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1、第九节 公文处理工作 一 重点掌握 1 什么是公文处理工作 2 公文处理工作的基本任务 二 一般掌握 1 公文处理工作的特点 作用 2 公文处理工作的基本原则和具体要求 三 了解 公文处理工作的组织 一 公文处理工作概述 一 公务文书处理的概念 公务文书处理指从广义说 就是运用科学的 原则 程序和方法对机关公文的拟制 办理 管理以及整理归档所进行的一系列衔接有 序的工作 二 秘书办文工作的任务P101 办文就是准确及时安全的处理各类公文 当好领导 的参谋和助手 其主要业务有 1发文处理 文件的草拟 核稿 签发 印刷 校对 用印 登记 传递等 2收文处理 收进文件的签收 登记 分发 传阅 拟办
2、批办 承办 催办等 3文件的管理 公文的日常管理和档案资料的整理 分类归档 提供利用等 4文件的保密 三密文件的登记 保管 清退和销毁 等 5文件贯彻情况的督促检查 6领导交办的有关文书处理的其他工作 三 公务文书处理的 特点 作用 P99 公务文书的处理具有政治性 时限性 机 要性和规范性特点 公文处理工作的作用 助手作用 纽带作 用 查考作用 公文处理工作的 原则 要求 P104 公文处理工作的原则 公文处理必须准确 及时 安全保密 加强集中统一管理 坚持 实事求是 按照行文机关要求和公文处理规 定进行 公文处理工作的要求 1准确周密 确保质量 2及时迅速 注重时效 3安全可靠 确保机密
3、4加强集中 统一管理 5坚持实事求是 遵规守纪6精简文件 提高效率 公文处理机构的组织机构 组织领导 组织形式P101 104 公文处理机构的组织机构 1 对较大的机关可设立专门的机构 2 对于较小的机关一般只在办公室设文书人员 公文处理工作的组织领导 1 从全国看 由中共中央办公厅 国务院负责文书工作 2 从一个机关来说 由本机关的办公厅 办公室 主任负责 3 上级机关的办公厅 办公室 负责人对所属的机关进行业务指 导 4 机关的业务职能部门可责成一名文秘负责本部门的公文处理工 作 公文处理的组织形式 1 集中形式2 分工形式 第九节练习 判断题 1 公文处理讲究时限性 所以公文处理是越快
4、越好 2 公文处理必须遵循统一的规范 3 文书工作在一个机关执行不好 出现混乱回 影响全局 这体现了公文处理的纽带作用 4 公文是管理国家事务重要的唯一的工具 5 公文处理的组织形式的使用是可以选择的 6 公文处理机构的设置可视机关规模的大小公 文数量的多少来灵活设定 选择题 1 公文处理工作的要求 A 准确周密确保质量 B 及时迅速注重时效C有政治性和规范性 D 精简文件提高效率 2 公文处理要做到安全可靠确保机密 安全指 A使文件不受损害B防止文件遗失C对绝密文件设立专人负责 D防火防盗E明确分工简化手续 3 公文处理的组织形式中比较适合小机关的是 A 集中形式B 分工形式 4 秘书办文工
5、作的主要内容 A发文处理B会议纪要的写作C文件的保密D领导交办的有关 文书的工作 5 公文处理工作的原则 A必须准确 加强集中统一管理B坚持实事求是C按照公文处 理规定进行D加强机要性和规范性 第十节 公文办理程序 一 重点掌握 1什么是公文办理程序 P107 2公文登记的具体范围 3缮印公文的注意事项 4公文用印的注意事项 二 一般掌握 1收文办理程序 2发文办理程序 3公文审核的 六查 一 收文处理 一 收文是指收进外部送达本机关 单位的公 务文件和材料 主要有 文件 电报 信函 内部刊物 资料 其它文字材料等 收文处理是机关秘书工作的重要组成部分 任 何单位都离不开这项工作 收文处理就是
