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1、二00九年十一月二三日 会议组织培训教程 集团总经办 第一节会议概述第二节会前准备第三节会务实施第四节会后总结第五节大型会议中的会务工作第六节电话会议的参加与组织 第一节 会议概述 一 会议会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式 会议的十大要素 二 会议要素 续表 1 按照会议的规模划分 三 会议的不同分类 按照会议的内容含量给会议划分类型 实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分 依据这一标准 可将会议分为两类 2 按照会议的内容含量划分 1 综合性会议 综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问题 这一类会议往往因为内容含量大 涉及面广 故而要求准备工作要做的扎实 细致 会议召开的
2、时间也较长 2 专题性会议 这类会议一次只集中解决一方面的问题 讨论研究一方面的工作或事情 会议议题具有单一性或专一性 如 经验交流会 节日庆祝活动会 当然 这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题 工作 事情的不同 可以分若干方面进行讨论和研究 1 定期会议 指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议 亦称例会 如办公例会 早会 检修晚会各种定期召开的经验交流会 讨论会等 3 按照会议召开的时间划分 2 不定期会议 根据组织开展工作的需要 随时要召开的会议 如 紧急会 工作布置会 研讨会等 按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分或企业从总部到分公司划
3、分的 比如集团公司2008年年中总结会 型材公司2008年年中总结会分会场 海螺办公室列会 4 按照会议的级别划分 会务工作的具体内容 无论开展何种会议的会务工作 其总的要求是 充分准备 严密组织 服务周到 确保安全 办公室工作人员在会议的主要会务工作具体而又琐碎 就其完成和处理的时间顺序来划分 可以分为会前 会中 会后三个阶段进行 第二节会前准备 会前要做的充分的筹划准备工作包括以下五个步骤 明确要点做常规会务 首先要明确领导开会的目的 任务 内容 中心议题 参加人员 会议地点 会期 作为例会 常常是在上一次会议结束时有所交代 应当用心留意 准备议题围绕了解到的议题 要准备有关的上级文件 本
4、机关文书材料 有关的制度规章 有关的数据图表等 有的要先做会前调查 以掌握有关的统计数字 群众反映和有关的能够充分说明问题的资料 质量高的工作会议 应当不讨论事先无准备的议题 这是会务工作的第一条原则 会务人员应该做好两方面准备 安排会议议程因为会上要讨论的问题不只一个 所以 要根据事务的轻重缓急 安排好议程 科学地统筹安排会议议程是会务工作的第二个原则 在不考虑其他因素时 一般应当先进行部分人员的议题 再进行全体人员的议题 这样小范围的会场容易集中 会场好掌握 会议进程也容易紧凑地控制 会务人员也要科学安排工作会议的时间 会议最好安排在上班开始半小时后 工作会议时间一般不超过100分钟 中间
5、安排一次短暂休息 通知开会会议通知可以采用三种方法 即口头通知 电话通知和书面通知 会场准备会场是在发会议通知之前就定下的 小型会议只需确认场所不变 备好桌椅 水具 必要的会议设备 检查电源 做好清洁工作 然后准备好记录用纸即可 会场准备的要求 第三节会务实施 1 签到和检查会场与会者进入会场 要检查核对与会人员到会情况 清点人数 弄清缺席人及缺席原因 然后报告会议主持人 还要提示和保证与会者就座于适当的位置 以便会议按时召开 并将会议出勤情况如实记录 2 集中精力 做好会议记录会议记录要求准确 清楚 简洁 所以做记录的会务人员 要事先准备好记录用纸 要熟悉与会者发言的口音 做好会议记录 3
