节约管理成本提高管理效率

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1、节约管理成本 提高管理效率 大唐电信运营商事业部 质量保障部 潘相东 2014年3月 QC活动成果 一 QC小组概况 八 对策实施 二 选题理由 九 效果检查 三 现状分析 十 巩固措施 四 设定目标 十一 遗留问 五 原因分析 题及今后打算 六 确定要因 十二 结束语 七 制定对策 一 一 QC QC 小组概况 一 小组概况 一 1 小组名称 IPMS QC小组 2 小组组长 成员介绍 姓名职务组内职责 组长赵雨佳架构服务部经理制定小组活动计划 整体决策与协调 选题 课题分析 组员潘相东质量保障部副经理协助选题 课题分析 方案实施以及 进度跟踪 效果检查 组员段贺新研发工程师开发 方案实施

2、组员范学谦测试工程师 配置 管理员 测试 方案实施 效果检查 一 一 QC QC 小组概况 二 小组概况 二 3 小组组建时间 2013年10月份 4 课题名称 节约管理成本 提高管理效率 5 小组活动计划 内容时间负责人 选题2013年10月上旬赵雨佳 潘相东 课题分析2013年10月下旬赵雨佳 潘相东 方案制定2013年11月赵雨佳 潘相东 方案实施2013年11月下旬到2014年1月中旬段贺新 范学谦 方案测试2013年11月下旬到2014年1月下旬范学谦 效果检查2014年2月中旬 赵雨佳 潘相东 项目上线和总结2014年2月下旬全组成员 二 选题理由 在工作中 部门管理者和项目管理者

3、经常会抱怨 每个月将太多的时间浪费 在工作量核对 工作内容核对以及跟踪员工行程等管理工作上 使得管理效率不高 难以控制管理成本 基于管理成本与管理效率上的考虑 我们希望能够通过小组活动来实现降低 管理成本 提升管理效率的目标 因此经过反复研究与讨论 我们决定选取对承载公司员工日报填写 部门和 项目工作量统计查询的管理系统 IPMS系统 对其进行二次功能开发 来满足管 理者对于管理工作的实际需要 以求能够改善当前管理工作效率低 成本高的情况 因此 我们成立 IPMS QC小组 并开始进行QC活动 实现我们 节约管理成 本 提高管理效率 的目标 针对于管理者提出的管理效率低 成本 高的问题 我们组

4、织了多次的讨论以及实际的 调研 用以确定管理效率低 成本高具体表现 在哪几个方面 通过分析 我们梳理出以下几 点 三 现状分析 现状一 核对工作量耗费工时较多 1 现状描述 管理者月底统计工作量方法不够简便且数据与 OA系统不统一 时常需要与人力部门的统计结果进行二次核 对 2 具体分析 IPMS上的工作量统计功能不够完善 且与OA 系统完全孤立 数据上没有做自动的核对 导致OA上的出勤 与IPMS的工作量数据时常不一致 需要管理者进行人工的二 次核对 3 后果 增加了管理者核对工作量的耗时 三 现状分析 一 现状二 难以实时监控员工分布 1 现状描述 管理者监控员工分布 只能依靠自制的EXC

5、EL 表格和记忆 对于在项目现场的员工行程难以实现实时监控 2 具体分析 暂时没有这种实时监控员工分布的工具或者系 统功能 导致管理者在需要监控员工行程时需要与现场沟通 和员工本人沟通 3 后果 沟通耗时多 难以做到自动化的实时监控 三 现状分析 二 现状三 查看日报填写情况不简便 1 现状描述 管理者了解员工当天工作内容 需要查看当天 员工日报填写情况时 操作比较繁琐 耗时较长 2 具体分析 缺少一个公共展现日报的功能 导致查看员工 日报比较耗时 工作效率不高 3 后果 查看日报填写情况耗时较多 三 现状分析 三 通过现状分析 我们可以得出结论 管理 者提出的管理效率低 成本高的问题主要表现

6、 在三个方面 核对工作量 员工分布监控 日 报查看 因此 想要改善管理效率低 成本高的 现状 我们需要针对性的对这三个方面的现状 设定各自的目标 三 现状分析 小结 通过对现状的分析可知 问题具体表现在 核对工作量 员工分布监控 日报查看三个方 面 我们对这三个细化的方面分别做出目标的 设定 通过调研现状数据以及我们设定的目标 我们设计了下表做现状与预期目标的对比 以针对性的解决问题 四 设定目标 四 设定目标 现 状现状依据设定目标 核对工作量耗 费工时较多 耗时 0 5天 人月耗时 0 4天 人月 难以实时监控 员工分布 耗时 0 4天 人月耗时 0 3天 人月 查看日报填写 情况不简便

