CH6计划与计划工作

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1、计划与计划工作 hapter 6 计划过程是决策的组织落实过程 决策是计划的前提 计划是决策的逻辑延续 计划是组织对未来活动的事先安排 管理的其他活动只有在计划确定了之后才能进行 并且都随计划的改变而改变 计划的概念及其性质 一 计划的概念 计划 一词既可以是名词 也可以是动词 名词 是指用文字和指标等形式所表述的 组织以及组织内不同部门和不同成员在未来一定时期内关于行动方向 内容和方式安排的管理文件 动词 是指为了实现决策所确定的目标 预先进行的行动安排 这项行动安排工作包括 在时间和空间两个维度上进一步分解任务和目标 选择任务和目标实现方式 进度规定 行动结果的检查与控制等 我们也可用 计

2、划工作 表示 What 做什么 目标与内容 Why 为什么做 原因 Who 谁去做 人员 Where 何地做 地点 When 何时做 时间 How 怎样做 方式 手段 无论名词还是动词意义上的计划确定和描述下述内容 计划的作用 1 为组织成员指明方向2 预测未来 减少变化的冲击 案例 退役的飞行员 3 减少重叠和浪费性的活动4 设立目标和标准以利于控制 越稳定的环境下越需要计划 还是越动荡的环境下越需要计划 请举例说明理由 计划与决策两种中谁的内容更宽泛 或者说哪一个概念是被另一个概念所包容 管理学家对此有不同的看法 1 西蒙教授认为 决策就是管理 决策渗透于管理的所有四个方面 因此 决策不仅

3、包含了计划 而且包含了整个管理 甚至就是管理本身 二 计划与决策 2 另有观点认为 计划是管理的首要工作 计划是一个包括环境分析 目标确定 方案选择的过程 决策只是这一过程中某一阶段的工作内容 只是在 两个或两个以上的方案中做一个选择 计划与决策 区别 决策是对组织活动方向 内容以及方式的选择计划则是对组织内部不同部门和不同成员在一定时期内的行动任务的具体安排联系 决策是计划的前提 计划是决策的逻辑延续在实际工作中 决策与计划是相互渗透的 有时甚至是不可分割地交织在一起的 计划工作在本书结构体系中的作用 一方面 计划工作是决策的逻辑延续 为决策所选择的目标活动的实施提供了组织实施保证 另一方面

4、 计划工作又是组织 领导 控制和创新等管理活动的基础 是组织内不同部门 不同成员行动的依据 三 计划的性质 目的性 任何计划都是为了解决某个问题或实现某种目标 首要性 领先于管理的其他职能 普遍性 效率性 任何管理活动都需要计划 各个层次的管理人员都要做计划 提高计划工作的投入产出比 关于计划的讨论 不准确的计划是在浪费管理当局的时间 计划可以消除变化 关于计划的讨论 计划降低灵活性 关于计划的讨论 2 计划的类型 计划是将决策实施所需完成的任务进行时间和空间上的分解 以便具体落实到组织中的不同部门和个人 因此 计划的分类可以依据时间和空间两个不同的标准 除了时间和空间两个标准外 还可以根据计

5、划的明确程度和计划的程序化程度对其进行分类 一 短期计划与长期计划 时间维度 较长期时 通常5年 的发展方向和方针各部门在较长时期内应达到的目标和要求组织长期发展的蓝图 目的在于组织活动能力的再生和扩大执行结果主要影响组织的发展能力 长期计划 短期计划 通常1年以内 具体规定各部门在较短时期中的各种活动 各种活动应达到的要求 组织成员在近期内的行动依据 目的在于现有组织活动能力的充分利用 执行结果主要影响组织活动的效率 二 业务计划 财务计划和人事计划 空间维度 人财物供产销 图 企业经营要素和主要活动 三 战略计划和作业计划 按计划的影响程度和范围分 战略计划 关于组织整体的行动计划 做正确

6、的事 What Why 战术计划 用于企业总体目标的实施细节 正确的做事 Who When Where How 战略计划与战术计划比较 高 中 低 战略计划 战术计划 四 具体性计划与指导性计划 按计划内容详尽程度分 指导性计划 具体性计划 具有内在灵活性 具有明确性 有人认为 计划没有变化快 所以制订计划没有意义 你对这种看法如何评价 思考 五 程序性计划与非程序性计划 程序性计划 为那些经常重复出现的工作或问题而按既定的程序来制定的计划 非程序性计划 对那些不确定的问题而采用个别方法制定的计划 六 计划的层次体系 目的或使命 宗旨 它指明一个组织存在的理由或价值 规定了在社会上应起的作用和

