【精编】秘书人员与秘书机构概论

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1、第二章秘书的定义 类别和层次第三章秘书的修养 职业道德和能力第四章秘书交际第五章秘书的培养第六章秘书机构的设置 第二编秘书人员与秘书机构 第二章秘书的定义 类别和层次 第一节秘书的定义第二节秘书的类别第三节秘书的层次 了解秘书的来由 职业特色 类别和秘书部门的特征 掌握秘书工作的原则和特点 理解秘书工作的作用 通过本章学习 你会对秘书有一个初步的了解 为学习后续内容 奠定一个良好的基础 教学目的 教学重点与难点 一 教学重点1 秘书的概念2 秘书的职业特点3 技能训练二 教学难点1 秘书的来由与定义2 案例分析 一 秘书 词义的演变首先 在我国 秘书 一词早在东汉许慎的 说文解字 叙 里就已出

2、现 它最初并不指人 而是指物 古时 我国没有 秘书工作 一词 只有 秘书 名称 但涵义与今天所称并不完全相同 它主要有以下四个方面的涵义 第一 指宫禁中的秘藏之书 秘 最初写成 秘 后衍变为 阅 许慎解释其本义为神秘 秘书 一词最原始的含义是指的宫中秘藏之书 第一节秘书的定义 第二 指谶纬图篆等书 谶 是巫师或方士制作的一种隐语或预言 作为吉凶的符验或征兆 纬 与 经 相对而言 是方士化的儒生编集起来附会儒家经典的著作 因谶纬源于古代关于河图洛书的传说 故以 图谶 连称此类书 说文 序 曰 秘书说曰 日月为易 段玉裁释为 秘书 谓纬书 第三 指官员职务的名称 中国自秦汉以来 历代封建王朝曾设有

3、尚书 秘书监 秘书令 秘书丞 秘书郎等官职 公元2世纪 东汉桓帝时创设 秘书监 藏书机构 掌宫中图书秘籍 其主要负责官员称 秘书监 相当于皇家图书馆长或档案馆长 下设 秘书丞 和 秘书郎 相当于副馆长和管理员 这时 秘书 一词的涵义有了变化 由原先指物变为指人 但所指的人 即被冠以 秘书 称谓的官员 秘书监 掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已 并未从事真正的 现代意义上的 秘书工作 东汉末年 曹操改秘书监为秘书令 由秘书令取代尚书的职权 使秘书令不仅掌管了 图书秘记之事 还掌管了草拟奏章 发布政令之事 秘书令掌尚书奏事 与今天的秘书长接近 可以说 曹操所设的秘书令 是我国历史上第一次出现与现代 秘

4、书 一词涵义基本相同的古代秘书官职 第四 职务之称 行政职位 秘书工作人员 是从清末开始的 这是现代秘书概念的源头 孙中山时的总统府下设有 秘书处 有秘书长一人 秘书若干 这时的秘书 不仅彻底摆脱了与 秘密藏书 含义的联系 由指物转变为专指担任某职务的人 同时 作为一种特定的职务 秘书也不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责 但是 这时的秘书 主要是政务秘书 还不能等同今天的职业秘书 最后 社会职业秘书已被看作是广泛的社会职业之一 它属于第三产业 服务性行业 就世界范围而言 秘书又是广泛的社会职业之一 它属于第三产业 服务性行业 对第三产业或服务性行业 我们不能仅仅狭隘地理解为商业和生活服务

5、业 它也包括各种智力服务 比如教师 医生 律师等等 秘书则是以其处理文书 事务的知识与能力以及管理能力为社会服务 秘书不仅服务于政府机关 社会团体和企事业单位 也服务于私人 欧美许多国家企业和私人秘书的人数比政府机关秘书多出几倍甚至几十倍 科学家 作家 教授 医生 律师 著名演员和运动员 经济富裕的退休人员多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的 二 秘书的定义20世纪90年代 秘书的定义随着迅速发展的秘书学理论研究而不断完善 人们逐步意识到 定义我国的 秘书 主要应当从三个方面把握 首先 明确秘书是一门社会职业 其次 明确秘书的职业岗位归属 再次 明确秘书的工作内容和职责 据此 给秘书的定义

