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1、采购实际运营管理 品质部 杨飘 2014 06 20 1 1 采购的含义与范围 2 采购部门的建立 3 采购部门的职责及人员选用 4 采购制度与作业流程及表单 5 采购计划与预算 6 采购规格说明 7 供应商管理 8 采购价格与谈判技巧 9 交货管理 10 品质管理 11 采购策略的类别与运作 12 国际采购管理 13 采购资讯管理 14 策略性供应管理 15 采购绩效评估与稽核 目 录 2 1 采购的含义与范围 采购的含义 1 狭义的采购 买方将 钱 转让给 卖方 而卖方将 货品 转移给 买方 在买卖双方的交 易过程中 一定会发生 所有权 ownership 的转移及占有 买方一定要先具备支
2、付能力 2 广义的采购 租赁借贷交换征收 1 2 采购管理的内涵 就企业功能而言的内涵 管理是企业为了达成生产或销售计划 从适当的供应厂商 在确保适当品质下 于适当的时期 以适当的价格 购入 必需数量的物品或劳务所采取的一切管理活动 即 5R 簡稱 適地 適質 適時 適價 適量 就管理功能而言的内涵 采购管理系研究在取得物品与劳务的过程中 统筹兼顾事前的规划 事中的执行以及事后的控制 以达到维持正常的 产销活动 降低产销成本的目的 就采购的规划而言 应包括设定目标 建立制度与组织 划分职责与权限 人员的选用 设计作业流程与表单 以及拟订计划与预算 3 有形的物品 原料 組成產品有直接物料 如
3、塑殼 真空罩 貼紙 副料 锡膏 手套 去脂油等 机具及设备 高周波 测试治具 日常用品 A4纸 笔等 无形的物品 技术 不同产品不同供应商专长的技术传达 服务 厂商配合度 工程发包 工厂的建設的改造等 4 实例1 2 某电脑公司总务主办采购项目表 一 杂项用品 茶杯 壶 台灯 配锁 衣架 茶叶 咖啡 奶精 糖 纸巾 桌巾 刻印 冲洗照片 识别证制作 二 影印及电讯有关耗材 1 影印机 传真机 电报机等所用耗材 2 电话机 电话线路申请等 三 文具用品 制式及非制式 四 办公设备购买及维修 五 广告 议比价 发包 人事 法务广告 公司形象广告 产品广告 牌楼制作 国内 六 赠品采购 年终纪念品
4、展示会或业务推广赠品 公开赠品 七 印刷品 依公布之印刷作业QVL规定办理 八 交际礼品采购 交际送礼 员工婚丧喜幛 挽联订制 九 会议筹备 会场洽租 布置 餐饮点心安排 十 各种场厅租赁 办公室 仓库 厂房洽租等 十一 福利活动 全公司性福利活动 旅行 健行 休闲性 体育性 文艺性活动 日用品采购 交 通车安排 代订返乡团体票等 十二 展览会场工程发包 十三 交通设备购买及维修 十四 货品托运 十五 厂房设备及工程发包维修 注 该公司另设有采购部 负责生产性物料之采购 5 采购部门的建立 2 1 组织方式 2 1 1 分权式的采购组织 即将采购相关的职责与工作 分别授予不同的部门来执行 物料
5、或商品由制造部门或销售部门来拟订 采购工作则可能由采购部门或商品部门掌管 库存之责任则可能将成 商 品归属销售部门 分权式的组织方式 采购部门只承担整个物料管理中的一部分功能与责任 也就是将 有关物料或商品需求计划 采购及库存的主管部门 分属不同的指挥系统 譬如采购部门隶 属行政部或管理部 物料或商品需求计划部门隶属制造部或销售部 仓储部门隶属资材部或 厂务部 会产生以下缺点 权责不清 目标冲突 浪费资源 6 2 1 2 集权式的采购组织 即将采购相关的职责或工作 集中授予一个 部门来执行 1 从整体观点处理各项作业 大幅降低物料总成本 2 统筹供需 增强采购能力 提升存量管制绩效 3 指挥系
