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1、第四章中外秘书选用及素质培养比较 第一节素质标准的异同 9 15惠特经理把他的旅行计划交给我 交代他外出期间要我处理的事情 9 50回到我的办公室 检查档案 获取必要的资料 回复相关电话 11 10打好数封信函请惠特经理签名 并影印其中部分信函 惠特经理决定于3点钟动身 我至少必须在2点半左右为他准备好应带的公事包 11 45整理档案并参加完相关的会议 开始处理惠特经理的信件 1 相同之处 外国秘书的一天 1 30惠特经理嘱我誊写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函 他要我替他的太太办一些私人的事情 3 00惠特经理离开办公室 继续整理信件 接到迈克经理的电话 4 15接获通知两位客人拜访惠特经理
2、 前往接待室 将来意记录下来 以便转告惠特经理 中国企业秘书的一个上午 汇总各部门送上来的材料 对这些材料进行筛选 甄别 分类和整理 搜集信息 接待客人 寄生活费 2 不同之处我国 偏于理想化 有浓重的政治色彩西方 注重秘书工作的实际 素质的行业要求比较浓重美国专业秘书 法律秘书 医学秘书 教育秘书 通信秘书 技术秘书 财经秘书 第二节人才选用的异同 一 选用办法的异同1 我国传统的秘书选任方法传统上一般由组织选择任用人事制度改革后 社会组织采用公开招聘的方式选用2 西方秘书选任方法公开招聘3 比较分析 李主任的离开 当公司的老秘书李主任被调离办公室的消息传开后 所有的人都惊呆了 因为大家都知
3、道李主任二十年前和总经理一起创业 白手起家 并且在公司危机关头挺身而出 帮公司渡过难关 尤其是他是秘书出身 写得一手好文章 号称公司第一才子 现在公司的业务蒸蒸日上 他表面上被提升做销售经理 但谁都知道他被派到西北地区是 明升暗降 机会将越来越少 后来有人经过一系列调研 观察才知道了其中的原因 原来李主任因为和老板一起创业 自认为功劳甚大 平时说话 往往会不假思索 甚至有时会措辞不当 出口伤人 最让总经理尴尬的是 一次总经理召开领导班子会议 其他人都正襟危坐 洗耳恭听总经理讲话 李主任却睡着了 还打起了呼噜 当时总经理非常生气 让别人把李主任喊醒 但李主任醒后却打断了总经理的话 随便插话 又让
4、总经理非常难堪 所以总经理借机将他调走 小王在一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作 后来 经过自己的努力 也凭借着聪明和能力 他被分公司的陈经理看中 调到经理办公室当秘书 这些天王秘书很兴奋 因为几天后总公司的张副总要来他们分公司视察工作 由于他工作出色 人又机灵 陈经理点名让他陪同一起向张副总汇报工作 王秘书心想机会来了 一定要在副总面前好好表现一番 说不定借此以后还可以调到总公司工作 所以在张副总视察期间 王秘书总是抢着介绍公司的某些具体情况 从现状到未来的发展趋势 从具体工作到宏观评价无一遗漏 对自己了解得不太准确的情况 也能灵机一动迅速做出汇报 对张副总给公司布置的任务 他也毫不犹豫
5、地承诺下来 全然不顾站在一旁的陈经理 送走张副总后 王秘书对自己的表现有些沾沾自喜 但他发现陈经理的脸色有些不对头 也没有表扬他 只说了一句 辛苦了 过了几天 王秘书被调到销售科当业务员 王秘书很是郁闷 如此露脸 艾敏在一家美资企业任秘书 她人长得漂亮 外语也好 再加上聪明 工作得也很出色 老板非常信任她 于是他授权 他不在时 艾敏可以做主 久而久之 艾敏便有恃无恐了 认为只要老板一走 什么都是她说了算 因此当老板出差后 她去健身中心的游泳池游泳就是经常的事了 这次老板出差提前回来了 见不到艾敏 有人告诉老板在什么地方能找到她 下午三点多 艾敏在游泳 游到池边时 有人将浴巾递给她 她没有发现是
