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1、9 / 9 行政 生产 服务 营销文件写作规定文 件 号Y98051909版 次 A 通用 部门 衔接 暂行编 制颜利宇审 核李涛批 准张跃共 2 页第 1 页日 期98.5.25日 期98.5.25日 期98.5.25生效日期98.6.5阅文范围全体职员 签收 签阅 张贴部 门总 经 办销售公司直燃机厂用户中心工程分公司签 字日 期更改记录标 记处 数修改人审核人批准人批准日期更改记录标 记处 数修改人审核人批准人批准日期1 总则1.1 文件的目的是通过明确的条文来规范公司的各项活动。同样的内容，写作质量不同，执行效果截然不同，优质的文件是企业进展的首要条件。远大所有文件应该 遵循“最简单、
2、最实际的方式”编制。一切规定都应保证在具体工作中能完全做到并便于检查； 准确、简洁地表达，幸免任何可能引起的歧义； 对任何一项活动只能规定唯一的程序； 处理好各种接口，幸免职责不清； 与有关标准、规范相互协调。1.2 每次写作时，应参照以往公布的文件来规范格式、用语、排版和字体。对下列文件的写作应特不重视,要广泛征求意见,逐字逐句反复修改： 阅读范围广的； 使用周期长的； 内容特不关键，牵涉敏感性问题的。2 文风2.1 准确用词准确，并保持一贯性。认真斟酌词语程度、性质等方面的细微区不。2.2 简洁a. 措辞简洁。扫除一切套话、空话。b. 精简用字。反复推敲每句话、每个字，删掉每一个可有可无的
3、字。2.3 统一文件的结构、文体、术语均应统一。例如： 同一文件内使用小标题应该一致，即所有的条应该都加标题或所有的都没有标题； 始终使用同一术语表达某一特定概念。幸免对一个差不多定义的概念使用同义词。3 层次3.1 文件按其逻辑结构,一般以条、款、项划分层次： 条是文件层次中最差不多的组成部分。每一条一般应有一个小标题，直接放在其编号之后，并单独成一行，与后面的正文分开； 款是条的有编号的细分单元。款一般不设标题，假如有，则和其编号一起单列一行； 项是款的有编号的细分单元，项不设标题。应幸免文件层次的过度细分，少用项编号。同层次内关系紧密的内容用分句编排。示例：建议使用的形式5.4 交通车安
4、排人事课提早4小时以上派车；如有异常，车队提早1小时反馈给人事课，人事课通过总机通知各部门；接车安排失误，职员可延迟30分钟打卡。 建议不使用的形式 5.4 交通车安排5.4.1 人事课提早4小时以上派车；5.4.2 如有异常，车队提早1小时反馈给人事课，人事课通过总机通知各部门；5.4.3 接车安排失误，职员可延迟30分钟打卡。3.2 文件条款项号文件条款号用阿拉伯数字多级编号，以3位数字为限，若有更具体的需要，则以小写英文字母做为区不。示例1： 示例2：1 xxxxxx (第1条)1.1 xxxxxx (第1条 第1款)1.1.1 xxxxxx (第1条 第1款 第1项)a. xxxxxx
5、b. xxxxxxc. xxxxxx1 xxxxxx 1.1 xxxxxx a. xxxxxx b. xxxxxx c. xxxxxx4 标题4.1 文件标题应简明、确切地反映主题，并能明确地与类似文件相区不。相关文件的标题应幸免使用近似词，形式和词义均要突出个性。例如：文件写作规定和文件编号规定均属基础文件，经常被其他文件同时引用，假如前者用文件编写规定做标题，则极易使两个文件在视觉上产生混淆。4.2 标题措辞应特不精炼，不涉及次要的细节，尽可能省掉每一个不必要的字。越常用、越重要的文件，标题字数应越少。例如：用“文风”和“层次”作小标题，言简意赅，比用“文件文风要求”和“层次结构”更精炼、
6、更概括。4.3 尽量使用小标题，关心读者更快地找到所需内容。文件标题和小标题应能关心读者迅速了解文件的要紧内容。5 用语5.1 术语充分掌握远大术语，能使用术语的应尽量使用。严格按远大术语规定使用术语，紧密注意新增加的术语。5.2 缩略语使用缩略语可精简文字。第一次使用缩略语时，应给出完整的词，如：“QA（质量保证人员）”；“QC（质量操纵人员）”；“内部质量审核（以下简称“内审”）”。使用缩略语应不引起混乱。如不能将“公司”作为 “销售公司”的缩略语。5.3 数值一律用阿拉伯数字，但序数词和约定俗成的用法除外。示例：正确的表述 错误的表述a. 1997年8月8日 a. 一九九七年八月八日b.
