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1、 项目一会议概说【学习目标】会议是人类最常见的沟通方式之一,是社会组织之间及社会组织内部协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要行为过程。因此,认识会议的要素和种类,研究办会的一般规律,提高办会能力和质量,就成了秘书人员的首要任务。伟余笆绍绍87不【知识目标】熟悉会议的含义和要素孔解秘书与会议的关系掌握会议的组成要素【能力目标】了解如何针对会议要素来准备会议熟悉会议的种类和会议的特点掌握会议的误区及解设对策Esesys7河命任务一会议含义与要素二、会议的叹兮“会议是人们最常见的一种交往形式,会是指多人相聚,议是指协商事宜,会议合在一起就是人们聚集在一起协商事宜、交流信息、沟通情感、达成
2、共识的一种重要的行为过程,是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。会议必须具备以下三个条件:(1)必须由两个以上的人参与;(2必须有一定的议题和目标;(3必须通过一定的程序达到目标。三会议的要素会议是由多种要素构成的一种综合性行为方式。认识会议,首先从明确会议的基本要素入手。会议的基本要素如图1.1所示:国1.1会议的基本要素图EC二会议名称会议名称要求能概括会议的内容、性质、参加对象主办单位,以及会议时间、届次、地点、规模等。根据会议内容和性质,每次会议名小不尽相同EC二】会议议题会议议题,是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题,是会议活动的必备要素。小型会议,特别
3、是小型的专业会议,往往就一个议题进行探讨,如,树企业召开会议,探讨如何提高职工的福利待遇;而大中型会议,特别是综合性会议,往往有多个议题。EC三j会议主题会议主题,是根据会议议题概括出的主题性日号。一般来讲,小型或目常会议,大中型会议才确立主题日号,只确定议题。会议以题和王题是相互关联又有旷显茎别的两个概念。主题一定图绕议题,是议题的高度概括,而且,每次会议只有一个主题。而议题则可以有多个sEC四)会议时间会议时间指会议召开的时间和会期两方面。会议时间是保证会议成功的重要因素,所以,会议时间的选择要恰当。既要避开重要节日、重大事件和其他重要会议(一些紧急性、临时性会议除外),又要考虑到参会人员
4、的相关情况,以便使参会人员能够集中注意力,专心开会议的效率和质量。会,从而提高E(C二)会议地点会议地点合适与否是保证会议顺利进行的要素之一,安静、舒适、优雅的会议环境,相应的会议设施有助于提高会议的效率和质量。会议地点的选择虽然没有铁定的规则可循,但在选择会议地点时首先要考虑会议的目的、主题和内容。E87不沥吴吴C六j会议议程会议议程,顾名思义即会议的程序。会议议程所涵盖的内容除了足以实现会议目的的各种议题之外,还包括会议时间、会议地点、会议内容以受熹需者姓名等内容。编排会议议程应遵循以下两卜厚列:(C!)按照议题的轻重缓急编排处理的先后次序,即紧要的事项应安排在议程的前端处理,不紧要的事则安排在议程的后端处理。(C2)预估和标示处理每个议案所需要的时间。在会议议程中明示几点几分到几点几分探讨桃一议题,以便参会人员更好地把握会议程序和时,间,从而提高会议效率。