7、所处的地位 如 大学的使命是教书育人和科学研究 研究院所的使命是科学研究 医院的使命是治病救人 法院的使命是解释和执行法律 企业的目的是生产和分配商品和服务 杜邦公司 通过化学来得到更好的东西 AT T 为社会提供信息沟通工具和服务 埃克森公司 提供能源 宗旨 1 含义 社会对组织的基本要求 社会赋予组织的基本职能和使命 2 特征 高度抽象性 不是企业经营活动具体结果的表述 为企业提供一种方向和哲学 3 举例 4 说明 从满足顾客的某种需要 非从企业提供的产品 5 思考 一家生产化妆品的公司如何制定其宗旨 目标组织的使命往往太抽象 它需要进一步具体化为组织一定时期的目标和各部门的目标 虽然教书

8、育人和科学研究是一所大学的使命 但一所大学在完成自己使命时会进一步具体化不同时期的目标和各院系的目标 比如最近3年培养多少人才 发表多少论文等 凯灿公司的目标体系 使命 为交通设施提供照明服务战略目标 从公路设施照明到铁路再到航空照明 战术目标1 尽快提高公路设施照明市场占有率 战术目标2 进行铁路设施照明产品的技术开发 战术目标3 提升企业作为照明设备厂商的整体形象和一体化经营能力 支持目标1产品质量 支持目标2生产效率 支持目标3市场占有率 执行目标1产品服务 执行目标2销售流程改进 执行目标3销售人员培训 组织不同层次的目标 案例 父问三子有一位父亲带着三个孩子 到沙漠去猎杀骆驼 他们到

9、了目的地 父亲问老大 你看到了什么 老大回答 我看到了猎枪 还有骆驼 还有一望无际的沙漠 父亲摇摇头说 不对 父亲以同样的问题问老二 老二回答说 我看见了爸爸 大哥 弟弟 猎枪 还有沙漠 父亲又摇摇头说 不对 父亲又以同样的问题问老三 老三回答 我只看到了骆驼 父亲高兴地说 你答对了 问题 这则故事给了我们什么管理启示 目标可分为定性目标和定量目标 定量目标 是可以计量的 可以考核的的目标 如今年实现利润1000万元 这1000万元的利润是可以计量 可以考核的 定性目标 无法用数字计量的 用文字表述的目标 如保银牌 争金牌 它主要是针对行政部门 人力资源等部门 像管理水平的提高 培训体系建设等

10、目标无法用数字表述 目标制定 SMART原则 必须是具体明确的 就是要用具体的语言清楚地说明要达成的行为标准 必须是可以衡量的 目标应该是明确的 而不是模糊的 应有一组明确的数据 作为衡量是否达成目标的依据 必须是可以达到的 有可操作性 目标是要能够被执行人所接受的 必须和其他目标具有相关性 目标必须是现实的 即在现实条件下是否可行 可操作 必须具有明确的截止期限即具有时间限制 战略战是战争 略是大略 是对大方向的谋划 引申到管理中 就是在竞争条件下 为达到组织总目标而采取的行动和利用资源的总计划 政策政策是关于决策与处理问题所应遵循的行动方针的一般规定 指导思想 规范 是管理人员决策的指南

11、它规定了行动的方向和界限 例如 一个企业的用人政策规定 今后五年内企业管理者要求受教育的程度达到大专以上 政策也常常会从主管人员的行动中含蓄地反映出来 如 主管人员处理某问题的习惯方式往往会被下属视为一种含蓄的 潜在的政策 政策能帮助事先决定问题的处理方法 减少对某些例行事件处理的成本 此外 政策还支持了分权 同时也支持上级主管对该项分权的控制 政策允许对某些事情有酌情处理的自由 一方面我们切不可把政策当做规则 另一方面我们又必须把这种自由限制在一定的范围内 自由处理的权限大小一方面取决于政策自身 另一方面取决于主管人员的管理艺术 政策 1 含义 拟定决策时的指导思想 2 特征 酌情处理 一定

