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1、第六章文档一体化系统(一)随着科学技术的发展和计算机应用水平的提高，“公文”的概念可以在以下两方面加以拓宽，一是公文种类上的拓宽，从办公室工作的实际需要看，所用到的公文分为四类，即一般公文、常用公文、专业公文、电子邮件。二是公文载体上的拓宽，公文载体已不局限于纸质，目前已经有大量多媒体形式的公文产生。(二)档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家拥社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案来源于文件，一般说来，档案是在文件使用或办理完毕后，经过鉴定归档转化形成的。档案的管理活动有其自身的一套规则，从接收档案
2、开始进行档案的著录登记，随后进行档案整理和鉴定工作，将收集的档案按一定的方法进行分类，同时编制必要的目录，开发档案信息资源根据用户的需求开展各种提供利用服务。(三)文件生命周期理论是研究文件产生、运动、变化的过程和规律的理论。它是文件管理理论的核心部分，也是西方现代档案学的重要组成部分，它研究了文件从形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程。我国学者习惯上将文件生命周期划分为四个阶段：制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。文档一体化，简要地说，就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成到归档管理的全过程控制。实行文档一体化的条件：1理顺管理体制，完善组织机构有必要将文书、档案工作
3、实行统一管理，并成立相应机构，负责解决文书、档案工作中带有普遍性的问题，使文件的形成处理、立卷归档与档案的收集、整理、利用在统一监督指导下有机地衔接在一起。2进行标准化建设文书、档案工作一体化必须依靠文书、档案工作的标准化才能形成。其前提是要保证档案类别划分和类目设置要准确、标准、规范，遵照国家标准档案著录规则来规范各门类档案文件的数据库著录项目和字典库各基本项目，进而组织汇集成与之吻合的档案数据库、字典库，从而使各类文件管理系统都能与档案管理系统通过接口紧密衔接，充分发挥一体化的数据共享优势。3改变陈旧观念，培养与一体化相适应的人才(四)在目前的办公自动化系统中，文档一体化模式主要有以下三种
4、：(1)机关内部文件、档案管理一体化该模式的文档一体化是将文件、档案工作有联系的内容进行配合、交融，精简不必要的环节，实现文件登记与档案著录同步同卡。使一个机关的文件、档案管理真正从组织制度和具体操作程序上由原来的相互独立、雷同的不利局面转向相互交融、统筹安排的管理模式。(2)机关之间从机构和职能上进行一体化该模式是设置统一的机构，配备专职人员，统一组织管理机关文书、档案工作。这类联合档案室的出现是基于机构合并、人流精简而确定的。它把多个单位组织在一起，形成一个把收集、整理、鉴定、统计、保管、利用各环节联系起来的实体性机构。能以较少的投入获得更大的效益。(3)建立有人、财、物和管理自主权的文件
5、中心这种模式的文件中心，是介于各机关和档案馆之间的一种过渡的文件机构。它管理若干机关的非现行文件和档案，是服务于机关工作的管理实体，是由档案局直接领导的下属机构，其经费、人员、设备、库房均可由档案局单列。文件中心的任务是负责对各机关所形成的上年度处理完毕的有保存价值的各类非现行文件进行收集、分类、加工、整理、立卷、归档、编目、提供利用；为综合档案馆积累对国家和社会有价值的档案。以电子计算机为核心的新技术手段的广泛应用，使公文从物质载体和传输方式等多方面发生了新的变化。这些变化要求档案管理人员应从整个公文产生、发展、运动的过程去把握公文，分析其价值，确定适宜的保管方式。文档一体化计算机系统是采用
