Excel常用操作及使用技巧

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1、主讲 黄仕凰 Excel高效办公及案例应用 Excel Home Excel精英培训网 学习辅习辅助网站 Excel高效办公及案例应用 课程背景 当你面对每个月 甚至每一天都要去做同一件数据 处理工作时 当面对庞大的数据处理量 哪怕你三头六 臂 身怀绝技依然要做个三天三夜时 你是否感到厌烦 和无奈 有没有更轻松 更快速的办法来完成这些工作 Excel是一个优秀的电子表格软件 备受广大办公 人员的青睐 是一种功能强大的电子表格软件 具有对 数据进行系统处理 分析 统计等功能 而且具有丰富 的函数 在数学计算中发挥着不容忽视的作用 Excel高效办公及案例应用 Excel值得学习的原因 普及性 标

2、准性兼容性 Excel高效办公及案例应用 Excel高效办公及案例应用 高效的Excel功能 n公司管理 n学校管理 n人力资源与行政管理 Excel高效办公及案例应用 1 Excel2003的简简 介 2 Excel的工作 界面 3 Excel的基本操作 Excel 入门门知识识 Excel高效办公及案例应用 1 1 Excel 2003简介 电子表格是一种计算机的应用软件 它可以在计 算机中给用户提供一个巨大的表格 使用户可以像 平时一样方便地填写表格中的内容 它又可以很方 便地提供给用户在表格中 编辑 计算 对记录排 序 以及数据处理和数据分析等功能 例如对表格 的插入行 列 对表格的数

3、据进行求和 求平均值 对表格数据的复制 移动 删除等 本章主要讨 论中文Excel 2003各方面的应用与技巧 Excel高效办公及案例应用 1 1 1 Excel的功能与特点 n采用电子表格管理数据 n强大的数据处理功能 n方便操作的图形界面 Excel高效办公及案例应用 1 1 2 Excel2003窗口组成与操作 Excel高效办公及案例应用 1 标题栏 显示当前工作簿文件的名字 2 菜单栏 在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令 可以根据需要选取菜单中的 选项 完成相关的操作 包括 文件 编辑 视图 插入 格式 工具 表格 窗口和帮助共菜单 3 工具栏 工具栏是一些图标按钮 每一个按

4、钮都代表了一个命令 这些命令都等价 于菜单中相关的命令 窗口中显示两个工具栏 格式工具栏 常用工具栏 帮助 显示比 例 绘 图 图表向 导 降序 升序 自动求 和 插入超级链 接 恢复 撤消 新建 打开 保存 权限 电子邮 件 打印 打印预 览 拼写检 查 信息检 索 格式刷 复制 粘贴 剪切 Excel高效办公及案例应用 字体颜 色 填充颜 色 边框 增加缩进 量 减少缩进 量 减少小数位 数 增加小数位 数 千位分隔 式样 百分 比 货币式 样 合并及 居中 右对齐 字体 居中 左对 齐 下划线 粗体 斜体 字号 格式工具栏 4 数据编辑栏 数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域

5、 显示活动窗口中的内容 当 在活动单元格中键入数据 公式或函数时 输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中 既可以在单元格中修改数据 也可在编辑栏中修改数据 5 编辑栏 编辑栏最左边的是名称框 最右边的是编辑栏 当用户向活动单元格输入或编辑内容 时 编辑栏中将出现三个按钮 编辑栏 确认按钮 函数向导按钮 取消按钮 名称框 Excel高效办公及案例应用 6 状态栏 状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息 当选定命令时 状态栏 左边便会出现该命令的简单描述 状态栏左边也可以指示操作过程 如打开或保存文件 复制单元格或记录宏表等 7 滚动条 使用滚动条可以在长工作表中来回移动 8 工作表

6、标签 标签栏位于状态栏上面 显示当前工作簿中所有工作表的名称 如图所示 当前工作表 标签 标签队列 列表 标签队列切换 按钮 图6 6 工作表标签 9 任务栏 每次启动Excel 2003时会自动出现新建任务栏 用户可以很方便地新建工作 簿 打开已有的工作簿 利用模板等常用的功能 任务栏在使用时特别方便 Excel高效办公及案例应用 1 2 操作Excel工作表 1 2 1工作簿与工作表 1 工作簿 工作簿 Book 是Excel中存储电子表格的一种基本文 件 其后缀名为 xls 一个工作簿可以看成是由若干个二 维表格叠合而成的一组三维表格 一个工作簿由多张工作表 Sheet 组成 每个工作簿

