【精编】《公文写作培训教材2》

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1、 公文培训教程 涵义与种类格式与写作管理与传递心得与交流 公文是党政机关 社会团体 企事业单位等合法组织 办理各种公务时 使用的具有特定效力和规范格式的应用文书 是传达贯彻党和国家的方针 政策 发布法规和规章 实施管理 规范行为 融洽工作 记载和传递公务信息等的重要工具 公文的涵义 公文的特点 权威性 时效性 规范性 模式性 法定性 法定的作者 法定的职权范围和规定程序 强制阅读 强制办理或强制复文等执行效力 内容符合法律法规政策 格式 行文程序规范 公文的体裁必须遵循规范的模式 时代性 及时性 效用时间的有限性 公文应遵循的原则 符合国家的法律法规 方针政策及有关规定 制定规章制度要切实可行

2、 具有可操作性 正确使用法定的计量单位和数字单位 如康宁爆破2011年度生产总额为1 5亿 界定清楚 不得模棱两可 前后一致 不得相互冲突 观点明确 条理清晰 文字简炼 用词用句准确 规范 划定密级或确定密级 由拟稿单位负责 涉及军品名称的 用代号表示 不划密级 以普件行文 划密和确定密级要准确 适度 2000年8月24日由国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 1996年5月3日由中共中央办公厅发布的 中国共产党机关公文处理条例 1999年12月27日由国家技术监督局发布的 国家行政机关公文格式 公文写作的主要依据 行政公文 13种 令 议案 决定 意见 公告 通告 通知 通报 报告 请示

3、批复 函 会议纪要 党的公文 14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 注 党政机关一般不联合行文 公文的种类 公司常用的行政公文种类 通知 决定 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 通报 公告 通告 其他应用文种 计划 总结 简报 讲话稿 涵义与种类格式与写作管理与传递心得与交流 涵义 适用于批转下级机关 转发上级机关和不相隶属机关的公文 或发布党内法规 传达上级机关的批示 或传达要求下级机关办理和需要有关单位周知 执行的事项以及任免人员 一 通知 通知的种类 批示类 颁转类 知照类 上级机关对下属机关 单位就某项工作发出批示 提出要求

4、作出安排 而又不能或不宜使用命令 批示转文时 就用批示通知 1 发布类 用于发布规章 法规 2 转发类 用于转发上级和不相隶属机关的来文 3 批转类 用于批转下级机关的公文 主要用于告知某些事项 情况或意图 任免干部 召开会议 变更机关名称 设置或拆并机构等事项 标题 通常有三种形式 1 发文机关名称 事由 文种如 长安公司 关于加强防汛工作 的通知 2 事由 文种如 关于办理因病退休 职 鉴定 的通知 3 文种 通知 通知的结构与写法 正文 通知缘由 通知事项 结尾 1 通知缘由 通常是单独一个自然段 有的以形势 背景 情况入题 有的直接说明通知的根据 原因和目的 如 为了 根据 经研究 现

5、决定 特作如下通知 2 通知事项 正文的主体部分 或下达批示 布置任务 作出要求 或告知情况 写法通常采用条例式 分条列项写出 通知事项的写作必须内容明确 具体 条理清楚 3 结束语 通常提出希望 号召或具体执行要求 如主体部分已意尽言止 则不必专门写结束语 落款 写出发文机关名称和发文时间 1 适用范围报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关询问或提出建议 是一种陈述性的上行公文 二 报告 报告的种类 专题报告 调查报告 用于向上级机关汇报 反映某一项工作 某一事件 某个特殊情况或专门事项 内容比较专一 集中 一事一项 通过对典型的问题 情况 事件的深入调查 经过分析 综合 从而

6、揭示出其本质或客观规律的书面报告 综合报告 用于向上级汇报 反映本单位一段时间内全面工作或几个方面工作情况 包含内容广泛 具有很强的综合性 由首部 正文和落款三个部分组成 1 首部 包括标题和主送机关 标题 常见有两种形式 一种由事由和文种组成 一种由发文机关 事由和文种组成 主送机关 顶格写上受文单位全称 2 正文 报告缘由 报告事项 报告结语报告缘由 简单说明报告原因 目的和意义 报告事项 这是报告的主干部分 一是工作情况及问题 二是进一步开展工作的意见 报告结语 通常以呈请语 特此报告 以上报告 请审阅 作结 3 落款 署发文机关名称和成文日期 报告的结构和写法 适用于向上级机关请求指示

