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1、采购管理 导航 第一章 采购内容概 要 1 1采购管理基本概 述 1 2系统主要功能 1 3采购活动描述 1 4采购专业术语 1 5采购业务类型 第二章 核心内容 2 1普通采购 2 2受托代销 2 3直运业务 2 4代管采购 2 5供应商管理 2 6采购结算 2 7期初数据 2 80账表查询 2 81采购选项 2 82与其它模块接口 第三章 分支流程 3 1发票现付 3 2到货报检 3 3比价生单 3 4配额生单 3 5齐套生单 3 6采购结算 第四章 专题讲解 4 1订单变更 4 2最高进价 4 3暂估 4 4单价与税率 4 5溢余短缺 第五章 常见问题 5 1 采购折扣 5 2 采购赠品
2、 5 3 单价 税额计算 5 4 尾差问题 附 流程图 1 1采购管理基本概述 采购管理是指为保障整个企业物资供应而对企业采购进货活动 进行的管理活动 是整个物流活动的重要组成部分 企业的采购管理主要包括三项内容 保证企业所需的各种物资 的供应 从资源市场获取各种信息 为企业物资采购和生产决策提 供信息支持 与资源市场供应商建立起友好且有效的关系 为企业 营造一个宽松有效的资源环境 采购管理的主要目标 提供不间断的物料流和物资流 以便使整个企业正常运转 以最低的成本获得所需要的物资和服务 发现或开发有竞争力的供应商 以最低水平的管理费用完成采购目标 供应商管理 对供应商供应存货 以及供货价格
3、供货质量 到货情况进行管 理和分析 采购流程管理 系统提供请购 订货 到货 入库 开票 采购结算的完整采购 进程管理 用户可根据实际情况进行采购流程的定制 1 2系统主要功能 1 请购 2 请购单维护 3 请购转订单 4 采购到货 5 采购入库 6 付款 7 采购月报表 见文档 1 3采购活动描述 1 4采购专业术语 期初记账 采购期初记录后才能进行日常采购单据的处理 采购暂估 这一概念来源于财务 会计上对于发票和货物不是同时到达企业的 业务 月底要以估价入库处理 与手工账不同 用友U8分采购暂估与存货暂估 采购在途 采购发票已到 但物资还在路途中 未到达企业 采购结算 是指采购核算人员根据采
4、购发票 采购入库单核算采购入库成本 记载采购入库单记录与采购发票记录的对应关系 计划 主生产计划 Master Production Schedule 关键零部件或产品 对公司利益影响重大或消耗关键资源的物料 的生产计划 计划 物料需求计划 Material Requirements Planning 依据主生 产计划或客户订单及需求预测 利用物料清单资料 同时考虑现有库存量信息 以及有效订单 如请购单 采购订单 生产订单 委外订单等 供应量 以 计算物料净需求并提出新的供应计划 这一过程称为物料需求计划 计划 Re Order Point 当可用库存降至再订货点时 按照批量规 则进行订购 也
5、称为再订货点法 存货属性 外购 内销 外销 自制 生产耗用 委外 红蓝字单据 蓝字单据为正数单据 红字单据为负数单据 如采购入库后的退 货 需要做红字入库单 还有退货单 1 5采购业务类型 采购管理 系统支持四种应用业务类型 普通采购业务 适合大多数企业的一般采购业务 受托代销业务 适合商业企业的先销售后结算的采购模式 直运采购业务 由供应商直接将商品发给企业的客户 在结算时 由购销双方分别与企业结算 代管采购业务 适用于 先使用再结算 的采购业务 指的是原材 料 在8 7以前是没有的 导航 第一章 采购内容概 要 1 1采购管理基本概 述 1 2系统主要功能 1 3采购活动描述 1 4采购专
