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1、 物业早期介入与承接查验制度 汇报 1 汇 报 人 汇报时间 2018年4月 目 录 1 项目设计阶段 2 项目筹备阶段 招投标阶段 4 项目施工阶段 3 管理人员介入 5 展示区开放 6 项目交付阶段 7 项目后期管理 8 风险风险管控 9 支持性制度与表格 10 3 前言 编辑目的 规范集团公司与物业公司新项目从筹备到实际 运行过程中的各项业务 管理流程标准 为集团公司在前期项目开发管理工作提供系统性的建议 提升新项目前期开发质 量和效率的作用 适用范围围 适用于中惠集团所有新开发项 目的前期介入与房屋交付组织 工作 集团团公司的支持 物业管理的早期介入工作 开发建设单 位的理解和支持是非
2、常重要的 只有当建设单 位变被动的接受为强烈的物业咨询需求 要求物业服务企 业 参与到项目的建设中时 物业管理的早期介入才能真正得到有效落实 4 术语和定义 项目筹备组 由地产项目总经理 地产项目经理 开发设计部 物业公 司总经理 物业分公司总经理 物业公司前期介入经理 物业项目经 理等组成 地产项目总经理为组长 物业公司总经理为副组长 物业业前期项项目组组 由物业项 目经理 物业公司前期介入经理 物业各 部 门主管组成 项目经理为组长 房屋交付 指中惠集团按照 商品房买卖 合同 的约定 将经竣工验 收 合格的商品房移交给客户 并向其提供相对应 的 住宅质量保证书 和 住宅使用说明书 的过程
3、展示区 指正式 临时 销售中心 样板房 园林展示区等 地产产公司 指从事房地产开发 经营 管理和服务活动 并以营利为 目 的进行自主经营 独立核算的经济组织 物业业公司 指经营 物业管理业务 的企业 依照有关法律法规的规定对 特 定区域内的物业实 行专业 化管理并获得相应报 酬 5 1 项目筹备阶段 参与阶段参与项目参与内容参与目的 项目筹备 建立物业公区 配置需求标准 结合物业后期管理缺陷案例和实际 管理需求 建立 物业设备设 施配 套需求标准 作为区域物业前期 介入工作的参照标准 从筹备阶 段 杜绝项 目开 发缺陷 导 致后期开发 的调整而增 加开发费 用 项目筹备规划阶段 在新项目前期规
4、划时 提出项目后 期物业管理需求的早期介入建议 如停车场 出入口 人行通道规划 配电房 监控中心位置等等 附件 前期项目基础配置建议 6 2 项目设计阶段 参与阶段参与项目参与内容参与目的 项目设计 全套施工图 会审 参与全套图纸 会审 重点从业主使用 和项目开发的角度提出相应的意见 建议 从设计阶 段 杜绝设计 缺 陷 减少因 后期施工不 合理整改的 费用 园林景观图 纸审 核 参与全套图纸 会审 重点从小区设计 的档次 面向那些客户出售 业主的 出行 绿化的布局和今后管理养护等 角度提出相应的意见 建议 全套精装修 施工图审 核 参与公共区域装修图纸 会审 重点从 业主出入和今后管理的角度
5、提出相应 的意见 建议 7 3 项目施工阶段 参与阶段 参与项目参与内容参与目的 施工阶段 施工进度 主要包括施工进度计划 施工进度各大节点配合地 产一起 监督施 工单位 每周向 地 产提 交 一周 检 查情 况 及整 改意 见 隐蔽工 程验收 主要包括施工隐蔽的埋地 暗敷的水 电管 道系统 主设备设 施进场验 收与安装 主要包括消防主机 发电 机 配电柜 水 泵 开关等主要设备进场 的数量核实 核对品 牌 型号核实 安装的数量 具体位置 安全防 护等 设计变 更 主要包括施工过程中的设计变 更 与设计 图 纸有冲突的变更或其它设计变 更 各施工单 位信息 主要包括进场 施工的各单位联系方式