6、服务性工作小型会议上 一切会议服务都是由一名会务人员来做 不另安排服务员 会议中 会务人员要做好以下工作 4 协助会议按议程进行并形成会议结果在会议中的一项重要的组织工作 是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果 按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题 还要敦促会议形成结果 比如讨论的问题要形成相对一致的意见 明确要做的工作最后由谁主抓或承办 一些事项的具体办理方法以及督办方法等 第四节会后总结 在会后的善后和落实工作有以下四部分组成 整理 及时整理有关会议材料 如纪要 简报 决议或决定 其中包括要领导审阅签字的 要领导签发并递送有关宣传部门的 以
7、及要在机关内信息简报上交流的内容 归档 一切会议材料 要及时按规定格式整理好 做好归卷工作 以备存档 第五节 大型会议中的会务工作 要开好一个会 尤其是大型会议 精心的准备和组织 是开好会的重要保证 一般大型会议的会务人员很多 会议筹备部门和会务工作人员常是由与会各单位暂时抽调来组成的 一些重要的 需要早动手的工作 也是由主办单位负责会务的同志提前落实的 一 会议的 前站 大型会议的议题是由领导中枢决定的 办公室人员的工作 是根据会议的规模范围 组建好会务班子 即大会筹备处 临时性会务人员机构 或叫会务人员处 会务组等等 大型会议的筹备处由会议的主办单位主抓并负责组建会务班子 一般会务工作人员
8、分为四套班子 即 会务人员组 行政组 宣传组 保卫组 会务人员组在会前的工作 一 撰写会议方案和所需的会议文字材料1 大型会议方案中主要明确8项内容 大型会议方案的内容 续表 2 议程和日程 会议议程指对已确定的议题列出讨论的先后顺序 是安排日程的前提和基础 会议日程是结合会议议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的时间安排 以保证会议的正常进行 其中对会议议程和日程的安排尤为重要 会议议程拟定的合理与否直接关系到会议能否实现预定的目标 取得预期的效果 也关系到能否高效率地召开会议 日程的确定是结合已确定的议程将会议议题的讨论以及会议期间的其他活动按日排列 以便会议中的所有活动能够有条不紊地进行
9、 3 落实大会发言人 发言内容及时间 以确定和组织撰写 修改 审阅大会的典型材料 发言等 以便具体安排会议日程 4 落实文件材料的打印 校对 装订工作 5 编制 会议手册 手册内容主要是会议名称 会标 会议时间 安排 文娱活动 作息时间 大会发言程序 讨论时间地点等 6 准备与会人员名单与通讯地址联络方式的表格 用于编制大会名录 二 行政组在会前的工作行政组在会前的工作包括以下八部分 1 印制会议胸卡或代表证 工作证 服务证 资料袋 座签等 2 发送会议通知 大型会议的会议通知内容比较复杂 除了要通知的时间 会期 地点 内容之外 一定要加上回执单 回执单一般采用表格式 主要填报所有参会人的姓名
10、 性别 职务职称 民族 年龄 会后返程交通要求等等 有的学术性交流会还要提交论文题目 会务人员通过回执单的统计 可以掌握与会人数 早做安排 因此 会议通知要考虑到往返时间 早发为宜 3 准备必要的请柬和给领导人的会议邀请函 交给会务机构领导 4 安排会议食宿 食宿安排的总原则是让与会人员吃好 住好 又不可造成浪费 一般不同的会议会有不同的规格 要尽可能安排好 住宿的安排一定要将工作做细 以防不经意间出现厚此薄彼的现象 造成矛盾 5 安排会议场所 包括主 分会场 讨论场所以及文娱场所 会务人员人员一旦确定了会议召开的具体地点 就应在会前将会场按会议的要求布置好 要按照会议的要求对会场大小 灯光设
11、备 通风 会议驻地的交通 购物 休闲及其他辅助设施等情况进行检查落实 并对主会场 分会场以及小组讨论场所进行合理布置 6 安排会议医疗保障工作 医疗卫生方面的准备包括伙食 饮水 住宿 会场 周围环境和个人卫生诸多方面 要安排有经验的应急医务人员 准备必要的急救药品 对饮食 环境卫生做必要的检查和处理 清除隐患 保证随时提供应急医疗服务 特别要考虑到可能出现的突发性疾病 应给予及时的救护 也要注意防止流行性疾病的发生 7 安排文娱活动 往返需用车辆 车场 司机及司机的活动 如果会期较长 为丰富生活 调节高度紧张的工作状态 在会隙或晚间 常要安排一些文娱活动 无论是安排的电影 舞会 音乐会 健身活
