔钱存入银行,银行把这笔资金贷给李四,李四就取得了对这笔资金的支配权;李四归还贷款后,银行又可以把这笔资金的支配权交给第三者,如此等等。”这就把一个比较专业的问题,用通俗的语言表述出来,
14、有利于读者理解。,五、简练言简意赅、文约事丰。,“简”本来是战国至魏、晋时代的书写材料,是削制成的狭长竹片或木片。由于这种书写材料制作的困难,就要求作者必须言简意赅,尽量争取以少少的文字,容进多多的意思。“练”指把丝麻或布帛煮得柔软洁白,这里是要求文字写得明白。 应用文写得简炼是高速传递信息的需要,是节省时间、提高办事效率的需要,也是朴实、明确特征在“文字量”上的体现。列宁曾经提出过:“写报告、文件要象电报那样写得简短”。应用文写作中要反复锤炼语言,像鲁迅先生提出的那样,毫不可惜地删去那些可有可无的字、词、句、段。 我们所处的社会信息量越来越大,信息的传递速度、信息的处理速度也越来越快,要求信
15、息的度量越来越高密。例如:美国总统原来签署命令是这样开头的:“我秉承合众国宪法和法律所赋予合众国总统的权力,兹发布命令”,自卡特当总统始,把签署命令的开头改为:“我作为合众国总统命令”27个字简约为10个字,表达了同一个意思。从北京三次申奥口号比较看,更体现了简炼的特征。1991年申奥口号共7条107字;1992年申奥口号为6条67字;2000年申奥口号仅2条18字。第一条是“新北京、新奥运”仅6个字,两个短语,第二条是“绿色奥运、科技奥运、人文奥运”12个字,三个短语,两条口号鲜明地突现出北京申奥的新理念。 为达到语言简练可多使用单音节词,酌情使用一些文言词语,合理使用简称。,六、生动有声有
16、色、活泼鲜明。,语气庄重、言简意明、直来直去、明白显露是应用文用语的基本要求。但在调查报告、总结等应用文种里,也可以用生动活泼的语言表达事理、吸引读者,感染读者。诚然,上述应用文文种不会象文学作品那样借用种种写作手法来塑造形象,只可以有限使用比喻、借代、夸张等修辞技巧,穿插使用成语、俗语、歇后语等增强文章的吸引力、感染力、新鲜感。例如:1983年人民日报的新春献词标题为恭喜发“才”。这个标题巧妙地采用了“谐音”的修辞手法,把人们习以为常的“财”字换成“才”字,把当时国家百废待兴、求才若渴的局面鲜活地体现出来了。1993年一名作者对安徽凤阳县小企业经营状况进行调查,写出了一个小厂崛起的启示的调查报告,在这个调查报告中作者总结凤阳县对发展小企业的经验是“五借”,即“借鸡下蛋、借巢引凤、借花献佛、借船出海、借题发挥”。采用这样的形象生动的语言归纳总结,读者倍感亲切,也好记忆。,