6、资 质 施工经验 施工技术力量等 现场 安 全防护 主要从设备 正常运行及物业后期管理角度 提出现场 安全防护的要求 8 4 招投标阶段 招标事项相关内容责任单位时间节点 备注 区域备案 准备相关资料物业 地产5个工作日 送房管所报批物业1个工作日 完成报批手续房管所 物业 15个工作日 招标工作签订合同并完成合同评审工 作 物业 地产5个工作日 与区域 备案同 时进行 准备地产招标所需资料地产15个工作日 准备物业投标资料物业15个工作日 管理费备案物业2个工作日 招标公司完成招标计划送审物业5个工作日 招标信息挂网公布房管网 物业31天 开标并送批房管所备案物业 地产5个工作日 中标备案手
7、 续 送批房管所备案房管网 物业 15个工作日 合同备案手续送批房管所备案房管网 物业 15个工作日 5 管理人员介入 9 事项名称 责任部门相 关 内 容 人员储备 地产公司 提前三个月提出用人需求 与物业公司签定 地产委 托物业后勤服务管理合同 物业公司 项目负责 人与地产公司确定销售配合人员需求 与地 产公司签定 地产委托物业后勤服务管理合同 根 据合同提出人员招聘计划和培训计 划 人员招聘 入 职培训 后勤保障 地产公司 项目交付前一个月完成员工宿舍 饭堂 服务中心办 公室的布置及装修 物业公司 在人员进驻前完成临时员工宿舍及饭堂的选定 销售 现场物资采购 员工服装制作及采购 员工住宿
8、安排 销售部 与物业公司沟通销售物资采购事宜及日常管理工作 10 6 展示区开放 事项名称责任部门相 关 内 容 展示区 开放前 地产公司 展示区所有项目施工完成的监督 确定销售中心及 样板房开放日期 物业公司 1 参与施工阶段的检查 从销售和今后管理的角度 提出合理的建议 减少涉及今后使用管理的缺陷发生 2 参与展示区的验收 对影响现场品质 设备功能 和管理的问题进行排查 协助完美开放 展示区 开放后 地产公司 负责协调施工单位对展示区工程问题的维修 监督 物业日常管理工作 物业管理酬金的结算 物业公司 销售现场的日常管理 销售现场人员培训 定期与 地产销售人员沟通关于销售相关的工作 配合销
9、售 部做好每一次销售活动接待工作 11 7 1项目交付阶段 承接查验流程 事项地产公司职责物业职责时间节点 承接验 收需求 建设单位提出书面承接查验需 求 确定承接查验方案 移交 法定资料 成立承接查验小组 确定承接 查验方案 接受法定资料 房屋交付使用 60日前 承接 检查 责令施工单位整改 签订承接 查验协议 业主房屋分户检查 公共设施 设备承接查验 问题汇总并反 馈给建设单位进行整改 签订 承接查验协议 房屋交付使用 45日前 整改 复查 协调施工单位进行复查与施工单位对接整改完成情况 房屋交付使用 15日前 整改 完成 完成承接查验工作 办理项目交接手续 房屋交付使用 5日前 签署移
10、交文件 1 对验收合格的楼宇签署移交文件并按照 物业移交 接管 及验收作业指引 的要求接收房屋及设备设施等相关资料 2 所有签署资料要盖物业公司的公章才算完成交接 交接手续后30 日内 12 7 2项目交付阶段 承接查验的内容及标准 房屋建筑质质量的验验收 梁 柱楼板及主体 楼 地 面 墙面 顶棚 楼梯 扶手 门窗 房屋附属设设施质质量的验验收 插座 接线盒 开关 照明灯具 供水系统 排污管道 含PVC管 地 漏 卫生洁具 防盗门 窗 室内配电箱 门铃 其它 水电气表等 公共设设施承接查验标查验标 准级验级验 收办办法 基础设 施 天台 消防设施 公共天线 屋面避雷设计 小区道路 水 区路灯
11、绿化 垃圾箱 垃圾转运站 岗亭 车库 污水井 化粪池 明 暗沟 泄水孔 踏步 台阶 景观 雕塑及文化娱乐设 施等 特殊设备设备 的验验收 电梯 中央空调 供暖系统等 承接查验项查验项 目有462条 详见 XYWY QP 12 01 R01 接管查验记录 表 13 7 3项目交付阶段 承接查验注意事项 1 物业服务企业应选派素质好 业务精 对工作认真负责的管理人员及技 术人员参加验收工作 2 物业服务企业既要从今后物业管理的角度进行验收 又要站在业主的立 场进行严格验收 3 承接查验中若发现问题 应明确记录在案 约定期限督促开发建设单位 整改 4 落实物业保修事宜 保修期限 5 开发建设单位应向
