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1、应用IT工具提高内控水平 用友ERP针对企业内控建设的解决方案 用友软件先进应用研究中心财务管理专家付建华2007年09月11日 第一部分IT环境下企业内部控制体系的建设 传统手工条件严重制约了内部控制的作用信息系统是企业内控的生命线 IT技术与内部控制的关系 控制存在于管理之中 贯穿于管理过程的始终 IT技术及ERP系统已经成为企业管理不可或缺的工具 IT环境下企业内部控制体系的建设 信息技术给内控管理带来的影响 IT环境下企业内部控制体系的建设 二 设计和实施内部控制的原则1 相关牵制原则 一项完整的经济业务 必须分配给具有相关制约关系的两个或两个以上的职位分别完成 2 协调配合原则 在各
2、项经营管理活动中 各部门或人员必须相互配合 各岗位和环节都应协调同步 各项业务程序和办理手续需要紧密衔接 3 程式定位原则 企业单位应该根据各岗位业务性质和人员要求 相应的赋予作业任务和职责权限 规定操作规程和处理手续 明确纪律规则和检查标准 以使职 责 权 利相结合 4 审慎独立性原则 公司的各机构 部门和岗位职能上必须保持独立性 内部控制制度的规定要以审慎经营 防范和化解风险为出发点 5 信息化处理控制原则 将信息部分与使用部门分开 需要实施IT控制 计算机信息技术控制成为内部控制关键方法 IT环境下企业内部控制体系的建设 IT环境下企业内部控制体系的建设 企业集团集中管控 信息集中 集团
3、一套帐 财务核算的集中管控 预算的集中管理 资金的的集中管控 价格的集中管控 大额采购的集中管控 销售渠道的集中管控 人力资源的集中管控 IT环境下企业内部控制体系的建设 企业内部控制流程 关键控制点的变化 七 IT环境下 日常销售业务流程控制 控制流程 企业内部控制的环节 流程的变化 七 IT环境下 日常销售业务流程控制 关键控制点 1 当客户需求量达到一定金额时 业务员要取得客户书面确认的销售订单 销售部助理需要在erp系统中录入销售订单 2 erp系统中的销售订单在保存时会自动检查库存量及生产能力 判断该订单的可承接量 3 销售部负责人在erp中审核销售订单 包括 质量 规格 交货时间等
4、 软件自动执行价格的控制 如果价格超过公司指导价格 需要执行特殊的审批流程 4 对于赊销业务 财务部专人在erp中执行订单审核 系统自动检查信用额度 当超过信用额度时 或者终止订单 或者执行特殊的审批流程 5 在erp系统中参照销售订单生成发货通知单 7 财务人员定期按照经客户确认的提货单及合同价开具销售发票 erp系统自动生成财务凭证后 财务人员对凭证进行审核确认 8 收入会计与开票人员必须分离 9 业务人员定期到财务处领取发票 并在发票领用单上签字确认 10 业务员定期将发票送至客户 并要求客户确认签收 11 财务人员定期核对客户确认签收单 对差异及长期未收回的签收单进行调查 12 系统自
5、动进行单据核对 订单 发货单 出库单 发票 及帐簿核对 销售帐与财务帐 IT环境下企业内部控制体系的建设 企业内部控制执行全过程的信息记录 为监督奠定基础 利用软件平台实时监控企业的风险及内控执行情况 真正实现持续监督 企业内部审计软件 功能实施内部控制的审计 为企业内部控制的监督评价人员提供方便的工作平台 利用信息系统中保留的所有相关信息 为监督评价提供证据 第二部分用友ERP系统全面支持企业内部控制的开展 用友ERP系统帮助企业全面提高内部控制的执行及监督水平 各国相关法案对企业内部控制的总体要求 企业内部控制对软件的需求 企业内部控制管理及评价对软件的基本要求 一 内部控制制度的设计在软