6、业术语 1 5采购业务类型 第二章 核心内容 2 1普通采购 2 2受托代销 2 3直运业务 2 4代管采购 2 5供应商管理 2 6采购结算 2 7期初数据 2 80账表查询 2 81采购选项 2 82与其它模块接口 第三章 分支流程 3 1发票现付 3 2到货报检 3 3比价生单 3 4配额生单 3 5齐套生单 3 6采购结算 第四章 专题讲解 4 1订单变更 4 2最高进价 4 3暂估 4 4单价与税率 4 5溢余短缺 第五章 常见问题 5 1 采购折扣 5 2 采购赠品 5 3 单价 税额计算 5 4 尾差问题 附 流程图 2 1核心流程 普通采购 概念 提供采购活动中完整采购环节的控
7、制管理 请购 订货 到货 入库 开 票 采购结算 业务流程 参照请购单填置到货单 请购部门填制采购请购单 采购部门根据采购请购单进行比价 比较供应商的供货价格 选择供应商 采购部门填制采购订单 采购部门将采购订单发送给供应商 供应商进行送货 采购定单可以生成采购 到货单 货物到达企业后 对收到的货物进行清点 参照采购订单填制采购到货单 经过仓库的质检和验收 参照采购订单或采购到货单填制采购入库单 采购入 库单应该在库存管理的入库单里填置 采购管理中的采购入库单是期初的采购入 库单 取得供应商的发票后 采购部门填制采购发票 采购部门进行采购结算 将采购入库单报财务部门的成本会计进行存货核算 采购
8、入账 将采购发票 等票据报应付账会计进行应付账款核算 应付款入账 业务流程图 普通采购 业务规则 采购请购单 订单 到货单支持整单关闭 也支持行关闭 单据执行完毕 或部分执行 剩余不执行即可使用关闭功能 请购单 订货单 到货单支 持关闭功能 采购请购单 订单 到货单的新增 修改 审核 弃审不受系统月末结账 限制 已结账月份的采购发票不允许修改 请购单无法直接到货或入库 必有订单模式不允许下游增行 但可以修改数量 做所有的单据前必须要有 定单 只有采购订单可以进行金额审核权限控制 采购订单有到货环节 必须通过到货单 到货单有质检属性的存货不允许直接入库 必须通过质检环节入库 不能超到货单生成入库
9、单 采购入库单期初时在采购管理中录入为期初暂估业务 采购期初记账后 在库存管理中录入 到货单没有审核按钮 请购单 订单需审核才可以被下游单据参照 入库 单未审核也可以被发票参照到 采购退货 红字单据 采购到货退回单 采购到货拒收单 红字采购入库单 红字采购发票 入库前退货 无质检环节 在到货签收时 可以根据目测情况直接决定拒收多少 系统处理是 新增到货单 填写拒收数量或实收数量 然后参照到货单的拒收 数量生成到货拒收单 再根据此到货单生成入库单 后继再结算同正常采购流 程 到货数量 实收数量 拒收数量 实收数量即为可入库数量 入库前退货 有质检环节 详见分支流程 到货报检 入库后退货 货物入库
10、后因某种原因需要退货 则由采购业务员填退货通知单 仓库负 责实物退库 系统处理是 先参照原到货单或订单生成到货退回单 再根据到 货退回单生成红字入库单 后继采购结算详见退货结算 退货结算 退货结算分为三种情况 结算前全额退货 即已录入采购入库单 但未做采购结算 不需要开票 系统处理 手工或参照到货退回单生成的红字入库单与已录入的蓝字入库单进行采 购结算 结算前部分退货 需要开部分的采购发票 系统处理 手工或参照到货退回单生成部分的红字入库单 参照原入库单生成部分 的发票 再三者一起结算 或红蓝入库单先结算 再将剩余部分的蓝字入库单与发票结算 适用跨月来票情况 结算后退货 已录入采购入库单与发票
11、 并进行了采购结算 系统处理 手工或参照到货退回单生成红字入库单 部分或全部 再生成红字发 票并结算 2 2核心流程 受托代销 概念 受托代销是一种先销售后结算的采购模式 指其他企业委托本企业代销其商品 代销商品的 所有权仍归委托方 代销商品销售后 本企业与委托方进行结算 开具正式的销售发票 商品 所有权转移 受托代销的业务模式是与委托代销相对应的一种业务模式 可以节省商家的库存资金 降 低经营风险 业务启用 建账套时企业类型选择为商业或医药流通 系统才能处理受托代销业务 在 采购管理 或 库存管理 系统选项中启用 受托代销业务默认为不启用 在其中一 个系统中设置 将同时改变另一系统的设置 业