7、 最多可以包含255张工作表 Excel高效办公及案例应用 2 工作表 工作表就类似帐簿中的帐页 工作表是Excel的基本工作单位 位于工作簿的中央区域 包含按行和列排列的单元格 是工 作簿的一部分 也称为电子表格 它是Excel用来存储和处理数 据的最主要的文档 可以显示和分析数据 能容纳的数据有字 符 数字 公式 图表等 可以同时在多张工作表上输入并编 辑数据 并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算 3 单元格与单元格地址 工作表区中每一个行 列交叉处所形成的矩形区域称为单元 格 单元格是Excel处理表格数据时的最小操作单位 在单元格 内可以存放文字 数字或公式 每个单元格中最多可存放3

8、2000 个字符信息 为了数据处理方便起见 单元格应该使用一个唯 一的名称来识别 这个名称称为单元地址 单元格的地址由列 号和行号组成 Excel高效办公及案例应用 1 2 2 输入工作表数据 1 工作表的建立 任何一个二维数据表都可建成一个工作表 在新建的工作簿中 选取一个空白工作表 是创建工作表的第一步 逐一向表中输入 文字和数据 就有了一张工作表的结构 Excel高效办公及案例应用 2 数据输入 1 数值输入 数值输入默认右对齐 正数输入时 可省略 负数输入时 或者加负号 或者 将数值加上圆括号 例如 6 09与 6 09 同 义 2 字符输入 字符是指字母 汉字以及非计算性 的数字等

9、默认情况下输入的文本在单元格 中以左对齐形式显示 如输入学号 2001528121 等数字型信息时 必须在第一个 数字前先输入一个 单引号 例如 2001528121 Excel高效办公及案例应用 3 日期和时间输入 Excel将日期和时间视为数字 处理 默认情况下也以右对齐方式显示 输 入日期时 可用 或 减号 分隔年 月 日部分 例如 2002 02 12 输入时间 时 可用 冒号 分隔时 分 秒部分 例如 10 30 47 双击单元格 系统转入编辑状态 可作修 改操作 Excel高效办公及案例应用 3 单元格与数据区的选取 l单元格的选取 l连续单元格的选取 l不全连续单元格的选定 l整

10、行 或整列 的选取 l多行 或多列 的选取 l工作表所有单元格的选取 Excel高效办公及案例应用 4 数据的复制和移动 l单元格或数据区的信息移动和复制 l以插入方式移动或复制 5 数据填充 对重复或有规律变化数据的输入 可用数 据的填充来实现 l填充相同数据 l输入序列数据 Excel高效办公及案例应用 6 行 列及单元格的插入 修改工作表数据时 可在表中添加一个空 行 一个空列或是若干个单元格 而表格中 已有的数据会按照指定的方式迁移 自动完 成表格空间的调整 7 数据区或单元格的删除 删除操作有两种形式 一是只删除选择区 中的数据内容 而保留数据区所占有的位置 二是数据和位置区域一起被

11、删除 Excel高效办公及案例应用 1 2 3 编辑工作表 1 工作表的添加 删除与重命名 2 工作表的移动和复制 l在一个工作簿内移动或复制工作表 l在工作簿之间移动或复制工作表 3 工作表窗口的拆分和冻结 通过工作表窗口的拆分和冻结 可实现在 同一窗口下对不同区域数据的显示和处理 Excel高效办公及案例应用 1 2 4 格式化工作表 1 数字格式的设置 l使用 格式 工具栏设置数字格式 1 货币样式 按钮 给数字添加货币符号 并且增加两 位小数 2 百分比样式 按钮 将原数字乘以100后 再在数字后 加上百分号 3 千位分隔样式 按钮 在数字中加入千位分隔符 4 增加小数位数 按钮 使数

