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1、财务稽核003 门店、直营店、分部关闭清算制度2013-02-01门店、直营店、分部关闭清算制度V2.0目 录1.目的22.范围23.名词解释24.职责25.管理制度25.1目标门店/直营店/分部的准备工作25.2财产的接收与安置工作35.3人员转移126.工作流程127.注意事项128.附件12第12页共12页1.目的为了有效的整合公司现有分部、直营店、门店资源，最大限度地发挥其盈利能力，减少直至杜绝各种原因导致的门店人力、财力资源的闲置浪费、低效运营等现象，特制定本流程。2.范围2.1适用范围：#电器各分部2.2发布范围：#电器总部各中心、各大区、各分部3.名词解释3.1目标门店/直营店/
2、分部：是指需要清算关闭的门店、直营店或分部，主要涉及三种形式：非独立核算的门店、独立核算非法人的直营店和独立法人的公司。3.2清算组：为了全面、高效地完成闭店工作，由目标门店/直营店/分部所属分部总经理牵头成立临时办事机构，全面负责闭店事宜；按公司法规定，自愿解散的有限责任公司的清算组应当由股东组成，股份有限公司的清算组应当由股东大会确定。4.职责4.1组长：负责安排、协调全面闭店工作；4.2副组长：协助组长工作，听从组长安排，负责各自工作范围之内的相关工作；4.3组员：在各自所属的副组长的带领下开展具体工作；4.3.1人资部门收回或调整人员的权限，安保部确保清理过程中人员和财产的安全；4.3
3、.2管理中心拟定清理过程中的费用计划；4.3.3行政部统计固定资产等相关物资并做好调配工作,负责与物业方谈判，对房屋租赁合同、保洁合同的终止事宜与相关方进行商谈，包括物业费水电费的计算、发票的收回；4.3.4行政部办理工商营业执照注销等相关工作,财务部做好财务人员分配、税务注销工作并组织财务清算； 4.3.5经营战略中心与厂家谈判，将商品调动或退厂，物流部门负责商品转移；4.3.6客服部安排目标门店或公司关闭后相关售后服务工作。5.管理制度5.1目标门店/直营店/分部的准备工作目标门店/直营店/分部在接到总部管理中心下发的关于门店/直营店/分部关闭的通知或专项任务后，根据确定的清算基准日和清算
4、期间，展开清算工作；5.1.1冻结货币资金。接到清算通知后应立即停止办理赊款业务和定金销售业务，并尽快清理未达资金；通知已经办理了定金手续未提货的顾客办理定金转售手续；如确实无法结转的定金，制缴款单，全部上交上级部门财务(门店交分部），并在金力系统中做退定金处理。对于银行存款，立即停止使用公司银行账户。5.1.2全面清理并盘点:5.1.2.1由目标门店/直营店/分部负责人组织对店内所有资产的盘点工作，并编制货币资金、存货、无形资产、固定资产等清册。5.1.2.2对盘盈、盘亏物品落实原因，需要进行赔偿的落实责任人进行赔付。物品盘点登记完毕后，要妥善保管，与清算组进行交接前由目标负责人对登记造册物
5、品的保全负责。5.1.3核查并整理目标门店/直营店/分部职工人数、工资数额、社会保险情况；人资部将相关人员的系统权限关闭；5.1.4其他需要准备并移交的文档资料及印章、票据等。文件整理归档，包括电子版和纸质版，主要是财务资料、办公室文件、促销资料、考勤资料以及库房收发货单据的整理归档，按属性按日期规整条理，并建立索引。其它资料的整理归档参照财务资料归档的办法进行；5.1.5独立核算的直营店关闭还需要准备的工作:5.1.5.1清理所有与分部之间产生的商品调拨未达，退回全部系统内调拨商品。5.1.5.2编制清算日的资产负责表和利润表；5.1.6独立法人分部关闭还需要准备的工作:5.1.6.1核实并