6、就是 在我国 秘书是党政机关 企事业单位 社会团体 军队 校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称 也可以是受雇于私人的职业 秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办文 办会 办事 主要职责是辅助管理 综合服务 国际秘书联合会给秘书一词下定义是 秘书应是主管人员的一任特殊助手 他掌管办公室工作技巧 能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感 以实际行动显示其主动性和正确的判断力 并在所给予的权力范围内做出相关决定 秘书是为政府机关 企事业单位 团体或个人提供辅助管理 综合服务的人员 助理 秘书与文员的区别 助理 秘书与文员在本质上都是秘书 只不过是它们从事的秘书工作侧重点有所不

7、同 一般来说 秘书工作大致可分为a b c d四个层次 最上层a部分工作是指参与企业经营决策 协调与各方面的关系 陪同上司出席各种商务活动和负责秘书部门的管理等工作 b部分工作包括上司办公室的管理 负责文件起草 信息收集 日程管理 上司出差准备等工作 c部分工作包括为上司接打电话 接待客人 收发邮件等工作 最底层d部分工作主要足负责办公用品管理 安检 卫生等行政后勤工作 在大多数公司 负责a部分工作的一般是由办公室主任这类的人 a类工作实际上属于企业管理的范畴 不是严格意义上的 秘书工作 同样 d部分的工作也不是严格意义的 秘书工作 它属于行政后勤工作的范围 因此 秘书工作的核心是b和c这两部

8、分 我国目前对 助理 秘书 和 文员 这几种职位没有进行严格的区分 不过 种分类可以看出 所谓 助理 就是负责a和b两部分工作的人 所谓 秘书 就是负责b和c两部分工作的人 而 前台 或 文员 就是负责c和d两部分工作的人 三 秘书的职业特色1 直接性一是秘书工作的内容与领导工作是一致的 即领导做什么秘书也做什么 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派 直接安排的 秘书也是直接向领导请示 汇报的 三是秘书做工作是直接对领导负责的 其结果的成败与领导有直接的关系 2 稳定性很多职业的服务都有其 业缘性 和 偶然性 比如营业员与顾客之间 一次商品交易完成后 其关系就结束了 而秘书与其服务对象之间的关系

9、却有相对的固定性 短至数月 长达几年甚至几十年 秘书这种服务的稳定性 再加上秘书与领导全面合作 朝夕相处 这就使得秘书与其服务对象在 业缘关系 之外 往往还有着更深的人情关系 3 知识化秘书工作需要为领导的决策和管理起到参谋和助手的作用 还要协调各方关系 使领导的决策得以正确执行 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识 随着秘书工作的进一步完善和规范 对秘书知识化的要求会越来越高 4 年轻化从世界范围来看 秘书队伍比较年轻 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右 一般为20 35岁 他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯 在秘书岗位上工作三五年或七八年就能升到主管位

10、置或独立工作 他们留下的秘书职位又会被更年轻的秘书接替 客观上讲 秘书工作繁忙 对脑力 体力的要求都较高 尤其是记忆力 灵敏性 准确性等 这些都是年轻人的优势 因此 秘书的职业年龄比较短 新陈代谢 也比较快 但少数高级秘书 秘书官员或私人秘书除外 5 女性化我国就历史状况来说 男性秘书仍占大多数 近20年来 女性秘书有明显增加的趋势 这是由女性的心理素质所决定的 许多心理学家的研究表明 大多数女性乐于做程序性 重复性的工作 适合做体力较轻而技术要求规范 单纯的工作 而秘书尤其是初 中级秘书的工作正是这种性质 所以西方国家的初 中级女性秘书占总数的比例达到了90 一 按服务对象和经济来源的不同分

11、公务秘书和私人秘书二 按业务范围的宽窄分通用秘书和专业秘书三 按秘书辅助对象不同分集体秘书和个人秘书 第二节秘书的类别 四 按秘书投入精力情况分专职秘书和兼职秘书五 按不同社会领域分政治生活 经济生活和科学文化领域秘书六 从具体工作分分文字 机要 通讯 信访 事务 外文及生活秘书等 女秘书工作 典型的一日 秘书所负责任愈重 其日常工作愈无定规 她必须策划并组织每一件力所能及之事 否则将无以处理突如其来的紧急事项 美国国家秘书协会会长凯勒女士苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理 她了解成功并没有绝对的保证 不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件 则是绝对必要的 作为一位进修秘书课程的专校

