公司公文写作培训(现场讲义)

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1、 公文写作培训 2016年6月28日 1 公文的基本知识 2 常用公文写作基本要求 3 公司常用公文类别 4 公司常用公文写作技巧 重点 5 公司常用公文规范格式及常见问题解析 重点 6 公文写作相关要求 7 公文写作常见问题解析 8 公文写作的体会与思考 请将您的手机调成震动或者静音 谢谢 培训纲要 一 公文的基本知识 一 公文的概念及其特点公文是机关及企事业单位实施领导 处理公务的具有特定效力和规范格式的文书 是传达贯彻党的路线 方针 政策 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告和交流情况的工具 特点 特定性权威性规范性实用性特别提醒 在起草公文的过程中切忌出现带感情色彩的词句 二 常

2、用公文文种 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 1 公文的观点必须正确 合法 合理 全面 2 公文的内容必须务实 真实 可行 3 公文的语言必须得体 准确 鲜明 生动 通顺 简练 严谨 4 领导 上级 意图理解领会必须到位 二 常用公文写作的基本要求 语言要

3、求 规范 准确 科学 简练 得体简练 1 简短 在准确表达思想内容的前提下 用最短的篇幅和最少的文字表达文件内容 在删改方面下功夫 在遣词造句方面下功夫 清除空话套话 适当使用简略语言 2 简明 要把思想内容表达得简要明白 必须重视开头 开门见山 起笔入题 必须重视结尾 明确提出行文要求 必须层次分明 恰当运用分条列项的表达方法 二 常用公文写作的基本要求 语言要求 规范 准确 科学 简练 得体得体 符合公文体裁的总体要求 适应不同文种表达形式的要求 使用含义确切 限定的书面语言 恰当使用公文术语 二 常用公文写作的基本要求 领导意图 领导在布置工作 下达任务 发出指令时的本意及其希望达到的标

4、准或目标 怎样搞清领导意图 从主动询问中获得 从领导批示中领会 从平时言谈中捕捉 从讲话材料中把握 从积零为整中综合 二 常用公文写作的基本要求 一 请示 二 报告 三 通知 四 计划 五 总结 六 会议纪要 七 公函 三 公司常用公文类别 四 公司常用公文规范要求及写作技巧 重点 1 请求指示 适用于遇到疑难问题 须请求上级机关批示的事项 解决 我们请求该怎样做 的问题 2 请求批准 适用于那些主管部门有明确规定 必须经过上级批准才允许办理的事项 解决 请求批准我们这样做 的问题 3 请求批转 请示事项较为重大复杂 具有一定的普遍意义 不但需要上级批准 还需要上级转发 解决 我们请求有关部门

5、配合这样做 的问题 请示的起草 一 请示的分类 1 开头 说明请示的根据 目的 需要明确交代请示事项的背景或理由 2 主体 明确提出请示事项 针对请示事项提出本单位的意见 建议或方案 如请示事项存在几种可能解决的办法或方案 要提出倾向性意见 积极帮助上级机关出谋献策 不能简单上交矛盾 3 结尾 恰当使用结语 当否 请批示 我公司通用版式 以上请示妥否 请指示 以上请示如无不妥 请批准 以上请示如无不妥 请批转 执行 二 请示正文的写作方法 1 行文之前要与主管领导充分沟通 2 请示理由要充分 要求和建议要具体 3 严格执行一文一事制度 4 按照隶属关系逐级行文 5 不能多头请示 只能主送一个上

6、级主管机关 6 请示与报告不能混用 三 起草请示的注意事项 一 报告的用途用来向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 二 报告的分类按照内容划分 综合报告 专题报告 基站 客户服务等 按照目的划分 工作报告 总结报告 情况报告 调查报告 建议报告 检讨报告 报告的起草 开头 对前一段时间的工作状况作概括性说明 包括 工作开展的时间 主要工作项目 工作进程 总体效果评价等 主体 重点回顾工作进展情况和主要成绩 提炼工作中取得的经验和体会 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节 分析原因 提出改进意见与办法 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望 结尾 使用下列公文术语特此报告 请审阅 以

