《【精编】文书流程管理作业规范》由会员分享，可在线阅读，更多相关《【精编】文书流程管理作业规范（99页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、文書流程管理作業規範行政院中華民國99年7月目 錄第一章總則1第二章權責劃分6第三章管制標準10第一節處理時限10第二節管制區分10第三節計算標準14第四章管制方法20第一節登錄20第二節統計22第三節分析24第五章文書稽催32第一節衡量準據32第二節實施稽催32第三節展期申請34第四節檢討運用35第六章一般公文時效管制36第一節法令依據36第二節管制原則36第三節處理時限38第四節計算標準38第七章專案管制案件時效管制41第一節法令依據41第二節管制原則41第三節處理時限43第四節計算標準44第八章人民申請案件時效管制45第一節法令依據45第二節管制原則45第三節處理時限46第四節計算標準4
2、7第五節研討縮短處理時限48第九章人民陳情案件時效管制49第一節法令依據49第二節管制原則50第三節處理時限51第四節計算標準51第五節訂定處理程序53第十章訴願案件時效管制54第一節法令依據54第二節管制原則55第三節處理時限56第四節計算標準57第五節訂定處理程序59第十一章立法委員質詢案件時效管制60第一節法令依據60第二節管制原則61第三節處理時限61第四節計算標準62第五節訂定處理程序63第十二章監察案件時效管制64第一節法令依據64第二節管制原則64第三節處理時限65第四節計算標準66第十三章公文檢核67第一節目標訂定67第二節作業項目67第三節建立公文檢核制度69第四節獎懲73第
3、十四章訓練與宣導75第一節訓練75第二節宣導76第十五章附則77附錄178附錄291前言公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具，公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。為因應業務發展需要，行政院訂定文書處理手冊，對於公文製作程式、結構、表達方式、處理程序及流程管理，以及文書自收文或交辦起至發文歸檔止之流程提供相關作業規定。為提高公文辦理時效，行政院研究發展考核委員會（以下簡稱行政院研考會）於63年3月訂定公文時效管制作業手冊，付諸實施，其後歷經同年9月1日再版及66年6月、82年2月修正3、4版，實施以還，已具相當成效。配合文書處理手冊之文書稽催專章修正為文書流程管理，文書稽催之消極
4、間接管制觀念已為積極主動導正之流程管理理念取代，公文時效管制作業手冊爰更名為文書流程管理手冊，除文書稽催外，並隨執行需要，將原手冊部分章節增修檢討或予充實，於90年4月修正5版，另為配合文書處理手冊修正，茲經蒐集分析各機關實務運作情形、管理措施等相關資料，於94年1月修正6版，提供各機關參用，復為達成公文處理之簡易化、標準化目標，爰將手冊內容予以簡併及確立遵循標準，於97年12月修正7版，以供各機關參考。行政院因應公文線上簽核之廣泛運用及定期檢討文書處理手冊，於98年度進行文書處理手冊研修工作，另鑑於文書處理手冊及文書流程管理手冊並存造成機關人員適用之疑義或困擾，爰將文書流程管理手冊更名為文書
5、流程管理作業規範，並於文書處理手冊增訂各機關文書流程管理作業依相關規定辦理之依據，以使本規範與文書處理手冊相互搭配銜接。94文書流程管理作業規範第一章總則一、全程管制：（一）公文從收文（或創簽稿）至發文、歸檔應全程列入管制。（二）文書流程管理之實施，為一整體作業，應由各級承辦人員自我管理做起，以業務單位主動導正為主，文書單位稽催及專責管制單位之協調、管考為輔。二、全面管制：（一）行政機關均應實施文書流程管理，並將各單位列入管制範圍，機關總收、總發文件，或單位收文、發文、創簽、創稿文件（或存查）均應列入管制。（二）文書流程管理必須統一規定標準處理原則，俾利共同遵守。一般行政機關之作業規定，得依據
6、文書處理手冊與本作業規範之基本原則，配合機關業務特性與事實需要，由各機關自行訂定。其他如學校、事業機構等，得由其上級機關依其業務性質與需要，參考本作業規範自訂作業規定據以實施。三、作業範圍：（一）機關每一公文全部流程，應建立完整登錄系統，予以正確登錄及統計其使用時間，作為稽催、統計、分析之依據，以發掘問題、有效稽催，防止積壓及偏差。（二）各機關應針對登錄、統計、分析及稽催結果所發現之缺失與問題，研提改進措施，促使文書流程適時運用工作分析與簡化，達到處理迅速確實、提高行政效率及公文品質之要求。四、管理原則：文書流程管理為一全程性、全面性作業，其應遵循之原則如下：（一）機關文書流程管理作業權責劃分
7、應以本作業規範規定為基本原則，賦予機關內部單位、成員應負職責。各機關如因機關業務特性肇致實務作業有單位間權責劃分難符作業規範規定之情形，得依業務性質彈性調整。（二）各機關文書流程作業相關法令規定，應隨時檢討及定期修正，落實層級負責，逐級考核，使執行不致偏差。並按行政系統逐級推動，督導所屬機關全面實施文書流程管理。（三）立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件之性質與處理時限，與一般公文不同，應單獨管制統計。五、本作業規範用詞，定義如下：（一）文書流程管理：指以完整登錄公文處理過程相關事實資訊為基礎，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等管理措施，以提高公文處理
8、時效及品質之文書管理作業制度。（二）自我管理：指機關組織各級人員均應具備提高公文處理時效及品質之觀念，其消極層面在建立人員確遵各項文書處理規定，主動導正影響公文時效因素，積極層面則在於增進其業務知識及積極任事態度，根本提升公文品質。（三）文書單位：指機關內負責辦理收文、分文、繕打、校對、用印、發文等文書作業之單位。（四）業務單位：指直接負責文件簽辦或文稿擬判之單位。（五）專責管制單位：指依機關組織法規之掌理事項分工或經機關首長指定，負責綜理文書流程管理相關工作之單位（或受指派負責綜理文書流程管理專人所屬之單位）。（六）文書稽催：包括狹義及廣義文書稽催。狹義文書稽催，指公文辦結前，透過公文系統、
