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1、第三节存货核算系统日常业务处理一、收发单据处理存货系统的日常业务主要是进行日常存货核算业务数据的录入和进行成本核算。在与采购、销售、库存等系统集成使用时，存货核算系统主要完成从相关系统传过来的各种业务类型下的各种存货的出入库单据、调整单据的查询及单据部份项目的修改、成本计算。在单独使用存货核算系统时，完成各种出入库单据的增加、修改、查询及出入库单据的调整、成本计算。日常业务处理主要以单据为载体，对入库单据进行入库成本核算，对出库单据进行出库成本的核算。入库业务包括企业外部采购物资形成的采购入库单、生产车间加工产品形成的产成品入库单、及盘点、调拨单、调整单、组装、拆卸等业务形成的其它入库业务；出
2、库业务包括销售出库形成的销售出库单、车间领用材料形成的材料出库单、以及盘点、调整、调拨、组装、拆卸等其它出库业务；调整业务包括入库调整单、出库调整单、系统自动生成的调整单、以及计划价/售价调整单；假退料业务可用于车间已领未用、下月仍需继续耗用的材料，制作假退料单进行成本核算。这里主要介绍各种收发单据的业务处理规则。1.采购入库单若库存管理系统启用，则采购入库单只能由库存管理系统系统录入，在存货核算系统进行查看，修改金额；若库存管理系统没有启用，采购管理系统启用，则采购入库单在采购管理系统录入，在存货核算系统进行成本核算；若采购系统与库存系统都没有启用，则采购入库单由存货核算系统进行录入。对采购
3、入库单数量的修改只能在该单据填制的系统进行。2.产成品入库单如果同时启用成本管理系统，则在成本管理系统的成本计算完成后，存货核算系统可以通过产成品成本分配功能取到成本管理系统中产成品的成本，对产成品入库单进行批量分配成本，填入入库单。也可手工输入产成品总成本，进行成本分配。与库存管理系统集成使用时，产成品入库单由库存管理系统输入，存货核算系统不允许增加产成品入库单，只能修改单价和金额。对于库存系统填制的产成品入库单，只能由库存系统修改数量；也只能由库存系统进行删除。3.其他入库单其他入库单是指除采购入库、产成品入库等形式以外的存货的其他入库形式所填制的入库单据，例：盘盈入库、调拨入库等。若库存
4、管理系统没有启用，其它入库单由存货核算系统进行手工录入；若库存启用，则其它入库单只能由库存系统录入，其他入库单的单据来源有：手工录入、由盘点单、组装单、调拨单、拆卸单、形态转换单生成，对于生成的单据，存货核算系统提供查看、记账、制单。4.销售出库单如果与库存管理系统或销售管理系统集成使用，销售出库单不可在存货核算系统中录入。若以销售出库单为出库成本核算依据，则在销售、库存同时启用的情况下，则依据用户在销售系统选项中选择销售出库单在销售系统生成或是由库存系统生成，在存货核算系统进行成本核算。所有销售出库单的单价、金额都可在存货系统修改，对数量的修改只能在该单据填制的系统进行。若库存没有启用，销售
5、系统启用，则销售出库单在销售系统录入，在存货核算系统进行查看。若库存系统与销售系统都没有启用，则销售出库单由存货核算系统进行录入5.材料出库单如果同时启用成本管理系统，且在成本管理系统中系统选项中选择直接材料来源于存货系统，则在材料出库单记账后，成本管理系统通过取数功能得到存货系统中的材料出库数据，通过成本管理系统中对料、工、费的分配，得到完工入库产品成本。存货核算系统可以通过产成品成本分配功能取到成本管理系统中产成品的成本，对产成品入库单进行批量分配成本，填入入库单。单独使用存货核算系统的情况下，可在此录入材料出库单。如果与库存管理系统集成使用，材料出库单不可在存货核算系统中录入。6.其他出
