【精编】某公司工作分析与工作评价概论

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1、第二讲 工作分析与工作评价 案例工作职责分歧 一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上 车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净 操作工拒绝执行 理由是任职说明书里并没有包括清扫的条文 车间主任顾不上去查任职说明书上的原文 就找来一名服务工来做清扫工作 但服务工同样拒绝 他的理由是任职说明书里同样也没有包括这一类工作 这个工作应由勤杂工来完成 因为勤杂工的职责之一是作好清扫工作 车间主任威胁服务工说要解雇他 因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工 服务工勉强同意 但是干完以后就立即向公司投诉 有关领导看了投诉以后 审阅了这三类人员的任职说明书 机床操作工 服务工和勤杂工 机床操作

2、工的任职说明书规定 操作工有责任保持机床的清洁 使之处于可操作的状态 但并未提及清扫地板 服务工的任职说明书规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原料和工具 随叫随到 即时服务 但也没有包括清扫工作 勤杂工的任职说明书里确实包括了各种形式的清扫工作 但他的工作时间是从正常工人下班以后开始 引出问题 机床周围地板的清洁工作谁来做 这就需要进行岗位分析 确定职责 工作分析概述 工作分析 jobanalysis 也可以叫做职位分析 岗位分析 它是指了解组织内的一种职位并以一种格式把与与这种职位有关的信息描述出来 从而使其他人能了解这种职位的过程 具体来说 工作分析就是要为管理活动提供与工作有

3、关的各种信息 这些信息可以用 加以概括 who 谁来完成这些工作 what 这一职位具体的工作内容是什么when 工作的时间安排是什么where 这些工作是在那里进行 why 从事这些工作的目的是什么 forwho 这些工作的服务对象是谁 how 如何来进行这些工作 行动 action 也称工作要素 指工作活动中不便再继续分解的最小单位 任务 task 也称工作任务 指工作活动中为达到某一目得而由相关行动直接组成的集合 是对一个人从事的事情所作的具体描述 职责 responsibility 也称工作职责或工作责任 由某人在某一方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合 职位 position

4、也称岗位 由一个人完成的一项或多项相关职责组成的集合 职务 headship 是指主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称 6 职业 profession 由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合 7 职业生涯 career 指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位 工作或职业 1 工作分析为其他人力资源管理活动提供依据 1 工作分析为人力资源规划提供了必要的信息 2 工作分析为人员招聘录用提供了明确的标准 3 工作分析为人员的培训开发提供了明确的依据 4 工作分析为制定公平合理的薪酬政策奠定了基础 5 工作分析还为科学的绩效管理提供了帮助 2 工作分析对企业的管理具有一定的溢出效应 1

5、 通过工作分析 有助于员工本人反省和审查自己的工作内容和工作行为 以帮助员工自觉主动地寻找工作中存在的问题并且圆满地实现职位对于企业的贡献 2 在工作分析过程中 企业人力资源管理人员能够充分地了解企业经营的各个重要业务环节和业务流程 从而有助于公司的人力资源管理职能真正上升到战略地位 3 借助于工作分析 企业的最高经营管理层能够充分了解每一个工作岗位上的人目前所做的工作 可以发现职位之间的职责交叉和职责空缺现象 工作分析的系统模型 确定工作分析的目标和侧重点 工作分析的目的决定了工作分析的侧重点 决定了在进行工作分析的过程中需要获得哪些信息 以及使用什么样的方法获得信息 工作分析 新组织 招聘

6、 绩效考核 薪资体系 目的是分解组织的职能 重点是确定工作权限 职责和关联关系 重点是对任职者的要求 包括能力 人格 知识 经验等 目的是确定绩效考核的标准 侧重点是衡量每一项工作任务的标准 任职者完成每一项工作任务时的时间 质量 数量等方面的因素 不仅要有描述性信息 还要有定量的信息 对职位进行量化评估 确定每一个岗位的相对价值 工作分析的具体实施 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 1 准备阶段 1 确定工作分析的目的和用途 2 成立工作分析小组 3 对工作分析人员进行培训 4 做好其他必要的准备 2 调查阶段 1 制定工作分析的时间计划进度表 2 根据目的选择搜集工作内容及相关信息的