7、耗时 0 5天 人月耗时 0 4天 人月 总计耗时 1 4天 人月耗时 1 1天 人月 四 设定目标 根据上表可知 当前每个管理者每个月核对工作量 员工分布监控 查看日报分别耗时0 5 0 4 0 5天 共计 1 4天 设定目标分别为0 4 0 3 0 4天 共计1 1天 即 我们设定目标是每个管理者每个月管理耗时减少0 3天 五 原因分析 为了达到预期目标 我们需要清楚的知道是什么原因 导致了问题的发生 然后根据原因进行改进 对此 我们 需要先设定可能导致问题的原因范围 我们利用调研和假设相结合的方法 对于可能造成管 理成本高 管理效率低的末端原因进行了梳理与分析 并 通过各个末端原因的特点

8、 划分为人 工具 环境 方法 等四个大方面 共计5个末端原因 具体原因如下图的鱼骨 图所示 管理成本高 管理效率低 人工具 方法 管理者经验不足 环境 IPMS与OA系统 未打通 缺乏人员分布即时查询功能 无基于数据的体 现员工工作状态 的方法 缺乏日报公共展现功能 五 原因分析 细分为 1 人 管理者经验不足 2 工具 1 缺乏人员分布即时查询功能 2 缺乏日报公共展现功能 3 环境 IPMS与OA系统未打通 4 方法 无基于数据的体现员工工作状态的方法 原因1 管理者经验不足 人 1 原因猜想 管理者较为年轻 经验不足 2 测试方法 1 调研管理者从业年限 管理经验 2 侧面调研对于管理者

9、能力的评价 3 测试结果 1 管理者都是从业年限比较多的且经验丰富的员工担任 2 员工以及各级领导的上级主管对于管理者评价均较高 4 结论 确定管理者经验不足这一假设不成立 不是主要原因 六 确定主要原因 一 原因2 缺乏人员分布即时查询功能 工具 1 原因猜想 缺乏自动的实时监控人员分布的工具或者平台 2 测试方法 1 梳理公司用于管理的工具 平台 2 咨询经验丰富的管理者 3 测试结果 1 现存的工具 平台 不具备自动监控人员分布的功能 2 反馈知暂时没有这种实时监控人员分布的技术手段 4 结论 缺少这种自动的实时监控人员分布手段 导致只能通过人工来完 成 做不到自动化管理 耗时费力 确认

10、为主因 六 确定主要原因 二 原因3 缺乏日报公共展现功能 工具 1 原因猜想 缺乏公共的日报展现功能 导致日报查看不方便 2 测试方法 1 研究当前IPMS日报查看功能结构 2 调研管理者对于当前日报查看功能的使用反馈 3 测试结果 1 当前的IPMS日报查看功能使用繁琐 需要输入每个员工的名字 后才能查看 每次仅能查看一个员工 无组织架构分级 2 反馈不够完善 无法查看组织结构下的所有员工日报 4 结论 日报查看功能不完善 没有公共组织结构下全部员工 仅能单个 查看 耗时费力 确认为主因 六 确定主要原因 三 原因4 IPMS与OA未打通 环境 1 原因猜想 两个系统环境独立存在 数据不统

11、一 2 测试方法 导出IPMS系统2013年9月份质量保障部员工工作量统计 OA系 统2013年9月份质量保障部员工考勤统计 进行工作量统计数据以及 考勤统计数据这两个统计结果的数据核对 3 测试结果 IPMS的工作量结果和OA的考勤结果不一致 4 结论 IPMS和OA数据不一致 导致需要进行工作量和考勤数据的人工二 次核对 耗时费力 确认为主因 六 确定主要原因 四 原因5 无基于数据的体现员工工作状态的方法 方法 1 原因猜想 缺乏以数据统计为支撑的体现员工状态的方法 因此 导致在管理过程中需要进行多次沟通 2 测试方法 调研管理者判断员工表现 展现员工工作状态的方法 3 测试结果 调研结

