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1、办公室接待礼仪常识 学校办公室 1 内容提要 一 迎接客人需要注意哪些礼仪 二 办公室接待一般访客要注意哪些礼仪 三 为客人介绍和引见时需要注意哪些礼仪 四 陪客人行路需要注意哪些礼仪 五 会见会议需要注意哪些礼仪 六 签字仪式如何安排 七 会议主席台座次如何安排 八 宴请时座次如何排列 2 问题一 迎接客人需要注意哪些礼仪 3 前期准备准确了解客人信息 交通信息 现场迎接事先到达问候 介绍住宿安排 4 问题二 办公室接待一般访客要注意哪些礼仪 5 问明客人身份及事由请客人稍候 为客人联系要找的负责人 引导客人前往 客人要找的负责人不在时 要明确告诉对方负责人到何处去了 以及何时回本单位 请客
2、人留下电话 地址 由于种种原因不能马上接见 要向客人说明等待理由与等待时间 若客人愿意等待 应该向客人提供茶水 杂志 6 问题三 为客人介绍和引见时需要注意哪些礼仪 7 用手示意应简要说明被介绍人所在单位 职务及姓氏 如 这位就是 局某局长 同志 一般先把身份比较低 年纪比较轻的介绍给身份较高 年纪较大的同志 把男同志先介绍给女同志 8 问题四 陪客人行路需要注意哪些礼仪 9 陪同客人行路 主陪通常应请客人位于自己的右侧 以示尊敬 自己并排走在客人的左侧 随同人员 应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点 当走到拐弯处 应走在客人的左前方数步的位置 用手示意方向 同时礼貌地说 请这边走 在走廊
3、的引导方法 接待人员在客人二三步之前 配合步调 让客人走在内侧 10 上下楼梯的引导方法 上楼时 应该让客人走在前面 接待人员走在后面 下楼时 接待人员走在前面 客人在后面 上下楼梯时 一般客人走内侧 靠墙的一侧 接待人员走外侧 靠扶手的一侧 乘坐电梯的引导方法 乘坐电梯时 接待人员先进入电梯 按住 开 的按钮 等客人进入后关闭电梯门 按目的楼层按钮 到达时 接待人员按住 开 的按钮 让客人先走出电梯 11 问题五 会见会议需要注意哪些礼仪 会见就座 会谈就座如何安排 12 迎候陪见人员 或接待人员 引导客人按时到达会见场所 主人应在会客厅门口或大楼正门迎候 如果主人不到大楼正门迎接 应由工作
4、人员在大门处迎接客人 将客人引入会客厅 就座应请客人坐上座 一般靠近门的一方为下座 远离门的一边为上座 应请客人坐于主人右首 13 胡锦涛 江泽民亲切握手 14 15 16 会见会议座次 会议一般用长方形桌子 宾主相对而坐 以入门方向为准 主人位于左侧 客人位于右侧 主谈人居中 其他参与会谈的人员按顺序依次向右排列 记录员可安排在后面 也可安排在会谈桌一侧就座 以正门为准 主人占背门一侧 客人面向正门 17 18 注 A为客人 B为主人 19 问题六 签字仪式如何安排 20 签字人员入座 主左客右 其他人员分主客方按身份顺序排列于签字人员座位后双方助签人员分别站在各自签字人的外侧 协助翻揭文本
5、 指明签字处 双方签字人员在本方保存的文本上签毕后 由助签人员互相传递文本 再在对方的文本上签字 然后由签字人交换文本 相互握手 之后由礼仪人员送上香槟酒或红酒 主客双方干杯相互祝贺 双方简短致词 主先客后 后合影留念 21 22 问题七 会议主席台座次如何安排 23 领导为单数时 主要领导居中 2号领导在1号领导左手位置 3号领导在l号领导右手位置 24 25 领导为偶数时 1 2号领导同时居中 2号领导依然在1号领导左手位置 3号领导依然在l号领导右手位置 26 胡锦涛江泽民和十六届中央政治局常委合影 27 几个机关的领导人同时上主席台 通常按机关排列次序排列 灵活掌握 不生搬硬套 如对一
6、些德高望重的老同志 也可适当往前排 而对一些较年轻的领导同志 可适当往后排 28 问题八 宴请时座次如何排列 29 举行正式的中餐宴会时 通常采用圆桌 各桌人数不宜超过10人 主桌可采用较大的圆桌 其它餐桌须大小一致 桌次安排应遵循如下三项规则 以右为上 内侧为上 居中为上 以上三种桌次排列的常规做法往往是交叉使用的 桌次的排列 30 席次的安排 中餐宴会上席位的具体规则有 面门为主 正式宴会时 主桌主人通常坐在面向餐厅主门 能纵观全局的位置 有两位主人时 第二主人与主人相对而坐 同桌上其他成员的席位安排依据礼宾次序 以离主人座位远近而定 主宾双方交叉排列 主宾居右 按照 右为上 的原则 主人的右侧为第一宾客 左侧为第二宾客 第二主人左右两侧亦同 分别安排第三 四宾客 其他随从人员则坐于其他的席位上 好事成双 根据中国传统习俗 每桌就座人数最好为双数 以示吉祥 31 32 各位辛苦了 33
