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1、声 像 档 案 管 理 主讲 吴清杰 泉州市档案局监督指导科 一 声像档案概述 二 声像档案的收集与归档 三 声像档案的整理 四 声像档案的保管与利用 一 声像档案的概念 声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构 社会组织以 及个人在行使职责或从事政治 经济 科学 技术 文化等活动 中形成的对国家和社会具有保存价值的照片 录音带 录像带 影片等不同材料为载体 以影像 声音为主 并辅以文字说明的 历史记录 又称音像档案 视听档案 声像档案作为档案的一种载体形式 是纸质档案的重要补 充 是机关 企事业单位档案的重要组成部分 也是党和国家的 宝贵财富 第一节 声像档案概述 一 形象生动 声像档案以画
2、面的可视形象 生动地将档案内容展现在利 用者面前 有的配有声音 具有较强的形象性和直观性 能使利 用者有 身临其境 的感觉 其生动性和形象性是其他类型档案难 以达到的 二 时空感受 声像档案运用先进科学技术 可将一瞬即逝的现场记录和 再现 并可进行超越时空的传递 具有较强的时间感和空间感 二 声像档案的特点 三 便于复制和转换 声像档案复制简捷 并可运用多媒体技术在不同载体之间进行互 相转换 利用数字多媒体技术进行存储和传播 四 携带使用方便 声像档案信息存储量大 体积小 携带方便 可多次重复使用 五 保管要求高 声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体 这些材料对温湿 度变化 灰尘 有害生物
3、和有害气体 外界磁场较敏感 保管要求高 二 声像档案的特点 三 声像档案的作用 一 较强的凭证作用 二 重要的科研和宣传素材 三 便捷的信息交流手段 四 较高的艺术欣赏价值能 第二节 声像档案的收集归档 一 声像档案的收集原则 为保证将有保存和利用价值的声像材料收集齐 全 在收集工作中应遵循 以我为主 突出主题 质量 精良 内容齐全 的原则 v 一 以我为主 即要以本单位形成的并反能反映本单位职能 活动的声像材料作为收集重点 v 二 突出主题 即收集的声像材料要能反映出重要活动 会 议等的主要内容 场景 人物的实况 v 三 质量精良 对收集来的声像材料必须进行精心挑选 把 主题鲜明 影像清晰
4、画面完整 未加修饰剪裁的声像材料归档 v 四 内容齐全 归档的声像材料内容要完整 即照片档案要 照片 底片 文字说明 应含事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等诸要素 齐全 照片与底片相符 录像档案要录像片 解说词 文字说明 含录像片的片名 制式 语种等 齐全 二 声像档案的归档制度 按照 中华人民共和国档案法 确定的档案管理原 则和 机关档案工作业务建设规范 的有关规定 单位 部门或个人在各种重大活动中拍摄的具有保存价值的 声像档案应及时向档案部门移交归档 任何部门或个人 不得以任何借口据为已有 一 声像档案归档范围 v 1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料 v 2 领导人和著
5、名人物参加与本单位 本地区有关的重大公务活 动的声像材料 v 3 本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料 v 4 记录本单位 本地区重大事件 重大事故 重大自然灾害及 其他异常情况和现象的声像材料 v 5 记录本地区地理概貌 城乡建设 重点工程 名胜古迹 自 然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料 v 6 其他具有保存价值的声像材料 应根据实际情况 采取随时归档与定期归档相结合的方式 随时归档 对具有归档价值的声像材料 其摄影者或承办单位应 及时系统规范整理后 向档案室归档 一般不应跨年度 定期归档 依 档案法实施办法 之规定 声像档案应随立档单 位其他载体形态档案一并向有关档案馆移交 特殊