12、动或观光等等都应在会前落实到位 从时间 内容到交通安排等都不容忽视 目前会议用车一般采用租用运营车队的方式 只要事先商定好具体用车时间 不必考虑停放车场和司机的安排 8 订购参会人员会后的车船航票 现在一般都是会务委托驻会的饭店解决定票问题或直接采用网上预定方法 三 宣传组的会前工作宣传组的会前工作包括以下两部分 1 宣传会议的意义 目的 任务和要求 联系安排必要的新闻报道采访 并自行组织拟稿采访 2 设计并定制会标 会徽 会议宣传性标语 牌匾 专栏和宣传展板 四 保卫组的会前工作主要负责会议安全保卫工作的检查和落实 保卫组应注意必要的值勤 岗哨 门卫 消防 安全门 特殊事件处理等安全工作的准
13、备 有的还要考虑主控室和有关安全保卫设备的使用工作 二 会中的各项会务工作 会务人员组候会制度 候会就是等候参与会议的具体议程 有些会议 议题繁多 必须参加后一议题讨论的代表如果与前一议题无关 会务人员人员必须通知有关人员在指定的时间到指定的地方等候 保证会议前后相接 既可节省时间 又不至于使会议秩序混乱 保证各议题讨论的紧凑 又避免无谓的 听会 如大会安排代表发言 演讲 要提前落实好发言 演讲人 并按时把他们引领到指定地点等候准时发言 行政组首先 要组织会议签到工作 签到是与会人员到会时的一道必要的手续 也是会场管理的一项重要内容 签到完毕 与会人员进入会场后 会务人员人员要填写会议出席情况
14、报告表 在主持人宣布会议正式召开前报告主持人 会议出席情况报告表包括会议名称和届次 日期 应到人数 缺席人数 实到人数等内容 其次 是分发文件 分发的文件包括报告 讲话稿 演讲稿 计划 方案 决定讨论稿 草案 规定 章程 制度 开幕词 闭幕词 议案 提案 讨论的问题等 分发不仅要避免出现差错 而且常要赶时间 有时一部分分发下去看完后还要回收 会务人员人员一定要亲自分发 回收 还要清点下发与回收的文件材料份数 如需回收的文件 分发前在右上角必须注明回收字样 以便与会人员妥善保管 最后 行政组还要征求与会者对食宿的意见 对特殊与会人员加强医疗服务 抓紧会务费用结算工作 组织安排好会议期间的文娱活动
15、 搞好返程交通的落实 宣传组结合会议要求组织各种形式的宣传工作联系并协助新闻单位做好报道 保证信息的及时发布与交流 保卫组杜绝各种不安全隐患 必要时与有关交通管理和治安管理部门协调 保证会议顺利进行 三 会后的落实工作 会务人员组完成会议纪要等等会议材料 做好下发工作 有关的报告 决定 决议修改后 要经主要负责人审阅签发 然后印发 行政组作好与会人员的财务结算 账目票据要结清 做好离会时的协助退房 返回送站工作 做好驻地 会场的善后工作 要保证与会者及时离会 必要的 要协助寄发会议材料 宣传组与新闻单位共同协作 做好新闻发布会 新闻播发和会议宣传工作 向驻会场所表示谢意 必要时要发感谢信 一
16、电话会议的申请 电话会议申请流程 第六节 电话会议的参加与组织 1 申请人可在集团总经办内网主页栏目内 电话会议服务指南 里下载电话会议申请单 2 根据电话会议申请人要求 设置电话会议代码和密码 并通知会议召集人 协助会议召集人通知参会人员 3 帮助 指导参会人员正常使用电话会议机 保证最佳通话质量 4 申请单位配合总经办监督电话会议状态 发现不明电话号码 要及时与会议召集人核对号码和参会人员身份 防止外人窃听电话会议 并将非法电话踢出会场 同时 协助会议召集人查明原因 注意事项 二 电话会议的使用说明 参加会议人员拨05538398114 集团大楼电信虚拟网内电话直接拨8114 按语音提示拨会议接入号码 6666 语音提示 欢迎进入电话会议系统 按2号键 加入会议 语音提示 请输入会议ID 号键结束 按 6000 假定会议ID为6000 语音提示 输入本次会议接入密码 输入密码 加入会议成功 1 加入会议程序 1 未开通voip电话的单位 开通VoIP电话的子公司 参加会议可免费通话 拨号程序为 先直拨内部接入号 各子公司向当地电话局申请 如铜陵海螺为5808 按语音提示拨会议接入号