6、老板 只是说了句 谢谢 可老板幽默地说 我已经欣赏了你几十分钟的游泳姿势 很优美 休息一下再游 游完之后 到我办公室办理手续 我准备推荐你到专业的游泳队去 艾敏被老板炒了鱿鱼 上午九点半 英国汉默公司的客人来访 老板看上去只有二十七八岁 而他的助手 也是他的私人秘书 却是一个五十开外的女士 碧眼银发 体态有些发福 但言谈举止中散发出一份成熟和恰倒好处的分寸感 我们几个是第一次亲眼看到这样大年纪的女秘书 有些好奇 又有些疑惑 为什么他会喜欢用这么大年纪的秘书 我们公司的老板解答了我们的疑惑 汉默公司是一家有上百年历史的家族企业 琳达女士在年轻时就给汉默先生的爷爷当过秘书 给爷爷当完秘书再给父亲当
7、 父亲退休后再给孙子当 这样的秘书 忠诚和责任感自不用说 就凭她的经验和对公司几十年的了解 也能给汉默先生带来很多的帮助和照顾 二 选用标准的异同1 德 中国甘于寂寞邓颖超 工作既具体又繁忙 无论是管文件 组织会议 还是从事公文写作 常常需要加班加点 夜以继日地工作 而且很少能出头露面 留名得利 他们自觉地发扬这种埋头苦干 自我献身 甘当无名英雄的精神 正是秘书人员的高尚之处 谁的功劳 李浩然是北大中文系的高才生 平时写文件就是一把好手 又到了年底总结的时候了处长要在局里的总结会上做汇报 点名让他写这篇总结报告 接到这个任务后 李秘书连着熬了几个通宵 写出了一篇洋洋洒洒 既有文才又有深度的总结
8、报告 在全局的总结大会上 李秘书写的稿子让处长声情并茂地一讲 获得了一致好评 会后 局长还专门对处长说 今年你们处的总结不错 很有深度 处长听了很得意 知道内情的人都说这是李秘书的功劳 李秘书知道后却严肃地说 不能这么说 我只是写了个草稿 最后还是处长定的稿 廉洁奉公反腐资料 1996年 陈希同秘书陈健受贿40 9万元 判刑15年 王宝森秘书闫振利贪污10万元 判刑7年 铁英秘书段爱华受贿5 6万元 判刑5年 黄超秘书何世平受贿24 3万元 判刑16年 河北第一秘 李真 人民币1051 09万元 团结互助某公司总经理办公室秘书 喂 财会室吗 我是总经理办公室 今年全年的工资统计表你们做出来了吗
9、 秘书又说 我正在给领导写年终总结 急等着要这个表 你给送来吧 财会室说 我们也正忙着 你自己来抄好了 严守机密礼貌待人 无意泄密 白云今天来公司的时候 就发现气氛不对 老总的面色阴沉 销售经理好象一只泄气的气球 白云小心翼翼地问了主任后 才知道前些天公司一直攻关的省级邮政系统老总会议泡汤了 要知道五天的会议虽只有五百人 却能够给酒店带来七十万的效益 不过令人奇怪的是 其他酒店并不知道这个会议 怎么被人挖走的呢 那到底是哪家公司后来居上 白云不解地问 乐山酒店 也不知道怎么走漏风声的 听完这句话 白云的冷汗立刻出来了 她赶忙掩饰了一下 回到了自己的座位上 虽然假装打字 但是她的脑海中却一直飞快
10、地重复着那天她和乐山酒店的餐饮经理 自己最好的朋友小风外出游玩时说的话 当小风不经意地问她总经理最近在忙些什么的时候 她无意之中说了一句 还不是陪邮政总局的老总打网球 拉来一笔生意多不容易呀 正是自己的一句话泄露了公司的机密 马彬在华兴食品公司总部档案室工作 华兴公司是一个以生产风味食品为主的企业 其产品各有特色 深受消费者欢迎 公司生产的泡菜口味十分独特 马彬的岳母很喜欢吃 马彬每次去岳母家 都会给岳母买一些 一次 岳母对马彬说 其实泡菜不难做 只是配方不同 你在公司里上班 把配方抄来我自己照方做不就得了 马彬觉得这也没什么 就从档案里找出配方 抄给了岳母 马彬的岳母又把方子抄给了邻居 大家
11、纷纷效仿制作 邻居中有一个好事者 给晚报投了个稿 告诉大家自做风味泡菜的方法 很快本市许多市民都开始自做泡菜 由于配方在报纸上公开 致使许多企业和私人作坊照方生产 给华兴公司造成了不小的经济损失 查明事情真相后 华兴公司以泄露机密为由要求马彬给予经济赔偿 并将其辞退 一对法国夫妇来华旅游 在北京机场下机后 还要坐火车去南方某省 由于对中国的一切都很陌生 不知如何是好 在机场乱拨了一个电话 拨通的是华夏贸易公司的总经理办公室 接电话的是沈秘书 沈秘书从电话里得知他们的身份和困难 当他们请求帮助时 沈秘书请示了总经理后 用英语流利而又礼貌地回答了这对夫妇 请不要着急 我们是华夏贸易公司愿意向二位提