12、夜校生而言 对其行业的进阶应有旺盛的事业心 她接受要求 详述她一天的工作实况 以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动 所遭遇的问题与突发事件 以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念 她的看法几与凯勒女士的前述一席话不约而同 苏珊说 当我担任速记员的工作时 我的日常工作极易描述 现在我所担负的责任较前为重 有许多紧急事件需待处理 我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言 不过典型的情况是 听写口授 誊清文件 安排访客的会见事宜 接听电话 准备行程表 我的上司经常作业务旅行 处理邮件以及各项交办事者 苏珊从事秘书工作的背景对于苏珊的背景作一简单的描述 将有助于读者了解她何以在20来岁的年龄就能担

13、任一个负有重责的职位 苏珊18岁毕业于美国高级中学 然后接受1年的秘书专业课程训练 结业之后 苏珊对她的未来计划一无决定 曾经向一个就业辅导机构登记 其后6个月内 她曾经担任过好些临时性工作 事后她说 这6个月我获得不少宝贵的经验 我学会了如何适应不同的雇主与工作环境 苏珊的一位友人 有一天告诉她 一家饮料公司有一个速记员的缺额 经过了好几次测验和两度面谈之后 苏珊总算被雇用了 在她进入这家饮料公司工作6个月后 她到大专夜间部就读 她所修习的课目有信函写作 高级秘书业务 市场学及市场调查 政治学及国际关系 心理学及人群关系 推销术及广告学 她目前在这家公司服务已6年多 并且数度获得晋升 苏珊写

14、这篇描述她一天工作的记载时 她担任该公司营业部经理麦克先生及广告部经理惠特先生两人的执行秘书已有一年半的时间 她已接获通知 将升任麦克经理的行政助理 并且当她训练杜娜小姐担任惠特经理的秘书而能独立作业时 即行生效 苏珊选择星期四这一天作为示范 说明一位秘书典型的一日 这一天 麦克经理已因公出差 而惠特经理正准备远行 苏珊告诉我们 这是典型的一日 两位经理同时出差是常有的事 时间正好相近 这一天确实相当忙 致使我速记了一些文件 准备过几天再行誊正 苏珊的一天工作详记 办公时间从上午9时到下午5时 中间有1小时午餐时间 两次咖啡小憩各15分钟 8 30抵达办公室 整理仪容 检查办公用品与文具 整理

15、惠特经理办公室及检查麦克经理办公室 8 55检视手中的工作 开始誊正昨天听写的两封信 尽快送请惠特经理签名 完成信稿放人签名卷夹中 置于惠特经理案头 信件宜如此慎重处理 以免他人窥视 9 15拆阅并处理第一批邮件 留下必须由我直接作答的 惠特经理到达办公室 嘱我到他办公室作大约5分钟的口授笔记 迅速整理出即将讨论的事项 因他即将于下午远离 公差两星期 向惠特经理报到 听写时 两度因电话而中断 然后继续笔记 回到办公桌后 回复一紧急电话 请杜娜小姐听第二个电话 她正接受训练 一旦我担任麦克经理的行政助理后 即将为惠特经理工作 惠特经理把他的旅行计划交给我 交代他外出期间要我处理的事情 并电告杜娜

16、小姐 以她能协助我工作表示高兴 惠特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙 以完成交办事项 因为他知道我还得替麦克经理做不少事 9 50回到我的办公桌 检查档案 获取必要的资料 回复在惠特经理办公室所接听的电话 捡出必须由惠特经理过目的航空信件 无特别紧要待复函件 摘记几项待办事项 俟第二次邮件到来再处理 接听几通电话 其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的 他要与麦克经理直接讲话 他不相信麦克经理已经外出 最后我才婉转问明原委 并应允他立即查明 尽快打电话告诉他 10 10决定前往征信所 核对B先生的帐目 请杜娜小姐照顾我的办公室 并告诉惠特经理我要到征信所去 征信所事忙一时无法查对 答应中午以前电话告诉我 10 20回到办公桌 记下征信所午前会来电话 不然 我应打电话去问 咖啡小憩时间 但已无法分身了 告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室 稍后并告诉她登记月支帐的方法 杜娜小姐回来后 将准备交由她接替的工作 复制文件 校对 正式信件的打法 推销员所报费用数字的核实等 一一交待 杜娜小姐从出纳室带款返回办公室 在我面前点清 当她交钱给惠特经理时也将当面点清 这一点很重要 一旦点清无讹