6、件中的部分文档记录 二 内部控制的关键点 方法在软件平台上自动执行 三 内部控制执行过程的审计线索的保留 信息的记录 四 能够在软件平台上综览和详细查询各项业务的流程 风险点 关键控制点 控制目标等信息 五 能够在软件平台上监控内部控制的执行情况 六 软件具有内部审计功能 能够支持企业内部控制的测试及评价 企业内部控制对软件的需求 企业内部控制的管理流程 用友ERP帮助企业提高内控管理水平 支持跨平台 unix linux windows 跨数据库 oracle db2 sql等 输入控制 处理控制 输出控制 一 系统环境层面 内控要求 一 系统环境层面 软件功能 1 输入控制 目的是为了保证
7、输入的数据的真实 准确 完整 操作权限及口令密码控制 记录输入操作日志控制 支持各种输入控制方法 顺序编号 数据总量控制 数据转换控制 程序检测控制 操作权限及口令密码控制 一 系统环境层面 软件功能 操作权限及口令密码控制 一 系统环境层面 软件功能 操作权限及口令密码控制 一 系统环境层面 软件功能 操作日志控制 一 系统环境层面 软件功能 操作日志控制 一 系统环境层面 软件功能 操作日志控制 一 系统环境层面 软件功能 输入控制方法的支持 顺序编号 一 系统环境层面 软件功能 2 处理控制 目的是为了保证信息处理的准确及可追溯 处理安全控制 对重要程序和文件用口令或密码予以保护 对可以
8、转换的文件依次编号说明 正在开发 脱机的文件必须保留在文件库内并设置安全措施 建立脱机磁盘文件的内外部标签 操作日志记录 审计线索的保留 正在开发 恢复程序控制 对重要文件的保存与备份 一 系统环境层面 软件功能 对重要程序和文件划分详细的访问 查询权限 一 系统环境层面 软件功能 审计线索的保留 产品规划 一 系统环境层面 软件功能 信息处理过程中 所有重要信息的变动均需保留日志 审计线索 方便审计时的追溯查询 包括 系统重要参数的变动记录重要基础档案的变动记录所有业务单据的变动记录会计凭证的变动记录帐簿调整的变动记录 3 输出控制 目的是为了保证信息的输出必须经过授权 且输出给被授权的人员
9、 数据处理结果输出的控制 输出信息分发与保管控制 建立输出档案记录制度 对控制信息输出的严格控制 一 系统环境层面 软件功能 数据处理结果的输出控制 指定专人负责数据输出 并进行记录 专人保管 一 系统环境层面 软件功能 用友ERP帮助企业提高内控管理水平 支持跨平台 unix linux windows 跨数据库 oracle db2 sql等 输入控制 处理控制 输出控制 UAP平台 组织结构角色 用户权限控制主文件记录 UAP平台 预警平台业务流程平台审批流平台动态会计平台 商务智能平台 信息门户平台 MOBIL平台 销售及收款系统 采购与付款系统 存货管理系统 资产管理系统 项目管理系
10、统 人力资源管理系统 资金管理系统 预算管理系统 成本管理系统 费用管理系统 财务核算系统 财务报告系统 内控执行过程的文档管理 内控设计及执行有效性的评估 内部控制管理监控平台 审计工作者平台 快速实现审计穿透查询 审计统计及评估模型 二 系统支持平台 UAP平台 二 系统支持平台 UAP平台 1 组织结构控制 二 系统支持平台 UAP平台 2 授权控制 岗位职责分工 角色 二 系统支持平台 UAP平台 2 授权控制 岗位职责分工 用户 二 系统支持平台 UAP平台 2 授权控制 岗位职责分工 权限分配 功能权限 二 系统支持平台 UAP平台 2 授权控制 岗位职责分工 权限分配 按钮权限
11、二 系统支持平台 UAP平台 2 授权控制 岗位职责分工 权限分配 数据权限 2 授权控制 不相容职务相互分离 规划 二 系统支持平台 UAP平台 定义职务并设定不相容属性 实现系统自动稽核 2 授权控制 分角色应用 要求 二 系统支持平台 UAP平台 2 授权控制 分角色应用 软件规划 二 系统支持平台 UAP平台 区分企业不同的应用角色进行流程设置及信息提供 系统设置企业内部控制管理与评价中的不同角色按照不同的角色设置应用流程和相应的应用权限按照不同的角色设置应用界面按照不同的角色自动打包提供所需的内控信息 二 系统支持平台 UAP平台 3 审批控制 业务流程平台 灵活设置业务流程及流程上