6、计算机技术来实现的文书、档案一体化管理的系统。采用计算机技术，可以使文书、档案一体化管理的优越性得到最充分的体现，最大限度地实现信息资源共享，避免无谓的重复劳动，是实现办公自动化的一个重要环节。资料来源：www.ZiK 更多资料请咨询QQ：67460666文档一体化系统一般包括三个子系统：即公文子系统、归卷子系统和档案管理子系统。公文子系统记录了文书处理过程中文件信息的流动和处理状况，归卷子系统进行公文信息向档案信息的转化过程，档案管理子系统负责档案信息的管理活动，如检索、借阅、统计、销毁、整理等。文档一体化计算机系统中的归卷管理子系统的功能是在文档一体化系统中实现归卷管理，它在整个文档一体化
7、系统中起着承上启下的重要作用。系统一般提供两种逻辑组卷方式，自动组卷和手工组卷。自动组卷时，系统揭示用户输入组卷条件如档案类型、时间、保管期限、分类号等，由计算机自动将符合条件的文件增添到卷内。对自动组卷结果可以进行手工调整，从中移出记录、添加记录、调整顺序或按某一特征进行排序等。手工组卷，是指不通过系统批量组卷，而直接在计算机屏幕上通过键盘或鼠标进行文件的移动，“手工”将文件添人案卷内，从而达到组卷的目的。文档一体化的实现需要在系统工程理论的指导下进行。系统工程的原理就是运用系统思想和系统方法指导工程实践活动。它通过分析系统的诸多方面及参与者的能力，从合理安排进度、提高工作效率人手、研究管理
8、活动的行为与时间关系，用量化的方法来组织管理工程的实施。具体而言，就是要在做好充分的调查研究的基础上，由业务人员和开发人员密切配合，进行严格认真的系统分析、系统设计、系统实现、系统维护管理等工作，使研制的一体系统能够真正用于实践工作。资料来源：www.ZiK 更多资料请咨询QQ：67460666系统的需求分析是对传统文档工作操作流程、工作环境、人员状况等进行分析的基础上，明确计算机文档一体化系统开发的目标、系统应具有的功能，并写出书面的系统需求说明书。这个工作需要由文书档案工作人员、文档部门领导和程序设计人员组成工作小组来进行。包括：l重点解决好在文书、档案独立管理体制下由于脱节严重造成的问题
9、。2文档材料的基本情况。3管理质量要求。系统设计是系统研制的第二阶段，是根据文书档案人员在系统分析阶段共同商定的系统逻辑功能，结合实际条件，具体设计系统的实施方案，即解决“如何做”的问题。系统设计的结果是形成一个具体的系统逻辑功能实施方案，它体现了解决问题的思路和方法。文档一体化系统设计的任务就是建立文档一体化系统的系统结构、程序结构、各类文档报表输入输出格式、用户界面、操作方式，确定功能模块之间的层次关系和调用关系，定义各功能模块间的数据接口，设计数据结构，规定约束或限制，进一步保证设计的可行性。在文档一体化系统中涉及多个数据表，由于数据复杂，种类繁多，适宜采用多库管理模式。档案数据库涵盖了
10、在归档子系统和档案管理子系统中主要数据关系，它一般都是按照关系数据库理论来进行设计。档案数据库设计包括各种数据表、表内字段、表间关系等的设计。第七章办公自动化网络系统(一)计算机网络所谓计算机网络，就是凡是将分布在不同地理位置上的具有独立性的多台计算机、终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统。它的特点有以下几个：(1)计算机网络的主要目的是实现网络资源共享。这种资源包括软件、硬件与数据。计算机可以通过网络中的其他微机共同完成同一任务。(2)互联计算机是分布在不同地理位置的多立的“自治计算机”互联的计算机之间可以不存在明显的主从关系，每台
11、计算机可以连网工作也可以脱网独立工作。可以为本地用户提供服务，也可以为远程用户提供服务。(3)网络计算机也必须遵循全网统一的网络协议。计算机互联成计算机网络，必须遵循全网统一的网络协议。随着社会的发展，在办公自动化领域，计算机网络和通讯技术获得了越来越广泛的应用。网络通讯技术的使用已经成为当代办公管理技术的一个重要发展趋势。市场经济的整体性和复杂性，对办公自动化技术提出了有机互联和资源共享等新的课题，计算机网络办公系统就是在这一背景下发展起来的，它反映了当代社会对信息的重要需求。计算机网络提供的服务从办公自动化应用的角度看，计算机网络提供三种主要服务：(1)共享设备资源计算机设备资源包括昂贵的
