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1、公文写作与公文处理公文案例解析（下）主讲人：李克实中国人事科学研究院副院长二、公文行文关系案例（1） 请示和报告混用第二，就是公文行文关系的案例。行文关系的案例，一个就是请示和报告的混用问题。我们明确地规定请示和报告是两种文件。但是有的单位好像习惯了或者出于什么想法，一直到现在还有一些集成单位在使用请示报告混用。他报上去的文就是关于什么工作的请示报告。这也是个真实案例。他把请示报告打上去了以后没消息，过了40多天也没消息，上级机关领导也没批。结果，他就耐不住了，然后就探头探脑儿的去找领导的秘书，对领导秘书说我们几月几号报了一个请示，不知道首长什么意见，到现在我们也没有见到回复。后来那个秘书就想
2、，说你们有一个请示我怎么没印象？凡是我经手办的办件我肯定多少有点印象，领导有批示的，我不可能40多天就一点印象没有了呀。人家说我查查吧。最后把办件很快看了一遍，以后怎么做秘书我不知道，我们年轻的时候做秘书办件我定是要登记一下时间什么的。但是阅件一般就不登，因为阅件太多了。办件看一下没有，凭印象也没有。秘书想是放错了，放到阅件里头了。然后中午秘书也就是没休息，就在那儿翻那个阅件，那一大堆可多了去了。就在那儿翻，翻了一身土，没白费，还真是翻出来了。他一看，也是气不打一处来，说这叫什么呀！关于什么什么工作的请示报告，你到底是请示还是报告？秘书说怨不得我给放在阅件堆里，那边一般人，这种阅文习惯就是这样
3、，眼睛就往后面瞄，说最后两个字就是文种了是不是，你最后两个字是报告嘛，那认为就是阅件了，就啪就扔到阅件堆里了。结果就混在里头了，躺了40多天，人家找来说想想怎么办。那还是承认错误吧，拿出来吧，反正咱们也是没仔细看，就拍拍土抖搂出来了。等到领导来了以后，跟领导很谦虚，还说领导，首长，人家报了一个文，请示报告，我就觉得是可能是个报告，我就放那一堆里了，估计您也没看着，结果人家里头还有请示的事儿，这都40多天了，要不您给看看。结果首长就接过来了，接过来了以后拿在手里，远远地拿在手里就这样看，也没翻篇，就这样看。看了两眼以后，拿起来也没翻反然后就直接就在上面就批了，批了什么话？说此件说请示又似报告，说
4、报告又加带请示，退回重拟。打回去了根本就不看。最后也还是耽误你下级机关的事儿。我想这里至少有两个考虑，一个考虑就是你不按规矩办事儿，不能惯你毛病，你既然是这么来，那我就不批，就退回去。再有一个40多天了，你说这么长时间责任谁负。当然是你报文机关负。那我现在批给你了，等于这40多天等于是我给你耽误了40多天，这还有个责任问题。所以他就不能给你批，也就是因为我们自己的工作不到位、不规范造成的。这没什么可说的，直接就打回去了。请示和报告，它有一些相同的地方，有一些不同的地方。相同的地方，都是属于上行文，而且上行文都要标注签发人的姓名，和平行、下行是不一样的。再有一个就是文头。大家注意，不应该有文件字
5、样，我们现在有很多的单位，原因很复杂的了，也有一个原因，可能是在2002年，我们出台的那个当时的公文标准当中，错用了一个试样章，就是在上行文上标注有文件两个字，可能有很多机关就无误了，就认为那个就是对的，其实那个是错的。结果就是出现了大量的在上行文，给上级机关报送的文件里头使用，报送的请示报告里头使用文件两个字。像图兰市民政局文件，这是一个请示报给市政府的。我们记着，只有下行文才有文件两个字，在格式上，你像我们说学习文件，贯彻文件，你让我们的上级机关去学习我们下级机关的文件，这合适吗？这不合适的。所以说上行文不可以有文件两个字。而就是你单位名称就完了。图南市民政局，或者给国务院报的，民政部，财