7、上报告如有不当 请指正 三 工作报告正文的写作方法 采用记叙为主的表达方式 按时间顺序 工作过程或问题的逻辑关系 概述工作内容及完成情况 避免罗列过多事例 重点突出 点面结合 突出中心工作进展情况及主要成绩 在重点叙述的同时 对面上的情况要有概括性叙述 适当引用数据材料 增强说服力 实事求是 如实报告成绩和不足 节俭篇幅 报告中不能写请示事项 四 注意事项 一 用途用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 二 把握特点1 内容单纯 行文灵活简便 2 表述具体 可操作性强 3 时效性强 需要及时周知或执行 通知的起草

8、 1 指示性通知2 规定性通知3 知照性通知4 事务性通知5 批转 转发 公布性通知6 任免性通知 三 分类 篇段合一式 用于小规模 临时性 内部会议 要素 时间 地点 参加人 会议名称等 分层表达式 用于规格较高 人数较多 较重要会议 导语部分 会议目的 根据 名称等 主体部分 分项说明时间 地点 参加人 内容 注意事项 联系方式等 结尾部分 提出准时到会的要求 或用结语 特此通知 四 事务性通知会议通知 应用范围 1 多用于传达决定 规定 指示或某方面的政策 布置需要执行与办理的工作 例如 关于进一步加强公务电话管理的通知 2 发布式通知 发布 印发的多是条例 办法 规定等行政法规 例如

9、关于印发 业务差错责任追究办法 的通知 五 指示性通知 六 撰写通知的注意事项1 事务性通知注意要素齐备 事项具体 读者无疑问 讲究政策法规依据 增强发文的权威性 2 指示性通知注意政策措施的可行性 争取好效果 3 讲究条理性与逻辑性 便于阅读领会理解 4 注重发文时限 一 计划与管理职能密不可分管理有四大基本职能 计划 组织 领导 控制 计划是管理职能中的首要职能 古代孙武曾说 用兵之道 以计为首 计划的制定与执行的好坏 决定一项工作的成败得失 决定着事业的兴衰存亡 安排 打算 设想 要点 方案等都属于计划的范畴 二 计划的功能1 指明努力方向 协调行动步调 2 预测未来变化 减少不利因素影

10、响 3 减少浪费现象 避免利益损失 4 加强行为控制 避免无序状态 怎样编写计划 三 计划的写作开头 阐明制定计划的依据 指导思想 现状分析 计划的总任务 做好工作的意义 主体 制定计划的 三要素 目标 做什么 具体工作内容 措施 怎么做 工作方式方法 步骤 何时做 工作时间安排 结尾 说明注意事项或检查落实方法 描绘前景 鼓舞士气 3 落款 写明制订计划的部门名称或个人姓名 标明成文时间 如果标题中已标明单位名称 落款处就不再署名 开列式 把工作事项逐项列出 分项编写 适合于大型综合性计划 展开式 围绕中心工作 将具体目标 措施要求 实施步骤 依次展开编写 适合于单项计划 阶段式 按工作阶段

11、或时间顺序编写 适合于阶段性明显的工作 图表式 将计划内容列成图表的主要项目 依次填写 单独或作为附件均可 四 主体内容表述方式 内容方面 制定科学合理的目标和指标 总目标明确 具体 合法 方向正确 任务的数量和质量要求要合理 任务的指标要能够考核和控制 任务指标要相对稳定 可以衡量 任务指标要符合实际 可以实现 任务指标要有明确的时间限制 五 如何增强计划的操作性 一 总结的特点1 实践性2 经验性3 理论性 二 总结写作要领 做好写前准备 1 调查研究 占有资料 2 归纳整理 筛选材料 3 学习理论 掌握政策 4 总体构思 拟制提纲 怎样起草总结 前言 概括工作的基本情况 交代总结针对的背