6、库单其他出库单是指除销售出库、材料出库等形式以外的存货的其他出库形式所填制的出库单据，例：盘盈出库、调拨出库等。若库存管理系统启用，则其它入库单只能由库存管理系统录入，存货核算系统只能修改单据的单价和金额。单独使用存货核算系统的情况下，可在此录入其他出库单，对其进行审核确认。其他出库单的单据来源有：手工录入、由盘点单、组装单、调拨单、拆卸单、形态转换单生成。7.假退料单假退料业务可用于车间已领用的材料，在月末尚未消耗完，下月需要继续耗用，则可不办理退料业务，制作假退料单进行成本核算。假退料单由存货核算系统录入，月末结账时，根据当月已记账的假退料单自动生成假退料的回冲单，数量、金额的符号与假退料
7、单完全相反。其他内容完全相同。单据号同原假退料单单号。日期是下个月的第一天。假退回冲单月末结账时自动记账，记账时成本的核算方法同材料出库单。恢复月末结账时，则将假退料单生成的蓝字回冲单一起恢复。8.入库调整单出入库单据记账后，发现单据金额错误，如果是录入错误，通常采用修改方式进行调整。但有时遇到由于暂估入库后发生零出库业务等原因所造成的出库成本不准确或库存数量为零而仍有库存金额的情况时，只能使用入库调整单或出库调整单进行调整。入库调整单是对存货的入库成本进行调整的单据，它只调整存货的金额，不调整存货的数量；它用来调整当月的入库金额，并相应调整存货的结存金额；可针对单据进行调整，也可针对存货进行
8、调整。调整单记账时，在明细账中记录一笔只有金额没有数量的记录。友情提示：1.当与采购系统集成使用时，输入的被调整单号所对应的单据不能是采购入库单，即不能对采购系统生成的采购入库单进行调整。2.已生成凭证的单据不允许调整，如果想进行调整，应先删除所生成的凭证。9.出库调整单出库调整单是对存货的出库成本进行调整的单据，它只调整存货的金额，不调整存货的数量；它用来调整当月的出库金额，并相应调整存货的结存金额；只能针对存货进行调整，不能针对单据进行调整。调整单记账时，在明细账中记录一笔只有金额没有数量的记录。友情提示：出库调整单不能输入被调整单号，即不能对出库单的成本进行调整。10.系统调整单对于系统
9、自动生成的出入库调整单，可在此进行修改。生成调整单来源有三个：单据记账、存货结算成本处理、期末处理。二、收发单据记账系统提供两种记账形式：正常单据记账和特殊单据记账。特殊单据是指组装单、调拨单和形态转换单。除特殊单据外的其他各种出入库单据统称为正常单据。（一）正常单据记账单据记账用于将输入的单据登记存货明细账、差异明细账/差价明细账、受托代销商品明细账、受托代销商品差价账。先进先出、后进先出、移动平均、个别计价这四种计价方式的存货在单据记账时进行出库成本核算；全月平均、计划价/售价法计价的存货在期末处理处进行出库成本核算。单据记账时，蓝字入库单、红字入库单记账时取单据上的成本，若单据上无成本则
10、取系统选项“入库单成本选择”中的选项成本记账。计划价/售价法核算的存货则取其计划价、售价记账。个别计价法核算的红字入库单在单据记账时指定入库批次。蓝字出库单记账时取出库单上的成本，若单据上无成本则依据计价方式进行计算，核算出库成本。全月平均、计划价/售价法计价的存货在期末处理处进行出库成本核算。红字出库单记账时取单据上的成本，若单据上无成本则计价方式为先进先出、后进先出的存货取系统选项“红字出库单成本选择”中的选项成本；若计价方式为移动平均、个别计价、全月平均、计划价/售价法核算的存货则依据其计价方式进行计算。全月平均与计划价/售价法计价的存货在期末处理处进行存货成本计算。个别计价的红字采购入
11、库单必须全部未结算或全部结算才允许记账。示例9-2：2005年11月30日，将原料库单据号0000000042号至0000000045号采购入库单记账。操作步骤：1.在目录区树型列表中选择“业务核算/正常单据记账”，系统弹出正常单据记账条件查询对话框，如图9-10所示。图9-10正常单据记账条件2.输入查询条件：仓库选择“原料库”，单据类型选择“采购入库单”，单据起止号填入“0000000042”及“0000000045”，点击确认按钮，进入正常单据记账界面，系统将符合查询条件的单据在屏幕上显示出来，如图9-11所示。以白色显示的单据允许记账，以蓝色显示的单据则不允许记账。图9-11正常单据记
