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1、项目九 报表管理一、教学目标 1. 掌握报表格式设计、公式定义的操作。2. 掌握报表日常处理的操作。3. 掌握利用模板生成报表的操作。二、课时分配本项目共4个任务，安排8课时。三、教学重点1. 报表格式设计。2. 报表公式的定义方法和使用。3. 报表日常处理操作。4. 利用模板生成报表的操作。四、教学难点1. 报表格式设计。2. 报表日常处理操作。五、教学内容任务一 报表基本概念一、格式状态和数据状态UFO将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。数据状态如图。在数据状态下管理报表的数据，在数据状态下不能
2、修改报表的格式。在数据状态下时，显示的是报表的全部内容，包括格式和数据。二、单元单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识组成。行号用数字19999表示，列标用字母AIU表示。1. 单元类型单元有以下三种类型： （）数值单元：是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）输入。数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值。（）字符单元：是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）输入。字符单元的内容也可由单元公式生成。（）表样单元：是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义
3、为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样在格式状态下（格式/数据按钮显示为“格式”时）输入和修改，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）不允许修改。2.组合单元组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。三、区域区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。四、表页一个UFO报表最多可容纳99999张表页，每一张
4、表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。五、二维表和三维表确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中的任何位置的数据。如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z轴）。这一叠表称为一个三维表。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表中的表间操作即称为“四
5、维运算”。六、报表的大小行数：19999(缺省值为50行)。列数：1255(缺省值为7列)。七、固定区及可变区固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着需要而增减。有可变区的报表称为可变表,没有可变区的表
6、称为固定表。八、关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。UFO共提供了以下六个关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。单位名称：字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称。单位编号： 字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号。年： 数字型（19802099），该报表表页反映的年度。季： 数字型（14），该报表表页反映的季度。月：数字型（112），该报表表页反映的月份。日：数字型（131），该报表表页反映的日期。除此之外，UFO有自定义关键字功能，可以用于业务函
7、数中。任务二 设计报表格式一、启动建立报表双击“UFO报表”可启动UFO。启动后。启动UFO后，首先要创建一个报表。点击“文件”菜单中的“新建”命令，建立一个空的报表，并进入格式状态。二、设计报表的格式报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。包括以下操作： 1.设置表尺寸设定报表的行数和列数。点击“格式”菜单中的“表尺寸”菜单，弹出对话框。在行数中输入：6；在列数中输入:4。点击“确认”后。2.定义行高和列宽先选中某行，点击“格式”菜单中的“行高”菜单，弹出对话框。在行高中输入：7，点击“确认”。先选中某列，点击“格式”菜单中的“列宽”菜单，弹出对话框。在列宽中输入：10，点击“确认