6、统单一化 各物料部门间的沟通与合作获得改善 4 物料作业系统制度化与合理化 减低了管理费用 可获得利益 集权式的采购组织 正受到与日俱增的欢迎 但在实施之前若能依照下列的步骤来进 行 必可克服障碍 奏效立功 1 有计划地推展集权式采购组织 2 把生产计划的功能从制造部门脱离出来 3 配合各行业的特性 4 建立利润中心式的物料组织 着重以行销为出发点来加以检讨 依据销售预测来进行产品 物料 生产等计划 并将采购 外包 制造 加工 仓储 输送等 当作一个体系来运作 5 借重电脑化使效益扩增 目前XXX厂实施的是集权试的有采购组织 即生管采购仓库律隶属同一部 门 从而更有效的进行管理及统筹7 2 2
7、 XXX厂隶属关系 厂协理 财务 关务 经理 技术 品管 制 造厂协理 资材 协理 采购生管倉庫 隶 属 于资 材 部 XXX采购部门建立 采购总监 包材 光源 五金专案 Sourcing組 五金 光源 Buyer組 包材 文员 采购经理 采购助理 8 2 4 采购部门组织方式之优劣比较 主要分为一贯式作业及分段式作业 一贯作业的组织方式 有下列优点 1 一位采购人员可综理全部采购过程 权责相当分明 2 符合规模经济的原则 3 对供应商的关系良好 4 由于对供应商有取舍的权力 故可增强及时交货及改善品质的管理效能 一贯作业的组织方式 也有如下缺点 1 一位采购人员负责全部过程的各项作业 工作相
8、当繁复 且无法专精 2 采购案从头至尾 全由一人包办所有过程 使采购人员掌握生杀大权 难免滋生弊端 3 采购人员常因某一采购案件之羁绊 而无法进行其他的案件 致采购完成效率偏低 9 分段作业的组织方式 有下列优点 1 每位采购员只负责采购过程中的一部分 熟能生巧 减少错误的机会 并提高办事效率 2 一方面是分工合作 另方面则内部牵制 除非全体人员沆瀣一气 否则勾串不易 3 采购过程每一阶段均由专业人员负责 应可提升采购作业的品质 分段作业的组织方式 会有如下缺点 1 采购过程由不同人员分段处理 发收转接手续较多 延误时效 2 各自为政 无人负责 且购用之间 接手人员太多 徒增联系上的困难 3
9、采购人员的工作满足感比较低 因其对任何采购案件均无完整之决定权 目前XXX采取的是分段式作业結合一貫式作业方式组织式 10 3 采购部门的职责及人员选用 3 1采购部的职责 3 1 1以整体公司而言 请购单位 我司辅料為各单位请购 1 非存量管制物料之申请 2 拟订请购物料之规格及其他需求条件 包括数量 用途及交货日期等 3 采购物料规格之确认与验收 4 重大请购物料预算之编订或估价 物料管制单位 即物控 XXX厂归属于生管課 1 根据生产计划拟订物料需求计划 2 制定公司主要物料存量管制水准 3 物料交货进度之管制 4 缺料之稽核 仓储单位 1 请购单位之处理 收件 登记 转送等 即輔料倉作
10、用 2 物料之收料 存储与发料 3 呆料 废料之处理 提報 4 存量管制物料之申请 11 采购单位 1 审查请购单之内容 包括是否有采购之必要以及请购单之规格与数量等是否恰当 2 与技术 品质管制等部门人员 共同参与合格供應商之甄选 3 执行采购功能 包括询价 比价 议价及订购 4 交货之稽催与协调 5 物料之退货与索赔 6 物料来源之开发与价格调查 7 采购计划与预算之编订 8 国外采购之进口许可申请 结汇 公证 保险 运输及报关等事务之处理 9 供应商之管理 10 采购制度 流程 表单等之设计与改善 财务单位 1 物料采购预算之审核 2 各处物料与劳务付款方式的规定 3 物料付款凭证之审查
11、与支付 4 供应商违约赔偿 扣款等之执行 12 3 1 2 以采购部门内部而言 作业层面 供应商QDCS管理 1 品质 Q 1 能够明确说明规格 2 提供客观的验收标准给供应商 厂內一般检验标准 不同客人特殊要求 3 参与品质问题的解决 4 协助供应商建立品管制度 5 尊重供应商的专业技术 2 交货 D 1 给供应商正确而能达到的交货期 2 提供长期的需求计划给供应商 专案有提供forcase 3 和供应商協商交貨方式及交貨地址 4 协助供应商处理交货问题 3 价格 C 1 给供应商公平的价格 2 让供应商分享共同推行价值分析的成果 3 快速付款 4 其他 S 1 对供应商的问题及报怨尽快回应