12、物业服务企业移交整套图纸资料 6 小区的公共设备 设施 辅助场所 停车位 会所等产权须界定清楚 避免以后引起业主投诉 争纷 7 注意收集特殊信息 各单位工程名称 负责人联系电话等 8 消防系统 电梯设备 供水供电设备等设备不能正常运行 地下车库 严重渗漏等坚决不能接收 14 7 4项目交付阶段 房屋交付流程 时间节时间节 点责责任部门门工 作 职职 责责 内 容备备注 交付60日前项目部 项目竣工验收单合格不 管 在 哪 个 阶 段 物 业 公 司 都 配 合 各 个 部 门 的 工 作 客户关系部 制定年度交付计划 成立交付工作小组 交付风险评 估 物业公司 业主资料收集录入系统 提交交付物
13、料采购计划 成立物业承接查验小 组 交付45日前项目部 取得规划验收证明 取得地面及门牌号 取得面积实测报 告 客户关系部 确定交付现场布置方案 发起相关费用审批 销售部 收楼通知书与 两书 定稿 交付20日前项目部 召开快修动员会议 要求施工单位准备快修材料 客户关系部 制度交付现场应 急预案 与销售 财务部对接业主信息 交付10日前项目部 组织成立交付快修队伍 客户关系部 各岗位职责流程演练 交付现场布置 对交付小组成员作最后自检 销售部 寄发 收楼通知书通知书 房屋交付客户关系部 集中交付接待流程 交付后15日内 客户关系部 未收楼客户梳理及催收楼 交付后1个月内 客户关系部 组织交付后
14、评估 房屋交付工程记录建档保存 15 7 5项目交付阶段 交付接待流程 流程责责任部门门工 作 职职 责责 内 容相关文件 记录记录 开始客户关系部 于物业公司共同拟写交付 入伙 方案 工作联系函 迎宾接待物业客服 迎宾做好接待工作 指引业主进入入住交付现场 员工行为规范 地产公司 验证 销售部 业主持 入住通知书 至验证区 工作人员核验资料 复印留存 符 合办理入住条件的业主 经办人在 入住流程表 进行签字确认 入伙流程表 地产公司 收费 地产财务 管理部 按 面积多退少补协议 收款或退款 代收取契税等费用 经办人 员 在 入住流程表 进行签字确认 入伙流程表 物业公司 收费 物业财务 管理
15、部 物业收取物业服务费 电梯费 代收住宅专项维 修资金等费用 经 办 人员在 入住流程表 进行签字确认 根据各地情况不仅限以上内容 入伙流程表 物业签约 物品钥匙 发放 物业客服组 同业主签署 前期物业管理服务协议 临时管理规约 向业 主 发放钥匙 相关物品及相关资料 物业工作人员在 入住资料 物品 发放登记表 上做好记录并请业主签字确认 经办人在 入住流程 表 进行签字确认 入住资料 物品 发放登记表 物业验房 物业工程组 物业客服组 验房人员陪同业主验房并负责抄录水电表底数 请业主签字确认 记 录业主提出的问题并提交项目部整改 经业主确认并同意收楼后 双 方在 收楼意见书 上签字 一式两联
16、 双方各执一联 验楼人员 在 入住流程表 进行签字确认 收楼意见书 房屋验收情况登记 表 钥匙委托协 议 恭送业主 物业客服组 验楼客服代表陪同业主办完以上手续 引领业主在礼品区领取入伙 礼 品一份 恭喜业主成为我们最尊贵的业主 入伙流程表 16 7 6项目交付阶段 工程问题处理 清洁开荒 事项名称责任部门工 作 职 责 内 容 工程质量 问题处理 项目部 对业主反馈问题分类发给各施工单位 责令施工单位限期整改及整 改跟进 客服关系部 协调地产 业主 施工单位因工程问题投诉的相关事宜 物业公司 1 业主反馈问题统计 交地产项目部对接人 2 留取返修钥匙 确认整改时间 反馈业主整改时间 通知施工单位返修 3 对 整个返修过程进行监控 确保返修的时效性和返修质量 尽量减少 客户的投诉 清洁开荒 项目部 交付前45天通知是否由物业公司主持清洁开荒工作 告知开荒日期 开荒部位 开荒内容 对开荒现场进行监督及提出专业的意见清 洁开荒工作现场验收并签字 物业公司 组织招投标 选定清洁开荒公司 明确开荒日期 开荒部位 开荒 内容 明确开荒人数 人均开荒面积及工期 明确保洁责任人及效 果验收标准 清洁