6、情况下 经同级档 案行政管理部门同意可提前或延迟移交 二 声像档案归档时间 三 声像档案归档要求 声像档案的搜集 征集和移交应符合 照片档案管理规 范 GB T11821 2002 磁性载体档案管理与保护技术规 范 DA T15 95 等有关标准的要求 对于录音录像带要特别注意保护好 防止被消磁 失去 效用 v 一 集中收集 即有计划 有针对性地进行阶段性收集 这是声像档案收集的重 要途径 v 二 定向收集 即向某项活动的主办 承办单位或参与活动的单位和个人进行重 点收集 v 三 直接参与收集 即单位档案机构派员直接参与现场拍摄的收集方法 v 四 随时时收集 即要求档案人员平常要注意收集有关活
7、动信息 发现线索及时跟 踪 及时收集 三 声像档案的收集方法 声像档案的收集工作要注意 四结合 即 v1 档案部门与相关部门相结合 调动相关部门参与收集的积极性 多 渠道 多层次地开展搜集工作 有条件的单位 应与岗位职责和财务 报销 年终绩效考核 奖惩相结合 以取得更好的实效 v2 档案馆 室 收集声像档案与清理机关 团体 企事业单位的积存 声像材料相结合 明确声像档案搜集的重点单位 v3 向机关 企事业单位征集与个人征集相结合 取得单位与个人的有 力支持 进一步拓宽搜集渠道 v4 无偿收集与有偿收集相结合 第三节第三节 声像档案的整理声像档案的整理 照片档 案的整 理 录音录像 档案划分 保
8、管期限 和价值鉴 定 录音录像 的整理 一 照片档案的整理 照片档案的整理应遵循 三个有利于 即有利于保持照片档案 的有机联系 有利于保管 有利于提供利用 的原则 归档的照片与底片影像应一致 无底片的照片应翻拍底片 无照片的底片应冲洗出照片 照片档案的底片 照片应分开存放 照片档案整理时 应附文字说明 对事由 时间 地点 人物 作者等内容进行著录 重要的 永久 长期保存的数字照片档案应及时拷贝出纸质照片 目前的照片档案有两种 一种是用一般相机和普通 胶卷 采用可见光使胶片感光的照片 另一种是运用数 字技术与光学技术相结合而形成的照片 即我们通常说 的数码相片 一 照片档案的构成与种类 照片档案
9、由底片 照片及文字说说明三部分构成 v 底片 底片是与被摄景物颜色相反的负影像 以感光胶片为载 体 底片 是照片档案的重要组成部份 它可分为原底片和翻版底片 原底片的拷贝或通 过原照片的翻拍形成 对于一些重要的 珍贵的照片 应制作翻版底片 并 与原底片同时保存 v 照片 照片是与被拍摄景物颜色相同的正影像 它是通过底片冲印而成 的 v 文字说明 文字说明是对照片档案内容的介绍和补充 它与照片相辅 互不可分 文字说明应包含事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等诸要素 数字照片档案一般包括照片 说明和元数据三部分 1 照片档案的构成 v概念 是指用数码相机等数字设备获得的 存储于存 储卡 闪存盘
10、磁盘 光盘等载体 依赖计算机等数 字设备阅读 处理并可在通信网络上传送的静态图像 文件 v特点 成像快 传输快 编辑快 查阅快 存储成本 低 可共享浏览 可长期保存等 v缺点 对软 硬件的依赖性 信息的易改性 数据的 不兼容性及信息与载体的可分离性 19 数字照片 数字照片档案的概念 数字照片元数据与文件格式 数字图像元数据文件 图像文件格式 20 数字图像元数据文件 v元数据是用来描述文件的内容 格式 编码方式 解密方 法 背景和结构及其变化情况 包含作者 主题 位置等 重要信息的单元 元数据随电子文件存在于数字环境中 它与信息对象共为一体 可一起存储和流转 v公务活动摄影中的图像元数据 一
11、般分为两个层次 数码 相机拍摄图像的元数据和提交图像文件的元数据 21 数字图像元数据文件 1 数码图像拍摄的元数据 数码图像拍摄的元数据就 是通过数码相机拍摄得到的原始数据 各个数码相机生 产厂家设置的数据数量不尽相同 在信息显示格式上也 略有差异 一般来讲 图像数据的描述大多遵守EXIF 标准 22 23 2 提交稿件的元数据 提交稿件的元数据 是在 拍摄图像元数据的基础上 增加了摄影者或单位信 息流程与信息要素 信息标注一般遵循或参照 IPTC 国际出版电信委员会 简称 标准执行 该标 准的作用是为摄影者提供一种可向TIFF或JPEG文 件头写入个人信息的方法 包括题注 关键字 类 别
