Word高级应用

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1、Word高级应用 1 大纲视图自动生成章节目录 2 脚注 题注 尾注 信函和邮件制作 3 长文档排版 4 公文 商函 标书 合同 论文排版 出版物编排 工程造价报告 试卷编排 1 大纲视图自动生成章节目录 在编辑文档的时候 目录有时是必不可少的一项 但在实际情况当中 很多 使用者不知道怎样使用word中的目录自动生成的功能 而是自己在首页手动 编制 结果常常因为后面格式或者字体的调整 使得目录与正文出现差距 因此用下面的方法能简单的生动生成 以后编排目录不再繁琐 在Word 2007中目录可以自动生成 目录来自于文档的结构 方法一 1 点右下方的大纲视图按钮 切换到大纲视图 2 光标停在某个第

2、一级标题上 左上角的下拉框拉开 选1级 同样 光标停在某个第二级标题上 下拉框中选2级 这样 把 整个文档的结构给标注出来 3 也可以用左右的箭头控制标题的级别 方法二 1 我们在常规视图中 点开开始选项卡上的 样式区域右下角 的小按钮 2 这时候会打开样式框 3 把光标停在第一级标题上 然后在样式中选标题1 这里的 目的是给第一级标题添加对应的格式 与此同时标题的级别 层 次结构也就加进去了 4 我们切换到大纲视图看 发现效果和 方法一 是一样的 提示 你会发现样式中最多只有标题1 标题2 你可以按选项 选所有样式 按确定 现在开始插入目录 把光标移动到要插入目录的位置 点开引用选项卡 点开

3、左侧目录 选一款 自动目录 或者 如果需要对目录的格式什么的需要加加工 可以点插入目 录 这里有些选项可以供选择 主要的就三个 格式里面有多种格式供您选择 像一套套的模板 使用方便 目录标题和页码间的那条线可以用制表符前 导符设置 显示级别一般不需要更改 精确到三层足够了 完成后按确定 问题是你的论文以后会更改 标题 页码都会变动 正文里的变动不会马上 反映在目录里 等全部变动弄好了 更新一下 引用 更新目录 更新 整个目录 确定 2 Word 2007题注脚注与尾注 在书籍中经常要在文档中插入图形 表格等内容 为了便于排版时查找和便 于读者阅读 通常要在图形 表格的上方或下方添加一行诸如 图

4、1 表1 等文字说明 这时可以利用Word 2007的题注功能在插入这些图形 表 格时自动添加题注 1 1 题注的设置 方法是单击 引用 功能区 题注 选项区的 插入题注 选项 打开 题 注 对话框 这时单击 自动插入题注 按钮 打开 自动插入题注 对话 框 如图24所示 在 插入时添加题注 列表框中 选择要自动添加题注的 选项 可以同时选择多个选项 在 标签 下拉列表框中选择题注标签 系 统内置 图表 表格 和 公式 三种题注标签 如果要使用如 图 表格 等自定义标签时 单击 新建标签 按钮 然后输入自定义标签 文字即可 在 位置 框中可以指定题注是位于 项目下方 或是 项目上 方 单击 确

5、定 按钮完成插入题注设置 插入这些选项后 Word 2007 会自动插入题注 1 2 脚注和尾注的设置 脚注和尾注都是用来对文档中某个内容进行解释 说明或提供参考资料等的 对象 脚注通常出现在页面的底部 作为文档某处内容的 说明 而尾注一般位于文档的末尾 用于说明引用文献的来源等 在同一个 文档中可以同时包括脚注和尾注 脚注和尾注由注释引用标记和与其对应 的注释文本两部分构成 可以让Word 2007自动为标记编号 也可以创建自 定义的标记 添加 删除或移动了自动编号的注释时 Word将对注释引用标 记重新编号 在注释中可以使用任意长度的文本 并像处理其他文本一样设 置注释文本格式 还可以自定

6、义注释分隔符 用来分隔文档正文和注释文本 的线条 方法 在文档中插入脚注或尾注的方法是 在页面视图模式下 单击要插入注释引 用标记的位置 再单击选择 引用 功能区 脚注 选项区的 插入脚注 或者 插入尾注 选项按钮 随即自动到当前页面底部或文档尾部设置插入 点并等待输入注释内容和设置其格式 也可以单击 脚注 选项区右下角 的小按钮 可调出 脚注和尾注 对话框 在其中可以进行多项设置 在 位置 选项区中 单击 脚注 或 尾注 单选按钮 在 编号格式 下 选择所需的格式 也可自定义标记 单击 符号 按钮可在对话框中选择符 号 在 编号 框中选择类型 在 将更改适用于 框中选择范围 最后 单击 确定