6、政部就这几个字，不能有文件两个字。平行文我们用函，也没有文件，只有下行文当中，才可以使用文件，叫做学习文件、贯彻文件。概念要搞清楚。再有一个就是要慎用急缓标志。你请示你有急缓、特急标上去，也是一种不礼貌。你确实紧急可以标，但是说你不要乱标，这是它相同的地方。但是有特别重要的四点不相同，也是四点。第一个请示是事前，到报告是事后，一个事前的事，一个事后的事，你怎么放在一起。所以说，我把前一段的工作做个报告，再把下一段的工作做个请示，你倒是省事了。那领导没法给你批，所以一定是分成两件来讲。第二个是请求批复和不要求回复。请示就是请指示、请批示。报告就是报而告之，你爱回复不回复。这两个是不一样的。当然报
7、告上面领导也可以说是，做一些批示，也可以不做批示。但是请示是我请求你回复。当然他不回复你，可能说对你请示不同意、不赞成，或者有什么其它的想法，但是不作为。我是要求你给我回复的，报告没有要求给回复，这是不同的。再有一个，请示是一个办件，但是请示非常特殊，不是一般的办件。请示不可以分送，比如会议、通知、邀请函这一类的，你还可以分送。但是，请示时千万不要分送。报告是阅件，是可以分送，一个人一份拿着看去就完了。你把请示分送了，成员一个人一份，一个人给你一个批复，主管的领导和一把手的意见还不一致，那你按谁的执行，那不乱套是吗？这是你报送的造成的。所以请示时千万不能分送，棍扫一大片，枪走一条线，请示就是枪
8、，就是一个眼扎到底，你不能够一大片你搞过去，回过头来以后领导的意见不一致怎么执行。像碰到这种事儿，你问我怎么办，我真不知道。那我告诉你的唯一建议，就是你先把脖子洗干净等着。所以这种事儿是非常的难堪的，比糠里掺米产生的危害还要大，后果还要严重。所以我们千万记住，请示是千万不要分送的，你分送了以后后果可能非常严重，没法解释。你不执行也不行，你执行你怎么执行。这是请示报告。再有，请示是单一事项，报告是综合事项。我们一个请示上去就一件事儿，一事一报一人，你就给一个领导，不能给多个领导。报告就是综合情况了，你请示这一件事儿，领导划个那就是你可以执行了，同意了。请示里一堆事儿，这圈怎么画呀？这没法回复里呀
9、。第一个事儿同意了，第二个事儿没搞明白，还得是再听听汇报，第三个事儿，不能同意。第四个事儿同意了，第五个事儿不能同意。这样请示怎么回复你、怎么批？我这圈是划还是不划？所以你搞的领导是很为难，你不能一行划一个圈。所以说，往往像这种混合请示就是没有后文，没有回音，因为没法批。所以请示一定是一事一报，不要把请示写成报告式的，啰里啰嗦一大堆什么事儿都有，就没法讲了。请示的语言非常地简练，搞的越复杂了越难有明确地回复。这是请示和报告的使用当中的区别。另外，过去请示报告还有一个区别，就是请示要留篇头。这次公文处理的工作条例里，在格式规定上没有再区分请示和报告的格式。我想，可以由各个单位根据工作实际情况确定
10、。如果有的单位请示事项习惯性的批复字数比较多，你可以适当地调整一下结构，留比较大的篇头给领导。我们注意到一个格式的改变，跟过去相比，不论是请示还是报告，都把上边缘的距离拉大了，也就是比过去的留的篇头空白多了。但是小于上一次的标准，上一次标准就是红线在二分之一位置，那个篇头就更大。这一次请示和报告没有再做区分。我想，如果说没有什么特殊的需要，应该是现在的红白处，够批示用了。如果我们行业事儿比较复杂，经常会有一些比较长的批示回来，我们不妨放宽一点的篇头。我们不要学死，用死了就是国家标准。我们的国家标准是推荐标准，又不是强制标准。所以还是美观、大方、适用实用原则，是可以做一些就是特殊的要求。（2）
11、使用函发送通知第二就是，就是使用函发送通知，我在很多机关都看到这种用法，我觉得这种用法是没有依据的，也是错的。有一个实例，是发了一个召开会议的通知。它是不是以局本级的名义发布的，是局办公室发布的。局办公室认为我要发给各区县民政局，我的办公室和区县办公室是同级别机构，我给人家发展通知是下行文是不是就不合适，用函头来发通知是不是比较尊重，比较客气了？我想，没有必要。因为我前面说了，你发的文很明确，是经过你的上级批准的事儿，你上边也是经市政府批准，什么会议定于几月几号，在哪里召开，你既然有这句话，你就直接用正式通知行文就可以了。那你没这句话，就不是上级批准的，就没有权力去开这种会，你的通知更不应该发