12、的控制点 二 系统支持平台 UAP平台 3 审批控制 审批流平台 针对业务流程设置各种不同的审批流程 二 系统支持平台 UAP平台 3 审批控制 信息门户平台 审批流信息自动提醒 二 系统支持平台 UAP平台 3 审批控制 MOBIL平台 移动审批 有效缩减申请审批的时间和人力成本 接入号码 外出时 二 系统支持平台 UAP平台 4 风险预警控制 预警平台 用友ERP帮助企业提高内控管理水平 支持跨平台 unix linux windows 跨数据库 oracle db2 sql等 输入控制 处理控制 输出控制 UAP平台 组织结构角色 用户权限控制主文件记录 UAP平台 预警平台业务流程平台
13、审批流平台动态会计平台 商务智能平台 信息门户平台 MOBIL平台 销售及收款系统 采购与付款系统 存货管理系统 资产管理系统 项目管理系统 人力资源管理系统 资金管理系统 预算管理系统 成本管理系统 费用管理系统 财务核算系统 财务报告系统 内控执行过程的文档管理 内控设计及执行有效性的评估 内部控制的管理报告 审计工作者平台 快速实现审计穿透查询 审计统计及评估模型 三 业务控制执行系统 控制管理要求 1 接受客户订单与编制销售计划 2 信用审核 3 确定销售价格 4 签订销售合同 5 开票和收款 6 发货 7 编制销售日报表 8 财务记账 9 催收帐款 10 月末盘点 11 监督与考核
14、1 控制点1 接受订单及编制销售计划 订单录入及编号控制 三 业务控制执行系统 软件功能 可在系统中设置编号规则让订单自动连续编号 2 控制点2 信用审核 信用档案的建立 三 业务控制执行系统 软件功能 对客户建立信用额度 期限档案 2 控制点2 信用审核 可在集团和公司分别建立信用额度 三 业务控制执行系统 软件功能 2 控制点2 信用审核 可对公司额度和集团额度分别进行控制 三 业务控制执行系统 软件功能 客户信用查询 2 控制点2 信用审核 自动信用检查 三 业务控制执行系统 软件功能 3 控制点3 销售价格控制 统一执行总公司定价文件 三 业务控制执行系统 软件功能 3 控制点3 销售
15、价格控制 价格浮动控制 三 业务控制执行系统 软件功能 3 控制点3 销售价格控制 价格变动控制 三 业务控制执行系统 软件功能 价格变动历史信息的保留 4 控制点4 销售合同签订 合同输入和查询 三 业务控制执行系统 软件功能 5 控制点5 开票和收款 检查开具到款通知单的款项是否已经入帐 三 业务控制执行系统 软件功能 通过用友软件与网上银行的直联 可直接通过软件查询银行帐户信息 并下载到账通知单 真正控制销售回款的风险 5 控制点5 开票和收款 检查发货通知单是否根据销售合同 到款通知单或赊销凭证开具 三 业务控制执行系统 软件功能 5 控制点5 开票和收款 检查开具发票是否符合规定 三
16、 业务控制执行系统 软件功能 6 控制点6 发货 检查出入库日报表是否根据发货单填列 三 业务控制执行系统 软件功能 7 控制点7 编制销售日报表 将销售日报表与仓储部 财务部核对 产品规划 三 业务控制执行系统 软件功能 月末对帐功能 销售管理系统与库存管理系统相关报表的核对采购管理系统与库存管理系统相关报表的核对应收管理系统与总帐系统的对帐应付管理系统与总帐系统的对帐固定资产管理系统与总帐系统的对帐存货管理系统与总帐系统的对帐供应链内部单据的钩稽发货单列表与销售发票列表的数量 金额一致发货单列表与出库单列表的数量一致发货单金额小于相应出库单金额的单据列表检查协同单是否均为内部转库外币销售不能入深圳仓 仅限通信帐套 采购入库单列表与采购发票列表的数量 金额一致采购发票列表与结算单列表一致委外到货单列表与委外发票一致调拨单是否全部审核并没有跨期 8 控制点8 财务记账 检查会计凭证是否附有发票记账联 三 业务控制执行系统 软件功能 8 控制点8 财务记账 检查会计凭证是否经财务部门负责人审核 三 业务控制执行系统 软件功能 9 控制点9 催收帐款 账龄分析表 三 业务控制执行系统 软件