12、果知 管理者缺乏的是从侧面体现员工状态的 数据依据 而这会影响到员工评价的科学性 但是不会影响到管理 的耗时以及效率 因此不会涉及到管理成本以及效率 4 结论 无基于数据的体现员工工作状态的方法 不会影响到当前 管理工作的耗时 不会导致成本难以控制 因此该假设不成立 确 认不是主因 六 确定主要原因 五 结论 经过多次的测试 讨论 最终确认要因 1 缺乏人员分布即时查询功能 2 缺乏日报公共展现功能 3 IPMS与OA未打通 主因确定 我们就可以根据以上原因有针对性的制定对策 六 确定主要原因 小结 导致问题的主要原因已经确定 那么针对于这三个主要原因 我们就可以有针对性的制定对策 进行逐一解

13、决 对于我们制定的 对策 我们也做了具体的分析以及任务的分工 七 制定对策 对策一 1 针对原因一 缺乏人员分布即时查询功能 2 对策 对IPMS进行功能开发 增加人员分布图功能 3 期望效果 希望新功能能够清晰容易的显示部门 项目组的人员分 布 4 副作用 可能会影响到其他功能的正常使用 并且增加系统功能 可能会导致系统压力大 5 分工 1 赵雨佳 潘相东确定需求 功能点 针对员工分布图功能进行设 计 2 段贺新针对新增的员工分布图功能点 进行IPMS的功能开发以及 过程中的问题改进 3 范学谦在段贺新开发过程中配合进行员工分布图功能的测试以及 系统性能测试 4 赵雨佳 潘相东对于使用效果进

14、行检查 并将新的需求反馈给段 贺新 七 制定对策 一 对策二 1 针对原因二 缺乏日报公共展现功能 2 对策 对IPMS进行功能开发 增加日报墙功能 3 期望效果 希望新功能能够更快速 更容易的查看员工日报 4 副作用 可能会影响到其他功能的正常使用 可能会导致系统压力 大 5 分工 1 赵雨佳 潘相东确定需求 功能点 针对日报墙功能进行设计 2 段贺新针对新增的日报墙功能点 进行IPMS的功能开发以及过程 中的问题改进 3 范学谦在段贺新开发过程中配合进行日报墙功能的测试以及系统 性能测试 4 赵雨佳 潘相东对于使用效果进行检查 并将新的需求反馈给段 贺新 七 制定对策 二 对策三 1 针对

15、原因三 IPMS与OA未打通 2 对策 对IPMS统计功能进行开发 并打通与OA系统之间的通道 使 之能够进行数据的自动核对 3 期望效果 希望改进后能够直接得到需要的工作量结果 并且结果 值能够与OA的考勤数据相符合 不必进行二次核对 4 副作用 可能会影响到OA系统的正常使用 增加系统压力 5 分工 1 赵雨佳 潘相东确定打通与OA系统之间通道的实施方案 并对 IPMS统计功能进行设计 2 段贺新开发IPMS与OA系统之间的接口 并对IPMS的统计功能进 行开发 3 范学谦核对打通通道后OA与IPMS的数据统一性以及准确性 4 赵雨佳 潘相东对于使用效果进行检查 七 制定对策 三 七 制定

16、对策 内容小结 序 号 项目现状目标措施地点负责人完成日期备注 1 人员分布 监控 难以实 时监控人员 分布 实时监控人 员分布 IPMS系 统改造 增加 人员分布图功 能 公司本 部 赵雨佳 潘相东 段贺新 范 学谦 2014年2月方案 赵雨佳 潘相东 开发 段贺新 测试 范学谦 2 日报查看查看日 报填写情况 不简便 能快速查看 员工日报 IPMS系 统改造 增加 日报墙功能 公司本 部 赵雨佳 潘相东 段贺新 范 学谦 2014年2月方案 赵雨佳 潘相东 开发 段贺新 测试 范学谦 3 核对工作 量 核对工 作量耗费工 时较多 减少工作量 核对耗费工时 无需二次核对 IPMS系 统改造 重构 统计报表功能 并打通与 OA之间 进 行数据自动交 互核实 公司本 部 赵雨佳 潘相东 段贺新 范 学谦 2014年2月方案 赵雨佳 潘相东 开发 段贺新 测试 范学谦 八 对策实施 制定完对策 我们即开始针对制定的对策 进行对策的具体实施 我们的实施工作更多的 在于IPMS系统改造本身的设计 功能开发以及 功能测试上 八 对策实施 一 对策实施1 IPMS增加人员分布图功能 1 实施过程