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1、新入企员工培训课程 上篇 行政公文 公文的概念 行政公文 是行政机关在行政管理过程中形成 的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政 和进行公务活动的重要工具 国家行政机 关公文处理办法 公司公文 是公司在管理过程中所形成的具有法定效力 和规范体式的公务文书 是依法治企和进行生产 建设 经营 管理活动的重要工具 广东电网公司公文处理办法 公文的特点 1 法定的作者 2 法定的体式 3 法定的权威 4 法定的效用 公文的种类 1 根据 广东电网公司公文处理办法 公司公文 分为 决定 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 共10种 2 依据行文方向分 上行文 平行文 下行文 公文
2、的行文规则 1 上行公文行文规则 2 下行公文行文规则 3 平行公文行文规则 4 联合行文规则 5 其他公文行文规则 公文的紧急程度 紧急程度是对公文处理时限的要求 紧急公文分为 特急 急件 两种 紧急电报分为 特提 特急 加急 平急 四种 一般标识在公文正文的右上角 公文的秘密等级 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志 分为 绝密 机密 秘密 商业秘密 如需标识 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角 第1行 两字之间空1字 公文的书写格式 一 什么是公文格式 公文格式指组成公文的各个要素在公文文面上的 排列顺序和标识 书写 形式 国家行政机关公文格式 将组成公文的各要素划 分为眉首 主体 版记
3、三部分 置于公文首页红色反 线以上的各要素统称为眉首 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 置于 主题词以下的各要素统称版记 如示例 公文主体部分各要素标识规则 1 标题 一般应标明发文单位名称 公文主题 事由 及文种 公文种类 如 国务院办公厅 关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知 标识要求 准确 简要 概括 最长不超过50字 2 主送单位 主送单位是发文单位要求对公文予以办理或答复 的对方单位 必须写全称 规范化简称或同类单 位的统称 标识位置 标题之下空1行的左端顶格处标起 回 行时仍顶格 单位名称后标全角冒号 3 正文 一般包括导语 正文主体与结束语三个部
4、分 导语表明制发公文的凭据 目的或原因 主体根据发文的目的 要求 承接导语展开阐述 不 同文种 有不同的写法 结构层次序数见下页 结束语一般都较为简洁 且各文种有其惯用的结束语 如 通知多用 特此通知 请示多用 当否 请批示 等等 主体部分的结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 4 附件 附件是对正文作补充说明或印证的参考材料 如图表 名单 规定等 公文的附件是正文内容的组成部分 与公文正文一样 具有同等效力 标识位置 在正文下空1行左空2字标识 附件 后标 全角冒号和名称 要写全称 不能写 如表 如文 附件名称不加书名号 附件名称后不加标点符号 5 成文日期
5、成文日期是公文生效的时间 必须用汉字完整地写 出年 月 日 不得用阿拉伯数字 零 写为 一般情况下 成文日期以单位主要负责人签发的日 期为准 几个单位联合行文 以最后一个单位签发的日期为 准 经会议讲座通过的公文 以通过日期为准 6 生效标识 印章是公文的生效标识 一般情况除了会议纪要以外 不加盖印章的公文应视为 无效 成文日期的标识位置 印章加盖必须端正清晰 居中下压成文日期 俗称 骑 年盖月 7 附注 附注一般是对公文的发放范围 使用时需注意的 事项加以说明 公文主题词的标引 公文主题词是用来表达文件中心思想 概括主 要内容的 标引顺序是 先标反映公文内容的词 后标反 映公文形式的词 标内