8、”。调整后报表如图。3.画表格线先选中报表区域。点击“格式”菜单中的“区域画线”菜单，弹出对话框。选择相应的画线类型、样式后，点击“确认”按钮后。4.设置单元属性先选中某单元，点击“格式”菜单中的“单元属性”菜单，弹出单元格属性对话框设置单元类型。设置字体图案。设置对齐。设置边框。5.定义组合单元定义组合单元即把几个单元作为一个组合单元使用。先选中某几个单元。点击“格式”菜单中的“单元组合”菜单，弹出对话框。点击“按行组合”按钮后。6.设置可变区确定可变区在表页上的位置和大小。点击“格式”菜单中的“可变区”菜单中的“设置”菜单，弹出对话框。设计好报表的格式之后，可以输入表样单元的内容。任务三
9、定义报表公式UFO有三类公式：计算公式（单元公式）、审核公式、舍位平衡公式，公式的定义在格式状态下进行。一、计算公式UFO提供了丰富的计算公式，可以完成几乎所有的计算要求。1.UFO的计算公式有三种方式单元公式，存储在报表单元中，按“=”即可定义。按“=”后出现“定义公式”对话框。按“函数向导”后出现“函数向导”对话框。按“筛选条件”后出现“筛选条件”对话框。按“关联条件”后出现“关联条件”对话框。命令窗中的计算公式，在命令窗中一条一条书写，按回车计算。批命令中的计算公式，在批命令（SHL文件）中一次性书写，执行批命令时批量计算。2.单元公式的格式 FOR ; RELATION ,*所有公式中
10、的符号，如：冒号(:)、引号(“”)、逗号(,)、分号(;)等均应使用半角符号，不能使用全角符号。计算公式在单元公式中的格式特点是： （1）单元公式所赋值的区域在进入“定义公式”对话框前用鼠标拖拽选定，选定的区域地址显示在对话框中，无需用户输入。（2）如果使用“筛选条件”对话框输入筛选条件，不用输入FOR。（3）如果使用“关联条件”对话框输入关联条件，不用输入RELATION。3.命令窗和批命令中计算公式的格式LET= ,=* FOR ; RELATION ,*所有公式中的符号，如：冒号(:)、引号(“”)、逗号(,)、分号(;)等均应使用半角符号，不能使用全角符号。计算公式在命令窗和批命令中
11、的格式特点是： （1）以LET引导计算公式。（2）一个计算公式可以为若干个筛选条件、关联条件相同的区域赋值，各赋值表达式间以逗号“，”分隔。二、审核公式在经常使用的各类财经报表中的每个数据都有明确的经济含义，并且各个数据之间一般都有一定的勾稽关系。在实际工作中，为了确保报表数据的准确性，我们经常用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。一般来讲，我们称这种检查为数据的审核。UFO系统对此特意提供了数据的审核公式，它将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来，我们称之为审核公式。1.本表内的审核公式假设我们要审核调查表“dcb.rep”。该表有以下审核关系，希望审核时达到这样的效果：
12、 C9=C5+C6+C7+C8，若此项关系不平，则提示“一季度小计不等！” D9=D5+D6+D7+D8，若此项关系不平，则提示“二季度小计不等！” E9=E5+E6+E7+E8，若此项关系不平，则提示“三季度小计不等！” F9=F5+F6+F7+F8，若此项关系不平，则提示“四季度小计不等！” G9=G5+G6+G7+G8，若此项关系不平，则提示“合计不等于各项小计之和！”该表的审核公式为： C9=C5+C6+C7+C8MESSAGE“一季度小计不等！”D9=D5+D6+D7+D8MESSAGE“二季度小计不等！” E9=E5+E6+E7+E8MESSAGE“三季度小计不等！”F9=F5+F
13、6+F7+F8MESSAGE“四季度小计不等！”G9=G5+G6+G7+G8MESSAGE“合计不等于各项小计之和！” 审核公式的定义操作：在格式状态下，选中C9单元，点击“数据”菜单的“编辑公式”菜单的“审核公式”菜单。出现“审核公式”对话框。输入： C9=C5+C6+C7+C8MESSAGE“一季度小计不等！”再按“确定”完成。同样的方法，再定义D9、E9、F9、G9单元的审核公式。假设一季度小计不平衡，在数据状态下，点击“数据”菜单的“审核”菜单后，则显示对话框。如果全部平衡，则显示“完全正确”。2.各表间的审核公式假设我们要审核调查表“dcb.rep”，该表数据部分来自调查表“dcb1
14、.rep”。下表为“dcb1.rep”。下表为“dcb.rep”。调查表“dcb”中一季度的数据来自调查表“dcb1.rep”，调查表“dcb”中应有以下审核关系，希望审核时达到这样的效果： C5=调查表“dcb1.rep”的F5，若此项关系不平，则提示“一季度采购部数据与表dcb.rep数据不符！” C6=调查表“dcb1.rep”的F6，若此项关系不平，则提示“一季度销售部数据与表dcb.rep数据不符！” C7=调查表“dcb1.rep”的F7，若此项关系不平，则提示“一季度生产部数据与表dcb.rep数据不符！” C8=调查表“dcb1.rep”的F8，若此项关系不平，则提示“一季度研发部数据与表dcb.rep数据不符！” 调查表的审核公式为： C5=“dcb1.rep”-F5MESSAGE“一季度采购部数据与表dcb.rep数据不符！” C6=“dcb1.rep”-F6MESSAGE“一季度销售部数据与表dcb.rep数据不符！” C7=“dcb1.rep”-F7MESSAGE“一季度生产部数据与表dcb.rep数据不符！” C8=“dcb1.rep”-F8MESSAGE“一季度研发部数据与表dcb.