7、 按钮退出 这时Word将在脚注或尾注编辑区插入注释分隔线 并将插入点置于相应位置等你输入注释文本 WORD信函制作和邮件合 并 利用Word2007制作邀请函 单击 页面布局 页面颜色 填充效果 命令 打开 填充效果 对 话框 在 填充效果 对话框中 选择 图片 选项卡 点击 选择图片 按钮 在打开的 选择图片 窗口中 选择一幅文档的背景图片 返回 到 填充效果 对话框中 单击 确定 按钮 我们选中 同学聚会邀请函 标题文字 单击 开始 选项上中的 文字颜色 右侧 的下拉箭头 在下拉菜单中选择 红色 将标题文字设置成红色 然后 单 击 插入 形状 基本形状 圆角矩形 按住鼠标左键在正文上拖出

8、一 个圆角矩形 点击 格式 形状样式 下拉箭头 选择一种样式后 返回到文 档编辑窗口再次点击 格式 文字环绕 衬于文字下方 命令 利用Word2007进行邮件合并 1 先创建主文档 选择 邮件 菜单 单击 开始邮件合并 邮件合并 分步向导 选择 信函 单击下一步 正在启动文档 选择 使用当前文档 单击 下一步 选取收件人 用现有列表 单击 下一步 撰写信函 打 开数据源 选择表格 单击 下一步 撰写信函 打开如下界面 选择 姓 名 下的单元格 单击 插入合并域 选择相应的内容 完成域的插入 单 击 下一步 预 览信函 单击 下一步 完成合并 出现以下界面 单击 编辑单个信函 选择 全部 即可看

9、到所有的信函 3 长文档排版 长文档的困惑 纲目结构复杂 内容较多 几十甚至数百页 浏览 编辑和查找都相当困难 花大量时间修改格式 制作目录和页眉页脚 等 工作报告 宣传手册 毕业论文 书稿 长文档排版的主要内容 制作长文档的纲目结构 设置多级标题编号 定义 应用和修改样式 为图表设置题注和交叉引用 为注释和参考文献插入脚注或尾注 文档结构的整体布局 分节 分页和页面设置 设置页眉和页脚 编制目录和索引 两个关键概念 样式样式 格式的集合 包含 字体 段落 编号 边框 制表位 优点 应用快捷 格式统一 一改全改 种类 段落样式 字符样式 表格样式 列表样式 分节分节 节是文档的一部分 插入分节

10、符之前 Word将整篇文档视为一节 在需要改变页面方向 页边距 分栏状态 纵向对齐方式 行号 页眉和页脚样式 页码 纸型大小及纸张来源等特性 时 需要创建新的节 1 建立长文档的纲目结构 在 大纲视图 中建立文档的纲目结构 大纲视图 2 设置多级标题编号 多级列表 3 定义 应用和修改样式 3 1 应用标题样式 应用样式 3 定义 应用和修改样式 3 2 修改标题样式 单击鼠 标右键 1 2 3 3 定义 应用和修改样式 武汉科技大学本科毕业设计 论文 基本规范 注意 注意 在在 标题标题1 1 的段落格式的段落格式 中设置中设置 段前分页段前分页 否则 段前距显示不出来否则 段前距显示不出来

11、 导致标题紧贴页眉 导致标题紧贴页眉 3 定义 应用和修改样式 修改标题样式后的效果 3 定义 应用和修改样式 3 3 新建专门用于文档一般文字的 一般文字 样式 很多用户 习惯给文档的一般文字 应用Word提供的 正 文 样式 实际上 这样做 不好 因为 Word提供的样式 都是以 正文 为基准建立的 正文 为样式之母 如果修改 正文 其他样式均会 产生相应的改变 鉴于上述原因 应该先为一般文字 新建一个样式 如 一般文字 打开 样 式 窗口 新建 样式 1 新建 一般 文字 样式 修改样式 的格式 2 3 武汉科技大学本科毕业设计 论文 基本规范 3 定义 应用和修改样式 3 4 应用 一