12、 2 提供技术或检测仪器 使供应商生产更佳产品 3 使供应商尽早参与产品的设计 13 管理阶层 1 资材协理 督促采购部门工作之落实執行 2 采购经理 1 拟订采购部门工作方针与目标 2 编制年度采购计划与预算 3 签核采购單与合约 4 采购制度之建立与改善 5 审核部门周报或月报 6 主持采购人员教育训练 7 建立与供应商的良好关系 8 督导采购部门全盘业务及人员考核 9 主持或参与采购相关业务的会议 并做好部门间的协调工作 2 采购主管 1 分派采购人员及助理的日常工作 2 协助采购人员与供应商谈判价格 付款方式 交货日期等 3 采购进度之追踪 4 保险 公证 索赔之督导 5 审核一般物料
13、采购案 6 市场调查 7 供应商之考核 3 采购员 1 经办一般性物料采购 2 查访厂商 3 与供应商谈判价格 付款方式 交货日 4 确认交货日期等 5 一般索赔案件之处理 6 处理退货 7 收集价格情报及替代品资料 8 工程樣品的提供 4 助理 1 采购单 验收单之登记归档 2 采购单与合约之列印 3 交货记录及稽催 4 访客之安排与接待 5 采购费用之申请与报支 6 ERP 系统资料的维护 7 电脑作业与档案管理 14 3 2 采购人员的选用 3 2 1 才能方面 价值分析能力 单价的审查及核准 预测能力 物料市场的价格变动 表达能力 对外及对內沟通的桥梁 专业知识 对物料制程的了解 3
14、2 2 品德方面 临财不苟得 敬业精神 虚心与耐心 采购人员的能力与训练 15 3 3 采购授权 为了圆满执行工作并达成目标 一个企业或机构会授与采购部门下列四种决策权 1 供应商之选择 2 交易价格及条件之决定 3 采购规范之确认 4 与潜在供应商之接触联系 16 4 采购作业流程 采购作业流程及內容采购作业流程及內容 采购作业主要包括 请购单资料分析寻找时机 收集资料询 比 议价签订合约 评估 跟进退货管理按期按量 现场辅导 采购作业內容 采购作业流程及內容采购作业流程及內容 1 搜集信息 了 解 规 格 行 情 厂 家 资 料 替 代 品 资 料 核 定 资 金 预 算 2 询价 对 象
15、 价 格 整 理 资 料 选 择 议 价 对 象 4 货比三家 信 誉 度 售 后 服 务 供 应 能 力 寻 新 厂 商 或 外 购 3 比价 议价 设 定 目 标 条 件 其 他 厂 商 比 较 价 格 涨 跌 因 素 估 算 其 他 费 用 付 款 条 件 交 货 期 限 18 5 索样 请购 检 验 比 较 数 量 与 交 期 买 价 条 件 交 货 时 间 表 6 订购 协调 订 单 函 寄 或 传 真 确 定 品 质 和 交 期 供 应 商 回 复 合 适 的 交 期 采购作业內容 采购作业流程及內容采购作业流程及內容 7 交收 交 期 异 常 控 制 催 交 督 促 收 料 单
16、品 质 数 量 验 收 8 整理付款 核 对 手 续 发 票 抬 头 和 金 额 预 付 款 或 暂 借 款 扣 款 19 5 1 采购计划 5 1 1 编订采购数量计划的目的 1 预估材料需用数量与时间 防止供应中断 影响产销活动 2 避免材料储存过多 积压资金 及占用堆积的空间 3 配合公司生产计划与资金调度 4 使采购部门事先准备 选择有利时机购入材料 5 确立材料耗用标准 以便管制材料购用数量及成本 5 1 2 决定采购数量之资料基础 生产计划 物料清表 即BOM 存量管制卡 20 5 1 3 采购数量之计算与订购方法 定期订购法 进口的物料以及少数价值很高的国内采购物料 可以选择每季 每月或每周订购一次 此称 为定期订购法 此法在使用上必须对物料未来的需求数量能做正确的预估 以避免存货过多 造成资金积压 定量订购法 对于价格低廉 临时性需求及非直接生产用途的物料 比较适合采用定量订购法 亦即按照 订购点来决定采购时点 5 1 4 决定最适当的采购数量 EOQ 经济订购数量 IC 2DS 其中 D 为某段期间需求量 S 为每次订购成本及费用 I 为单位储存成本占商品成本的百分比