6、收到 文件后组织文件运行 直至阅办完毕的全过程 主要程序有 签收 拆封 登记 审核 分 发与传阅 拟办 批办 承办 催办 查办 注办等 签收 拆封 签收 是指收到文件后收件人在对方的文件投递单 或送文薄上签字 以示收到 签收有两种情况 一种是不接触文件内容 只点收 多少信封或文件包 即通常所说的 外收发 另一 种是逐份清点接收文件 通常由 内收发 或文件处 理部门来作 一般有详细的文件签收登记薄册 签 收包括拆封 清点 分类等工作 拆封 也叫启封 是文书人员特有的职责 除被授 权者外 其他人员不得擅自拆封 登记 记录的主要内容包括公文的 来源 去向和办理情况 登记的形式一般有 簿册式 卡片式
7、联单式 1簿册式的优点 容易保存 2卡片式 可灵活进行分类排列 3联单式 简化登记手续 公文登记的范围 1上级机关文件 2下级机关文件 3重要的有密级的 4其他机关商洽问题和需要答复的文件 5上级机关召开会议印发的会议文件材料 审核 分发 传阅 审核重点是 是否由本机关处理 是否符合行文规则 内容 是否符合法规 涉及其他部门或地区职权范围内的事是否经 过协商 会签 格式 文种是否规范等 分发即文书部门 人员 对收文筛选分类后 根据规定和常 规 将进入运转过程的文书分送至各有关部门阅知办理的活 动 分发应分清主次 分清急件与平件 阅件与办件 其原则是 优先处理主要的 重要的 紧急的 需直接办理的
8、公务文书 传阅是解决文件数量少而应阅知的人多又不允许复印或没有 必要复印时采用的方法 注意 以文书人员为中心进行传递 要及时对文件进行检查 要附上 文件传阅单 拟办 拟办的直接结果是形成拟办意见 即拟请领导同志批示的文 件 先由秘书部门进行详尽研究 提出处理意见 并附以有 关参考资料和背景材料 有几种方案的还须分别说明利弊 供领导同志抉择 拟办意见是否准确恰当 对领导批办 文 件运行和机关工作效率有直接影响 拟办的工作要求 1 认真阅读来文 把握文件的内容 性质和具体意图 2 研究有关的方针政策 法规和指示 使拟办工作具有明确 的政策依据 3 拟办意见应当明确 具体 提出答复与办理来文的具体建
9、 议与根据 不要流于形式 4 拟办意见应附上需要呈请领导参阅的有关文件与资料 5 拟办文字要简明扼要 意见之下要签署拟办人的姓名和日 期 批办 领导所做的指示性意见 在批办时应做到 1 批办的意见明确 肯定 具体可行 责权清楚 并且前后一致 2 指明负责承办的单位 个人 规定时限 领导 人因公因病不能批办时 应及时委托或授权其他 的领导人批办 3 减少层次 简化手续 防止只传阅不办事 形 成公文旅行 4 对于例行文件 应在规定的时间内作一次性批 办 以节省拟办与批办的时间 秘书要辅助领导对来文做出三项明确的 批办内容 批办的内容 领导签 署姓名 批办 时间 批办 意见 承办是文书处理工作的中心
10、环节和核心部分 直接关系发文 的质量和文书处理的效率 承办的工作的要求 1 领导明确批示要本单位综合办公室 秘书部门 自办的公 文 由办公室 秘书部门 直接承担办理 2 领导批示不再办理的公文 由秘书注明办结情况 作为办 毕文书处置 3 需要转交有关部门办理的公文 要及时登记转出 即转办 4 按承办原则办事 对已经批办的公文按照批办意见办理 不需批办的公文 应遵循有关法律 法规或有关政策办理 凡 需会商会签的公文 主办单位与协办单位应积极相互配合办理 不得推诿 5 科学合理地安排承办次序 紧急文件或呈请性文件均应规 定具体办理时限 6 及时反馈承办结果 催办 催办指对承办工作进行督促和检查的过
11、程 其 方式有 电话催 发函催办 登门 请承办方 来人汇报等 催办工作的要求 1 及时 连续地追踪和了解在组织实施过程 中的问题及经验 做到信息反馈灵敏 2 准确而真实地反馈信息 3 全面调查与反映文件实施的情况 查办 查办 检查落实情况以及对有的问题进行 查处解决的一项承办性工作 程序 阅读材料 查办立项 办理 结果的反馈 档案整理 注办 即承办人在公文办理完毕之后 简 要签注承办经过和结果以备查考的 活动 注办标志着收文办理过程结 束 注办后 该收文应归入办毕文 书 收文办理 练习题 判断题 1上级机关的办公厅 办公室 负责人可以对 所属的机关进行业务指导 2 文书拆封时可以对发文日期不详