12、务流程 业务流程类似普通采购 只是结算时有差别 详见流程图 受托代销 业务规则 建账套时企业类型选择为商业或医药流通 系统才能处理受托代销业 务 受托代销存货属性除需选择受托代销属性外 还必须选择外购属性 否则在做受托代销业务单据选择存货时会提示 存货录入不正确或已 停用 设置为受托代销商品的存货不能用于非受托代销商品的采购业务 即 所有其它三种采购业务单据参照不到受托代销存货 手工输入编码会 提示 存货录入不正确或已停用 非采购业务单据没有限制 受托代销订单参照销售订单时 只能参照到订单中有受托代销属性的 存货 受托代销订单无法参照MRP MPS生成 受托代销结算时 必须手工输入发票号 不可
13、以自动生成 2 3核心流程 直运业务 概念 直运业务是指产品无需入库即可完成购销业务 当客户要货时 填制销售单 然后根据销售单直接向供应商订货 货物由供应商直接发给客户 结算时 企业与 供应商和客户分别进行结算 业务启用 在 销售管理 系统选项中启用直运业务 并可设置 直运销售必有订单 采购管理 系统选项中的 直运业务必有订单 不可修改 受 销售系统 系统 选项中的 直运销售必有订单 影响 业务流程 订单模式 根据销售订单生成采购订单 再分别在各系统生成发票 非订单模式 根据销售发票生成采购发票 详见流程图 直运采购 业务规则 直运业务需要在 销售管理 系统选项中启用 直运采购订单必须参照直运
14、销售订单生成 不可手工新增直运采购订单 可 以拆单 但不能拆记录 即每行销售订单记录只能被采购订单参照一次 直运采购发票参照订单生单后 单价金额不可修改 只能修改税额 销售发票 没有限制 订单模式下 采购和销售发票必须参照各自订单生成 不允许发票间参照 订单模式下 采购和销售发票可以超订单采购或销售 非订单模式下 不可超量采购 超量销售 非订单模式下 可拆单拆记录 直运销售发票不可录入仓库 直运销售订单 发票不可录入受托代销属性的存货 应税劳务 的存货 采购 销售和存货核算集成使用 订单模式下 如果先开销售订单 随后根据 销售订单生成销售发票 再根据销售订单生成采购订单时 如果 存货核算 对销
15、售发票已记账 由于此时销售发票记账时取的是采购订单的单价 因此销 售发票记账后请不要变更采购订单的单价 可以修改 需造成入库成本与发出 成本不一致 直运销售发票没有对应的直运采购订单或发票不能在存货模块记账 有提示 采购未完成的直运销售发票 已采购数量 销售数量 销售未完成的直运采 购发票 已销售数量 采购数量 结转下年 2 4核心流程 代管采购 概念 代管采购是一种新的采购模式 该模式的主要特点是 先使用后结算 企业替 供应商保管其提供的物料 先使用物料 然后根据实际使用定期汇总 挂账 最后 根据挂账数与供应商进行结算 开票以及后续的财务支付 应用的行业特点是 企业要货频繁 同时相对于供应商
16、而言企业处于强势 自 己又不愿保留太多的库存 所以替供应商管理库存模式 简称代管 应运而生 业务启用 在本系统的选项中启用 同时需要设置 代管消耗规则 和代管仓 设置代管仓 仓库档案 是否代管仓 代管模块需要进行单独购买 在产品授权列表中是单独进行授权加密 同 库 存管理 系统的序列号管理 业务流程 入库流程与普通采购完全相同 请购 采购入库 后续采购结算与普通采购 有区别 通过代管挂账确认单完成 代管挂账确认单替代了采购入库单的功能 详见流程图 代管消耗规则 代管消耗规则用于设置哪些从代管库发出或者收回的单据要记入代管消 耗 也可以为单据增加收发类别来控制是否记入代管消耗 也就是哪 些指定收发类别的单据要作为代管挂账统计的来源单据 代管消耗单据 必须审核在代管消耗明细表中体现 系统预制两种单据类别为代管消耗规则 销售出库单 材料出库单 收发类别为空表示此类单据的所有记入消耗 用户可自己设置记入代管消耗的单据类型只有其它出入库单 代管采购 业务规则 从代管仓消耗出库的代管消耗单据 需录入代管商 代管仓与现场仓 委外仓互斥 代管采购入库单不能在存货进行记帐处理 也不能生成采购发票 代管