9、電子郵件或書面等方式通知或查詢各個處理過程之辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢；廣義文書稽催，指公文辦結前後，對公文處理之一種稽查作業。（七）文書流程：指文書處理自收文（創簽稿）起至發文、歸檔止之全部流程，包括收文處理、文件簽辦、文稿擬判、發文處理及歸檔處理等步驟。（八）立法委員質詢案件時效管制：指依據立法院職權行使法及行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則之處理時限，所實施之時效管制作業。（九）訴願案件時效管制：指依據訴願法所定訴願處理時限，並以案為單元，所實施之時效管制作業。（十）人民申請案件時效管制：指人民（團體）申請各種證照、證書、證明或提供服務等案件，除法規另有規定
10、外，各主管機關應按其性質，區分類別、項目，分別訂定處理時限，並以案為單元，所實施之時效管制作業。（十一）人民陳情案件時效管制：指依據行政程序法及行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點，人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護，向主管機關提出之具體陳情，由主管機關訂定處理時限，並以案為單元，所實施之時效管制作業。（十二）監察案件時效管制：指依據監察法、監察法施行細則及監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項之處理時限，所實施之時效管制作業。（十三）處理時限：指按公文處理速別規定，自收文至發文(存查)之全部流程可使用時數或日數。（十四）限辦日期：指依據各類公文之處理
11、時限規定可使用日數，計算應辦結之實際日期。（十五）可使用時間：指在每一公文處理過程中，每一處理階段所能使用之時間。（十六）創稿：指無正式來文而主動辦理或交辦之案件。（十七）限期公文：指來文或依規定訂有期限之公文。（十八）彙辦案件：指同一案件內之有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理之案件。（十九）併辦案件：指各件公文案情相同、同一案情之正副本，或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。（二十）個案分析：指對超過一定處理時限之待辦案件，採取以案為單元之分析處理作業，其目的在促進全案之整體時效，防止積案產生。（二十一）個件分析：指對使用日期較長之案件，採取以文為單元，
12、逐件分析其流程，其目的在於檢討其關鍵所在，從根本上尋求提高公文時效之途徑。（二十二）發文使用時間： 從機關收文次日起，至發文之日止之全部文書流程中，扣除假日所使用之時間，在統計時稱為發文使用日數，並以日為單位。超過半日或不足1日者，以1日計算，而不足半日者，以半日計算（機關業務特性需要，設有電子設備以時為單位進行管制者，得以實際使用時數，換算為日計算時間）；立法委員質詢案件則以行政院電子交答發文之日起至擬答電子檔傳送行政院之日止為其發文使用時間。（二十三）發文平均使用日數：指發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商。 （二十四）專案管制案件：指公文涉及政策、法令與其他機關業務，或須經較長時間
13、協調會辦之複雜案件，經承辦單位敘明專案名稱與理由，訂定預定完成時間，送專責管制單位審查，簽請機關首長或幕僚長核准後，以案為單元實施管制者。（二十五）以文管制：指以文為管制統計單元之管理作業方式，其係以收文(創稿)編號之個件進行管制，重點為各文是否於限期內處理完畢，不問案情之內容，並於辦結即銷號歸檔。（二十六）以案管制：指以案為管制統計單元之管理作業方式，凡公文屬專案性質須整體性作業者，其要求重點在於案之決定，以案情實質擬處作為管制標的，處理時限與數量統計皆以案為標準，並以實施全程管制來達到作業要求。以案管制之公文，其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號結案，處理中有發文需要者，另以他號方式處理(
14、發文件按一般公文創號或原案附號處理，收文件則以原案附號或另編一般公文收文號處理)，並於全案辦結時一併歸檔。（二十七）公文檢核：指藉由資料查閱及對相關問題查詢，並輔以個案抽查、問卷調查等方法，有效瞭解並評估機關公文處理品質與流程管理良窳，發掘問題及缺失，從而提出改進建議與解決方法，以提升公文處理效率之一種評核作業。（二十八）線上簽核：指公文之處理以電子方式在安全之網路作業環境下，採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施，並在確保電子文件之可認證性下，進行線上傳遞、簽核工作。第二章權責劃分六、業務單位職責：（一）每一成員應自行檢查事項：1、經辦文件：確遵文書處理手冊規定辦理，基於自我管理及目標管理
15、原則，應確保公文品質與時效，並依規定期限辦結。自簽辦之日起至發文之日止，應主動注意簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理流程之查催，如有查催困難情事，應即時向單位主管或文書單位反映處理；必須展期時，報請權責主管核准；但累積展期30日以上時，應報請機關首長或幕僚長核准，並會知專責管制單位列入管制。所稱累積展期30日以上日數之計算是否包含假日，依本作業規範第12點辦理。2、管制會稿、會辦時效：確遵文書處理手冊文書簡化精神辦理，即急要文件須會辦者應進行親會面洽、同一文件請3個以上單位會核，以同時送會為原則；會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序辦理。無論送會或收會均應管制時間，受會單位如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送