12、字的小数位数增加一位 5 减少小数位数 按钮 使数字的小数位数减少一位 Excel高效办公及案例应用 l使用菜单命令设置数字格式 Excel高效办公及案例应用 2 字体 对齐方式 边框底纹的设置 对表格的数据显示及表格边框的格式可 进行修饰和调整 方法是 先选定数据区域 再选择 格式 单元格 命令 在打开的对话 框中选择不同的选项卡来实现 Excel高效办公及案例应用 Excel高效办公及案例应用 Excel高效办公及案例应用 Excel高效办公及案例应用 3 行高和列宽的调整 行高和列宽有精确和粗略两种调整方式 1 精确调整 选择 格式 行 列 行宽 列宽 打开对话框 输入适当的值 2 粗略

13、调整 将鼠标指针移向需调整的格线上 使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十 字 按住鼠标左键并拖动即可 Excel高效办公及案例应用 4 自动套用格式 Excel内置了一些表格修饰方案 对表格的 组成部分定义了一些特定的格式 套用这些 格式 既可美化工作表 也可省去设置和操 作过程 Excel高效办公及案例应用 5 单元格醒目标注的条件格式设置 条件格式是指当给定条件为真时 Excel自 动应用于单元格的格式 Excel高效办公及案例应用 Excel 2003常用操作及使用技巧 教学重点与难点 工作簿的管理 工作表的编辑 工作表的格式化 公式与函数的使用 Excel图表的运用 数据清单的管理

14、工作表的打印 Excel高效办公及案例应用 一 工作簿的管理 含有多个工作表的工作簿 Excel高效办公及案例应用 一 工作簿的管理 1 新建工作簿 单击 常用 工具栏中的 新建 按钮 过选择 开始 新建 命令 按Ctrl N组合键 单击任务窗格中的 新建工作簿 链接 Excel高效办公及案例应用 一 工作簿的管理 2 打开工作簿 选择 文件 打开 命令 在打开的 打开 对话框中选择要打开的 工作簿 从 文件 菜单底部选择最近使用过的工作簿名称 在 新建工作簿 任务窗格中的 打开工作簿 选项组中单击要打开 的工作簿名称来打开 按Ctrl O组合键 单击 常用 工具栏中的 打开 按钮 Excel

15、高效办公及案例应用 一 工作簿的管理 3 设置新建工作簿中的工作表数目 选择 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 切换至 常规 选项卡 在 新工作簿内的工作表数 文本框中设置新打开工 作簿中包含的工作表数 选项 对话框 Excel高效办公及案例应用 一 工作簿的管理 4 保存工作簿 单击 常用 工具栏中的 保存 按钮 按Ctrl S组合键 选择 文件 保存 命令 对于未保存过的工作簿 执行以上操作 将打开 另存为 对话框 在其中选择保存文件的位置 输入要保存文件的名称 单击 保 存 按钮即可保存文件 对于已保存过的工作簿 将保存对工作簿 所作的修改 Excel高效办公及案例应用 二 工作表的

16、编辑 1 单元格和单元格区域 选择单元格 将鼠标移动到该单元格上 单击鼠 标则选中该单元格 被选中的单元格 边框以黑色粗线条突出显示 选择 编辑 定位 命令 打开 定 位 对话框 在 引用位置 文本框中 输入要选择的单元格 或是单击 定 位条件 按钮在打开的对话框中设置 定位条件 然后单击 确定 按钮 定位 对话框 Excel高效办公及案例应用 二 工作表的编辑 1 单元格和单元格区域 选择单元格区域 选择连续的单元格区域 先单击区域左上角单元格 然后按住鼠 标左键向右下角拖动鼠标至选择所有单元格区域 释放鼠标左键 如果要选择的单元格区域较大 单击区域左上角的一个单元格 然 后按住Shift键 再单击区域右下角的单元格 选择不连续的单元格区域 先选择选择第一个单元格区域 然后 按住Ctrl键选择其他单元格区域 Excel高效办公及案例应用 二 工作表的编辑 2 向单元格中输入常量数据 直接输入数据 选择所需单元格 当插入点出现在编辑栏中时直 接输入所需的数据 输入完毕后 按Enter键或者在工作表的其他 位置单击即可结束输入 快速输入数据 在起始单元格内输入第1个数据 选中此单元格 然