12、般文字 样式 将文章内的所有正文应用 一般文字 样式 4 录入正文 5 为图表设置题注和交叉引用 题注 针对图片 表格 公式一类的对象 为它们建立的带有编号的说明段落 即称为 题注 例如每幅图片下方的 图 1 1 本文研究思路 等文字就称为题注 通俗的 说法就是插图的编号 交叉引用 为插图编号后 还要在正文中设置引用说明 例如 如图1 1所示 引用说明文字和图片是相互对应的 我们称这一引用关系为 交叉引用 5 为图表设置题注和交叉引用 5 1 插入题注 1 2 5 为图表设置题注和交叉引用 2 1 3 4 同理 新建题注 表 5 为图表设置题注和交叉引用 5 2 修改和应用 题注 样式 5 为

13、图表设置题注和交叉引用 5 3 插入交叉引用 1 2 4 5 在此处插入交叉在此处插入交叉 引用引用 图图 2 12 1 3 如何删除题注标签与编号之间的空格 此方法一劳永逸 设置一次后 以后所有的word文档均无此空格 如何在插入题注时 自动去掉中间的空格 如何删除题注标签与编号之间的空格 步骤1 打开Word文档后 按 Alt F11 键 打开 VBA对话框 如何删除题注标签与编号之间的空格 步骤2 粘贴程序代码 并保存 2 1 选择 Normal 模块 NewMacros 将程序代码粘 贴在此处 3 保存 如何删除题注标签与编号之间的空格 双击 获得程 序代码 如何删除题注标签与编号之间

14、的空格 哈 空格不见了 6 插入脚注和尾注 脚注和尾注可以对文档中的内容作注释 脚注 是对某一页有关内容的解释 常放在该页的底部 尾注 常用来标明引文的出处或对文档内容的详细解释 一般放在文档 的最后 脚注和尾注都是由两个部分 1 注释引用 一般以上标的形式紧跟在要注释的内容后面 2 注释文本 置于注释标记所在当页的下面或文尾 6 6 插入尾注插入尾注 建立参考文献 建立参考文献 步骤1 在正文尾部插入一个 分节符 下一页 1 2 3 插入了一个分节 符 下一页 6 6 插入尾注 建立参考文献插入尾注 建立参考文献 步骤2 插入尾注 1 2 34 5 6 6 6 插入尾注 建立参考文献插入尾注

15、 建立参考文献 注意 插入第一个尾注后 产生三个变化 1 尾注引用 2 尾注分隔符 尾注延续分隔符 3 尾注文本 尾注引用 6 6 插入尾注 建立参考文献插入尾注 建立参考文献 尾注 分隔符 尾注 文本 下一节 开始处 6 6 插入尾注 建立参考文献插入尾注 建立参考文献 步骤3 对 尾注引用 应用和修改样式 选中 1 应用样式 2 修改样式 设置为 上标 3 如果在如果在 样式样式 对对 话框中找不到话框中找不到 尾尾 注引用注引用 样式 可样式 可 以将以将 选项选项 选择要显示的样式选择要显示的样式 设置为设置为 所有样所有样 式式 6 6 插入尾注 建立参考文献插入尾注 建立参考文献

16、步骤4 删除 尾注分隔符 和 尾注延续分隔符 转至 草稿视图 1 6 6 插入尾注 建立参考文献插入尾注 建立参考文献 2 选择 尾注分隔符 3 删除 尾注分隔符 4 同理删除同理删除 尾注延续分隔符尾注延续分隔符 6 6 插入尾注 建立参考文献插入尾注 建立参考文献 步骤5 插入分页符 将 尾注文本 即参考文献置于下一页 将光标 置于此处 1 插入分 页符 2 6 6 插入尾注 建立参考文献插入尾注 建立参考文献 步骤6 输入 参考文献 应用为 标题 样式 并修改 标题 样式 输入 标题 1 应用和修 改 标题 样式 2 6 6 插入尾注 建立参考文献插入尾注 建立参考文献 步骤7 对 尾注文本 应用和修改样式 选中 1 应用样式 2 3 修改样式 小四 宋体 小四 宋体 Times Times new romannew roman 两端对齐 悬挂缩进两端对齐 悬挂缩进 2 52 5字符 字符 1 251 25倍行倍行 距距 6 6 插入尾注 建立参考文献插入尾注 建立参考文献 7 文档结构的整体布局 分节 分页和页面设置 7 1 分节和分页 在需要改变以下特性时 需要创建新的节 页