7、方法 3 搜集工作的背景资料 4 搜集职位的相关信息 工作分析信息的内容 一般来说 工作分析中需要搜集的信息主要有以下几类 工作活动 包括承担工作所必须进行的与工作有关的活动和过程 活动的记录 进行工作所运用的程序 个人在工作中的权力和责任等等 工作中的人的活动 包括人的行为 如身体行动以及工作中的沟通 作业方法分析中使用的基本动作 工作对人的要求 如精力的耗费 体力的耗费等等 在工作中所使用的机器 工具 设备以及工作辅助用品 如电话 计算机 传真机 汽车 对讲机 仪器以及车床等等 工作对人的要求 包括个人特征 如个性和兴趣 所需要的教育与培训水平 工作的经验等等 一般来说 工作分析中需要搜集

8、的信息主要有以下几类 工作绩效的信息 如完成工作所耗费的时间 所需要投入的成本以及工作中出现的误差等等 工作的背景条件 包括个人时间 工作的地点 如是在室内还是在室外 工作的物理条件 如有没有噪音 是不是在高温条件下等等 与工作有关的有形和无形因素 包括完成工作所要涉及或者要运用的知识 如公司的会计需要运用会计方面的知识 法律事务主管需要懂得法律知识等 工作中所加工处理的材料 所生产的产品或提供的服务 3 分析阶段 1 整理资料 2 审查资料 3 分析资料 4 完成阶段 1 编写工作说明书 2 总结整个工作分析的构成 找出其中成功的经验和存在的问题 以利于以后更好地进行工作分析 3 将工作分析

9、过程地结果运用到企业有关方面的管理上 三 工作分析的内容与结果本次工作分析要完成下列工作内容 了解各个职位的主要职责与任务 根据新的组织机构运行的要求 合理清晰地界定职位的职责权限以及职位在组织内外的关联关系 确定各个职位的关键绩效指标 确定工作任职者的基本要求 工作分析的最终成果将形成每个职位的职务说明书 四 需要的资料组织机构图各部门职能说明书工作流程图职权体系表岗位责任制人员名单 W公司的工作分析实施方案 五 工作分析的方法资料调研法工作日志法访谈法职位调查表法现场观察法法六 工作分析的实施者本次工作分析由某大学专家组和W公司有关人员共同组成工作分析实施小组 该实施小组的组成为 某大学的

10、专家组 负责项目的总体策划与实施 w公司人力资源部人员 作为项目的协调与联络人 W公司的高层领导 提出总体的原则并对工作结果进行验收 W公司的工作分析实施方案 七 工作分析的实施程序本次工作分析分3个阶段进行 即准备阶段 实施阶段和结果整合阶段 阶段一 准备阶段 5月10日一5月20日 对现有资料进行研究 选定待分析的职位 设计调研用的工具 阶段二 实施阶段 5月21日一6月30日 召开员工会议 进行宣传动员 制定具体的调研计划 记录工作日志 实施访谈和现场观察 发放调查表 阶段三 结果整合阶段 7月1日一7月20日 对收集来的信息进行整理 与有关人员确认信息 并做适当的调整 编写职务说明书

11、W公司的工作分析实施方案 在编写工作说明书时 一般都要按照一定地格式来进行 这里我们首先来看几种工作说明书的格式工作说明书范例1 工作说明书的编写 6 2工作分析的具体实施 工作说明书范例2 一般来说 一个内容比较宪整的工作说明书都要包括以下几个具体项目 1 职位标识 2 职位概要 3 履行职责 4 业绩标准 5 工作关系 6 使用设备 7 工作 的环境和工作条件 8 任职资格其中 1 7 项都属于工作描述 第 8 项任职资格属于工作规范 下面将结合这些项目来具体解释一下应该如何编写工作说确书 1 职位标识 这就如同职位的一个标签 让人们能够对职位有一个只直观的印象 一般要包插以下几项内容 职