12、了，你发函也不行。所以说你要么就没文，要是有文就可以使用常规的通知格式。在函的使用范围，一是适合是不相隶属机关之间地商洽工作。二是询问和答复问题。三是请求批准和答复审批事项。没有一个通知事项，告知事项。所以在范围之外的用文，我们觉得是不规范的，这是第二个例。（3） 向业务主管机关的请示第三个例子，就是用函向业务主管机关的请示是可以的。我们曾经有一些就是使用函的要求。比如标题可能这样写，关于调整追加什么专项资金的函，受理单位受理了以后可能就很不痛快。你给我一个函，发文的机关也有点觉得不痛快。曾经有一个地方同志要给财政局写有一个文要钱，他说我们当时培训说是2002年以后平行行政机关之间行文只能是函
13、，不可以使用请示和批复。他学了以后就把名字改成了函，关于追加什么资金的函。结果改完了以后，送到他们局长手里签发的时候，局长又把追加资金的函的字给签了，改成叫请示。他就有点不服气，就找局长去了，说局长，我刚参加了学习回来，老师讲了，不可以用请示批复要用函。局长说，那钱要不回来你负责。他说这是两码事，但是我们刚学了公文规定，就是要这样。局长就说了，你别听那个了，能把钱给要过来，你让我管他叫爷爷都行，你还跟人家函，你再给我函没了，我找谁去呀。然后他就说反正我们也是一种推荐，还是听局长的吧。很矛盾。后来，既然这边要求我们要用函，那边又怕要不来钱，那就是干脆就这样，就是一种新的用法就出来了，当时还挺普遍
14、，就变成了这样了，关于追加什么资金请示的函。倒是谁也不得罪了，又是请示，又是函。很快国务院秘书局，就有一个秘函，就是来讲事情，说不可以双文种并用，你一个标题里头，你不可能列两文种进去。所以也禁止了，怎么办？你用函要不来钱，你用请示的函，双文种不能用。那时候干脆就是请示吧。最后明确函里头是允许请示和批复事项。所以现在基本上都是按照模式，用函头，以区别与和上级机关的请示批复。但是里头的标题，就是请示和批复。也是对的，因为它本来就是一个核准事项，它也不是商量的事儿。你批复了以后，钱才能到位，资金才能到位。你商量的结果，东西怎么说。所以现在按照这么一个模式来进行的，这是向业务主管机关的请示。（四）通知
15、和通告混用再一种，就是通知和通告混用。市交通局发了一个文，关于图南市东南三环部分路段施工暂停通车的通知。上来就说，根据我市什么建设规划，市政施工的需要，经过市政府批准，几月几号到几月几号，部分路段具体通知如下，1234，最后特此通知。这是通知吗？我们看一下通知的要义，通知是这样写的。两个作用，一个是发布传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项。显然是要有指定主送机关的是不是？这里没有，就没抬头。第二，我们看看通告。通告是这样的，在一定范围内，公布应当遵守或者周知的事项。看内容，根据我市什么建设规划市政施工需要，经过市政府批准，是不是说属于通告里头，一定范围内公布，应当遵守或者周知的事项。
16、非常典型就是，所以是什么？我们在使用的时 候要注意是通告不是通知。通告可以在街头上去张贴的，你张贴在文件上，算怎么回事儿。你就是直接上红头也没有，就是一张白纸上的通告两个字，下边是具体内容，关于什么的通告。下头内容落款，也不用盖章。你贴大街头也行，你登在报上也行，就是通告，是这种用途，这是容易搞混的。我想这是第二种，就是跟大家讲是这种在它的文种使用上容易出现的一些问题的一些实事儿，一些实例，这是关于行文关系。三、公文语言表达案例第三个就是公文语言的案例。公文语言的案例，我前头也讲了不少了，还有一些，我想就是也都是一些实例。有一些我们有时候用眼睛看不出来，要读出来，还有一些是文字上，修辞上并没有什么大的问题。但是，我们能会有一些感受，比如我们党政领导干部选拔任用工作条例，最近做了修订，其中修订了一段文字。原来的老的工作条例上有这么一段文字，这次给它删掉了。原来我们看条例的时候就有一种感觉，觉得这段文字的表述让人看了不太舒服。原来这段话是这