7、 批准 种类 请求指示的请示 为请求上级给予明确处理某一问题的政策 办法而写出的请示 请求批准的请示 用于工作中遇到本机关职权范围以外的事情发生 不能自行解决办理 请求批转的请示 职能部门对具有全局性或普遍性问题提出解决办法 意见 但按行文规则不能直接向某些单位行文要求办理 只能用此类请示报经上级机关批准后 成为上级机关指挥性批转文件 下达给有关单位 三 请示 请示的行文一般包括标题 正文和落款 标题 通常用完全式公文标题 注意 标题中不得出现祈请类词语 文种请示之后切忌加写 报告 二字 正文 请示理由 请示事项 请示结语 请示理由 说明为什么要请示 提出请求的原因 背景或依据等 请示事项 是

8、请求上级机关指示或同意 批准的具体内容 要写的直接 明白 具体 不可含糊其辞 摸棱两可 请示结语 一般以实践中形成的规范化结语作结 落款 党的机关的请示在落款处署发文机关名称和日期 行政机关的请示如非联合行文 则不署发文机关 只标成文日期 请示的结构和写法 1 所请示的主要问题必须在标题中明确反映出来 文中要写明请示的问题 并说明理由 提出解决问题的意见或办法 最好有两个方案 以供领导决策时参考 字数一般不超过一千字 2 主旨单一 集中 一文一事 3 应逐级行文 一般不越级请示 4 不多头请示 只主送一个上级机关 需同时报送其他机关的 应当用抄送形式 否则可能会得到两个不同的结果 无法执行 且

9、不送领导者个人 5 请示与报告绝不能混用 不得用 报告 或其他文种的公文请示问题 请示的注意事项 涵义 计划是党政机关 社会团体 企事业单位对未来一定时期的工作预先作出安排时 使用的公用事务文书 作用 贯彻党和国家的路线 方针 政策及上级指示 领导和指导工作 使决策具体化 建立正常的工作秩序 提高工作效率 检查工作 总结经验 四 计划 明确的目的性 这是计划的灵魂 科学的预见性 执行的约束性 实施的可调性 计划的特点 一般采取文字表述式 表格式 表述表格结合式三种 1 文字表述式 如部门年度计划 标题 正文 落款 标题 通常由单位名称 时限 计划内容 文种组成 正文 一般由前言 主体 结语组成

10、 前言 是全文的导语 写明任务依据 提出总的要求 主体 由计划的目标 措施 步骤 三要素 组成 但不同的计划对这些要素有不同的侧重与取舍 结语 简明扼要的发出号召并提出希望 或描述计划实施后的前景 落款 在正文后面写明制文单位或制文日期 计划的写法 2 表格式 如季度生产计划 项目具体 内容简单的计划可采用表格形式 它的特点是主要用表格的形式反映 3 表述表格式综合计划或重大的专题计划 大多涉及面广 内容丰富 往往采用文字表述与表格结合式写法 正文部分的前言 主体 结语主要采用文字表述 而相关的计划指标 工作进度 完成时限等则用表格列出 无论何种形式计划 其计划事项必须具体 要有量化指标 具体

11、的时间节点 明确的责任单位 特别是基层单位的计划 必须细化 具体 计划必须体现系统性 下级机关要根据上级计划来制定 如 集团公司计划 二级部门计划 各处室计划 员工个人计划 康宁爆破第三分公司年度工作计划 各科室年度工作计划 职员行动计划 注意事项 涵义 总结是党政机关 社会团体 企事业单位对前一段工作进行回顾 评价和分析研究 找出成绩与问题 经验与教训 以指导今后工作的公用事务文书 作用 明确得失 提高水平 加强管理 指导工作 互通情况 彼此借鉴 五 总结 客观性与回顾性相结合 科学性与理论性相结合 叙述性与议论性相结合 总结的特点 由标题 正文 落款三部分组成标题 公文式 这种标题一般用于