7、 产量增长30% b. 产量增长百分之三十c. 总面积58m2 c. 总面积五十八平方米d. 第一个方面 d. 第1个方面e. 今天是星期二 e. 今天是星期25.4 程度程度的表述应采纳如下形式： 较好、好、专门好、特不行； 较差、差、专门差、特不差; 较快、快、专门快、特不快； 较勤奋、勤奋、专门勤奋、特不勤奋。幸免使用“偏差”、“偏好”、“尚可”、“原则上”、“差不多上”等。5.5 单位一律采纳国家颁布的法定计量单位，但约定俗成的除外。5.6 范围表示范围，要精简而明确。示例：正确的表述 错误的表述 a. 63%68% a.6368% b. 2125 b.21至25 c. 1998年6月
8、5日6日 c.1998年6月5日6月6日Y98051909 版次A 文件写作规定共2页，第2页6 字体6.1 文件标题和小标题统一用黑体,文件标题用小3号黑体,小标题比正文大1级。6.2 正文用书宋体,小于小4号的用等线体或幼圆体,最小字号不得小于8号。6.3 有时正文可用黑体，如字数少而又需醒目的通知。6.4 不得擅自用其他字体，不得乱加修饰，专门设计的对外文件除外。7 排版7.1 文件页面设置为A4纸张，一个文件尽量“一页纸”编排。7.2 文件标题在规定位置居中均布，关于38个字的标题，其长度依次为37mm、40mm、43mm、48mm、54mm、62mm，偏差在2mm以内。7.3 文件小
9、标题与上一行的行距是正文行距的1.5倍。7.4 文件行数较多，且每行字数较少，则采纳分栏方式编排。7.5 在版面同意时，字尽量大，但正文不应大于标题。7.6 文件结尾必须有结束线（结束线长度为170mm，粗细为0.5磅），结束线打印在文件末页的正下方。以表格或流程图结束的文件不要结束线。7.7 统一用竖式排版，专门设计的对外文件除外。8 表格8.1 编号a. 表格用从1开始的阿拉伯数字编号。正文中采纳：表1、表2、表3等；附录中采纳：附表1、附表2、附表3等。b. 也可不用编号，直接把表格放在正文中适当位置，并用如下形式引出：“奖励标准见下表”；“按下表规定的奖励标准发放”。8.2 表题假如使
10、用表题，则放在表的上面居中编排，也可紧跟在编号后。示例1： 示例2：表1 奖励标准等 级奖励标准（元）表1:奖励标准等 级奖励标准（元）8.3 表的接排假如表的长度超过1页，应在每页重复表的编号，并在编号后注明“续”或“完”，举例：“表1（续）”，在表未完的各页中；“表1（完）”，在表的末页。8.4 表的使用讲明表格下面应有关于此表填写、执行的指导性讲明。讲明能够是从相应文件摘录下来的，也能够是单独的讲明。关于摘录的讲明，首行写相应文件名、文件号和部门；关于单独的讲明，首行通常用“注”、“讲明”或“附”开头。示例1：远大城用车审批单 YCD98042808(表的正文略)远大城用车规定摘选 Y9
11、8042815 车队1 用车原则：优先原则、反对白费原则、高效原则、先公后私原则。2 反白费原则：尽量使用通勤车、便车，尽量一车多乘客，杜绝不必要派车。信息台及车队随时沟通用车情况，便于安排便车。3 程序：填写用车审批单厂办批准车队派车用车人用车后签字。4 一般用车提早4小时以上、紧急用车尽量提早30分钟以上送单至车队。5 未履行派车手续或未经上级同意，司机不许私自出车。6 超过派车时刻30分钟，用车人未通知车队有关情况，视为取消，用车需重办手续。示例2：名片请印单YAZ98050523名片正面部门(事务所)地 址电 话传 真邮 编姓 名职 务手 机寻 呼盒 数名片背面及其 它 讲 明填 表
12、人主管审核:领导批准:填表日期审核日期:批准日期:名片请印规定 YAZ98050523 形象组1 名片统一由形象组印制，凡印名片必须先填写名片请印单。2 名片请印单必须先经部门(事务所)主管审核，方可交形象组印制。3 要求每周星期一12时之前各部门（事务所）将请印单递交（传真）形象组,超过星期一12时预报的将留至下一周处理，按周期顺延。4 名片每周六发放：直燃机厂、用户中心总部的由形象组通知领取；销售公司总部的由信息课通知领取；事务所人员的名片一般由信息课托交返所人员带回，急用情况下如临时无人返所经批准能够邮递。5 建议业务员每人每次申报三个月的使用量，尽量幸免急件。6 填写请印单尽量用电脑打印(传真件必须打印),以免字迹潦草或笔误等造成延误。7 职务、手机、寻呼等非必申报栏，可依照实际情况决定是否填写。8 验收标准 每盒名片100张，内容正确，名片装盒无混乱现象; 纸张为公司指定用纸，双面洁净，裁切规范，不许有明显偏、斜、差现象。标志色彩正确, 套印精确无偏差。9 引用应尽可能引用已有文件的适用部分，