6、容时 先标类别词 再标类 属词 标形式 即公文文种 则直接标类属词 公文的语言 为了达到准确 简明 平实 得体的表达要求 公文常用以 下术语 1 称谓词 如 本 贵 该 等 2 领叙词 如 根据 为了 等 3 追叙词 如 业经 前经 等 4 承转词 如 故此 鉴此 等 5 祈请词 如 敬希 请 等 6 商洽词 如 妥否 当否 等 7 受事词 如 蒙 承蒙 等 8 命令词 如 特命 切切 等 9 目的词 如 请函复 查照办理 等 10 表态词 如 应 请即试行 等 11 结尾词 如 此复 特此 等 另外还有 补叙词 另 再 感判词 深表谢意 以 为盼 告诫词 不得有误 以 为宜 判定 词 系 以
7、 论 时态词 届时 兹 如期 值此 报送词 呈请 报请 附上 颁行词 颁布 发布 下达 核查词 核发 审核 核准 公文的语言 公文撰写的特点 一 内容与国家政策 法律法规一致 二 实事求是 讲究实效 必发才发 忠于原貌 注重时效 三 主题突出 条分缕析 主题鲜明 条理清楚 四 结构完整 格式规范 公文的撰写 公文的撰写 五个阶段 1 领会意图 明确目的 2 确定主题 准备材料 3 拟定提纲 安排结构 4 落笔起草 拟写正文 5 反复检查 认真修改 通知的写作 1 通知的概念 适用于发布制度 规定 批转所属单位的公文 转 发上级和不相隶属单位的公文 传达要求下级单位 办理和需要有关单位周知或共同
8、执行的事项 任免 人员 2 通知的特点 知照性 广泛性 时效性 3 通知的种类 按其适用的情境 可分为 指示性通知 任免人 员的通知 颁 发 布性通知 转发 批转 性 通知 会议通知等 4 通知的一般格式和写法 1 标题 2 主送单位 3 正文 通常由通知事由 通知事项 结尾三部分构成 4 附件 5 成文日期 6 生效标识 5 不同种类通知的写法 1 转发批转类通知 应注意以下几个要素的把握 标题 由 发文单位 批转 转发 原标题 文 种 构成 注 若转发的原文是通知 标题不保留原文种 若转发的原 文是其他文种 则保留一级 正文 主体结构 通过机关 发布文件 批语 态度 结尾 提出要求 附件写
9、所转发文的标题 2 指示性通知 这是上级单位向下级单位下达指示 要求其遵照 执行所用的通知 写法如下 标题 由 发文单位 事由 文种 构成 正文 主体要把相关内容用分条列项的方法写得具体明确 以便于执行 结尾通常用 以上各项 请遵照执行 作结束语 3 任免类通知 是写法最简单的通知 例如 县人民政府 关于 等同志职务任免的通知 各乡镇人民政府 县政府各部门 经研究 决定 任 县物资局副局长 免去 原 县财政局副局长职务 特此通知 公章 二 六年十月二日 4 会议通知 这是上级对下级 单位对个人 或平行单位之间为部署工 作 传达事情等召开会议而使用的要求通知对象与会的通知 写法是 标题 由 发文
10、单位 事由 文种 构成 正文 应写明以下八个内容 开会的依据 目的及会议名称 会议的议题和内容 会议的起止时间 报到时间和地点 参加会议人员 要求携带的材料 会议费用 接站 车船票及其他有关注意事项等 附 会议通知写作模板 公司关于召开 会议的通知 主送单位 为了 经研究 决定召开 会议 现将有关事项通知如下 一 会议内容 二 参加人员 三 会议时间 地点 四 要求 联系人姓名 联系电话 公章 年 月 日 5 事务性通知 这是为要求下级或同级单位知道办理的一般事项而发出的 通知 主要是为了对方了解情况或配合进行有关工作 这种通知在基层单位使用最多 写法 标题 由 发文单位 事由 文种 构成 正
11、文 只要把有关事项简明扼要地写清楚即可 结尾 另起一行写 特此通知 即可 报告的写作 1 报告的概念 是 适用于向上级单位汇报工作 反映情况 答复上 级单位的询问 的公文 2 报告的种类 有 工作报告 专题报告 答复报告 递送报告 3 报告的一般结构和写法 标题 由 发文单位 事由 文种 构成 正文 包括三部分内容 开头部分 要简要说明报告的原由 目的 意义 主体部分 是报告的核心部分 不同的报告写法 不同 结尾部分 即结束语的表达部分 应另起段写 4 不同种类报告的写法 1 综合报告 指针对一个时期的工作情况或某项 较大活动情况向一级汇报时使用的报告 这类报告具有工作总结的性质 一般参照所订