12、账3.在工具栏单击全选按钮，选择所要记账的9条记录，再单击记账按钮，系统自动记账，完成后已记账单据不再显示在屏幕上。正常单据记账规则：1.当以实际价核算的入库单没有成本时，系统将根据选项中入库单成本的设置方式进行处理，如果选择参照手工输入，系统将不允许记账，显示颜色为蓝色；如果选择其它方式，如上次入库成本，系统将参照上次入库成本进行记账。2.如果入库单记账时，已部分结算，入库单记账时要拆分成两条记录进行记账，按结算数量、结算单价、结算金额部分作为已结算的采购入库单记账，将未结算数量、未结算单价和未结算暂估金额作为暂估入库单记账。恢复记账时必须两条记录同时恢复。3.当以先进先出或后进先出法核算的
13、红字出库单没有成本时，系统将根据选项中红字出库单成本的设置方式进行处理，如果选择参照手工输入，系统将不允许记账，显示颜色为蓝色；如果选择其它方式，如上次入库成本，系统将参照上次入库成本进行记账。当以全月平均、移动平均或计划价/售价法、个别计价法核算的红字出库单没有成本时，单据记账处理方式同蓝字出库单。4.对于出库单，如果在单价和金额中输入了零，系统将认为是零成本出库，如赠送件等，将不再计算此存货的出库成本。5.进行出库成本核算时，如果出现账中为零成本或负成本，造成出库成本不可计算时，系统自动按零成本出库方式，计算出库成本，如果选择手工输入，则需要输入出库单价，如果不输入，将不能记账。6.出入库
14、调整单记账时，如采用计划价或售价核算，调整金额记入差异账或差价账中，形成一笔差异调整；如采用实际价核算，调整金额记入存货明细账中，形成一笔存货调整。（二）特殊单据记账特殊单据记账主要功能是提供组装单、调拨单和形态转换单进行成本计算，记入存货明细账的功能。操作要点：在目录区树型列表中选择“业务核算/特殊单据记账”，系统弹出特殊单据记账条件查询对话框，如图9-12所示。根据需要在“单据类型”、“单据号”、“单据日期”等栏目选择输入，单击确认铵钮进入特殊单据记账界面，在所要记账的单据前“选择”栏打上标记或在工具栏单击全选按钮，再单击记账按钮，系统自动记账。图9-12特殊单据记账条件特殊单据记账规则：
15、1.组装单、调拨单、形态转换单可按特殊单据记账也可按正常单据记账，全月平均、计划价（或售价）核算的存货，按特殊单据记账时，组装单、调拨单、形态转换单生成的其他出入库单按存货上月的平均单价或差异率计算成本。按正常单据记账时，组装单、调拨单、形态转换单生成的其他出入库单按存货当月的平均单价或差异率计算成本。2.组装单以特殊单据记账时，如果组装单对应的其他入库单未填成本，则入库成本为组装单对应所有其他出库单的出库金额加上组装单上组装费用之和。3.出库单上系统自动填写的金额记账时是否重新计算：出库单记账时，如果选择单据上系统自动填写的金额记账时重新计算，记账时要将出库单上系统自填的单价、金额清空重新计
16、算单价、金额。友情提示：1.如果调拨单、组装单、形态转换单等单据在特殊单据记账功能处已记账，则由其生成的其他出入库单不允许再记账了。2.如在记账前想查询详细单据明细可点击“详细”，列示单据的详细信息。3.记账时，如果存货、供应商、客户档案已录入停用日期，则不能再显示此存货、供应商、客户的记录信息，不允许再做任何业务处理。（三）恢复单据记账恢复记账用于将已登记明细账的单据恢复到未记账状态。示例9-3：将2005年11月30日记账的0000000042至0000000045号采购入库单恢复记账。操作步骤：1.在目录区树型列表中选择“业务核算/恢复记账”，系统弹出恢复单据记账条件对话框；选择原料仓库，单据类型选择采购入库单，起止日期输入“2005-11-30”，单击确认铵钮进入