12、景 时间 工作事项 点明中心思想 主体内容 回顾完成工作情况 内容 措施 方法 成绩提炼工作中的经验体会 指出存在的不足之处 今后的努力方向 结尾 简要说明今后工作的打算 总结正文的起草要领 1 两段式写法 采用叙述 议论方式 2 概述式写法 情况 成绩 经验 问题 意见 3 阶段式写法 分阶段总结 注意各阶段特点 4 经验式写法 略写工作内容 重点论述工作经验 以便发挥总结的指导作用 三 主体内容表述方式 1 避免为了总结而总结的做法 不要记流水帐 2 突出重点 即工作中的成功做法与体会 取得成绩的主观因素 这是总结的重点 3 找出特点 在反应新思想 新做法 新材料上下功夫 4 加强总结交流

13、工作 5 注重经验的传播 不能以归档为目的 四 如何发挥总结的指导作用 1 真正重视总结工作 克服 例行公事 思想 自下而上与自上而下相结合 认真写 2 运用辩证分析的方法 坚持两点论 反对绝对化 要实事求是地总结工作 3 材料取舍得当 努力做好材料工作 做到观点和材料的统一 既要有丰富材料 又要发现工作中的闪光点 善于运用新材料 掌握全面情况和整个工作进程 堆砌材料是失败的总结 4 注重理性分析 抓住重点问题 注意提炼规律性认识 避免事无巨细面面俱到 五 写好总结的注意事项 一 会议纪要的用途与类型用途 会议纪要用于记载和传达会议的基本情况 主要精神和决定事项 作为会后传达贯彻执行的依据 类

14、型 按照会议性质分 1 决议性纪要 2 部署性纪要 3 学术性纪要 4 消息性纪要 编写会议纪要的要领 按照会议内容划分 1 综合性会议纪要2 专题性会议纪要 如经营分析报告会 基站建设协调会 二 会议纪要的特点1 纪要性2 决议性3 备查性4 特殊性 三 会议纪要的格式要素文头部分 纪要名称 编制单位名称 编制日期 主体部分 标题 正文 文尾部分 主题词 报送单位 印制部门 印发日期 1 会议基本概况交代得清楚 2 会议主要精神传达得完整 抓住领导人和权威人士的发言 注意听取主持人的总结性意见 区分讨论性意见和表态性意见 以多数人意见为结论性意见 学术性纪要 要写清一致意见和重要不同意见 3

15、 会议决定事项记载得准确 四 衡量会议纪要质量的基本标准 开头 说明会议概况 时间 地点 主持人 参加人 列席人 会议议题等 概述或分项式 主体 介绍会议主要精神和决定事项 包括会议研讨的主要问题 会议意见 会议取得的成果 决定事项等 结尾 1 号召部门员工落实会议精神 2 强调落实会议精神的关键问题 3 对会议作简要说明 一般会议纪要可不写结束语 五 会议纪要正文写作要领 概述式 把会议讨论的主要问题 与会成员的统一认识和看法 议定的事项进行综合归纳整理 用概述的方法加以整体阐述和说明 适合内容较简单的办公会议和小型的工作会议 条款式 将会议决定事项用条款方式简要说明 以便会后检查落实 明确

16、责任 适合现场办公会和协调会 归纳分类式 根据会议讨论内容进行归纳集中 分列标题 适合较大型的工作会议或专业会议 发言记录式 根据发言记录整理而成 较多保留发言原貌 以备查考 适合学术研讨会 理论讨论会 六 正文主体部分表述方式 1 写作之前做好必要的准备工作 2 忠实于会议内容 准确反映会议决定事项和主要精神 3 抓住要点 体现 要 字 4 语言简明 讲究逻辑性和条理性 一些习惯用语 会议听取了 会议讨论了以下几个问题 会议认为 会议指出 会议决定 会议要求 等 七 编写会议纪要的注意事项 一 含义函是不相隶属机关之间商洽工作 询问或答复问题 请求批准和答复审批事项时使用的平行公文 二 分类1 按形式分 公函和便函2 按行文关系分 发函和复函3 按内容分 告知函 商洽函 询问函 请求函 答复函 函的起草 三 函正文的写作方法1 开头 写明原因或依据 如果是复函 要引叙来函 通常写 贵单位二00 年 月 日 关于 的函 收悉 2 主体 写明事项 具体内容 如果是复函 一般用 经研究 答复如下 3 结语 特此函告 盼函复 特此函复 此复 商洽函的标题 关于商请 事项 文种请求函的标题 关