12、的的文件 根据发文机关的名称和邮戳日期予以注明 3 收文办理的第一个环节是拆封文件 4 收进来的文件在登记时要一次填写完毕 5 催办和查办是对承办工作进行督促和检查 的过程 6催办和查办既有联系又有区别 单选题 1 对来文办理提出初步方案或建议 属于收文工作中的 工作 A 拟办 B 批办 C 承办 D 催办 2 对来文办理作出批示 属于收文工作中的 工作 A 拟办 B 批办 C 承办 D 催办 3 对来文执行与办复 属于收文工作中的 工作 A 拟办 B 批办 C 承办 D 催办 4 对来文或发文的办理督促检查 属于办文工作中的 工 作 A 拟办 B 批办 C 承办 D 催办 5文件处理的中心环
13、节是 工作 A 拟办 B 批办 C 承办 D 注办 6 注办 指 A 对来文进行分送 B 对来文办理提出初步方案 或建议 C 对来文阅读 执行与办复D 对来文办毕签注承办经 过和结果 7 内收发签收指 A 本机关内部各部门互相传递文件的签收 B 履行规定的手续接收外单位发来的公文 C 文书人员检查包封内文件而进行的签收 D 对文书封件完好进行检查而签收 8最有效的催办方式是 A 电话催办 B 文字催办 C 登门催办 D 会议 催办 9 催办 指 A 对来文办理提出初步方案或建议 B 对来文阅读 执行与办复 C 对来文办毕签注承办经过和结果 D 对来文办理督促检查 10 经局长批示不需要回复的文
14、件 办公室工作人 员小孙将该文件交给综合办公室 请他们再审 该事例 A 局长违反合理分工批办的原则 B 小孙违反承办工作原则 应将该文作办毕文件处理 C 小孙违反承办工作原则 应将该文作清退文件处理 D 无错误 多选题 1 收文处理的主要程序有 A签收 拆封 登记 B签发 复核C拟办 批办 承办 D催 办 查办 注办等 E缮印 校对 用印F审核 分发与传阅 2 需要登记的文件 A行政事务性的通知B公开的出版物C需要答复的文件D上级 印发的会议材料E上级机关文件 3 审核的重点是 A是否由本机关处理 B是否符合行文规则 C内容是否符合 法规 D涉及其他部门或地区职权范围内的事是否经过协商 会签
15、E格式 文种是否规范等 4 公文的分发要求 A建立登记交接制度B先办理后阅知 先副职后正职C重大的 文件文书不能确定承办单位可放置起来D先主办后协办 简答 下列事例是否符合文书处理程序或处理规则 为什么 1 某机关局办公室主任王某 新局长到任后 每次都 将来文径自交给局长 局长最后严厉地批评了他 2 某机关办公室文书小李 每次都将来文按照文书业 务性质分送给各个部门 为了不出差错 她特别注 意文书应送的业务部门 文书一律在办公室压六天 3 某机关办公室文书小董 每次将应传阅的文件排好 次序 写上各位领导的名字 请他们自行传阅 4 某单位办公室拟办秘书崔 经常在拟办单上写道 请某同志处理 5 某
16、领导经常在文件上批示 知道了 或画圈 参考答案 1正确 王某的做法 违反收文管理的规定 王应先对来 文审核 然后分发 他既不分发 也不安排秘书人员对收 文进行加工 也不进行拟办 严重干扰了局长的正常工作 应当受到严厉批评 2错误 违反分发原则 没有分清急件与平件 阅件与办 件 未分清缓急 延误了急件的办理时限 3错误 这种做法属于 横传 容易导致文件丢失或泄密 或延误传阅时间 她应当 轮辐式传阅 以她为中心 依次传给各位领导人 4错误 拟办工作指由秘书部门进行详尽研究 提出处理 意见 并附以有关参考资料和背景材料 有几种方案的还 须分别说明利弊 供领导同志抉择 拟办意见必须具体 应提出具体方案或建议 5错误 批办意见应明确意图 原则 要求 才能使承办 具体办理 发文的处理程序 机关撰制并向外发出的一切文件 统称发文 在日常工作中 主要按一下程序进行 草草 拟拟 审审 核核 签签 发发 核核 发发 缮缮 印印 校校 对对 用用 印印 分分 发发 登登 记记 发文的处理程序发文的处理程序 拟稿 一 拟稿即撰写文稿的活动 拟稿是发文工 作的第一个环节 公文质量主要取决于文稿 的质量 所以 拟
