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1、鲁能物业前期治理工作流程与文件北京鲁能物业治理有限责任公司二零零二年九月目 录物业接管前期工作流程图第1页物业接管前期工作流程第3页物业接管前期人员架构图第17页前期收楼工作流程图第18页前期收楼工作流程第19页二次装修施工流程图第24页二次装修施工流程第27页客户入住流程图第39页客户入住流程第40页总经理致词第44页使用、治理、维修公约第45页房屋质量保证书第65页房屋使用讲明书第71页服务指南第79页装修办理流程讲明第92页装修治理规定第95页承诺书第104页治安、消防协议书第107页房屋交付（入住）通知第110页收楼须知第114页入伙授权书第118页物业治理托付合同第121页物业接管前
2、期工作流程图签订物业治理托付合同委任总经理，招聘高、中级治理人员筹备、编写前期文件，并到相关政府部门备案联系政府部门、相关单位，办理相关手续与开发商协调入住前事宜，对重要资料进行交接 对外委单位进行调研，签定外委合同办理提早进行二装的工程，并与开发商、总包单位进行协调开发商负责返修物业交竣验收，正式接管 No Yes业主进行室内二装（见二装流程）业主办理收楼、单元验收（见收楼流程）业主入住，物业公司提供相关服务（见入住流程）物业前期接管工作流程 签订物业治理托付合同由开发商选聘物业公司，并签订物业治理托付合同。 委任物业公司总经理，招聘高、中级治理人员1 由总部委任或对外招聘具有多年物业治理经
3、验的总经理1名。2 招聘各部门经理、主管、职员综 合 部：经理1名、行政主管1名、总经理秘书1名、采购员1名、文员（兼库房治理员）2名；财 务 部：经理1名、会计1名、出纳1名；管 业 部：经理1名、客务主管1名、内务主管1名、客务代表2名、前台接待2名；保 卫 部：经理1名、消防主管1名、保安主管1名、消防执机员4名（含领班12名）、保安员4名（含领班12名）；工 程 部：经理1名、强电主管1名、弱电主管1名、空调（生活水）主管1名、土建主管1名、技工23名专业（约12人）；建议：在招聘技工时，能够选聘项目工地施工队中对本物业项目（本专业）较为熟悉、了解，技术、素养水平较高的人员，纳入公司编
4、制。讲明：因物业公司组建之初，所招职员对本物业及大厦工程具体情况不专门熟悉，招聘施工队的人员能够从旁协助工程部经理、主管尽快了解大厦工程情况。“公司初期人员架构图”附后 筹备前期物资，编写前期文件，并到相关政府部门备案1 各部门共同汇编的文件： 房屋使用、治理、维修公约 房屋质量保证书 房屋使用讲明书 房屋交付（入住）通知 入伙授权书 业主（使用人）服务指南 装修治理规定 办理装修流程讲明 治安、消防协议书 二次装修施工区域治安、消防承诺书 二次装修协议书 业主联络资料登记表 收楼须知 物业治理费收费标准 公约承诺书备注：房屋使用、治理、维修公约编制后需经开发商确认，并到北京市居住小区治理办公
5、室进行备案，备案生效后执行。建议：公约承诺书与治安、消防协议书可装订成一册（一式三份），在业主收楼时发给业主，由业主签字（盖章）认可、执行；公约、房屋质量保证书、房屋使用讲明书、业主（使用人）服务指南、装修治理规定、办理装修流程讲明可合装成一册，作为业主收楼时的用户手册。同时，在用户手册正文内容前增加：“总经理致辞”。2各部门在前期时期编制的文件、规定，以及需要在前期办理的事宜。 综合部1 编制职员手册，经公司领导批准后，统一印刷成册。2 制订职员考勤制度，建立“考勤登记表”、“月考勤汇总台帐报表”。3 制订职员奖惩条例，建立“职员过失单”、“奖励审批单”。4 制订职员聘用方法，建立“应聘面试
6、登记表”、“入职循环单”、“转正审批表”、“离职结算表”、“调动通知单”、“劳动合同续签审批单”。5 制订职员培训规定、培训打算，建立“培训审批表”、“培训协议”。6 制订物资采购、验收、入库、报销流程。7 制订职职员服治理规定，建立“制作工服通知单”、“工服更换通知单”。8 制订职员请假制度，建立“休假申请单”。9 制订薪金实施细则，建立“工资报表”、“薪金明细表”。10 制订印章治理规定，建立“公章启用、报废、移交登记表”、“用印申请”；统计公司各种印章，经总经理审批后统一刻制（公章、管业部章、保卫部章、工程部章、财务专用章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章、浴室专用章）。11 制订库房