12、高档计算机、通讯设备、大容量存储器、打印设资料来源：www.ZiK 更多资料请咨询QQ：67460666备等，共享设备资源可以大量节约开支，提高设备使用效率。(2)共享数据和程序例如，通过计算机网络用户可以查阅或调用异地办公室或档案馆的文件、档案，共享同一个数据库中的档案数据。近年来，计算机硬件产品成本在迅速下降，软件的作用日益重要，使川于软件的投资也大幅度提高，通过网络共享信息资源和程序显然具有良好的经济效益和社会效益。(3)网络用户的通信和合作在现代信息社会中，信息的交换日益增多，利用计算机网络完成通讯(例如：电子邮件E-mial等等)有许多优点，这项服务在办公自动化方面具有十分重要的作用
13、。可以通过计算机网络向各省市发布文件，可以使文件精神迅速得到贯彻执行，而后再将正式文件下达备考。这样不仅提高了公文下达速度，而且可以将数字型的电子文件下载到各地汁算机中，直接建立起机读公文或档案。办公自动化网络系统与单机办公自动化网络系统相比，可以建立网络环境、使办公自动化(Office Automation)超越了时空的限制，通过网络系统满足了集成的要求，提高了办公效率和设备利用率，节约了开支，实现了软件、硬件的资源共享，同时促进了办公系统各部门的标准化和规范化。(二)网络系统的构成网络系统正常工作需要以下几部分：网络工作站点、网络通讯介质、网络互联设备。在网络上使用的计算机称为网络工作站点
14、。它们具有共同的特点，即通过网络适配器和连接器材，与网络环境建立物理连接，通过网络软件为用户提供使用网络资源的方便。它可以分为以下几种类型：服务器、工作站、特殊互联设备。网络通讯介质的选取非常重要，使用什么样的联线是建立网络系统时需要考虑的一个重要问题，对网络的性能影响很大。它有以下几种选择：无屏蔽对绞线、屏蔽对绞线、同轴电缆、光缆。实现网络通信，需要在计算机工作环境中增加相应的网络互联设备，计算机产业提供了丰富的互联工具用于实现网络的连接和通讯的实现，这些设备的共同特点是实现计算机设备与网络设备之间或网络设备与网络设备之间的信号转换。(三)局域网技术资料来源：www.ZiK 更多资料请咨询Q
15、Q：67460666局域网技术目前发展迅速，在办公自动化系统与信息服务领域中得到了广泛的应用。计算机通信网络在办公自动化中的应用一般都是从局域网开始，当用户试图将局域网网络系统引进办公自动化环境时，最主要的工作是确定网络的拓扑结构和选择、使用网络操作系统。局域网由以下三个部分组成：网络工作站点、网络操作系统、网络电缆连接。网络工作站点包括提供共享资源的服务器和用于使用网络的普通计算机(工作站)。网络操作系统(NOS)就是利用局域网低层所提供的数据传输功能，为高层网络用户提供局域网共享资源管理服务和其他网络服务功能的局域网系统软件。网络操作系统是一组在网络计算机中运行的程序组成的。这些程序提供在
16、网络上共享文件、打印机和其他设备的能力。现代网络中的计算机可以以电子脉冲的形式在不同类型的缆线上传递信息，这些缆线总称为网络电缆连接。网络拓扑结构，即网络的连接方案，是指局域网中工作点的连接方式，在各个计算机之间如何安装连接线缆。从理论上讲，可以有很多种连接方式，实际使用中有五种基本的网络拓扑结构：总线型、环形、星型、树形和线星混合型。Windows95自身内置有完备而又灵活的网络功能，它可以直接支持包括Windows NT、Windows NT Advanced Sever和Windowsfor workgroups等多种Microsoft网络以及NetWare等网络在内的多种网络系统。通过安装由网络操作系统厂商提供的驱动程序，Windows95网络连接配置可以按照用户的要求灵活配置，从在两台计算机之问