6、整理公司正在履行和已经签订但还未履行的合同资料；5.1.6.2核查企业纳税情况，并提供相应说明；5.1.6.3核实企业对外投资的数额，并整理提供相关证据材料；5.2财产的接收与安置工作分部在接到总部管理中心下发的关于公司关闭的通知或专项任务后，应立即成立清算组，并报经总部财务中心总监审批，清算组应自成立之日起三日内接管目标门店/直营店/分部财产。清算组参考组成结构如下：组长：分部总经理，清算小组第一责任人；副组长：分部门店经营中心总监，涉及法人的由公司指定法务部专员参与；组员：目标门店/直营店/分部负责人及分部各职能部门总监/经理，职能部门包括：采销部、行政部、物流部、客户服务部、财务部/财务
7、中心、人力资源部、管理中心。5.2.1非法人门店/直营店的接收、安置与相应清理工作5.2.1.1接收：将物品登记数据与实际物品数量核对无误后，清算组对盘点登记造册的物品进行接管，以便统一管理、统一调度处置：财务经理负责安排对货币资金、各种印章、财务资料的接收保管;物流经理负责安排对商品、办公用品、其他物品的接收保管其他能归属到某一确定部门的文档资料由相关部门经理负责安排接收保管。5.2.1.2安置:登记造册的物品接收完毕后，要合理安排归属5.2.1.2.1货币资金：5.2.1.2.1.1系统中上一日部门资金日报表中如果有“本日货币余额”，则在系统做上缴后，现金收归分部5.2.1.2.1.2备用
8、金交回分部财务核销5.2.1.2.1.3根据未核销的收款收据中未上交部分的存根核对现金，上交分部财务后核销上缴的收据和未使用的收据5.2.1.2.2库存商品5.2.1.2.2.1清理所有与分部之间产生的商品调拨未达，直营店要退回全部系统内调拨商品；5.2.1.2.2.2转仓:商品转仓的操作过程中一定要设置严格控制措施，严防货物丢失，此项工作由物流部经理全面负责。首先目标仓库库管根据目标门店交接给清算组的商品盘点清单确定需要转仓的商品，然后打印转仓单，转仓单不能一次性全部打印，要根据每辆车每次的运力分开打印，必须做到“根据转仓单所列商品装车”，司机在确定“装车数量与转仓单上的数量一致”后，在一式
9、三联的转仓单上签字，第一联库管留底，第二、三联随车同行。到接收仓库后，接收仓库的库管根据随车同行的转仓单清点车上的货物，确定数量无误、无残次破损后在两联转仓单上签字，第二联交司机，第三联留底。商品全部转仓运输完毕后，司机把带有接受仓库库管签字的第二联转仓单交回目标仓库库管，库管与留底的一联转仓单核对无误后接收。最后，目标仓库的库管和接收仓库的库管核对三联转仓单，确定无误后双方在一式三联的转仓单上签字，前两联作为清算组的工作底稿本案留存，第三联作为接受仓库的入库单记账。5.2.1.2.2.3退厂:采销经理负责与供应商协调，把残次和滞销商品清理完毕，并确定具体的解决时间进度表，该进度表的最晚时间不
10、得超过闭店工作完成日。经销商品，可以退回供应商也可以转入分部其他门店，代销商品一律退回厂家。样机视情况处理，免费样机退回厂家或按照合同执行，带价格样机退回厂家或按合同执行或折价处理，如果是折价处理应先取得厂家确认函。5.2.1.2.2.4售后:前期的经营在闭店后可能会有后期事宜出现，最主要的就是售出商品的退换，客服经理负责安排对接门店客服的接待工作，并协同其他部门做好问题商品的退换操作。需要指定一家离目标门店最近的门店做为后续的售出商品退换货的门店。人资部门要给负责后续退换货的门店的相应人员添加相应的ERP权限，以便于对目标门店售出商品的退、换货操作处理。5.2.1.2.2.5与供应商的相关往