12、供帮助 然后立即派车到机场 把这对夫妇送去宾馆安顿下来 又陪他们游玩了几天 代购了去某省的车票 直到送上火车 这一切沈秘书都做得礼貌而又得体 给夫妇俩留下了非常深刻的印象 一个月后的一天 公司销售部接到了法国某访华团公司的订单 这笔数额不小的买卖正是由这对夫妇促成的 西方强调忠于老板和秘书的敬业精神美国白宫新闻秘书阿里 弗莱舍罗伯特先生 保守秘密是我选择秘书的首要条件 因为他们不仅了解我的商业机密 还不可避免掌握了我的个人秘密 案例 2006年5月23日 可口可乐公司前秘书何亚 威廉斯被判以8年监禁 2002年5月 台湾前 经济部 机要秘书骆志豪被以贪污 泄密等罪名判处两年徒刑 2 能 西方国
13、家 职业化 侧重于秘书的管理能力 办事效率 敏感程度中国 伴随着秘书职业化的进程 能力要求也会越来越高 华为 秘书的任职管理体系英国NVQ企业行政管理资格认证文秘工作 确定了文秘工作规范化和职业化的目标 第三节中西方秘书教育特点的异同 一 中西方各国对秘书社会角色的认识差异中国 党政机关秘书岗位是领导干部的培训基地西方 现代秘书是一个庞大的职业群体 二 秘书教育目标的定位中国 多元化特征20世纪80年代初期 侧重于培养党政机关行政秘书改革开放不断深入 为社会主义现代化建设培养德 智 体 美全面发展的合格秘书人才的新的秘书教育培养目标加入世界贸易组织 一专多能的复合型 通用型 实用型秘书人才西方
14、 针对性较强 辐射面较宽法国 全力培养从秘书做起的管理国家的人 德国 培养通用型欧洲秘书小姐美国 高等院校秘书教育 高中秘书职业技能教育和成人学校秘书培训教育英国 职业教育 面向世界培养适应国际竞争需要的职业秘书人才 三 中西方秘书教育的课程设置中国 内容覆盖面宽 综合性强 学科化特点比较突出20世纪80年代初期 公共基础课 专业课和选修课90年代以后 内容涉及到政治 经济 哲学 管理 文学艺术 人际交往等 西方 职业定向性特征比较突出 主要侧重职业技能和经济 法律类课程的设置 德国欧洲秘书培训中心 第一部分为语言 主要有德语 英语 法语 西班牙语 商贸语言 交际语言 第二部分为秘书职业技能课
15、 主要有德文打字 英文打字 德文速记 英文速记 听写记录 德文和英文信函写作 文章摘要 第三部分为理论课 主要有国际经济学 国民经济理论 经济地理 法律学 社会学 经济学等 美国公共课 打字 速记 阅读与写作 办公室工作程序 计算机应用 秘书会计学 健康生活原则 体育 专业课程行政秘书 商业数学 企业法 行政秘书听写和记录 行政秘书准则 演讲基础 法律秘书 企业法 美国政府法律专门术语 法律秘书听写和记录 法院及法律事务程序 州法院法律条例 医学秘书 生物学 生理学 人体解剖学 心理学 医药法 医学专门术语 英国剑桥大学考试委员会 UCLES 制定的秘书职业教育培训课程 文字处理 沟通和项目管
16、理 办公室管理 速记 信息与沟通技术 客户服务 人际商务技巧 组织会议和活动八个模块 四 中西方秘书职业技能的考核内容中国 秘书专业自学考试 侧重于学科理论的考核国家劳动和社会保障部的 秘书职业资格鉴定考试 覆盖面较宽 综合性和应用性较强主要包括 职业道德 文书基础 办公自动化 法律与法规 速记基础 企业管理基础 商务沟通 办公室事务管理 会议与商务活动 信息与档案 常用事务文书撰写等内容 涉及到政治 经济 法律 管理理论 信息知识 文书写作 财会统计 金融税务 商务活动和公关礼仪等多方面的知识和能力 西方 职业化特点较强德国 欧洲秘书培训中心 偏重于教学计划中的职业技能课美国 秘书专业证书 CPS 资格考试的范围及其内容 埃纳 ENA 第四节中法高级秘书培养的异同 法国国立行政学院 埃纳 ENA colenationaled administration 法国的 高官摇篮 希拉克 德维尔潘 一 我国与法国国立行政学院在培养高级秘书人才方面的不同之处1 起点和目标不同 中国 起点低 数量大法国 高起点 小批量2 教育模式不同 中国 职业技术教育法国 实践 理论 实践3 成长途径与环境不