12、的主动性 3 举例 关于供应商送来的礼物 除了纯属名义上和广告意义上的纪念性礼物外 雇员在任何时候都不得接受任何供应商的任何礼物或现金 程序关于先做什么 后做什么的行动指南 它与政策不同 它没有给行动者自由处理的权力 出于理论研究的考虑 我们可以把政策与程序区分开来 但在实践工作中 程序往往表现为组织的政策 比如 一家制造业企业的处理订单程序 财务部门批准给客户信用的程序 会计部门记载往来业务的程序等 都表现为企业的政策 组织中每个部门都有程序 并且在基层 程序更加具体化 数量更多 1 含义 规定如何处理重复发生的例行问题的标准方法 2 实质 确定活动进行的时间顺序 程序 规则即具体情况下 应

13、该做 不该做的规定 政策具有一定的灵活性 规则没有这种灵活性 规则不同于程序 1 规则指导行动但不说明时间顺序 2 可以把程序看做是一系列的规则 但是一条规则可能是也可能不是程序的组成部分 如 禁止吸烟 是一条规则 但和程序没有任何联系 而一个规定为顾客服务的程序可能表现为一些规则 如在接到顾客需要服务的信息后30分钟内必须给予答复等 规则也不同于政策 政策的目的是指导行动 并给执行人员留有酌情处理的余地 而规则虽然也起指导行动的作用 但是在运用规则时 执行人员没有自行处理之权 规则 1 含义 规定指导行动的是非标准 2 特点 不说明时间顺序 执行者没有自主权 方案 或规划 是一个综合性计划

14、包括目标 政策 程序 规则 任务分配 采取步骤等 是根据组织总目标或各部门目标来确定组织分阶段目标或组织各部门的分阶段目标 其重点在于划分总目标实现的进度 规划有大有小 为实现我国社会经济发展的大目标 国家制订了一个个五年规划 而一个大学校园里的小零售店为实现向小型超市发展的目标也可以制订一个改变货架的规划 预算是一份用数字表示预期结果的报表 通常是为规划服务的 数字可能是财务性的 可以是货币的 也可以是非货币的 3 计划编制过程 一 确定目标二 认清现在三 研究过去四 预测并有效地确定计划的重要前提条件五 拟定和选择可行的行动计划六 制定主要计划七 制定派生计划八 制定预算 使计划数字化 目

15、标为组织整体 各部门和各成员指明了方向 描绘了组织未来的状况 并且作为标准可用来衡量实际的绩效 计划工作的主要任务是将决策所确立的目标进行分解 以便落实到各个部门 各个活动环节 从而形成了组织的目标结构 包括目标的时间结构和空间结构 目标结构描述了组织中各层次目标间的协作关系 一 确定目标 当你设定目标时 请记住 目标必须是你能做 能拥有 能成为的事情 目标必须是你极端渴望获得的事情 目标必须是可以衡量的 目标必须是在你控制之下的 目标必须是很明确的 目标必须是以积极自我确认的语气 肯定的表达出来 认清现在的目的在于寻求合理有效的通向成功的路径 也即实现目标的途径不仅需要有开放的精神 还要有动

16、态的精神 二 认清现在 演绎法是将某一大前提应用到个别情况 并从中引出结论 归纳法是从个别情况发现结论 并推论出具有普遍原则意义的大前提 三 研究过去 不仅要从过去发生过的事件中得到启示和借鉴 更重要的是探讨过去通向现在的一些规律演绎法 归纳法 前提条件是关于要实现计划的环境的假设条件 是行动过程中的可能情况限于那些对计划来说是关键性的 或具有重要意义的假设条件 四 预测并有效地确定计划的重要前提条件 条条道路通罗马 描述了实现某一目标的途径是多条的 拟定和选择行动计划包括三个内容 1 拟定可行的行动计划2 评估计划3 选定计划 五 拟定和选择可行的行动计划 六 制定主要计划 将所选择的计划用文字形式正式表达出来 作为管理文件 清楚地确定和描述5W1H的内容 即What 做什么 Why 为什么做 Who 谁去做 Where 何地做 When 何时做 How 怎样做 主要计划需要派生计划来支持 七 制定派生计划 例 某公司年初制定了 当年销售额比上年增长15 的销售计划 与此计划相关连的派生计划有生产计划 采购计划 促销计划等 再如 当一家公司决定开拓一项新的业务时 就要制定很多派生计划