11、来清理:在闭店前，当地采销人员应尽快与所有的合作供应商进行谈判，办理撤柜协议，由结算会计和供应商进行往来账务核对，并对核对结果进行双方确认。经确认后，按照公司付款授权及付款流程报款。对长期未到公司对账的供应商，按照公司非正常合作供应商对账要求进行。同时统计借出发票的数量，并与厂家联系收回借出的发票。5.2.1.2.3固定资产：统一收归分部行政。根据分部的实际情况，按照物尽其用、合理调配的原则进行重新分配使用。将重新分配使用明细表交一份给分部财务部，财务部以此做固定资产转移的核算。5.2.1.2.4办公用品：统一收归分部行政。按照现有的办公用品发放办法发放。5.2.1.2.5文档资料：把文档索引
12、复印留底作为闭店小组工作底稿后，按照相关原则，分由各部门保管。5.2.1.2.6各种印章：统一收归分部行政。对于可以在其他门店使用的，经过清算组批准后可以有申请使用的门店办理领用手续。对于目标门店的专用印章，经过闭店小组审批后集中销毁。其中发票（手工、机打和专用发票）到当地税务机关进行缴销。5.2.1.2.7上述物品之外的其他物品，统一收归分部行政。根据分部的实际情况，按照物尽其用、合理调配的原则进行重新分配使用。5.2.1.3独立核算直营店的相关账务处理：5.2.1.3.1个人往来的清理。通知各部门尽快到财务报销，清理个人挂账。5.2.1.3.2其他往来的清理。直营店与分部之间发生的资金往来
13、、费用往来及系统内调拨应核对一致5.2.1.3.3资产的盘盈盘亏全部先转到待处理财务损溢科目，然后上报申请，待申请批复转到费用或由责任人承担。5.2.1.3.4待摊费用科目中的余额在闭店当月一次计入费用。5.2.1.3.5直营店的固定资产，经行政部盘点后，将固定资产账面原价、累计折旧冲销，固定资产清理中的金额由分部以货币资金购买。5.2.1.3.6无形资产账面余额一次性摊销进当期费用中5.2.1.3.7如有短期借款，将借款偿还并支付利息。5.2.1.3.8进行纳税申报。计算当月增值税、所得税、营业税、印花税、城建税、教育费附加及个人所得税，并向税务局上报纳税申报表。5.2.1.4注销手续5.2
14、.1.4.1税务登记证注销。由当地税务机关出具注销审批意见，财务需提供税务登记证正、副本，纳税申报表等资料，同时还需申请一般纳税人资格注销。5.2.1.4.2工商登记证注销。执营业执照到当地工商局办理工商注销手续。5.2.1.4.3银行账户注销。将全部账户资金汇往分部，然后办理银行账户注销手续。5.2.2独立核算法人公司的接收、安置与相应清理工作分部收到公司关闭、清算的任务后，应尽快组织清算小组，并拟订清算方案上报大区及总部财务中心，同时报送清算日的资产负债表和损益表。经总部财务中心各部门会签，财务中心总监审批后，分部清算小组按照批复后的方案执行。5.2.2.1接收分部财产:接收目标分部所提供
15、财产清册，并核实各项财产清册及债权债务数据资料的真实性和准确性，并对其进行实物接收：5.2.2.1.1财务接收：财务账册、印章、银行账户资料、库存现金等，移交时原目标门店/直营店/分部负责人到场，独立法人其法定代表人到场，清算组组长监交，由原财务负责人与清算组指定人员逐项进行移交，制作交接表，详细记录交接事项，并由各方签字。5.2.2.1.2资产接收：根据目标清算公司提供的资产清册，以盘点表的方式核查并接受，盘点表中应该包括:盘点时间、地点、盘点人等信息，此盘点表由原目标门店/直营店/分部负责人（独立法人应包括法定代表人）及有关责任人（财务、物业管理等）与清算组共同进行编制。5.2.2.1.2.1货币资金:盘点表中需要注明库存现金，银行存款的币种、金额、银行账号等；5.2.2.1.2.2固定资产及存货应注明其名称、规格、数量、位置、账面价值、折旧等；5.2.2.1.2.3无形资产应注明名称、注册登记情况,并移交所有权凭证；5.2.2.1.2.4投资情况，包括股权投资，有价证券；5.2.2.1.2.5文档印章等资料的接收：包括证照、合同、档案、全套印章以及其他各项应移交的资料；5.2.2.1.2.6如果决定清算期间该企业不再营业，要选定部分留守人员。5.2.2.1.3通知债权人申报债权