12、工作总结 由单位名称 事由 时间 文种四要素组成 如 长安公司2006年党委工作总结 新闻式 这种标题常用于专题总结 可分为单标题和复式标题两种形式 单标题 如 财务部开展优质服务竞赛活动回顾 复式标题 如 苦练内功狠抓质量抢占市场重振雄风 长安公司开展 双学 活动总结 总结的写法 正文正文包括前言和主体两部分 前言 即总结的开头 要紧扣中心 开宗明义 常用的方式有 概述式 概括介绍基本情况 工作的背景 时间 地点 条件等 结论式 先明确提出总结的结论 然后再引出下文 提示式 对工作的主要内容作提示性 概括性介绍 提问式 先设问提出问题 点明总结的重点 以引起人们的关注 对比式 开头对有关情况

13、进行比较 展示成绩 表明优势 引出下文 主体 是总结的核心部分 主要包括以下内容 基本情况概述 成绩与经验 这是总结的主要内容 问题与教训 今后设想和努力方向 总结正文部分一般有如下几种常用的结构形式分部式 按 情况 成绩 经验 问题 意见 或者 主旨 做法 效果 体会 的顺序 分成几个大部分依次来写 阶段式 分阶段进行总结 条文并列式 把总结的内容按性质进行分类 逐条逐项排列总结 贯通式 紧紧围绕主旨 总结事态发展的全过程 前后贯通总结 总分式 先总述工作情况 然后再分若干工作逐项总结 落款 包括署名和日期 总结是在工作结束后对计划完成情况的鉴定 所以任何形式的总结都要依照计划进行 总结条理

14、要清楚 尽量用数据说话 如一味的用文字阐述 就缺乏说服力 要写出个性 分清主次 切忌肤浅 注意事项 1 概念和适用范围 1 概念 记载 传达会议情况和议定事项 要求与会单位共同遵守 执行 用 会议纪要 2 适用范围 会议纪要适用于记载 传送会议主要情况 精神和议定事项 会议纪要是较为重要会议的产物 是会议重要成果的反映 有沟通情况 统一认识 布置工作的记载凭证作用 六 会议纪要 2 会议纪要的写法会议纪要的结构 标题 正文 落款标题 一般由会议名称和文种两项构成 正文 包括前言 主体 结尾三项内容主体是会议纪要的核心内容 写作时要紧紧围绕中心议题 把会议形成的决定 决议准确的表述清楚 落款 包

15、括署名和时间两项内容 3 会议纪要写作具体要求和注意事项力求精炼 不能记流程帐 不是时间 地点 参加人员 每人所讲的内容都一一写下来 甚至天气情况等都写 重点是写经过讨论 最后形成的决定 达成的一致意见 否则等于会议记录 要把个人观点上升公司意志 不能简单地写徐总要求什么 张总又要求什么 应该写成 会议经讨论决定了有关事项 现纪要如下 如 会议听取 会议强调 会议指出 会议要求 会议号召 等 纪要的时效性强 必须在会后24小时之内形成正式文件 一般性会议或只涉及5个 含5个 以下部门参加的 由此所形成的会议纪要 用白头文形式下发 1 概念和适用范围 1 概念 工作情况的简要报道 2 适用范围

16、是机关 社会团体和企业事业单位用于向上级迅速及时报告工作情况 反映存在的问题 向下级推广经验 指导工作 向平行单位互通情况 交流信息和工具 七 简报 2 简报的分类及特点 1 分类 根据其反映的内容 可以分为情况简报和会议简报 1 情况简报 动态性简报 经验性简报 批示性简报2 会议简报 2 特点 真实 新颖 简洁 快速 3 简报的结构及写法 结构 报头 正文 报尾三部分组成 1 报头 主要包括简报名称 期数 编发单位和印发时期等项 举例 2 正文 标题 一是直述式 二是比拟法 三是提问法 四是双标题法 主文 导语 主体 结尾 报尾 简报的最后一页下方 用两条平行横线相夹 写清报 送 发单位名称 有的还写明上级机关领导人职务及姓名 横线下面注明共印份数 圆括号括入 涵义与种类格式与写作管理与传递心得与交流 是公文权威性和严肃性在形式上的体现 是公文效用的重要保证 一 公文方面要素 国家行政机关公文处理办法 中的公文格式一般由 发文机关 秘密等级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 发文机关署名 成文日期 印章 印发传达范围 主题词 抄送机关 印制版记等要素 公文格式