7、治理规定，建立“物品入库登记单”、“物品领用单”、“物品入库验收单”、“库存物品台帐”、“月收、发、存报表”、“采购申请单”。12 制订内部行文治理规定，建立“文件签收表”、“内部请示报告”。13 制订档案治理规定，建立“档案分类表”、“档案（一、二、三级）目录表”、“档案借阅登记表”。14 制订部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、行政主管、总经理秘书、库房治理员、文员）、工作程序、治理制度。15 联系印刷厂，对需要印刷的各种表格、信封，经总经理审批后统一印刷。16 制订开办费使用方案，统计、制订前期开办物资的配置内容、标准，并负责前期采购工作；建立“固定资产台帐”、“个人办公用品台帐”。
8、17 制订合同、协议审批制度、合同、协议治理方法，建立“合同、协议审批单”、“合同、协议付款内签单”。18 制订打算性工作治理方法，建立“年度（月度、周）工作打算、总结报表”、“打算、总结考核统计表”。 财务部1 制订财务报销治理制度，建立“付款申请及报销单”。2 建立二次装修“付款内签单”、“装修押金登记表”、“装修治理费统计表”3 制订现金支出治理规定。4 编制部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、会计、出纳）、工作程序、治理制度、。5 制订预算治理制度，建立“年度预算报表”。6 编制固定资产购置方案。7 制订库存盘点制度。8 制订内部收支报表制度，建立“月度收支报表”。9 制订发票、收
9、据有价票据的治理制度。 管业部1 制订物业治理收费标准明细：物业治理费（押金）、车位费（押金）、租线费（押金）、装修治理费（押金）。2 制订业主（使用人）收楼流程，建立“缴款通知单”、“工程返修单”、“返修工程验收单”、“钥匙交接表”、“备用钥匙封存表”、“业主签到表”、“业主档案”，并告知此流程中涉及的部门。3 制定业主（使用人）二次装修治理流程，建立“业主（使用人）装修施工申请表”、“装修审批单”、“装修施工许可证”、“验收申请表”、“施工变更单”、“业主装修区域巡检表（管业部）”、“施工人员出入证”。4 制订有偿服务价格表：维修费、车位费、电话费、装修治理费、能源费、特约服务费。5 制订
10、部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、客务主管、内务主管、客务代表、前台接待）、工作程序、治理制度。6 编写车位租赁（购买）协议书、电话租线（购买）协议书。7 落实垃圾房的位置，业主垃圾放置地（楼层垃圾间）。 保卫部1 制订停车场治理规定、自行车场治理制度。2 制订巡视治理规定，建立“治安巡视记录表（公共区域）”。3 制订物品出门治理规定，建立“出门条”。4 制订钥匙使用治理规定，建立“钥匙发放记录表”、“钥匙使用登记表”。5 制订备用钥匙启用治理规定，建立“备用钥匙启封审批表”。6 制订一装、二装交叉施工治理方案，建立“施工、装修期间巡视表”、“夜间情况检查表”、“消防设备、设施日检记录表（业主装修区域）”、“二次装修施工现场检查表”。7 制订灭火器租用治理方法，确定租金费用（押金），建立“灭火器材配置记录表”。8 制订施工违规级不明细，建立“违章通知单”。9 制订成保人员岗位职责，建立“成保人员月度工作考核表”10 制订中控室（监控室）治理规定，建立“录像磁带台帐”、“消防中控系统记录表”、“治安监控系统记录表”。11 制订警具使用、治理方法，建立“警具台帐”、“警具启用、报废登记表”、“专门警具使用审批表”。12 制订部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、主管、领班保