12、资料来源 原稿条目等 数字图像元数据文件 EXIF信息 可交换图像文件 vEXIF文件是图像文件的一种 只是在文件头信息中增加 了有关拍摄信息的内容和索引图 是记录图像文件附加 信息的规格 包括文件信息 拍摄信息和图像信息 v文件信息主要有存储的文件名 图像存储格式 创建时 间 修改时间等 v拍摄信息主要有拍摄时的光圈 快门 焦距 感光度 测光模式 拍摄日期时间等 v图像信息主要有数码相机的型号 图像分辨率 色彩编 码 拍摄时录制的声音 全球定位系统等 24 TIFF图像文件格式 标记图像文件格式 v一种基于标记的无损 不丢失信息 压缩格式 后缀名一般 为 tif 用于在应用程序之间和计算机平
13、台之间交换文件 v存储的图像细微层次的信息非常多 可以保存图层 图像 质量高 vTIFF格式的图像也可以使用LZW无损压缩方式 压缩时只 删除一些无用的图像数据 所以不会损失图像质量 v非常有利于原件为黑白档案的复制储存 25 JPEG图像文件格式 联合照片专家组 vJPEG是一个数字图像压缩的国际标准 专门用于摄影图 像的存储与显示 尤其适用于屏幕和打印显示 支持所有 主要的计算机平台和Web浏览器 vJPEG是一种有损压缩技术 格式文件小 其压缩方法可 以节省大量的空间 被解压后的图像与压缩前的图像不完 全一样 影响质量多数情况下均可接受 vJPEG可以通过调节压缩参数来改变损失程度 v原
14、件为彩色的档案可选此格式复制存储 26 RAW格式 vRAW的英文原意是 自然的 原始的 未经加工处理的 RAW格式文件的后缀名一般为 raw v采用RAW格式拍摄照片时 从感光元件上得到的原始影像电信 号在进行模拟 数字转换后 不经过任何软件处理而直接存储 为影像文件 vRAW格式文件是一个数据包 它将拍摄时相机感光芯片取得的 数据都包容在里边 反映的是从感光元件得到的最原始的影像 信息 包含相机中与图像有关的所有信息 是一种未经任何软 件调整的影像原始数据 需要经过软件转换才能成为最终的图 像文件 27 2 照片档案的种类 v 1 按性质 内容分 新闻类 社会活动类 科技类 艺术类照片等
15、v 2 按作用分 工作参考类 凭证 证据 类 对外宣 传类照片等 v 3 按时间分 历史照片 近期照片等 二 照片的选择 对收集归档的照片档案 档案人员应 精心挑选 对存有真伪疑义的照片应采取 必要措施进行鉴定 对反映同一内容的若 干张照片 应选择其主要的 主题鲜明 影像清晰 画面完整 未加修饰剪裁的照 片归档 力求完整性 完美性 典型性相 统一 对于照片档案数量较少的单位 照片档案可从属文书档 案或科技档案 并统一整理 编号 对于照片档案数量较多 且所收集的照片档案与文书档案或其他类型档案相对独立 的单位 应将照片档案单独分类 编目 单独存放 三 照片档案的分类 排列及编号 1 底片的分类
16、对于大部分单位来说 底片数量不多 可不分类 只按底片收集的先后顺 序编流水号即可 对于底片数量和类型较多的单位 可按以下几种方式分类 第一 按制成 材料分类 可分为软制底片和硬制底片 黑白底片和彩色底片 第二 按 形成方式分类 可分为原底片与翻版底片 第三 按底片呈像分类 可分 为负片和反转片 第四 按尺寸大小分类 可分为2寸 4寸和特大号等 第五 按年度分类 即按不同历史时期 不同年度产生的底片来分类 第 六 按内容分类 即按底片反映的问题 项目 产品等来分类 各单位可 根据实际情况采用切合本单位实际的分类法 注意 一个全宗的底片要单独整理 不同全宗的底片不可混杂 1 底片的分类 排列 编号 底片排列是按收集时间顺序进行 底片号编制格式 全宗号 保管期限代码 张号 全宗号 档案馆给立档单位编制的代号 保管期限代码 分别用 1 2 3 或 Y C D 对应代表 永在某 长期 短期 张号 一全宗某一保管期限内底片从 1 开始顺编流水号 例 44 Y 6 即代表泉州市档案局永久卷中的第6张底片 底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致 2 底片的排列与编号 底片应放入底片袋内保管 一张一袋