12、计划 进行撰写 写法 正文的主体部分应包括 工作开展的过程 取得的 成绩及存在的问题 经验教训 今后的工作意见 结尾一般用 特此报告 作结束语 综合报告的写作要求 主要运用记叙方式 兼用议论方式 要重点突出 点面结合 要避免把工作报告写成 面面俱到的流水账 实事求是 报告中所列成绩或问题都必须属实 并能从中揭示出一定的规律 不可写请示事项 2 专题报告 指就某一问题或某一偶然发生的情 况向上级的报告 这类报告的写法要根据报告内容的性质和行文单位 的意见来确定 结束语根据行文目的的不同也有别 情况报告用 特此报告 回复询问的报告用 专此报告 报送文件 材料的报告多用 请查收 请审核 等 专题报告
13、的写作要求 在内容上要求反映新事物 新问题 新情况 要 有助于推进当前工作的开展 写作要及时 做完一项专门工作或解决某项问题 之后 立即报告 5 报告写作的注意事项 1 要尽量把报告写短 2 要实事求是 3 不要在报告中夹带请示事项 4 一般不得越级报告 5 除上级领导直接交办的事项外 不得以单位名 义向领导个人报送报告 6 呈送报告 反映情况要及时 不失时机 请示的写作 1 请示的概念 请示是 适用于向上级机关请求指示 批准 的公文 请示为上行文 具有强制回复的性质 2 请示的种类 有 请求指示的请示 请求批准的请示 请求批转 的请示 3 请示的写法 标题 由制发机关名称 事由 文种三部分组
14、成 主送机关 为直属上级机关 一般只报送一个主管 的领导机关 正文 包括 1 请示的缘由 2 请示的事项 3 结尾语 4 写请示的注意事项 1 要坚持一文一事的原则 2 不要多头请示 3 除领导直接交办的事项外 不要主送或抄送领 导个人 4 一般不得越级请示 因特殊情况必须越级请示 时 应当抄送被越过的上级单位 5 要正确地说明情况 准确地表述请示问题的必 要性 明确地提出要求解决的问题 5 请示与报告的区别 1 请示是事前行文 报告是事后或事情进行中行 文 请示需要上级批复 报告则不需要批复 2 行文的内容和结构不同 请示必须一文一事 报告既可一文一事 也可涉及广泛的内容 请示的 结构较固定
15、 报告则因文而异 3 受文单位不同 4 文章的重点不同 请指出下面这份请求存在的问题 并改正 关于要求进口一台复印机 一部小轿车的请示报告 中华人民共和国交通部 我局服务公司从去年五月成立以来 国内外商务活动日益增多 经常有许 多文件 合同 契约 外事资料 技术资料需要复印 而且时间要求很急 为了 便于工作 我们拟进口一台复印机 同时 由于商务活动繁忙 为了工作方便 我们拟进口一部小轿车 可否 请批复 广州市商业局局劳动服务公司 2006年5月20日 批复的写作 1 批复的概念 批复是 适用于答复所属单位的请示事项 的公文 2 批复的特点 1 被动性 2 针对性 3 权威性 3 批复的写法 标
16、题 由制发机关名称 事由 文种三部分组成 主送机关 即发出请示的直属下级机关 正文 包括 1 引叙来文 2 批复内容 3 结束语 4 批复写作的注意事项 1 把请示的事项研究透彻 2 注意协调 3 态度鲜明 批复清楚 4 批复的撰写和制发都要及时 通报的写作 1 通报的概念 通报是 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精 神或情况 的公文 2 通报的种类 有 表扬通报 批评通报 情况通报 3 通报的特点 1 及时 快速 2 材料必须新颖 典型 具有代表性 3 通报的材料必须调查核实 4 通报的写法 标题 由制发机关名称 事由 文种三部分组成 主送单位 即通报发文单位的直接下级单位或部门 正文 一般由三部分组成 导语 写通报的目的或 缘由 通报主体 即通报具体内容 结尾 即根 据通报内容提出各类事项的要求或希望 5 通报写作的注意事项 1 要做好调查研究 包括文字涉及的每一个细节 都必须反复核实 实事求是 2 叙述典型事实要准确 平实 简明 3 讲究时效性 及时行文 4 对事项的 分析 评议 要注意将人和事上升 到较高的层面来认识 切忌就事论事 5 通报的决定事项不能与事实 政策相抵触 通