12、位编号 职位名称 所属部门 直接上级 职位编号主要是为了方便职位的管理 企业可以根据自己的实际情况来决定应包含的信息 例如在某企盘中 有一个职位前编号为HR 03 06 其中HR表示人力资源部 03表示主管级 06表示人力资源部员工的顺序编号 职位名称确定时应当简洁明确 尽可能地反映职位的主要职责内容 让别人一看就能够大概知道这一职位主要是干什么的 职位名称中还要反映出这一职位的职务 如销售部总经理 人力资据经理 招聘主管 培训专员等 在正确定职位名称时 最好要按照社会上通行的做法来做 这样既便于人们的理解 也便于在薪资调查时进行比较 2 职位概要 就是要用一句或几句比较简练的话来说明这一职位

13、的主要工作职责 要让一个对这一职位毫无了解的人一看职位概要就知道它大明要承担哪些职责 例如人力资源部经理的职位概要可以这样描述 制定 实施公司的人力资源战略和年度规划 主持制定完善人力资源管理制度以及相关政策 指导解决公司人力资源管理中存在的问题 努力提高员工的绩效水平和工作满意度 塑造一支敬业 团结协作的员工队伍 为实现公司的经营目标和战略意图提供人力资源支持 3 履行职责 就是职位概要的具体细化 要描述这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务和活动 在实践过程中 这一部分是相对较难的 要经过反复的实践才能准确地把握 首先 要将职位所有的工作活动划分为几项职责 然后再将每项职责进一步地细分

14、分解为不同的任务 职位主要职责职责分解 4 01 03 02 0 1 11 2 将职位的活动分解完之后 就要针对每项任务来进行描述 描述时一般要注意下面几个问题 1 要按照动宾短语的格式来描述 既按照 动词 宾语 目的状语 的格式来进行描述 2 要准确使用动词 使用动宾短语进行描述时 动词的使用是最为关键的部分 一定要能够准确地表示出员工是如何进行该项任务的 以及在这项任务上的权限 而不能过于笼统 例子 负责公司的预算工作 负责公司的培训工作 负责公司的保卫工作 工作分析中常见的动词举例子 对象或主体 针对信息 资料 动词 针对计划 制度 思考行为 编制 制定 拟订 起草 审定 审查 转呈 转

15、交 提交 呈报 存档 提出意见 核对 收集 获得 提交 制作 调查 收集 整理 分析 归纳 总结 提供 汇报 通知 发布 维护管理 研究 分析 评估 发展 建议 参与 推荐 计划 直接行动 组织 实行 执行 指导 控制 采用 生产 参与 提供 协助 主持 组织 指导 协调 指示 监督 控制 牵头 审批 审定 批准 上级行为 其他 下级行为 维持 保持 建立 开发 准备 处理 翻译 操作 保证 预防 解决 为了让大家能更直观地理解 我们来看一个履行职责描述的示例 见表 4 业绩标准 就是职位上每项职责的工作业绩衡量要素和衡量标准 衡量要素是指对于每项职责 应当从那些方面来衡量它是完成的好还是完成

16、的不好 衡量标准则是指这些要素必须达到的最低要求 这一标准可以是具体的数字 也可以是百分比 5 工作关系 是指某一职位在正常工作情况下 主要与企业内部哪些部门和职位发生工作关系 以及需要与企业外部哪些部门和人员发生工作关系 这个问题比较简单 需要注意的问题是 偶尔发生联系的部门和职位一般不列入工作关系的范围之内 6 使用设备 就是工作过程种需要使用的各种仪器 工具 设备等 7 工作的环境和工作条件 包括工作的时间要求 工作的地点要求以及工作的物理环境条件等等 以上内容属于工作描述的范畴 工作描述是否清楚明了 可以用一个简单的方法来测试 编写工作描述的分析人员可以问自己 一个从来没有接触过这一职位的人看了工作描述之后 如果让他来从事这一职位 他是否知道自己要干什么以及如何去干 如果不能得到肯定的答案 说明这份工作描述还需要继续修改 8 任职资格 这属于工作规范的范畴 一般来说 任职资格应包括以下几项内容 所学的专业 学历水平 资格证书 工作经验 必要的知识和能力以及身体状况 需要强调的是 不管任职资格包括什么内容 其要求都是最基本的 也就是说是承担这一职位工作的最低要求 任职资格要求的规